Производительность и эффективность: в чем разница и почему это важно

Вы, наверное, много раз использовали слова «производительность» и «эффективность» как синонимы. Но задумывались ли вы когда-нибудь, действительно ли эти два термина являются одним и тем же? Ответ — нет. Производительность относится к количеству работы , а эффективность — к качеству.

Однако одно не может существовать без другого, поскольку они взаимозависимы и идут рука об руку.

В этом посте мы поговорим о различиях между производительностью и эффективностью, их взаимосвязи и некоторых полезных советах по их увеличению.

Что такое производительность?

Продуктивность — это производительность — стремление максимально использовать имеющиеся ресурсы . Из-за конкурентного рынка сегодня предприниматели более склонны к результатам и цифрам. Однако производительность — это не только количество произведенной продукции или оказанных услуг за определенный период.

Производительность действительно является выходом (т. е. произведенными товарами или услугами), но результатом ввода (т. е. использованных ресурсов). Или, как предлагает Национальное бюро экономических исследований, производительность относится к «единицам продукции, произведенным на единицу определенного ресурса».

Если мы будем производить больше или лучше, используя те же ресурсы, производительность возрастет. Точно так же, если мы используем меньше ресурсов для производства той же продукции, мы также повышаем производительность.

Таким образом, производительность означает гораздо больше, чем просто цифры. Это измерение производительности, полученной с использованием конкретных входных данных. Когда вы сосредотачиваетесь на производительности, вы сосредотачиваетесь на достижении большего, используя те же (или меньшие) ресурсы.

Пример продуктивности на рабочем месте

Допустим, вы менеджер по персоналу, и ваше среднее время на собеседование с потенциальным сотрудником составляет тридцать минут. Если ваша компания сосредоточена исключительно на производительности, они, вероятно, поручат вам провести собеседование с двумя кандидатами в течение одного и того же периода времени (тридцать минут).

Поэтому вы пытаетесь найти способ ускорить процесс, опустить некоторые стандартные вопросы и сократить время выступления вашего кандидата.

Наконец, вам удалось провести собеседование с двумя кандидатами в одно и то же время. Однако вы опасаетесь, что приняли неверное решение из-за нехватки времени при знакомстве с кандидатами. Более того, вы испытываете выгорание из-за необходимости делать больше, используя то же количество ресурсов (в данном случае это время).

Короче говоря, сосредоточение внимания исключительно на производительности и выполнении большего количества задач при использовании одних и тех же ресурсов может не привести к повышению качества.

Что такое эффективность?

Синк и Таттл (1989) описывают эффективность как « правильные действия ». Проще говоря, эффективность — это степень того, насколько хорошо ресурсы используются для достижения результата. Когда вы сосредотачиваетесь на эффективности, вы сосредотачиваетесь на том, чтобы добиться того же, используя меньше ресурсов .

Компании, которые повышают эффективность труда, сокращают часы, рабочую силу или бюджет, чтобы производить тот же объем продукции. Это делается для экономии и повышения рентабельности.

Если производительность фокусируется на результатах, то эффективность зависит от ресурсов, вложенных для достижения этих результатов.

Пример эффективности на рабочем месте

Вы автор контента и пишете для блога. Вы должны закончить свой пост в блоге за пять рабочих дней. В среднем вы можете написать от 700 до 800 слов в день (вместе с исследованиями, мозговым штурмом и т. д.).

Теперь ваш менеджер сообщает вам, что вам нужно будет закончить свои будущие сообщения в блоге в течение трех рабочих дней. В последнее время в компании наблюдается некоторая нехватка рабочей силы, и меньшее количество сотрудников должно будет достигать той же производительности. Поэтому вам нужно сделать ту же работу сейчас, но используя меньше ресурсов, т.е. времени.

Вам каким-то образом удается закончить свой пост в блоге вовремя, но вы беспокоитесь, что не провели достаточного исследования и недостаточно хорошо ответили на тему.

