Contoh Email Bisnis: Elemen Email Formal Profesional

1. Nama Domain Khusus
2. Tanda Tangan Profesional
3. Baris Subjek yang Menarik
4. Proposisi Nilai Yang Kuat Dalam Tubuh
5. Pertimbangkan Menggunakan Template

Saat ini tahun 2022 dan email masih menjadi bentuk komunikasi utama untuk banyak pertanyaan terkait bisnis. Baik itu pemasaran, penjualan, penjangkauan blogger, atau proposal kemitraan, email masih merupakan salah satu cara paling efektif untuk menjangkau seseorang.

Ini tidak terlalu mengganggu seperti panggilan telepon, dan jauh lebih formal daripada teks atau pesan media sosial .

Namun, meskipun digunakan secara luas, beberapa orang masih berjuang untuk membuat email formal profesional yang tidak hanya dibuka, tetapi dibaca sampai akhir dan dibalas.

Hari ini, kita akan melihat beberapa blok bangunan yang membuat email profesional menonjol di kotak masuk target Anda.

Nama Domain Khusus

Tidak ada yang salah dengan menggunakan alamat gmail.com generik di luar kantor. Tetapi jika Anda mengandalkan email untuk segala hal yang terkait dengan bisnis, Anda perlu menyiapkan nama domain khusus untuk organisasi Anda.

Ada dua alasan yang sangat sederhana untuk itu:

1. Alamat email umum lebih cenderung masuk ke folder spam dan banyak spammer menggunakan alamat tersebut;
2. Domain dengan nama perusahaan Anda di dalamnya dianggap jauh lebih dapat dipercaya oleh pengguna.
   

sumber: Appinstitute

Faktor lain yang membuat domain khusus jauh lebih layak untuk penjangkauan dingin adalah kemungkinan untuk menyiapkan DKIM, SPF, dan DMARC. Ini berdiri untuk:

• Email Teridentifikasi DomainKeys;
• Kerangka Kebijakan Pengirim;
• Otentikasi, Pelaporan, dan Kesesuaian Pesan Berbasis Domain.

Masing-masing adalah topik untuk artikel tersendiri, tetapi pada intinya, apa yang mereka lakukan adalah memastikan bahwa domain Anda hanya digunakan oleh orang-orang di organisasi Anda (tidak termasuk kemungkinan spammer berada di belakang email Anda) dan memverifikasi bahwa isi email belum dicampur antara server Anda dan penerima Anda, sangat meningkatkan kemampuan pengiriman Anda secara keseluruhan.

Protokol-protokol ini sangat penting untuk disiapkan jika Anda akan melakukan penjangkauan dingin massal.

Tanda Tangan Profesional

Mari kita keluar dari hal-hal yang dapat Anda lakukan SEBELUM mengirim email apa pun terlebih dahulu. Setelah nama domain khusus serta protokol yang disebutkan di atas, Anda harus menyiapkan tanda tangan .

Informasi yang harus Anda sertakan di dalamnya adalah:

• Nama lengkap Anda;
• Organisasi dan jabatan Anda;
• Sarana untuk menghubungi Anda selain email - nomor telepon atau tautan sosial;
• Alamat fisik bisnis Anda - ini sebenarnya merupakan persyaratan oleh FTC untuk semua email komersial.

Berikut adalah tampilan tanda tangan saya:

Ini sangat minimalis dan langsung ke intinya, memberi pengguna semua informasi yang perlu mereka ketahui tentang saya - serta beberapa cara lain untuk menghubungi saya.

Anda dapat lebih kreatif dengan milik Anda, misalnya, menambahkan gif alih-alih logo statis.

Tanda tangan seperti ini membuat Anda terlihat profesional dan dapat dipercaya, meningkatkan peluang untuk mendapatkan tanggapan. Dalam hal komunikasi klien juga, tanda tangan email bisnis Anda membantu meningkatkan pengenalan merek Anda.

Baris Subjek yang Menarik

Membuka email dingin Anda bisa menjadi sangat rumit, karena baris subjek sering kali menjadi satu-satunya kesempatan Anda untuk menarik perhatian prospek Anda.

