Productivité vs efficacité : quelle est la différence et pourquoi c'est important

Vous avez probablement utilisé les mots « productivité » et « efficacité » de manière interchangeable à de nombreuses reprises. Mais vous êtes-vous déjà demandé si ces deux termes ne faisaient qu'un ? La réponse est - Non. La productivité fait référence à la quantité de travail tandis que l'efficacité fait référence à la qualité.

Cependant, l'un ne peut pas aller sans l'autre car ils sont interdépendants et vont de pair.

Dans cet article de blog, nous parlerons des différences entre productivité et efficacité, de leur corrélation et de quelques conseils utiles pour les augmenter.

Qu'est-ce que la productivité ?

La productivité est synonyme de performance — tendance à tirer le meilleur parti des ressources disponibles . En raison du marché concurrentiel actuel, les entrepreneurs sont plus enclins aux résultats et aux chiffres. Cependant, la productivité n'est pas uniquement le nombre de produits fabriqués ou de services fournis au cours d'une période donnée.

La productivité est bien l'extrant (c'est-à-dire les biens ou services produits), mais celui qui est le résultat de l'intrant (c'est-à-dire les ressources utilisées). Ou, comme le propose le National Bureau of Economic Research, la productivité fait référence aux «unités de production produites par unité d'un intrant particulier».

Si nous produisons plus ou mieux en utilisant les mêmes ressources, la productivité augmentera. De même, si nous utilisons moins de ressources pour produire le même résultat, nous augmentons également la productivité.

Ainsi, la productivité signifie bien plus que de simples chiffres. C'est la mesure de la performance obtenue à l'aide d'entrées spécifiques. Lorsque vous vous concentrez sur la productivité, vous vous concentrez sur la réalisation de plus en utilisant les mêmes (ou moins) ressources.

Exemple de productivité au travail

Disons que vous êtes un responsable des ressources humaines et que votre temps moyen pour interroger un employé potentiel est de trente minutes. Si votre entreprise se concentre uniquement sur la productivité, elle vous demandera probablement d'interviewer deux candidats dans le même délai (trente minutes).

Par conséquent, vous essayez de trouver un moyen d'accélérer le processus, d'omettre certaines questions standard et de réduire le temps de parole de votre candidat.

Enfin, vous réussissez à interviewer deux candidats dans le même délai. Cependant, vous craignez de ne pas avoir pris la bonne décision par manque de temps pour connaître vos candidats. De plus, vous souffrez d'épuisement professionnel à cause de la pression d'en faire plus en utilisant la même quantité de ressources (ce qui est du temps, dans ce cas).

En bref, se concentrer uniquement sur la productivité et faire plus de choses tout en utilisant les mêmes ressources peut ne pas se traduire par une meilleure qualité.

Qu'est-ce que l'efficacité ?

Sink et Tuttle (1989) décrivent l'efficacité comme « faire les choses correctement ». En termes simples, l'efficacité est le degré d'utilisation des ressources pour atteindre le résultat. Lorsque vous vous concentrez sur l'efficacité, vous vous concentrez sur l'obtention du même résultat en utilisant moins de ressources .

Les entreprises qui améliorent l'efficacité de la main-d'œuvre réduisent les heures, la main-d'œuvre ou le budget pour produire le même résultat. Ceci est fait pour économiser et augmenter la rentabilité.

Si la productivité se concentre sur les résultats, l'efficacité concerne les ressources investies pour atteindre ces résultats.

Exemple d'efficacité au travail

Vous êtes un rédacteur de contenu et vous écrivez pour un blog. Vous devez terminer votre article de blog dans cinq jours ouvrables. En moyenne, vous pouvez écrire 700 à 800 mots par jour (avec recherche, brainstorming, etc.).

Maintenant, votre responsable vous dit que vous devrez terminer vos futurs articles de blog dans les trois jours ouvrables. Il y a eu une certaine pénurie de main-d'œuvre dans l'entreprise ces derniers temps, et un nombre réduit d'employés devra atteindre le même rendement. Par conséquent, vous devez faire le même travail maintenant, mais en utilisant moins de ressources, c'est-à-dire de temps.

Vous parvenez en quelque sorte à terminer votre article de blog à temps, mais vous craignez de ne pas avoir fait suffisamment de recherches et de bien répondre au sujet.