Следовательно, выполнение той же работы с использованием меньшего количества ресурсов также может не привести к улучшению качества.

Корреляция между производительностью и эффективностью

Таким образом, продуктивность означает выполнение большего объема работы за то же время, а эффективность означает выполнение того же объема работы за меньшее время. Несмотря на то, что производительность и эффективность — две разные вещи, мы должны знать, что они взаимозависимы . Если производительность относится к количеству произведенной продукции, то эффективность будет качеством этой продукции. Таким образом, при нехватке ресурсов процесс выполнения работы менее эффективен и плохо отражается на результате — производительности. Производительность в конечном счете зависит от ресурсов, то есть от их эффективного использования.

В сущности, когда качество, т.е. эффективность , добавляется к результату, т.е. производительности, мы получаем реальную производительность .

Пример производительности и эффективности в производстве

В 1970-е годы крупнейшими странами по производству продукции были США, СССР и Япония, а Китай занимал пятое место. Однако в 2010 году Китай обогнал США и занял первое место по объему производства в мире (которое он удерживает и сегодня).

Согласно исследованию 2015 года, Китай лидирует в мире с объемом производства в 2,01 трлн долларов, на втором месте США с 1,867 трлн долларов и Япония с 1,063 трлн долларов в производстве. Более того, на долю Китая приходится 20% производства в мире.

Как китайцам это удалось?

Своим лестным титулом Китай обязан низким затратам на производство. В 2018 году заработная плата на производстве в Китае составляла 5,51 доллара в час, а в США — 26,99 доллара в час. Низкие производственные затраты, включая рабочую силу, материалы и многочисленные государственные субсидии, способствуют высокой производительности.

Но следует задаться вопросом, если производительность является результатом затрат — в случае Китая, низкооплачиваемой рабочей силы и сырья — является ли это качественным результатом?

Если принять во внимание почасовую оплату труда в Китае и США, действительно наблюдается значительное отклонение. Поэтому вы найдете цену, например, на небрендированные наушники в Китае (или на их многочисленных торговых сайтах) в два-три раза ниже, чем в США. Соответственно и качество хуже. Таким образом, вы получаете то, за что заплатили.

Из этого примера мы можем сделать вывод, что высокая производительность не обязательно приводит к получению качественных товаров или услуг. Китай славится своей дешевой продукцией, и на нее действительно всегда найдутся покупатели. Однако наилучшего соотношения можно добиться, успешно сбалансировав производительность и эффективность . Но сначала вам нужно рассчитать производительность и эффективность вашего бизнеса.

Как рассчитать производительность и эффективность?

Расчет производительности помогает вашему бизнесу адаптироваться и приспосабливаться для достижения лучших результатов. Поступая так, вы можете указать на недостатки или действия, которые необходимо предпринять для повышения производительности. Кроме того, вы можете получить четкое представление о проблемах, которые могли повлиять на производительность.

При расчете производительности вы контролируете:

• оценка и распределение ресурсов,
• Постановка целей,
• Улучшение,
• Бюджетирование.

Кроме того, когда вы рассчитываете эффективность своего или своего бизнеса, вы можете видеть, как используются ресурсы, и не тратить их впустую.

Формула производительности

Используйте это простое уравнение для расчета вашей производительности или производительности вашего сотрудника. Вы можете сделать это для каждого члена команды в отдельности или для всей команды.

ОБЩИЙ ВЫПУСК / ОБЩИЙ ВХОД = ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

Давайте посмотрим на пример с автором контента. Итак, автор контента пишет 800 слов, и на это у нее уходит 8 рабочих часов. Результатом будет 800 слов, а входом будут 8 рабочих часов, ресурсы (в данном случае время), которые вложены для достижения результатов. Если мы хотим рассчитать производительность автора контента, мы должны разделить 800 слов (выход) на 8 рабочих часов (вход).

