Productividad vs eficiencia: cuál es la diferencia y por qué es importante

Probablemente haya usado las palabras "productividad" y "eficiencia" indistintamente muchas veces. Pero, ¿alguna vez te detuviste a pensar si estos dos términos son realmente uno y lo mismo? La respuesta es: No. La productividad se refiere a la cantidad de trabajo , mientras que la eficiencia se refiere a la calidad.

Sin embargo, uno no puede prescindir del otro, ya que son interdependientes y van de la mano.

En esta publicación de blog, hablaremos sobre las diferencias entre productividad y eficiencia, su correlación y algunos consejos útiles para aumentarlas.

¿Qué es la productividad?

La productividad es rendimiento: tendencia a aprovechar al máximo los recursos disponibles . Debido al mercado competitivo actual, los empresarios se inclinan más por los resultados y los números. Sin embargo, la productividad no es únicamente el número de productos producidos o servicios prestados en un período específico.

La productividad es de hecho la salida (es decir, los bienes o servicios producidos), pero que es el resultado de la entrada (es decir, los recursos utilizados). O como propone la Oficina Nacional de Investigación Económica, la productividad se refiere a las "unidades de producción producidas por unidad de un insumo particular".

Si producimos más o mejor con los mismos recursos, la productividad aumentará. Del mismo modo, si usamos menos recursos para producir el mismo resultado, también aumentamos la productividad.

Por lo tanto, la productividad significa mucho más que números. Es la medida del rendimiento que se obtiene utilizando una entrada específica. Cuando se enfoca en la productividad, se enfoca en lograr más usando los mismos (o menos) recursos.

Ejemplo de productividad en el lugar de trabajo

Supongamos que es un gerente de recursos humanos y su tiempo promedio para entrevistar a un empleado potencial es de treinta minutos. Si su empresa se enfoca únicamente en la productividad, probablemente le indicarán que entreviste a dos candidatos en el mismo período de tiempo (treinta minutos).

Por lo tanto, está tratando de encontrar una manera de acelerar el proceso, omitir algunas preguntas estándar y disminuir el tiempo de uso de la palabra de su candidato.

Finalmente, logra entrevistar a dos candidatos en el mismo período de tiempo. Sin embargo, tiene miedo de no haber tomado la decisión correcta debido a la falta de tiempo para conocer a sus candidatos. Además, experimenta agotamiento debido a la presión de hacer más utilizando la misma cantidad de recursos (que es el tiempo, en este caso).

En resumen, centrarse únicamente en la productividad y hacer más cosas utilizando los mismos recursos puede no resultar en una mejor calidad.

¿Qué es la eficiencia?

Sink y Tuttle (1989) describen la eficiencia como “ hacer las cosas bien ”. En pocas palabras, la eficiencia es el grado en que se utilizan bien los recursos para lograr el resultado. Cuando te enfocas en la eficiencia, te enfocas en lograr lo mismo usando menos recursos .

Las empresas que mejoran la eficiencia laboral están reduciendo horas, mano de obra o presupuesto para producir el mismo resultado. Esto se hace para ahorrar y aumentar la rentabilidad.

Si la productividad se enfoca en los resultados, la eficiencia tiene que ver con los recursos invertidos para lograr esos resultados.

Ejemplo de eficiencia en el lugar de trabajo

Eres un escritor de contenido y escribes para un blog. Debes terminar la publicación de tu blog en cinco días hábiles. En promedio, puede escribir de 700 a 800 palabras por día (junto con la investigación, la lluvia de ideas, etc.).

Ahora, su gerente le dice que deberá terminar sus futuras publicaciones de blog dentro de los tres días hábiles. Ha habido cierta escasez de mano de obra en la empresa últimamente, y un número reducido de empleados tendrá que lograr el mismo rendimiento. Por lo tanto, debe hacer el mismo trabajo ahora pero utilizando menos recursos, es decir, tiempo.

De alguna manera logras terminar la publicación de tu blog a tiempo, pero te preocupa no haber investigado lo suficiente y no haber respondido bien al tema.