Par conséquent, faire le même travail tout en utilisant moins de ressources peut ne pas aboutir non plus à une meilleure qualité.

Corrélation entre productivité et efficacité

Ainsi, la productivité signifie faire plus de travail dans le même laps de temps, tandis que l'efficacité signifie faire la même quantité de travail en moins de temps. Même si la productivité et l'efficacité sont deux choses distinctes, nous devons savoir qu'elles sont interdépendantes . Si la productivité se réfère à la quantité de la production produite, l'efficacité serait la qualité de cette production. Ainsi, s'il y a pénurie de ressources, le processus pour faire le travail est moins efficace et se reflète mal sur le résultat - la productivité. La productivité dépend en fin de compte des ressources, c'est-à-dire de leur utilisation efficace.

Essentiellement, lorsque la qualité, c'est-à-dire l'efficacité , est ajoutée pour obtenir le résultat, c'est-à-dire la productivité, nous obtenons une véritable productivité .

Exemple de productivité vs efficacité dans la fabrication

Dans les années 1970, les principaux pays de production manufacturière étaient les États-Unis, l'URSS et le Japon, classant la Chine au cinquième rang. Cependant, en 2010, la Chine a dépassé les États-Unis et s'est classée au premier rang de la production manufacturière la plus élevée au monde (qu'elle détient toujours aujourd'hui).

Selon une étude de 2015, la Chine est en tête du monde avec 2,01 billions de dollars de production manufacturière, plaçant les États-Unis au deuxième rang avec 1,867 billion de dollars et le Japon avec 1,063 billion de dollars de production manufacturière. De plus, la Chine représente 20 % de la production manufacturière mondiale.

Comment les Chinois ont-ils réussi cela ?

La Chine doit son titre flatteur aux faibles coûts des intrants. En 2018, les salaires de fabrication en Chine étaient de 5,51 $ de l'heure, tandis qu'aux États-Unis, les salaires étaient de 26,99 $ de l'heure. Les faibles coûts de production, y compris la main-d'œuvre, les matériaux et les nombreuses subventions gouvernementales, contribuent tous à des rendements de production élevés.

Mais, il faut se demander si la productivité est le résultat de l'intrant – dans le cas de la Chine, la main-d'œuvre peu rémunérée et les matières premières – est-ce un résultat de qualité ?

Lorsque vous prenez en considération les salaires horaires en Chine et aux États-Unis, il y a effectivement un écart significatif. C'est pourquoi vous constaterez que le prix, par exemple, des écouteurs sans marque en Chine (ou sur leurs nombreux sites Web d'achat) est deux ou trois fois inférieur à celui des États-Unis. La qualité est donc également moins bonne. Ainsi, vous obtenez ce que vous avez payé.

De cet exemple, nous pouvons conclure qu'un taux de productivité élevé ne se traduit pas nécessairement par des biens ou des services de qualité. La Chine est bien connue pour ses produits bon marché, et ils auront toujours des acheteurs. Cependant, on peut obtenir le meilleur rapport en équilibrant avec succès productivité et efficacité . Mais, d'abord, vous devrez calculer la productivité et l'efficacité de votre entreprise.

Comment calculez-vous la productivité et l'efficacité?

Le calcul de la productivité aide votre entreprise à s'adapter et à s'ajuster afin d'obtenir de meilleurs résultats. Ce faisant, vous pouvez pointer les pénuries ou les actions à entreprendre pour améliorer la productivité. De plus, vous pouvez avoir un aperçu clair des situations difficiles qui pourraient avoir interféré avec la productivité.

Lorsque vous calculez la productivité, vous contrôlez :

• Estimations et allocations de ressources,
• Fixation d'objectifs,
• Amélioration,
• Budgétisation.

De plus, lorsque vous calculez votre efficacité ou celle de votre entreprise, vous pouvez voir comment les ressources sont utilisées et éviter le gaspillage.

Formule de productivité

Utilisez cette équation simple pour calculer votre productivité ou celle de vos employés. Vous pouvez le faire pour chaque membre de l'équipe individuellement ou pour toute l'équipe.

