商務電子郵件示例：專業正式電子郵件的要素
已發表: 2022-05-06
1.自定義域名
2. 專業簽名
3. 引人入勝的主題行
4. 強烈的身體價值主張
5.考慮使用模板
現在是 2022 年，電子郵件仍然是許多與業務相關的詢問的主要溝通方式。 無論是營銷、銷售、博客推廣還是合作建議，電子郵件仍然是聯繫某人的最有效方式之一。
它不像電話那樣具有侵入性，而且比文本或社交媒體消息更正式。
但是，儘管它被廣泛使用，但有些人仍在努力創建專業的正式電子郵件，這些電子郵件不僅可以打開，而且可以一直閱讀到最後並回复。
今天，我們將研究使專業電子郵件在目標收件箱中脫穎而出的一些構建塊。
自定義域名
下班後使用通用 gmail.com 地址沒有任何問題。 但是，如果您在任何與業務相關的事情上都依賴電子郵件，則需要為您的組織設置一個自定義域名。
有兩個非常簡單的原因：
- 通用電子郵件地址更有可能進入垃圾郵件文件夾，並且許多垃圾郵件發送者使用此類地址；
- 用戶認為包含您公司名稱的域更值得信賴。
資料來源：Appinstitute
使自定義域更適合冷外展的另一個因素是設置 DKIM、SPF 和 DMARC 的可能性。 這些代表：
- DomainKeys 識別郵件；
- 發件人政策框架；
- 基於域的消息身份驗證、報告和一致性。
這些中的每一個都是一篇文章的主題，但從本質上講，他們所做的是確保您的域僅由您組織中的人員使用（不包括垃圾郵件發送者在您的電子郵件背後的可能性）並驗證電子郵件的內容沒有在您的服務器和收件人的服務器之間進行調整，從而大大提高了您的整體送達率。
如果您要進行大規模冷外展，這些協議對於設置絕對至關重要。
專業簽名
在發送任何電子郵件之前，讓我們先弄清楚您可以做的事情。 在自定義域名以及上述協議之後，您應該設置一個簽名。
您應該在其中包含的信息是：
- 你的全名;
- 您的組織和職位；
- 除電子郵件以外的聯繫方式——電話號碼或社交鏈接；
- 您企業的實際地址 - 這實際上是FTC對所有商業電子郵件的要求。
這是我的簽名的樣子：
它非常簡約且直截了當，為用戶提供了他們需要了解的關於我的所有信息 - 以及其他一些聯繫我的方式。
例如，您可以通過添加 gif 而不是靜態徽標來發揮您的創意。
像這樣的簽名讓您看起來專業且值得信賴，從而提高了獲得回复的機會。 在客戶溝通方面，您的商務電子郵件簽名也有助於提高您的品牌認知度。
引人注目的主題行
打開你的冷電子郵件可能會變得非常棘手，因為主題行通常是你吸引潛在客戶注意力的唯一機會。
因此，它需要在其他產品中脫穎而出。 這並不意味著您應該全部使用大寫字母（這實際上會將您放入垃圾郵件文件夾）或進行超級促銷。
如果您使用冷電子郵件進行業務，那麼您的潛在客戶每天可能會收到數十封甚至數百封此類電子郵件。 他們的時間對他們來說非常寶貴，你需要尊重這一點。
因此，您的工作是確保他們在打開電子郵件之前就知道您將在電子郵件中詢問他們什麼。
以下是不同類型電子郵件的一些主題行示例：
鏈接建設：
- 對 {Company} 的 [Topic] 文章的一些喜愛
- 我們也在建立鏈接——有興趣合作嗎？
內容推廣：
- 關於訪客帖子提交的問題
- 對您的 [主題] 帖子的建議
合作要求：
- 我們也進入了[主題]——有興趣合作嗎？
- 我們是 {Company} 的忠實粉絲
數字公關：
- 喜歡你在 {Blog or Publication} 上關於 [Topic] 的文章
- 會喜歡你的建議/會喜歡你的意見
銷售量：
- 我希望我們可以幫助您解決[痛點]
- {公司}來幫你解決【痛點】
如果您不發送冷電子郵件，而是向您使用的電子郵件營銷軟件中加入您的電子郵件列表的聯繫人發送電子郵件，那麼通常有一個非常強大的功能允許您對列表中的主題行進行 A/B 測試。
