Esempi di e-mail aziendali: gli elementi di un'e-mail formale professionale
Pubblicato: 2022-05-06
1. Un nome di dominio personalizzato
2. Una firma professionale
3. Una linea tematica avvincente
4. Una proposta di valore forte nel corpo
5. Considera l'utilizzo di un modello
È il 2022 e l'e-mail è ancora la forma di comunicazione predominante per molte richieste relative al business. Che si tratti di marketing, vendite, sensibilizzazione di blogger o proposte di partnership, l'e-mail è ancora uno dei modi più efficaci per raggiungere qualcuno.
Non è invadente come una telefonata e molto più formale di un messaggio di testo o sui social media .
Ma, nonostante il suo uso diffuso, alcune persone stanno ancora lottando per creare e-mail formali professionali che non solo vengono aperte, ma vengono lette fino alla fine e a cui rispondono.
Oggi esamineremo alcuni degli elementi costitutivi che fanno risaltare un'e-mail professionale nella casella di posta del tuo target.
Un nome di dominio personalizzato
Non c'è niente di sbagliato nell'usare un indirizzo gmail.com generico fuori dal lavoro. Ma se fai affidamento sull'e-mail per qualsiasi cosa relativa al business, devi impostare un nome di dominio personalizzato per la tua organizzazione.
Ci sono due ragioni molto semplici per questo:
- È più probabile che un indirizzo email generico raggiunga la cartella spam e molti spammer utilizzano tali indirizzi;
- Un dominio con il nome della tua azienda è percepito dagli utenti come molto più affidabile.
fonte: Appennino
Un altro fattore che rende i domini personalizzati molto più praticabili per il cold outreach è la possibilità di impostare DKIM, SPF e DMARC. Questi stanno per:
- Posta identificata DomainKeys;
- Quadro delle politiche del mittente;
- Autenticazione, reporting e conformità dei messaggi basati sul dominio.
Ognuno di questi è un argomento per un articolo a sé stante, ma in sostanza ciò che fanno è assicurarsi che il tuo dominio sia utilizzato solo dalle persone della tua organizzazione (esclusa la possibilità che uno spammer sia dietro le tue email) e verificare che il il contenuto dell'e-mail non è stato modificato tra il tuo server e quello del destinatario, migliorando notevolmente la tua consegna complessiva.
Questi protocolli sono assolutamente vitali da impostare se si intende fare una divulgazione di massa del freddo.
Una firma professionale
Tiriamo fuori le cose che puoi fare PRIMA di inviare qualsiasi e-mail prima di tutto. Dopo un nome di dominio personalizzato e i suddetti protocolli, dovresti impostare una firma .
Le informazioni che dovresti includere in esso sono:
- Il tuo nome completo;
- La tua organizzazione e titolo di lavoro;
- Mezzi per contattarti diversi dall'e-mail: un numero di telefono o collegamenti social;
- Un indirizzo fisico della tua attività: questo è in realtà un requisito della FTC per tutte le e-mail commerciali.
Ecco come appare la mia firma:
È molto minimalista e va dritto al punto, offrendo agli utenti tutte le informazioni che devono sapere su di me, oltre ad altri modi per contattarmi.
Puoi essere più creativo con il tuo, ad esempio, aggiungendo una gif invece di un logo statico.
Una firma come questa ti fa sembrare professionale e affidabile, migliorando le possibilità di ottenere una risposta. Anche quando si tratta di comunicazione con i clienti, la firma e-mail aziendale aiuta a migliorare il riconoscimento del tuo marchio.
Una linea tematica avvincente
Aprire le tue e-mail fredde può diventare piuttosto complicato, poiché la riga dell'oggetto può spesso essere la tua unica e unica possibilità di catturare l'attenzione del tuo potenziale cliente.
Quindi, deve distinguersi tra gli altri. Ciò non significa che dovresti usare tutte le MAIUSCOLE (che ti porteranno effettivamente nella cartella spam) o essere super promozionale.
Se stai utilizzando la posta elettronica fredda per affari, è probabile che i tuoi potenziali clienti ricevano dozzine, se non centinaia di tali e-mail ogni singolo giorno. Il loro tempo è molto prezioso per loro e devi rispettarlo.
Quindi, il tuo compito è assicurarti che sappiano cosa chiederai loro all'interno dell'e-mail prima ancora di aprirla.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di riga dell'oggetto per diversi tipi di e-mail:
Costruendo collegamenti:
- Un po' d'amore per l'articolo [Topic] di {Company}
- Stiamo anche costruendo collegamenti: interessati a una collaborazione?
Promozione dei contenuti:
- Domanda sull'invio dei post degli ospiti
- Suggerimenti per il tuo post [Argomento].
Richiesta di collaborazione:
- Siamo interessati anche a [Topic]: interessati a una collaborazione?
- Siamo grandi fan di {Company}
PR digitali:
- Mi è piaciuto il tuo articolo su [Argomento] su {Blog o pubblicazione}
- Mi piacerebbe un tuo consiglio/Mi piacerebbe la tua opinione
I saldi:
- Spero che possiamo aiutarti con [punto doloroso]
- {Company} è qui per aiutarti con [Pain Point]
Se non invii e-mail a freddo, ma invece invii e-mail ai contatti che si sono uniti alla tua lista e- mail sul software di e-mail marketing che usi, spesso c'è una funzione molto potente che ti consente di testare A/B le righe dell'oggetto nell'elenco.
