Produttività vs efficienza: qual è la differenza e perché è importante

Probabilmente hai usato le parole "produttività" ed "efficienza" in modo intercambiabile così tante volte. Ma ti sei mai fermato a pensare se questi due termini siano davvero la stessa cosa? La risposta è: No. La produttività si riferisce alla quantità di lavoro mentre l'efficienza si riferisce alla qualità.

Tuttavia, l'uno non può fare a meno dell'altro poiché sono interdipendenti e vanno di pari passo.

In questo post del blog parleremo delle differenze tra produttività ed efficienza, della loro correlazione e di alcuni consigli utili per aumentarle.

Cos'è la produttività?

La produttività è performance — tendenza a sfruttare al meglio le risorse disponibili . A causa del mercato competitivo di oggi, gli imprenditori sono più inclini ai risultati e ai numeri. Tuttavia, la produttività non è solo il numero di prodotti prodotti o servizi forniti in un determinato periodo.

La produttività è effettivamente l'output (cioè i beni oi servizi prodotti), ma è il risultato dell'input (cioè le risorse utilizzate). Oppure, come propone il National Bureau of Economic Research, la produttività si riferisce alle "unità di output prodotte per unità di un particolare input".

Se produciamo una produzione maggiore o migliore utilizzando le stesse risorse, la produttività aumenterà. Allo stesso modo, se utilizziamo meno risorse per produrre lo stesso output, aumentiamo anche la produttività.

Quindi, produttività significa molto più che semplici numeri. È la misurazione della performance ottenuta utilizzando un input specifico. Quando ti concentri sulla produttività, ti concentri sul raggiungimento di più utilizzando le stesse (o meno) risorse.

Esempio di produttività sul posto di lavoro

Diciamo che sei un responsabile delle risorse umane e il tuo tempo medio per intervistare un potenziale dipendente è di trenta minuti. Se la tua azienda si concentra esclusivamente sulla produttività, probabilmente ti indicherà di intervistare due candidati nello stesso lasso di tempo (trenta minuti).

Pertanto, stai cercando di trovare un modo per accelerare il processo, omettere alcune domande standard e ridurre il tempo di parola del tuo candidato.

Infine, riesci a intervistare due candidati nello stesso lasso di tempo. Tuttavia, temi di non aver preso la decisione giusta a causa della mancanza di tempo per conoscere i tuoi candidati. Inoltre, si verifica il burnout a causa della pressione a fare di più utilizzando la stessa quantità di risorse (che in questo caso è tempo).

In breve, concentrarsi esclusivamente sulla produttività e fare più cose utilizzando le stesse risorse potrebbe non portare a una qualità migliore.

Cos'è l'efficienza?

Sink e Tuttle (1989) descrivono l'efficienza come " fare le cose per bene ". In poche parole, l'efficienza è il grado di utilizzo delle risorse per ottenere l'output. Quando ti concentri sull'efficienza, ti concentri sul raggiungimento dello stesso utilizzando meno risorse .

Le aziende che migliorano l'efficienza del lavoro stanno riducendo le ore, la forza lavoro o il budget per produrre lo stesso output. Questo viene fatto per risparmiare e aumentare la redditività.

Se la produttività si concentra sui risultati, l'efficienza riguarda le risorse investite per raggiungere quei risultati.

Esempio di efficienza sul posto di lavoro

Sei uno scrittore di contenuti e scrivi per un blog. Devi finire il tuo post sul blog in cinque giorni lavorativi. In media, puoi scrivere dalle 700 alle 800 parole al giorno (insieme a ricerche, brainstorming, ecc.).

Ora, il tuo manager ti dice che dovrai finire i tuoi futuri post sul blog entro tre giorni lavorativi. Ultimamente c'è stata una certa carenza di manodopera nell'azienda e un numero ridotto di dipendenti dovrà ottenere la stessa produzione. Pertanto, è necessario fare lo stesso lavoro ora ma utilizzando meno risorse, ad esempio tempo.

In qualche modo riesci a finire il tuo post sul blog in tempo, ma ti preoccupi di non aver fatto abbastanza ricerche e di non aver risposto bene all'argomento.

Di conseguenza, anche fare lo stesso lavoro utilizzando meno risorse potrebbe non comportare una migliore qualità.