SORTIE TOTALE / INTRANT TOTAL = PRODUCTIVITÉ

Jetons un coup d'œil à l'exemple avec le rédacteur de contenu. Ainsi, la rédactrice de contenu écrit 800 mots et pour ce faire, cela lui prend 8 heures de travail. La sortie serait de 800 mots, et 8 heures de travail seraient l' entrée , les ressources (le temps dans ce cas) qui sont investies pour obtenir des résultats. Si nous voulons calculer la productivité du rédacteur de contenu, nous devons diviser 800 mots (sortie) par 8 heures de travail (entrée).

L'équation va comme suit:

800 / 8 = 100

Ainsi, le rédacteur de contenu écrit 100 mots par heure . En tenant compte de ce résultat, elle peut examiner de plus près sa productivité et les choses qu'elle peut faire pour l'améliorer, peut-être.

Si vous souhaitez, par exemple, calculer la productivité de votre entreprise à un niveau plus large, vous pouvez le faire en suivant la même équation. Supposons que votre entreprise fabrique pour 80 000 $ ( production ) de biens ou de services par semaine. Pour produire les biens et fournir les services, il faut à votre entreprise 1 300 heures de travail ( intrant ).

Reprenons l'équation :

80 000 / 1 300 = 61

Le nombre que nous avons est de 61, et ce résultat représente combien de dollars sont gagnés pour chaque heure de travail. Le résultat : 61 $ pour 1 heure de travail.

En mesurant votre productivité ou celle de votre entreprise, vous pouvez examiner de plus près l'utilisation de vos ressources et cela vous aidera à être plus productif avec elles.

Formule d'efficacité

Le calcul de la productivité vous aidera à mieux comprendre la quantité tandis que le calcul de l'efficacité vous aidera à évaluer la qualité . Nous ne savons pas quelle est la qualité des biens fabriqués ou des services fournis lorsque nous calculons la productivité. Nous n'obtenons que les chiffres. Peut-être que 100 mots de l'exemple précédent sont un travail productif, mais nous ne savons pas s'il s'agit d'un contenu de haute qualité.

Utilisez l'équation suivante pour calculer votre efficacité ou celle de votre entreprise.

( heures de travail prévues / heures de travail réelles travaillées ) x 100 % = EFFICACITÉ

Peut-être que le rédacteur de contenu devrait travailler 8 heures par jour. Mais, disons qu'elle finit son travail en 6,5 heures par jour. Si nous divisons 8 (ses heures de travail prévues) par 6,5 (heures réelles travaillées) et multiplions cela par 100, nous obtiendrons l' efficacité du travail du rédacteur de contenu .

Regarde l'équation :

( 8 / 6,5 ) x 100 = 123 % d'efficacité

Un ratio supérieur à 100 % indique une plus grande efficacité . C'est-à-dire que la rédactrice de contenu travaille 1,5 heure de moins que prévu, elle est donc 23 % plus efficace.

Supposons que vous souhaitiez calculer l'efficacité de votre entreprise au niveau hebdomadaire. Si nous regardons l'exemple précédent, il faut 1 300 heures de travail par semaine pour produire 80 000 $ de production.

Dans ce cas, nous ne sommes pas intéressés par la productivité, nous laissons donc 80 000 $ de côté. Au lieu de cela, nous prenons 1 000 (heures de travail prévues) et le divisons par 1 300 (heures réellement travaillées), et multiplions cela par 100 pour obtenir l'efficacité des travailleurs.

( 1 000 / 1 300 ) x 100 = 76 % d'efficacité

Ce résultat indique que les travailleurs ont besoin de plus d'heures pour fournir des résultats, par conséquent, leur efficacité est inférieure à celle attendue . Il s'agit d'une équation simple qui peut aider une entreprise à examiner de plus près l'efficacité de ses employés et à réagir si nécessaire.

Un calculateur de productivité et d'efficacité gratuit

Nous avons préparé pour vous un calculateur de productivité et d'efficacité gratuit afin que vous ne rencontriez plus jamais de perte de productivité ou d'utilisation inefficace des ressources. Dans Capture d'écran 1 : Calculateur de productivité et d'efficacité , vous pouvez voir à quoi il ressemble et à quel point il est facile à utiliser.

Capture d'écran 1 : Calculateur de productivité et d'efficacité

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Comment augmenter la productivité et l'efficacité au travail ?