Jadi, itu harus menonjol di antara yang lain. Itu tidak berarti bahwa Anda harus menggunakan CAPS semua (yang sebenarnya akan menempatkan Anda di folder spam) atau menjadi super-promosi.

Jika Anda menggunakan email dingin untuk bisnis, kemungkinan prospek Anda menerima lusinan, bahkan ratusan email seperti itu setiap hari. Waktu mereka sangat berharga bagi mereka, dan Anda harus menghargai itu.

Jadi, tugas Anda adalah memastikan mereka tahu apa yang akan Anda tanyakan kepada mereka di dalam email bahkan sebelum membukanya.

Berikut adalah beberapa contoh baris subjek untuk berbagai jenis email:

Pembuatan tautan:

• Beberapa cinta untuk artikel [Topik] {Company}
• Kami juga sedang membangun tautan—tertarik untuk berkolaborasi?

Promosi Konten:

• Pertanyaan tentang pengiriman posting tamu
• Saran untuk postingan [Topik] Anda

Permintaan kerjasama:

• Kami juga tertarik dengan [Topik] – tertarik untuk berkolaborasi?
• Kami penggemar berat {Company}

PR digital:

• Menyukai artikel Anda tentang [Topik] di {Blog or Publication}
• Akan menyukai saran Anda / Akan menyukai pendapat Anda

Penjualan:

• Saya berharap kami dapat membantu Anda dengan [titik nyeri]
• {Company} siap membantu Anda dengan [Pain Point]

Jika Anda tidak mengirim email dingin, tetapi mengirim email ke kontak yang telah bergabung dengan daftar email Anda di perangkat lunak pemasaran email yang Anda gunakan, sering kali ada fitur yang sangat kuat yang memungkinkan Anda menguji A/B baris subjek di seluruh daftar Anda.

Ini bagus jika Anda mencoba meningkatkan keterlibatan dengan daftar Anda dan saya sangat merekomendasikannya. Dengan pengujian A/B, Anda dapat menguji "Versi A" baris subjek Anda terhadap "Versi B" untuk melihat mana yang menghasilkan lebih banyak kontak yang membuka email Anda.

Anda dapat bereksperimen dengan baris subjek Anda, tetapi semakin pendek dan langsung ke intinya, semakin baik

Proposisi Nilai Yang Kuat Dalam Tubuh

Saya akan melewatkan hal-hal yang masuk akal - bagaimana Anda perlu memanggil prospek Anda dengan nama depan mereka dan memastikannya dimulai dengan huruf kapital, membuang "kepada siapa yang berkepentingan", bersikap sopan, dll.

Setelah prospek membuka email Anda, Anda perlu menyatakan dengan jelas siapa Anda, dari mana Anda mengenal mereka, dan mengapa Anda menghubungi mereka. Gunakan bahasa percakapan untuk membuat promosi Anda lebih mudah didekati dan bersahabat.

Tapi yang paling penting bagi si penerima adalah selalu apa untungnya bagi mereka. Mengapa mereka harus menerima tawaran kolaborasi Anda? Mengapa mereka harus menambahkan tautan Anda ke artikel Anda atau membeli alat Anda? Bagaimana tepatnya itu akan membantu mereka?

Jangan membuat semuanya tentang diri Anda dan betapa hebatnya produk atau konten Anda. Jika tidak ada insentif untuk orang lain, peluang Anda untuk mendapatkan balasan sangat tipis.

Berikut adalah contoh email kolaborasi pembuatan tautan yang bagus yang saya terima baru-baru ini:

Perhatikan bagaimana mereka telah menyoroti apa untungnya bagi saya dengan huruf tebal? Dan ya, kami melewati kolaborasi itu.

Secara umum, email ini disusun dengan sangat baik dan mudah dibaca. Mereka segera memberi tahu kami apa yang mereka butuhkan dari pihak kami, dan dengan jelas menyatakan apa untungnya bagi kami.