Correlazione tra produttività ed efficienza

Quindi, produttività significa fare più lavoro nello stesso arco di tempo, mentre efficienza significa fare la stessa quantità di lavoro in meno tempo. Anche se produttività ed efficienza sono due cose separate, dobbiamo sapere che sono interdipendenti . Se la produttività si riferisce alla quantità dell'output prodotto, l'efficienza sarebbe la qualità di quell'output. Quindi, se c'è scarsità di risorse, il processo per svolgere il lavoro è meno efficiente e si riflette negativamente sull'output: la produttività. La produttività dipende in definitiva dalle risorse, ovvero dall'uso efficiente delle stesse.

In sostanza, quando la qualità, cioè l'efficienza , viene aggiunta per ottenere l'output, cioè la produttività, otteniamo la vera produttività .

Esempio di produttività vs efficienza nella produzione

Negli anni '70, i principali paesi di produzione manifatturiera erano Stati Uniti, URSS e Giappone, classificando la Cina al quinto posto. Tuttavia, nel 2010, la Cina ha superato gli Stati Uniti e si è classificata al primo posto nella più alta produzione manifatturiera del mondo (che detiene ancora oggi).

Secondo una ricerca del 2015, la Cina è in testa al mondo con $ 2,01 trilioni di produzione manifatturiera, posizionando gli Stati Uniti al secondo posto con $ 1,867 trilioni e il Giappone con $ 1,063 trilioni di produzione manifatturiera. Inoltre, la Cina rappresenta il 20% della produzione manifatturiera mondiale.

Come hanno fatto i cinesi a farlo?

La Cina deve il suo lusinghiero titolo ai bassi costi di input. Nel 2018, i salari di produzione in Cina erano di $ 5,51 l'ora mentre negli Stati Uniti i salari erano di $ 26,99 l'ora. I bassi costi di produzione, inclusa la forza lavoro, i materiali e numerosi sussidi governativi, contribuiscono tutti a un'elevata produzione.

Ma c'è da chiedersi, se la produttività è il risultato dell'input – nel caso della Cina, manodopera e materie prime sottopagate – è un risultato di qualità ?

Quando si prendono in considerazione le retribuzioni orarie in Cina e negli Stati Uniti, c'è davvero una deviazione significativa. Ecco perché troverai, ad esempio, il prezzo delle cuffie senza marchio in Cina (o sui loro numerosi siti Web di shopping) due o tre volte inferiore rispetto agli Stati Uniti. La qualità, quindi, è anche più scarsa. Quindi, ottieni ciò per cui hai pagato.

Da questo esempio, possiamo concludere che un alto tasso di produttività non si traduce necessariamente in beni o servizi di qualità. La Cina è famosa per i suoi prodotti economici e avranno sempre acquirenti. Tuttavia, è possibile ottenere il rapporto migliore quando si bilancia con successo sia la produttività che l'efficienza . Ma, prima, dovrai calcolare la produttività e l'efficienza della tua azienda.

Come si calcolano produttività ed efficienza?

Il calcolo della produttività aiuta la tua azienda ad adattarsi e adeguarsi per ottenere risultati migliori. In questo modo, puoi indicare carenze o azioni da intraprendere per migliorare la produttività. Inoltre, puoi avere una visione chiara delle difficoltà che potrebbero aver interferito con la produttività.

Quando calcoli la produttività, controlli:

• Stime e allocazioni delle risorse,
• definizione degli obiettivi,
• Miglioramento,
• Bilancio.

Inoltre, quando calcoli l'efficienza tua o della tua azienda, puoi vedere come vengono utilizzate le risorse ed evitare sprechi.

Formula di produttività

Usa questa semplice equazione per calcolare la produttività tua o del tuo dipendente. Puoi farlo per ogni membro del team individualmente o per l'intero team.

PRODUZIONE TOTALE / INGRESSO TOTALE = PRODUTTIVITÀ

Diamo un'occhiata all'esempio con lo scrittore di contenuti. Quindi, la scrittrice di contenuti scrive 800 parole e per farlo, impiega 8 ore lavorative. L' output sarebbe di 800 parole e 8 ore di lavoro sarebbero l' input , le risorse (tempo in questo caso) che vengono investite per ottenere risultati. Se vogliamo calcolare la produttività dello scrittore di contenuti, dobbiamo dividere 800 parole (output) per 8 ore lavorative (input).