Уравнение выглядит следующим образом:

800/8 = 100

Итак, автор контента пишет 100 слов в час . Принимая во внимание этот результат, она может более внимательно взглянуть на свою продуктивность и, возможно, на то, что она может сделать для ее повышения.

Если вы, например, хотите рассчитать производительность вашего бизнеса на более высоком уровне, вы можете сделать это, следуя тому же уравнению. Допустим, ваш бизнес производит товаров или услуг на сумму 80 000 долларов США ( выход ) в неделю. Для производства товаров и оказания услуг вашему предприятию требуется 1300 рабочих часов ( затраты ).

Еще раз взгляните на уравнение:

80 000 / 1 300 = 61

У нас есть число 61, и этот результат показывает, сколько долларов зарабатывается за каждый час работы. Результат: 61 доллар за 1 час работы.

Измеряя производительность вашего бизнеса или вашего бизнеса, вы можете более подробно изучить использование ваших ресурсов, и это поможет вам работать с ними более продуктивно.

Формула эффективности

Расчет производительности поможет вам лучше понять количество , а расчет эффективности поможет вам оценить качество . Мы не знаем, каково качество произведенных товаров или оказанных услуг, когда рассчитываем производительность. Мы просто получаем цифры. Может быть, 100 слов из предыдущего примера — это продуктивная работа, но мы не знаем, качественный ли это контент.

Используйте следующее уравнение, чтобы рассчитать эффективность вашего или вашего бизнеса.

( Ожидаемое рабочее время / фактическое рабочее время ) x 100% = ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Возможно, автор контента должен работать по 8 часов в день. Но, скажем, она на самом деле заканчивает свою работу за 6,5 часов в день. Если мы разделим 8 (ее ожидаемые рабочие часы) на 6,5 (фактически отработанные часы) и умножим на 100, мы получим эффективность работы автора контента .

Взгляните на уравнение:

( 8 / 6,5 ) x 100 = эффективность 123%

Соотношение выше 100% указывает на большую эффективность . То есть автор контента работает на 1,5 часа меньше, чем ожидалось, поэтому он на 23% эффективнее.

Допустим, вы хотите рассчитать эффективность вашего бизнеса на недельном уровне. Если мы посмотрим на предыдущий пример, то для производства продукции на 80 000 долларов требуется 1300 рабочих часов в неделю.

В данном случае производительность нас не интересует, поэтому мы оставляем $80 000 в стороне. Вместо этого мы берем 1000 (ожидаемое рабочее время) и делим его на 1300 (фактически отработанное время) и умножаем на 100, чтобы получить эффективность рабочих.

( 1000 / 1300 ) x 100 = эффективность 76 %.

Этот результат указывает на то, что работникам требуется больше часов для достижения результатов, следовательно, их эффективность ниже, чем ожидалось . Это простое уравнение может помочь бизнесу более внимательно изучить эффективность своих сотрудников и отреагировать, если это необходимо.

Бесплатный калькулятор продуктивности и эффективности

Мы подготовили для вас бесплатный калькулятор производительности и эффективности , чтобы вы больше никогда не сталкивались с падением производительности или неэффективным использованием ресурсов. На Скриншоте 1: Калькулятор производительности и эффективности вы можете увидеть, как он выглядит и как им легко пользоваться.

Скриншот 1: Калькулятор производительности и эффективности

Скачайте бесплатный калькулятор производительности и эффективности

Как повысить производительность и эффективность на работе?

Независимо от того, являетесь ли вы компанией, которая хочет повысить производительность своих сотрудников, или частным лицом, пытающимся повысить вашу производительность, это даст вам различные преимущества. Повышение производительности для компаний приведет к увеличению прибыли и экономическому росту. На индивидуальном уровне повышение производительности может помочь вам получить более высокую заработную плату или дополнительные льготы и привилегии на работе. Работники, которые удовлетворены условиями своего труда, как правило, работают более продуктивно, а значит, и добиваются лучших результатов. Кроме того, удовлетворенные и заинтересованные сотрудники с большей вероятностью будут эффективными и будут рачительно использовать ресурсы.