Que vous soyez une entreprise qui souhaite augmenter la productivité de ses employés ou un particulier qui cherche à augmenter ses performances, cela vous procurera divers avantages. L'augmentation de la productivité des entreprises se traduira par de meilleurs profits et une meilleure croissance économique. Au niveau individuel, l'augmentation de la productivité peut vous aider à obtenir des salaires plus élevés ou des avantages et avantages supplémentaires au travail. Les employés qui sont satisfaits de leurs conditions de travail ont tendance à être plus productifs au travail et donc à obtenir de meilleurs résultats. De plus, des employés satisfaits et engagés sont plus susceptibles d'être efficaces et de faire preuve d'une utilisation prudente des ressources.

Essayez d'intégrer les conseils que nous avons préparés pour vous dans votre routine quotidienne pour augmenter votre productivité et votre efficacité ou celles de vos employés.

Conseils pour les entreprises

Quelle que soit la marche de votre entreprise, vous devez toujours garder un œil sur la productivité et l'utilisation efficace des ressources de votre entreprise. Vous ne pouvez pas autoriser des coûts imprévus et une mauvaise utilisation des ressources car la concurrence est là, attendant que vous fassiez un dérapage. Si vous souhaitez augmenter vos profits tout en tirant le meilleur parti de vos ressources, lisez les conseils suivants.

Solliciter les commentaires des employés

La rétroaction de vos employés peut vous aider à mieux comprendre leurs besoins, leurs opinions et leurs points de vue, augmentant ainsi la productivité de votre entreprise. Créez des sondages et organisez régulièrement des réunions d'équipe. Les réunions peuvent refléter indirectement la culture d'une entreprise. Si tout le monde est calme pendant la réunion ou même trop agréable, quelque chose ne va pas. Lorsqu'une entreprise offre un environnement accueillant et sécuritaire, les employés n'ont pas peur de partager des idées et sont plus susceptibles d'obtenir des résultats productifs.

De cette façon, vous obtiendrez une meilleure compréhension de la productivité de vos employés, de la façon dont ils utilisent les ressources à leur disposition et de ce qui les empêche d'atteindre leurs objectifs. Envisagez d'avoir un check-in avec vos employés au moins une fois par semaine.

Encourager les opportunités d'apprentissage

Selon les recherches, la formation complémentaire et l'amélioration des connaissances sur les emplois actuels ont un impact bénéfique sur la productivité des employés. La clé est de continuer à améliorer et à améliorer les compétences et les connaissances de vos employés. Offrez-leur des opportunités d'apprentissage, notamment différents séminaires, cours de langue et ateliers. De plus, introduisez un programme de mentorat dans votre milieu de travail. Les employés novices bénéficieront d'avoir un mentor puisqu'ils se sentiront plus encouragés et moins effrayés à faire le travail. De plus, en tant qu'employeur, vous pouvez offrir une aide aux frais de scolarité pour motiver les employés à améliorer leurs connaissances et encourager leur développement professionnel.

Avoir une vision claire de l'entreprise

Lorsqu'une entreprise a une vision claire, elle peut créer des résultats à long terme et cohérents. Outre la création de résultats, il unifie tout le monde dans une équipe et favorise le travail d'équipe. De plus, cela stimule le moral et la motivation des employés. Par conséquent, une vision claire aide à créer un environnement productif au travail.

Demandez à vos employés de suivre le temps

Le suivi du temps de vos employés peut être bénéfique à la fois pour vous et pour vos performances. Vous pouvez avoir un meilleur aperçu des activités quotidiennes de vos employés et améliorer la répartition de la charge de travail entre les équipes. Ils peuvent acquérir des compétences pour utiliser leur temps plus efficacement et éviter une mauvaise utilisation des ressources. Évitez les trackers de temps obsolètes tels qu'une horodateur et optez pour un outil riche en fonctionnalités et facile à utiliser.

Ainsi, vous pouvez essayer Clockify - un outil de suivi du temps qui offre les fonctionnalités de suivi du temps de base pour un nombre illimité d'utilisateurs et de projets, et tout cela gratuitement.

Le chronométrage dans Clockify peut maximiser la productivité au sein de votre équipe et vous aider à utiliser efficacement les ressources (temps, membres de l'équipe et budget) sans les gaspiller.

Allouer efficacement les ressources

C'est une énorme responsabilité et un souci d'allouer les ressources de manière efficace. Nous avons déjà dit que la véritable productivité dépend de l'efficacité, c'est-à-dire de la qualité de l'utilisation des ressources. Lorsque vous allouez efficacement du temps, des personnes, de l'argent et de l'équipement, vous évitez les délais manqués, les dépenses inutiles et un lieu de travail dysfonctionnel. N'oubliez pas que la productivité fait référence à la production que les gens réalisent avec une utilisation efficace de l'argent, du temps et de l'équipement qui l'accompagne.