L'equazione è la seguente:

800 / 8 = 100

Quindi, lo scrittore di contenuti scrive 100 parole all'ora . Prendendo in considerazione questo risultato, potrebbe dare un'occhiata più da vicino alla sua produttività e alle cose che può fare per migliorarla, forse.

Se, ad esempio, desideri calcolare la produttività della tua azienda a un livello più ampio, puoi farlo seguendo la stessa equazione. Supponiamo che la tua azienda produca beni o servizi per un valore di $ 80.000 ( output ) ogni settimana. Per produrre i beni e fornire i servizi, la tua azienda impiega 1.300 ore di lavoro ( input ).

Dai un'occhiata di nuovo all'equazione:

80.000 / 1.300 = 61

Il numero che abbiamo è 61 e quel risultato rappresenta quanti dollari vengono guadagnati per ogni ora di lavoro. Il risultato: $ 61 per 1 ora di lavoro.

Misurando la produttività tua o della tua azienda, puoi dare un'occhiata più da vicino all'utilizzo delle tue risorse e ti aiuterà a essere più produttivo con esse.

Formula di efficienza

Il calcolo della produttività ti aiuterà a ottenere una visione più approfondita della quantità , mentre il calcolo dell'efficienza ti aiuterà a valutare la qualità . Non sappiamo quale sia la qualità dei beni prodotti o dei servizi forniti quando calcoliamo la produttività. Abbiamo solo i numeri. Forse 100 parole dell'esempio precedente sono un lavoro produttivo, ma non sappiamo se si tratta di contenuti di alta qualità.

Usa la seguente equazione per calcolare l'efficienza tua o della tua azienda.

( Ore di lavoro previste / ore di lavoro effettive lavorate ) x 100% = EFFICIENZA

Forse lo scrittore di contenuti dovrebbe lavorare 8 ore al giorno. Ma diciamo che in realtà finisce il suo lavoro in 6,5 ore al giorno. Se dividiamo 8 (ore di lavoro previste) per 6,5 (ore lavorate effettive) e lo moltiplichiamo per 100, otterremo l' efficienza del lavoro dello scrittore di contenuti .

Dai un'occhiata all'equazione:

( 8 / 6,5 ) x 100 = 123% di efficienza

Un rapporto superiore al 100% indica una maggiore efficienza . Vale a dire, lo scrittore di contenuti lavora 1,5 ore in meno del previsto, quindi è il 23% più efficiente.

Supponiamo che tu voglia calcolare l'efficienza della tua attività a livello settimanale. Se diamo un'occhiata all'esempio precedente, occorrono 1.300 ore di lavoro alla settimana per produrre $ 80.000 di output.

In questo caso, non siamo interessati alla produttività, quindi lasciamo da parte $ 80.000. Invece, prendiamo 1.000 (ore di lavoro previste) e lo dividiamo per 1.300 (ore lavorate effettive) e lo moltiplichiamo per 100 per ottenere l'efficienza dei lavoratori.

( 1.000 / 1.300 ) x 100 = 76% di efficienza

Questo risultato indica che i lavoratori hanno bisogno di più ore per fornire risultati, quindi la loro efficienza è inferiore al previsto . Questa è una semplice equazione che può aiutare un'azienda a dare un'occhiata più da vicino all'efficienza dei propri dipendenti e reagire se necessario.

Un calcolatore gratuito di produttività ed efficienza

Abbiamo preparato per te un calcolatore gratuito di produttività ed efficienza in modo che tu non subisca mai più uno stallo della produttività o un uso inefficiente delle risorse. Nella schermata 1: Calcolatore di produttività ed efficienza , puoi vedere come appare e come è facile da usare.

Screenshot 1: Calcolatore di produttività ed efficienza

Scarica il calcolatore gratuito di produttività ed efficienza

Come aumentare la produttività e l'efficienza sul lavoro?

Che tu sia un'azienda che vuole aumentare la produttività dei tuoi dipendenti o un individuo che cerca di aumentare le tue prestazioni, farlo ti fornirà vari vantaggi. L'aumento della produttività per le aziende si tradurrà in un migliore profitto e crescita economica. A livello individuale, aumentare la produttività può aiutarti a ottenere salari più alti o vantaggi e vantaggi aggiuntivi sul lavoro. I dipendenti che sono soddisfatti delle loro condizioni di lavoro tendono ad essere più produttivi sul lavoro, quindi forniscono risultati migliori. Inoltre, è più probabile che i dipendenti soddisfatti e coinvolti siano efficienti e mostrino un uso prudente delle risorse.