Попробуйте включить советы, которые мы подготовили для вас, в свою повседневную жизнь, чтобы повысить производительность и эффективность вашей работы или ваших сотрудников.

Советы для бизнеса

Независимо от того, насколько хорошо идет ваш бизнес, вы всегда должны следить за производительностью и эффективным использованием ресурсов вашего бизнеса. Вы не можете допустить непредвиденных затрат и неэффективного использования ресурсов, так как существует конкуренция, ожидающая вашего промаха. Если вы хотите увеличить свою прибыль, максимально используя свои ресурсы, прочитайте следующие советы.

Запрашивайте отзывы сотрудников

Получение обратной связи от ваших сотрудников может помочь вам лучше понять их потребности, мнения и точки зрения, что повысит производительность вашей компании. Создавайте опросы и регулярно организуйте встречи команды. Встречи могут косвенно отражать культуру компании. Если во время встречи все молчат или даже слишком согласны, что-то должно быть не так. Когда компания создает благоприятную и безопасную среду, сотрудники не боятся делиться идеями и с большей вероятностью добиваются продуктивных результатов.

Таким образом, вы получите лучшее представление о производительности ваших сотрудников, о том, как они используют ресурсы, находящиеся в их распоряжении, и что мешает им достичь своих целей. Подумайте о том, чтобы проводить встречи с вашими сотрудниками хотя бы раз в неделю.

Поощряйте возможности обучения

Согласно исследованиям, дополнительное обучение и повышение квалификации на текущей работе благотворно влияют на производительность труда сотрудников. Ключевым моментом является постоянное совершенствование и совершенствование навыков и знаний ваших сотрудников. Предоставьте им возможности обучения, включая различные семинары, языковые курсы и мастер-классы. Более того, внедрите программу наставничества на своем рабочем месте. Начинающим сотрудникам будет полезно иметь наставника, поскольку они будут чувствовать себя более воодушевленными и менее напуганными при выполнении работы. Кроме того, как работодатель, вы можете предложить помощь в обучении, чтобы мотивировать сотрудников повышать свои знания и поощрять их профессиональное развитие.

Иметь четкое видение компании

Когда у компании есть четкое видение, она может добиться долгосрочных и стабильных результатов. Помимо создания результатов, это объединяет всех в команду и способствует командной работе. Кроме того, это повышает моральный дух и мотивацию сотрудников. Таким образом, четкое видение помогает создать продуктивную рабочую среду.

Попросите ваших сотрудников отслеживать время

Отслеживание времени ваших сотрудников может быть полезным как для вас, так и для производительности ваших сотрудников. Вы можете лучше понять повседневную деятельность своих сотрудников и улучшить распределение рабочей нагрузки между командами. Они могут приобрести навыки, позволяющие более эффективно использовать свое время и избегать неэффективного использования ресурсов. Избегайте устаревших средств отслеживания времени, таких как часы, и выбирайте инструмент с богатыми функциями и простой в использовании.

Таким образом, вы можете попробовать Clockify — инструмент для отслеживания времени, который предлагает базовые функции отслеживания времени для неограниченного количества пользователей и проектов, и все это бесплатно.

Хронометраж в Clockify может максимизировать производительность вашей команды и помочь вам эффективно использовать ресурсы (время, членов команды и бюджет), не тратя их впустую.

Эффективно распределять ресурсы

Эффективное распределение ресурсов — это огромная ответственность и забота. Мы уже говорили, что истинная производительность зависит от эффективности, т.е. от качественного использования ресурсов. Когда вы эффективно распределяете время, людей, деньги и оборудование, вы избегаете срыва сроков, ненужных расходов и неэффективного рабочего места. Помните, что производительность относится к результату, которого люди достигают при эффективном использовании денег, времени и сопутствующего оборудования.

