Exemple de e-mailuri de afaceri: elementele unui e-mail profesional formal
Publicat: 2022-05-06
1. Un nume de domeniu personalizat
2. O semnătură profesională
3. O linie de subiect convingătoare
4. O propunere de valoare puternică în corp
5. Luați în considerare utilizarea unui șablon
Este 2022 și e-mailul este încă forma predominantă de comunicare pentru o mulțime de întrebări legate de afaceri. Fie că este vorba de marketing, vânzări, promovare blogger sau propuneri de parteneriat, e-mailul este încă una dintre cele mai eficiente modalități de a ajunge la cineva.
Nu este nici pe departe la fel de intruziv ca un apel telefonic și mult mai formal decât un mesaj text sau pe rețelele sociale .
Dar, în ciuda utilizării pe scară largă, unii oameni încă se luptă să creeze e-mailuri formale profesionale, care nu numai că se deschid, ci și le citesc până la sfârșit și le răspund.
Astăzi, vom analiza câteva dintre elementele de bază care fac ca un e-mail profesional să iasă în evidență în căsuța de e-mail a țintei dvs.
Un nume de domeniu personalizat
Nu este nimic în neregulă cu utilizarea unei adrese gmail.com generice în afara serviciului. Dar dacă te bazezi pe e-mail pentru orice este legat de afaceri, trebuie să configurați un nume de domeniu personalizat pentru organizația dvs.
Există două motive foarte simple pentru aceasta:
- Este mai probabil ca o adresă de e-mail generică să ajungă în dosarul de spam și o mulțime de spammeri folosesc astfel de adrese;
- Un domeniu cu numele companiei dvs. este perceput ca mult mai demn de încredere de către utilizatori.
sursa: Appinstitute
Un alt factor care face ca domeniile personalizate să fie mult mai viabile pentru contactul la rece este posibilitatea de a configura DKIM, SPF și DMARC. Acestea reprezintă:
- E-mail identificate DomainKeys;
- Cadrul politicii expeditorului;
- Autentificarea, raportarea și conformitatea mesajelor bazate pe domeniu.
Fiecare dintre acestea este un subiect pentru un articol în sine, dar, în esență, ceea ce fac ei este să se asigure că domeniul dvs. este utilizat numai de oamenii din organizația dvs. (excluzând posibilitatea ca un spammer să se afle în spatele e-mailurilor dvs.) și să verifice că conținutul e-mailului nu a fost temperat între serverul dvs. și cel al destinatarului dvs., îmbunătățindu-vă considerabil livrarea generală.
Aceste protocoale sunt absolut vitale pentru a fi stabilite dacă veți desfășura activități de informare la rece în masă.
O semnătură profesională
Să scoatem la iveală lucrurile pe care le puteți face ÎNAINTE de a trimite mai întâi orice e-mailuri. După un nume de domeniu personalizat, precum și protocoalele menționate mai sus, ar trebui să configurați o semnătură .
Informațiile pe care ar trebui să le includeți în el sunt:
- Numele tău complet;
- Organizația și titlul postului dvs.;
- Mijloace de a vă contacta altfel decât e-mail - un număr de telefon sau linkuri sociale;
- O adresă fizică a companiei dvs. - aceasta este de fapt o cerință a FTC pentru toate e-mailurile comerciale.
Iată cum arată semnătura mea:
Este foarte minimalist și direct la obiect, oferind utilizatorilor toate informațiile de care trebuie să știe despre mine - precum și alte modalități de a mă contacta.
Poți fi mai creativ cu al tău, de exemplu, adăugând un gif în loc de un logo static.
O semnătură ca aceasta te face să arăți profesionist și demn de încredere, îmbunătățind șansele de a obține un răspuns. Și când vine vorba de comunicarea cu clienții, semnătura dvs. de e -mail de afaceri vă ajută să vă îmbunătățiți recunoașterea mărcii.
O linie de subiect convingătoare
Deschiderea e-mail-urilor la rece poate deveni destul de dificil, deoarece subiectul poate fi adesea singura și singura șansă de a capta atenția prospectului.
Deci, trebuie să iasă în evidență între restul. Asta nu înseamnă că ar trebui să mergi cu majuscule (ceea ce te va duce de fapt în folderul de spam) sau să fii super-promoțional.
Dacă utilizați e-mailuri la rece pentru afaceri, sunt șanse ca potențialii dvs. să primească zeci, dacă nu sute de astfel de e-mailuri în fiecare zi. Timpul lor este foarte prețios pentru ei și trebuie să respecți asta.
Așadar, treaba ta este să te asiguri că știu despre ce îi vei întreba în e-mail chiar înainte de a-l deschide.
Iată câteva exemple de linie de subiect pentru diferite tipuri de e-mailuri:
Creare link:
- Un pic de dragoste pentru articolul [Subiect] al {Companie}
- De asemenea, construim legături — ești interesat de o colaborare?
Promovarea continutului:
- Întrebare despre trimiterea postării invitaților
- Sugestie pentru postarea ta [Subiect].
Cerere de colaborare:
- Suntem și noi în [Subiect] – ești interesat de o colaborare?
- Suntem mari fani ai {Company}
PR digital:
- Mi-a plăcut articolul tău despre [Subiect] pe {Blog sau Publicație}
- Mi-ar plăcea sfatul tău/Mi-ar plăcea părerea ta
Vânzări:
- Sper să vă putem ajuta cu [punct de durere]
- {Company} este aici pentru a vă ajuta cu [Pain Point]
Dacă nu trimiteți e-mailuri reci, ci trimiteți e-mail persoane de contact care s-au alăturat listei dvs. de e-mail în software-ul de marketing prin e -mail pe care îl utilizați, există adesea o funcție foarte puternică care vă permite să testați liniile de subiect A/B în lista dvs.