Prova a incorporare i suggerimenti che abbiamo preparato per te nella tua routine quotidiana per aumentare la produttività e l'efficienza dei tuoi o dei tuoi dipendenti.

Suggerimenti per le imprese

Non importa quanto bene stia andando la tua attività, devi sempre tenere d'occhio la produttività e l'uso efficiente delle risorse della tua azienda. Non puoi permettere costi imprevisti e uno scarso utilizzo delle risorse poiché la concorrenza è là fuori, in attesa che tu scivoli. Se desideri aumentare i tuoi profitti sfruttando al massimo le tue risorse, leggi i seguenti suggerimenti.

Sollecitare il feedback dei dipendenti

Condurre feedback dai tuoi dipendenti può aiutarti a comprendere meglio le loro esigenze, opinioni e punti di vista, quindi aumentare la produttività della tua azienda. Crea sondaggi e organizza regolarmente riunioni di gruppo. Le riunioni possono riflettere indirettamente la cultura di un'azienda. Se tutti sono tranquilli durante la riunione o anche troppo gradevoli, qualcosa deve essere andato storto. Quando un'azienda offre un ambiente accogliente e sicuro, i dipendenti non hanno paura di condividere idee e hanno maggiori probabilità di ottenere risultati produttivi.

In questo modo, otterrai una migliore comprensione della produttività dei tuoi dipendenti, di come utilizzano le risorse a loro disposizione e di cosa impedisce loro di raggiungere i loro obiettivi. Considera di fare un check-in con i tuoi dipendenti almeno una volta alla settimana.

Incoraggiare le opportunità di apprendimento

Secondo la ricerca, formazione aggiuntiva e miglioramento delle conoscenze sui lavori attuali hanno un impatto benefico sulla produttività dei dipendenti. La chiave è continuare a migliorare e migliorare le capacità e le conoscenze dei tuoi dipendenti. Fornisci loro opportunità di apprendimento tra cui diversi seminari, lezioni di lingua e workshop. Inoltre, introduci un programma di tutoraggio nel tuo posto di lavoro. I dipendenti inesperti trarranno vantaggio dall'avere un mentore poiché si sentiranno più incoraggiati e meno spaventati a svolgere il lavoro. Inoltre, come datore di lavoro, puoi offrire assistenza scolastica per motivare i dipendenti a migliorare le proprie conoscenze e incoraggiare il loro sviluppo professionale.

Avere una chiara visione aziendale

Quando un'azienda ha una visione chiara, può creare risultati coerenti e a lungo termine. Oltre a creare risultati, unisce tutti in una squadra e promuove il lavoro di squadra. Inoltre, aumenta il morale e la motivazione dei dipendenti. Pertanto, una visione chiara aiuta a creare un ambiente produttivo sul lavoro.

Chiedi ai tuoi dipendenti di monitorare il tempo

Tenere traccia del tempo dei tuoi dipendenti può essere vantaggioso sia per te che per le prestazioni dei tuoi dipendenti. Puoi avere una visione migliore delle attività quotidiane dei tuoi dipendenti e migliorare la distribuzione del carico di lavoro tra i team. Possono acquisire competenze per utilizzare il loro tempo in modo più efficiente ed evitare uno scarso utilizzo delle risorse. Evita i rilevatori di tempo obsoleti come un orologio perforatore e opta per uno strumento ricco di funzionalità e facile da usare.

Pertanto, puoi provare Clockify, uno strumento di monitoraggio del tempo che offre le funzionalità di monitoraggio del tempo di base per utenti e progetti illimitati e tutto ciò gratuitamente.

Il cronometraggio in Clockify può massimizzare la produttività all'interno del tuo team e aiutarti a utilizzare in modo efficiente le risorse (tempo, membri del team e budget) senza sprecarle.

Allocare le risorse in modo efficiente

Allocare le risorse in modo efficiente è un'enorme responsabilità e preoccupazione. Abbiamo già detto che la vera produttività dipende dall'efficienza, ovvero dall'utilizzo della qualità delle risorse. Quando allochi in modo efficiente tempo, persone, denaro e attrezzature, eviti scadenze mancate, spese inutili e un posto di lavoro disfunzionale. Ricorda che la produttività si riferisce all'output che le persone ottengono con l'uso efficiente di denaro, tempo e attrezzature di accompagnamento.