En consecuencia, hacer el mismo trabajo usando menos recursos tampoco puede resultar en una mejor calidad.

Correlación entre productividad y eficiencia

Entonces, la productividad significa hacer más trabajo durante el mismo período de tiempo, mientras que la eficiencia significa hacer la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si bien la productividad y la eficiencia son dos cosas separadas, debemos saber que son interdependientes . Si la productividad se refiere a la cantidad del producto producido, la eficiencia sería la calidad de ese producto. Entonces, si hay escasez de recursos, el proceso para hacer el trabajo es menos eficiente y se refleja mal en el resultado: la productividad. La productividad depende en última instancia de los recursos, es decir, del uso eficiente de los mismos.

En esencia, cuando se agrega la calidad, es decir, la eficiencia para obtener el resultado, es decir, la productividad, obtenemos la verdadera productividad .

Ejemplo de productividad vs eficiencia en manufactura

En la década de 1970, los países con mayor producción manufacturera eran EE. UU., la URSS y Japón, y China ocupaba el quinto lugar. Sin embargo, en 2010, China superó a EE. UU. y ocupó el primer lugar en la producción manufacturera más alta del mundo (que aún ocupa hoy).

Según una investigación de 2015, China lidera el mundo con $ 2,01 billones en producción manufacturera, colocando a EE. UU. en segundo lugar con $ 1,867 billones y Japón con $ 1,063 billones en producción manufacturera. Además, China representa el 20% de la producción manufacturera mundial.

¿Cómo lograron eso los chinos?

China debe su halagador título a los bajos costos de los insumos. En 2018, los salarios de fabricación en China fueron de $ 5,51 por hora, mientras que en los EE. UU., los salarios fueron de $ 26,99 por hora. Los bajos costos de producción, incluida la mano de obra, los materiales y los numerosos subsidios gubernamentales, contribuyen a los altos resultados de producción.

Pero, cabe preguntarse, si la productividad es el resultado de los insumos (en el caso de China, mano de obra y materias primas mal pagadas), ¿es un resultado de calidad ?

Cuando se tienen en cuenta los salarios por hora en China y EE. UU., hay una desviación significativa. Es por eso que encontrará que, por ejemplo, el precio de los auriculares sin marca en China (o en sus numerosos sitios web de compras) es dos o tres veces más bajo que en los EE. UU. La calidad, por lo tanto, también es peor. Por lo tanto, obtienes lo que pagaste.

De este ejemplo, podemos concluir que una alta tasa de productividad no necesariamente resulta en bienes o servicios de calidad. China es conocida por sus productos baratos, y siempre tendrán compradores. Sin embargo, se puede lograr la mejor relación cuando se equilibra con éxito la productividad y la eficiencia . Pero, primero, deberá calcular la productividad y la eficiencia en su negocio.

¿Cómo se calcula la productividad y la eficiencia?

El cálculo de la productividad ayuda a su empresa a adaptarse y ajustarse para lograr mejores resultados. Al hacerlo, puede señalar la escasez o las acciones que deben tomarse para mejorar la productividad. Además, puede tener una idea clara de los problemas que podrían haber interferido con la productividad.

Cuando calcula la productividad, controla:

• Estimaciones y asignaciones de recursos,
• El establecimiento de metas,
• Mejora,
• Presupuesto.

Además, cuando calcula su eficiencia o la de su negocio, puede ver cómo se utilizan los recursos y evitar el desperdicio.

Fórmula de productividad

Utilice esta sencilla ecuación para calcular su productividad o la de su empleado. Puedes hacerlo para cada miembro del equipo individualmente o para todo el equipo.

SALIDA TOTAL / ENTRADA TOTAL = PRODUCTIVIDAD

Echemos un vistazo al ejemplo con el escritor de contenido. Entonces, la escritora de contenido escribe 800 palabras y para hacerlo, le toma 8 horas de trabajo. La salida serían 800 palabras, y 8 horas de trabajo serían las entradas , los recursos (tiempo en este caso) que se invierten para lograr resultados. Si queremos calcular la productividad del redactor de contenidos, debemos dividir 800 palabras (output) entre 8 horas de trabajo (input).