Questo è fantastico se stai cercando di aumentare il coinvolgimento con la tua lista e lo consiglio vivamente. Con il test A/B, puoi testare la "Versione A" della riga dell'oggetto rispetto alla "Versione B" per vedere quale risulta in più contatti che aprono la tua email.
Puoi sperimentare con le linee del soggetto, ma più è corta e dritta al punto, meglio è
Una proposta di valore forte nel corpo
Salterò le cose di buon senso - come devi rivolgerti ai tuoi potenziali clienti per nome e assicurarti che inizi con una lettera maiuscola, abbandonare "a chi potrebbe interessare", essere educati, ecc.
Una volta che un potenziale cliente ha aperto la tua email, devi indicare chiaramente chi sei, da dove lo conosci e perché lo stai contattando. Usa un linguaggio colloquiale per rendere il tuo discorso più accessibile e amichevole.
Ma la cosa più importante per il destinatario è sempre ciò che ha in serbo per lui. Perché dovrebbero accettare la tua offerta di collaborazione? Perché dovrebbero aggiungere il tuo link al tuo articolo o acquistare il tuo strumento? In che modo esattamente li aiuterà?
Non pensare solo a te stesso e alla qualità del tuo prodotto o contenuto. Se non c'è alcun incentivo per l'altra persona, le tue possibilità di ottenere una risposta sono scarse.
Ecco un esempio di una buona email di collaborazione per la creazione di link che ho ricevuto di recente:
Nota come hanno evidenziato cosa c'è dentro per me con il grassetto? E sì, abbiamo portato a termine la collaborazione.
In generale, questa e-mail è molto ben composta e di facile lettura. Ci dicono immediatamente esattamente di cosa hanno bisogno da parte nostra e affermano chiaramente cosa c'è in noi per noi.
Con l'approvazione, non è necessario reinventare la ruota: puoi andare con un semplice "Cin cin" o "Grazie".
Considera l'utilizzo di un modello
Molte guide e-mail ti diranno di smettere di usare i modelli. Ma, in realtà, la preparazione di qualsiasi campagna di sensibilizzazione e-mail di massa richiede un'enorme quantità di tempo, quindi è quasi impossibile impostare e lanciare una campagna senza ricorrere all'utilizzo di una qualche forma di modello .
Ma invece di usarlo parola per parola per ogni potenziale cliente nella tua campagna, dovresti usarlo più come un copione che segui.
Ecco alcuni dei nostri modelli preferiti per diversi tipi di email:
Ehi {nome},
Buon {giorno della settimana}!
Ho appena finito di leggere il tuo post, {url title}.
È stata una lettura così piacevole, ho dovuto condividere alcune riflessioni.
In primo luogo, mi è rimasto davvero impresso quando hai sottolineato che [frammento di riepilogo dell'articolo].
In secondo luogo, hai trattato "[ancoraggio/parola chiave mirata]" nell'articolo, ma non sei entrato in ulteriori dettagli o hai collegato un'altra risorsa.
Abbiamo appena pubblicato una guida che fornirà qualcosa in più per i lettori che vogliono saperne di più su [ancora/parola chiave mirata].
Vuoi dare un'occhiata? Ti ho preso: [URL articolo]
Come enorme "grazie", sarei felice di fornire [incentivo – (condivisione sociale, collegamento indiretto, prova gratuita, ecc.)].
In ogni caso, sarò sicuramente un lettore assiduo. Continua così con i contenuti stellari :)
Grazie,
[Nome]
Ehi {nome},
Come sta andando il tuo {giorno della settimana}?
Mi chiamo [nome] e sono il [ruolo] in [azienda].
Mi sono imbattuto in un caso di studio di [azienda concorrente] e ho appreso che stai utilizzando lo [strumento competitivo] per [menzionare vantaggio, motivo o modo di usarlo].
Volevo contattarti per condividere con te come stiamo facendo le cose qui a [nome azienda].
In una frase, siamo in [argomento]. Più specificamente, stiamo aiutando le aziende a fare [xyz] ed è per questo che abbiamo creato il [nome del tuo strumento].
Penso che sarai felice di sapere che alcuni dei nostri clienti sono:
[Cliente 1]
[Cliente 2]
Se volete esplorare come il nostro [nome dello strumento] può aiutarvi in modo specifico ragazzi, fatemelo sapere e posso inviarvi qualche informazione in più.
Potremmo anche avere una chiamata veloce se preferisci!
Non vedo l'ora di risentirti :)
Saluti,
[Nome]
Ehi {nome},
Buon {giorno della settimana}!
È [nome] qui da [azienda].
Io e il mio team siamo colpiti dal lavoro che state facendo quando si tratta di [argomento].
Anche noi siamo in [argomento].
Volevo contattarti per chiederti se saresti interessato a discutere di una collaborazione tra i nostri team.
Potremmo aiutarci a vicenda e aumentare la consapevolezza sui nostri prodotti e servizi.
Mi sembra una situazione vantaggiosa per tutti :)
Saresti interessato a discuterne ulteriormente?
Fammi sapere e possiamo risolvere qualcosa.
Grazie,
[Nome]
E, soprattutto
Controlla le tue e-mail per le parole di spam. Non inviare allegati tramite e-mail fredde. Non utilizzare immagini eccessive. E ricorda: dal lato ricevente ci sono persone proprio come te, quindi rimanere umani è vitale per una comunicazione di alta qualità con i clienti.