Suggerimenti per gli individui

Ci sono momenti in cui tutti noi sperimentiamo uno stallo della produttività e quando ci aggrappiamo a un uso efficiente delle nostre risorse. Quello che puoi fare è dare un'occhiata alle cose che interferiscono con la tua produttività e introducono cambiamenti nella tua routine quotidiana. Aumenta la tua produttività e usa le tue risorse in modo efficiente con i suggerimenti che abbiamo preparato per te.

Smetti di multitasking

La ricerca mostra che la giocoleria di più attività contemporaneamente prolunga il completamento delle attività e ha un effetto negativo sulla produttività. Afferma inoltre che più compiti assumi, meno produttivo diventi. Pertanto, invece di fare più cose contemporaneamente, dai la priorità al tuo carico di lavoro e risolvi prima le attività importanti (non urgenti). In questo modo, utilizzerai le tue risorse in modo efficiente e non sperimenterai mai più uno stallo della produttività.

Organizza meglio la tua vita

Se gli attuali metodi organizzativi che stai utilizzando stanno facendo più male che bene, valuta la possibilità di cambiarli e di adottarne di nuovi nella tua routine quotidiana. Prova con il semplice decluttering sul posto di lavoro o l'introduzione di elenchi di cose da fare per aiutarti a tenere traccia delle tue attività in modo più efficiente.

Hai mai sentito parlare di un metodo di gestione del tempo chiamato time blocking?

Usando questo metodo, dividi la tua giornata lavorativa in blocchi di tempo. Dedichi ogni blocco di tempo a un'attività specifica e stabilisci un periodo di tempo per ciascuno. Ad esempio, l'orario di ricerca dalle 9:00 alle 11:00, l'orario di scrittura dalle 11:00 alle 13:00, l'ora di pranzo dalle 13:00 alle 14:00, ecc. Segui i tuoi intervalli di tempo di conseguenza per essere più efficiente con il tuo tempo. Ottieni il massimo dalla tua giornata lavorativa implementando piccoli cambiamenti organizzativi sul posto di lavoro.

Tieni traccia della tua produttività

Come individuo, puoi anche tenere traccia del tuo tempo per essere più efficiente e fornire risultati coerenti. Tracciando il tuo tempo, puoi vedere dove va il tuo tempo e aumentare la tua produttività. Se sei incline alla procrastinazione, prova la tecnica del Pomodoro che offre il lavoro a intervalli di 25 minuti, seguito da pause di 5 minuti. Ti aiuta a concentrarti sull'attività da svolgere e milioni di persone in tutto il mondo lo usano per migliorare la produttività. Pertanto, monitora il tuo tempo per aumentare la tua produttività e migliorare le tue capacità di gestione del tempo.

Elimina le distrazioni

Hai una voglia costante di controllare i tuoi social media? Secondo uno studio del 2017, i social media sono uno dei principali colpevoli del deterioramento della produttività. Elimina le distrazioni installando software per bloccare applicazioni e siti Web irrilevanti durante l'orario di lavoro. Inoltre, disattiva le notifiche e non aver paura di dire "No" ai tuoi colleghi. Rimanere concentrato ti aiuterà ad aumentare la tua produttività e ad utilizzare le tue risorse in modo più efficiente.

Usa la tecnologia

Rendi la tecnologia una parte interna delle tue giornate lavorative. Può farti risparmiare tempo e accelerare significativamente i processi. Quando usi la tecnologia, allochi le tue risorse in modo efficiente . Non è necessario che tu sprechi le tue risorse facendo le cose manualmente. La tecnologia allocherà in modo efficiente le tue risorse e ridurrà al minimo il rischio di errori. Tieni presente di utilizzare solo strumenti affidabili.

Conclusione

L'equilibrio tra efficienza e produttività sta camminando su una corda tesa, ma è fondamentale per ottenere risultati coerenti. Che tu sia un individuo o un'organizzazione, prendere in considerazione entrambi i fattori gioca un ruolo fondamentale nel raggiungimento del successo. Ricorda che tutti affrontano ostacoli di volta in volta. Prova a incorporare i suggerimenti che abbiamo preparato per te nella tua routine quotidiana per superare gli ostacoli nel modo più efficiente possibile.