如果您想增加與您的列表的參與度，這非常好，我完全推薦它。 通過 A/B 測試，您可以針對“版本 B”測試主題行的“版本 A”，以查看哪一個會導致更多聯繫人打開您的電子郵件。
您可以嘗試使用您的主題行，但它越短越直截了當越好
身體中強有力的價值主張
我將跳過常識性的東西——你需要如何用他們的名字來稱呼你的潛在客戶，並確保它以大寫字母開頭，拋棄“它可能關心的人”，禮貌等等。
潛在客戶打開您的電子郵件後，您需要清楚地說明您是誰、您從哪裡認識他們以及您聯繫他們的原因。 使用會話語言使您的推銷更加平易近人和友好。
但對接收者而言，最重要的始終是對他們來說是什麼。 他們為什麼要接受你的合作提議？ 他們為什麼要將您的鏈接添加到您的文章或購買您的工具？ 它將如何幫助他們？
不要只關注你自己以及你的產品或內容有多棒。 如果對方沒有動機，那麼你得到回复的機會就很小。
這是我最近收到的一個很好的鏈接構建協作電子郵件的示例：
請注意他們如何用粗體突出顯示其中的內容？ 是的，我們完成了合作。
總的來說，這封電子郵件的內容非常好，易於閱讀。 他們會立即準確地告訴我們他們需要什麼，並清楚地說明對我們有什麼好處。
簽收後，您無需重新發明輪子 - 您可以簡單地“乾杯”或“謝謝”。
考慮使用模板
許多電子郵件指南會告訴您停止使用模板。 但是，實際上，準備任何大規模的電子郵件推廣活動都需要花費大量時間，因此幾乎不可能在不使用某種形式的模板的情況下設置和啟動活動。
但是，與其對廣告系列中的每個潛在客戶逐字逐句地使用它，不如像使用腳本一樣使用它。
以下是我們最喜歡的一些用於不同類型電子郵件的模板：
嘿{名字}，
快樂{星期幾}！
剛剛閱讀完您的帖子，{url title}。
讀得真好，我不得不分享一些想法。
首先，當您指出 [文章摘要片段] 時，它真的讓我印象深刻。
其次，您在文章中介紹了“[錨定/目標關鍵字]”，但沒有進一步詳細說明或鏈接到其他資源。
我們剛剛發布了一份指南，將為想要了解更多[錨/目標關鍵字]的讀者提供一些額外的東西。
想看看嗎？ 我知道了：[文章網址]
作為一個巨大的“謝謝”，我很樂意提供[激勵——（社交分享、間接鏈接、免費試用等）]。
無論如何，我肯定會經常閱讀。 跟上精彩的內容:)
謝謝，
[姓名]
嘿{名字}，
你的{星期幾}過得怎麼樣？
我的名字是 [name]，我是 [company] 的 [role]。
我遇到了 [競爭對手公司] 的案例研究，並了解到您正在使用 [競爭工具] 來 [提及好處、原因或使用它的方式]。
想與您分享我們在 [公司名稱] 的工作方式。
一句話，我們進入了[主題]。 更具體地說，我們正在幫助公司做 [xyz]，這就是我們創建 [name of your tool] 的原因。
我想您會很高興知道我們的一些客戶是：
[客戶1]
[客戶 2]
如果您想探索我們的 [工具名稱] 如何具體幫助你們，請告訴我，我可以發送更多信息。
如果您願意，我們也可以快速致電！
我期待著您的回音:)
乾杯，
[姓名]
嘿，{名字}，
快樂{星期幾}！
這是[公司]的[名稱]。
我和我的團隊對你們在 [topic] 方面所做的工作印象深刻。
我們也進入[主題]。
想與您聯繫，詢問您是否有興趣討論我們團隊之間的合作。
我們完全可以互相幫助，提高對我們產品和服務的認識。
對我來說，這似乎是一個雙贏的局面:)
你有興趣進一步討論這個嗎？
讓我知道，我們可以解決一些問題。
謝謝，
[姓名]
最重要的是
檢查您的電子郵件中的垃圾郵件。 不要通過冷電子郵件發送附件。 不要使用過多的圖像。 請記住——在接收端也有和你一樣的人，所以保持人性化對於高質量的客戶溝通至關重要。