Conseils pour les particuliers

Il y a des moments où nous connaissons tous un ralentissement de la productivité et où nous nous accrochons à des pailles pour utiliser nos ressources efficacement. Ce que vous pouvez faire, c'est jeter un coup d'œil aux choses qui interfèrent avec votre productivité et introduire des changements dans vos routines quotidiennes. Augmentez votre productivité et utilisez efficacement vos ressources grâce aux conseils que nous avons préparés pour vous.

Arrêtez le multitâche

La recherche montre que jongler avec plusieurs tâches en même temps prolonge la réalisation des tâches et a un effet néfaste sur la productivité. Il indique également que plus vous assumez de tâches, moins vous devenez productif. Par conséquent, au lieu de faire plusieurs choses simultanément, priorisez votre charge de travail et résolvez d'abord les tâches importantes (non urgentes). De cette façon, vous utiliserez vos ressources efficacement et vous ne rencontrerez plus jamais de perte de productivité.

Organisez mieux votre vie

Si les méthodes organisationnelles actuelles que vous utilisez font plus de mal que de bien, envisagez de les changer et d'en adopter de nouvelles dans votre routine quotidienne. Essayez avec un simple désencombrement du lieu de travail ou en introduisant des listes de tâches pour vous aider à suivre vos tâches plus efficacement.

Avez-vous déjà entendu parler d'une méthode de gestion du temps appelée time blocking ?

En utilisant cette méthode, vous divisez votre journée de travail en blocs de temps. Vous dédiez chaque bloc de temps à une tâche spécifique et définissez un délai pour chacun. Par exemple, temps de recherche de 9 h à 11 h, temps d'écriture de 11 h à 13 h, temps de déjeuner de 13 h à 14 h, etc. Suivez vos plages horaires en conséquence pour être plus efficace avec votre temps. Tirez le meilleur parti de votre journée de travail en mettant en œuvre des changements organisationnels mineurs sur le lieu de travail.

Suivez votre productivité

En tant qu'individu, vous pouvez également suivre votre temps afin d'être plus efficace avec celui-ci et de fournir un résultat cohérent. En suivant votre temps, vous pouvez voir où va votre temps et augmenter votre productivité. Si vous êtes sujet à la procrastination, essayez la technique Pomodoro qui propose de travailler par intervalles de 25 minutes, suivis de pauses de 5 minutes. Il vous aide à vous concentrer sur la tâche à accomplir et des millions de personnes dans le monde l'utilisent pour améliorer leur productivité. Par conséquent, suivez votre temps pour augmenter votre productivité et améliorer vos compétences en gestion du temps.

Éliminer les distractions

Avez-vous constamment envie de consulter vos réseaux sociaux ? Selon une étude de 2017, les médias sociaux sont l'un des principaux responsables de la détérioration de la productivité. Coupez les distractions en installant un logiciel pour bloquer les applications et les sites Web non pertinents pendant les heures de travail. De plus, désactivez les notifications et n'ayez pas peur de dire « non » à vos collègues. Rester concentré vous aidera à augmenter votre productivité et à utiliser vos ressources plus efficacement.

Utiliser la technologie

Faites de la technologie une partie interne de vos journées de travail. Cela peut vous faire gagner du temps et accélérer considérablement les processus. Lorsque vous utilisez la technologie, vous répartissez efficacement vos ressources . Vous n'avez pas besoin de gaspiller vos ressources en faisant les choses manuellement. La technologie allouera efficacement vos ressources et minimisera le risque d'erreurs. N'oubliez pas de n'utiliser que des outils fiables.

Conclusion

Équilibrer efficacité et productivité, c'est marcher sur la corde raide, mais c'est crucial pour obtenir des résultats cohérents. Que vous soyez un particulier ou une organisation, la prise en compte de ces deux facteurs joue un rôle central dans la réussite. Rappelez-vous que tout le monde fait face à des obstacles de temps en temps. Essayez d'intégrer les conseils que nous avons préparés pour vous dans vos routines quotidiennes pour surmonter les obstacles aussi efficacement que possible.