Dengan sign-off, Anda tidak perlu menemukan kembali roda - Anda dapat pergi dengan sederhana "Cheers" atau "Terima kasih".

Pertimbangkan Menggunakan Template

Banyak panduan email akan memberitahu Anda untuk berhenti menggunakan template. Namun, pada kenyataannya, mempersiapkan kampanye penjangkauan email massal membutuhkan banyak waktu, sehingga hampir tidak mungkin untuk menyiapkan dan meluncurkan kampanye tanpa menggunakan beberapa bentuk template .

Tetapi alih-alih menggunakannya kata demi kata untuk setiap prospek dalam kampanye Anda, Anda harus menggunakannya lebih seperti skrip yang Anda ikuti.

Berikut adalah beberapa template favorit kami untuk berbagai jenis email:

Hei {nama depan},

Selamat {hari dalam seminggu}!

Baru saja selesai membaca postingan Anda, {url title}.

Itu bacaan yang bagus, saya harus berbagi beberapa pemikiran.

Pertama, itu benar-benar melekat pada saya ketika Anda menunjukkan [cuplikan ringkasan artikel] itu.

Kedua, Anda membahas, “[anchor/targeted keyword]” dalam artikel tersebut, tetapi tidak membahas lebih detail atau menautkan ke sumber lain.

Kami baru saja merilis panduan yang akan memberikan sedikit tambahan bagi pembaca yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang [anchor/targeted keyword].

Ingin melihat-lihat? Saya mengerti Anda: [url artikel]

Sebagai "terima kasih" yang besar, saya akan dengan senang hati memberikan [insentif – (berbagi sosial, tautan tidak langsung, uji coba gratis, dll)].

Apapun, saya pasti akan menjadi pembaca yang sering. Pertahankan dengan konten bintang :)

Terima kasih,
[Nama]

Hei {nama depan},

Bagaimana {hari dalam seminggu} Anda?

Nama saya [nama] dan saya adalah [peran] di [perusahaan].

Saya menemukan studi kasus oleh [perusahaan pesaing] dan mengetahui bahwa Anda menggunakan [alat kompetitif] untuk [menyebutkan manfaat, alasan, atau cara menggunakannya].

Ingin menghubungi Anda untuk berbagi dengan Anda bagaimana kami melakukan berbagai hal di sini di [nama perusahaan].

Dalam satu kalimat, kita masuk ke [topik]. Lebih khusus lagi, kami membantu perusahaan melakukan [xyz] dan itulah sebabnya kami membuat [nama alat Anda].

Saya rasa Anda akan senang mengetahui bahwa beberapa klien kami adalah:

[Klien 1]

[Klien 2]

  Jika Anda ingin menjelajahi bagaimana [nama alat] kami dapat secara khusus membantu Anda, beri tahu saya dan saya dapat mengirimkan beberapa info lebih lanjut.

Kami juga dapat melakukan panggilan cepat jika Anda mau!

Saya menantikan kabar dari anda :)

Bersulang,
[Nama]

Hai {nama depan},

Selamat {hari dalam seminggu}!

Ini [nama] di sini dari [perusahaan].

Tim saya dan saya terkesan dengan pekerjaan yang kalian lakukan dalam hal [topik].

Kami juga masuk ke [topik].

Ingin menghubungi Anda untuk menanyakan apakah Anda tertarik untuk mendiskusikan kolaborasi antara tim kami.

Kami benar-benar dapat saling membantu dan meningkatkan kesadaran tentang produk dan layanan kami.

Sepertinya situasi win-win bagi saya :)

Apakah Anda tertarik untuk membahas ini lebih lanjut?

Beri tahu saya dan kita bisa menyelesaikan sesuatu.

Terima kasih,
[Nama]

Dan yang paling penting

Periksa email Anda untuk kata-kata spam. Jangan mengirim lampiran melalui email dingin. Jangan menggunakan citra yang berlebihan. Dan ingat - di pihak penerima ada orang-orang seperti Anda, jadi tetap menjadi manusia sangat penting untuk komunikasi klien yang berkualitas tinggi.