Советы для частных лиц

Бывают моменты, когда у всех нас снижается производительность, и мы хватаемся за соломинку, чтобы эффективно использовать наши ресурсы. Что вы можете сделать, так это взглянуть на вещи, которые мешают вашей продуктивности, и внести изменения в свой распорядок дня. Повысьте свою производительность и эффективно используйте ресурсы с помощью советов, которые мы подготовили для вас.

Прекратить многозадачность

Исследования показывают, что одновременное совмещение нескольких задач продлевает выполнение задач и пагубно сказывается на производительности. В нем также говорится, что чем больше задач вы берете на себя, тем менее продуктивным вы становитесь. Поэтому вместо того, чтобы делать несколько дел одновременно, расставьте приоритеты в своей рабочей нагрузке и сначала решите важные (не срочные) задачи. Таким образом, вы будете эффективно использовать свои ресурсы и больше никогда не столкнетесь с падением производительности.

Организуйте свою жизнь лучше

Если текущие организационные методы, которые вы используете, приносят больше вреда, чем пользы, рассмотрите возможность их изменения и внедрения новых в вашу повседневную жизнь. Попробуйте просто навести порядок на рабочем месте или создать списки дел, которые помогут вам более эффективно отслеживать свои задачи.

Вы когда-нибудь слышали о методе тайм-менеджмента, называемом блокировкой времени?

Используя этот метод, вы делите свой рабочий день на блоки времени. Вы посвящаете каждый блок времени определенной задаче и устанавливаете временные рамки для каждой. Например, время исследования с 9:00 до 11:00, время письма с 11:00 до 13:00, обеденное время с 13:00 до 14:00 и т. д. Соблюдайте временные блоки соответственно, чтобы более эффективно использовать свое время. Максимально используйте свой рабочий день, осуществляя небольшие организационные изменения на рабочем месте.

Отслеживайте свою продуктивность

Как частное лицо, вы также можете отслеживать свое время, чтобы работать с ним более эффективно и получать стабильные результаты. Отслеживая свое время, вы можете увидеть, куда уходит ваше время, и повысить свою производительность. Если вы склонны к прокрастинации, попробуйте технику Pomodoro, которая предлагает работать с 25-минутными интервалами, за которыми следуют 5-минутные перерывы. Это помогает вам сосредоточиться на поставленной задаче, и миллионы людей во всем мире используют его для повышения производительности. Поэтому отслеживайте свое время, чтобы повысить производительность и улучшить свои навыки тайм-менеджмента.

Устраните отвлекающие факторы

У вас есть постоянное желание проверить свои социальные сети? Согласно одному исследованию 2017 года, социальные сети являются одним из главных виновников снижения производительности. Отключите отвлекающие факторы, установив программное обеспечение для блокировки ненужных приложений и веб-сайтов в рабочее время. Кроме того, отключите уведомления и не бойтесь говорить «нет» своим коллегам. Сосредоточенность поможет повысить производительность и более эффективно использовать ресурсы.

Используйте технологии

Сделайте технологии частью вашего рабочего дня. Это может сэкономить ваше время и значительно ускорить процессы. Когда вы используете технологии, вы эффективно распределяете свои ресурсы . Вам не нужно тратить свои ресурсы, делая что-то вручную. Технологии эффективно распределят ваши ресурсы и сведут к минимуму риск ошибок. Не забывайте использовать только надежные инструменты.

Вывод

Баланс между эффективностью и производительностью ходит по канату, но он имеет решающее значение для достижения стабильных результатов. Независимо от того, являетесь ли вы частным лицом или организацией, учет обоих факторов играет ключевую роль в достижении успеха. Помните, что все время от времени сталкиваются с препятствиями. Попробуйте включить советы, которые мы подготовили для вас, в свою повседневную жизнь, чтобы максимально эффективно преодолевать препятствия.