Acest lucru este grozav dacă încercați să creșteți implicarea cu lista dvs. și vă recomand pe deplin. Cu testarea A/B, puteți testa „Versiunea A” a liniei de subiect cu „Versiunea B” pentru a vedea care dintre ele duce la deschiderea e-mailului de mai multe persoane de contact.
Puteți experimenta cu liniile de subiect, dar cu cât este mai scurt și mai direct la obiect, cu atât mai bine
O propunere de valoare puternică în corp
Voi trece peste chestiile de bun simț - cum trebuie să vă adresați clienților potențiali după prenumele lor și să vă asigurați că începe cu o literă majusculă, să renunțați la „cui s-ar putea referi”, să fiți politicos etc.
Odată ce un prospect ți-a deschis e-mailul, trebuie să spui clar cine ești, de unde îl cunoști și de ce îi contactezi. Folosiți un limbaj conversațional pentru a vă face prezentarea mai accesibilă și mai prietenoasă.
Dar cel mai important lucru pentru destinatar este întotdeauna ceea ce este în el pentru el. De ce ar trebui să accepte oferta ta de colaborare? De ce ar trebui să-ți adauge linkul la articolul tău sau să-ți cumpere instrumentul? Cum îi va ajuta mai exact?
Nu face totul despre tine și despre cât de grozav este produsul sau conținutul tău. Dacă nu există niciun stimulent pentru cealaltă persoană, șansele tale de a obține un răspuns sunt mici.
Iată un exemplu de e-mail bun de colaborare pentru construirea de legături pe care l-am primit recent:
Observați cum au evidențiat ceea ce este în ea pentru mine cu bold? Și da, am trecut până la capăt cu colaborarea.
În general, acest e-mail este foarte bine pus la punct și ușor de citit. Ei ne spun imediat ce au nevoie din partea noastră și ne spun clar ce este în ea pentru noi.
Odată cu semnarea, nu trebuie să reinventați roata - puteți merge cu un simplu „Noroc” sau „Mulțumesc”.
Luați în considerare utilizarea unui șablon
O mulțime de ghiduri de e-mail vă vor spune să nu mai utilizați șabloane. Dar, în realitate, pregătirea oricărei campanii de informare în masă prin e-mail necesită o mare parte de timp, așa că este aproape imposibil să configurați și să lansați o campanie fără a recurge la utilizarea unei forme de șablon .
Dar, în loc să îl folosiți cuvânt cu cuvânt pentru fiecare client potențial din campania dvs., ar trebui să îl utilizați mai mult ca un script pe care îl urmați.
Iată câteva dintre șabloanele noastre preferate pentru diferite tipuri de e-mailuri:
Bună {prenume},
{ziua săptămânii} fericită!
Tocmai am terminat de citit postarea ta, {url title}.
A fost o lectură atât de bună, a trebuit să împărtășesc câteva gânduri.
În primul rând, mi-a rămas foarte bine când ați subliniat că [fragmentul rezumat al articolului].
În al doilea rând, ați tratat „[ancora/cuvânt cheie vizat]” în articol, dar nu ați intrat în detalii suplimentare sau nu ați introdus link către altă resursă.
Tocmai am lansat un ghid care va oferi ceva în plus pentru cititorii care doresc să afle mai multe despre [anchor/targeted keyword].
Vrei să arunci o privire? Te-am prins: [URL articol]
Ca un imens „mulțumesc”, aș fi bucuros să ofer [stimulent – (distribuire socială, link indirect, încercare gratuită etc.)].
Oricum, cu siguranță voi fi un cititor frecvent. Țineți-o la fel cu conținutul stelar :)
Mulțumiri,
[Nume]
Bună {prenume},
Cum merge {ziua săptămânii}?
Numele meu este [nume] și sunt [rolul] la [companie].
Am dat peste un studiu de caz realizat de [compania concurentă] și am aflat că utilizați [instrumentul competitiv] pentru a [menționa beneficiul, motivul sau modalitatea de utilizare].
Am vrut să vă contactez pentru a vă împărtăși cum facem lucrurile aici la [numele companiei].
Într-o propoziție, suntem în [subiect]. Mai precis, ajutăm companiile să facă [xyz] și de aceea am creat [numele instrumentului tău].
Cred că veți fi bucuroși să aflați că unii dintre clienții noștri sunt:
[Client 1]
[Client 2]
Dacă doriți să explorați modul în care [numele instrumentului] vă poate ajuta în mod specific, anunțați-mă și vă pot trimite mai multe informații.
De asemenea, putem avea un apel rapid dacă preferați!
Aștept cu nerăbdare răspunsuri de la tine :)
Noroc,
[Nume]
Bună, {first name},
{ziua săptămânii} fericită!
Este [nume] aici de la [companie].
Echipa mea și cu mine suntem impresionați de munca pe care o faceți atunci când vine vorba de [subiect].
Suntem și noi în [topic].
Am vrut să vă contactez pentru a vă întreba dacă ați fi interesat să discutați despre o colaborare între echipele noastre.
Ne-am putea ajuta complet reciproc și am putea crește gradul de conștientizare cu privire la produsele și serviciile noastre.
Mi se pare o situație de câștig-câștig :)
Ați fi interesat să discutați în continuare despre asta?
Anunță-mă și putem rezolva ceva.
Mulțumiri,
[Nume]
Si cel mai important
Verificați-vă e-mailurile pentru cuvinte spam. Nu trimiteți atașamente prin e-mailuri reci. Nu folosiți imagini excesive. Și amintiți-vă - la partea care primește sunt oameni la fel ca dvs., așa că a rămâne uman este vital pentru comunicarea de înaltă calitate cu clienții.