La ecuación queda de la siguiente manera:

800 / 8 = 100

Entonces, el escritor de contenido escribe 100 palabras por hora . Al tomar este resultado en consideración, ella puede ver más de cerca su productividad y las cosas que puede hacer para mejorarla, tal vez.

Si, por ejemplo, desea calcular la productividad de su empresa a un nivel más amplio, puede hacerlo siguiendo la misma ecuación. Digamos que su empresa fabrica $80,000 ( producción ) en bienes o servicios por 1 semana. Para producir los bienes y prestar los servicios, su empresa necesita 1300 horas de trabajo ( entrada ).

Echa un vistazo a la ecuación de nuevo:

80.000 / 1.300 = 61

El número que tenemos es 61, y ese resultado representa cuánto dinero se gana por cada hora de trabajo. El resultado: $61 por 1 hora de trabajo.

Al medir su productividad o la de su negocio, puede ver más de cerca la utilización de sus recursos y lo ayudará a ser más productivo con ellos.

Fórmula de eficiencia

El cálculo de la productividad le ayudará a obtener una visión más cercana de la cantidad , mientras que el cálculo de la eficiencia le ayudará a evaluar la calidad . No sabemos cuál es la calidad de los bienes fabricados o los servicios prestados cuando calculamos la productividad. Solo obtenemos los números. Tal vez 100 palabras del ejemplo anterior sea trabajo productivo, pero no sabemos si es contenido de alta calidad.

Utilice la siguiente ecuación para calcular su eficiencia o la de su empresa.

( Horas laborales esperadas de trabajo / horas laborales reales trabajadas ) x 100% = EFICIENCIA

Tal vez se espera que el escritor de contenido trabaje 8 horas al día. Pero digamos que en realidad termina su trabajo en 6,5 horas al día. Si dividimos 8 (sus horas de trabajo esperadas) por 6,5 (horas reales trabajadas) y lo multiplicamos por 100, obtendremos la eficiencia del trabajo del redactor de contenido .

Echa un vistazo a la ecuación:

( 8 / 6.5 ) x 100 = 123% de eficiencia

Una relación superior al 100% indica una mayor eficiencia . Es decir, la redactora de contenidos trabaja 1,5 horas menos de lo esperado, por lo que es un 23% más eficiente.

Supongamos que desea calcular la eficiencia de su empresa a nivel semanal. Si echamos un vistazo al ejemplo anterior, se necesitan 1.300 horas de trabajo semanales para producir $80.000 de salida.

En este caso, no nos interesa la productividad, por lo que dejamos de lado $80.000. En su lugar, tomamos 1000 (horas laborales esperadas) y lo dividimos por 1300 (horas reales trabajadas) y lo multiplicamos por 100 para obtener la eficiencia de los trabajadores.

( 1000 / 1300 ) x 100 = 76 % de eficiencia

Este resultado indica que los trabajadores necesitan más horas para entregar resultados, por lo que su eficiencia es menor a la esperada . Esta es una ecuación simple que puede ayudar a una empresa a observar más de cerca la eficiencia de sus empleados y reaccionar si es necesario.

Una calculadora gratuita de productividad y eficiencia

Hemos preparado una calculadora gratuita de productividad y eficiencia para que nunca más experimente un estancamiento en la productividad o un uso ineficiente de los recursos. En la Captura de pantalla 1: Calculadora de productividad y eficiencia , puede ver cómo se ve y cómo es fácil de usar.

Captura de pantalla 1: Calculadora de productividad y eficiencia

Descargue la calculadora gratuita de productividad y eficiencia

¿Cómo aumentar la productividad y la eficiencia en el trabajo?

Si usted es una empresa que quiere aumentar la productividad de sus empleados o un individuo que intenta mejorar su rendimiento, hacerlo le proporcionará varios beneficios. El aumento de la productividad de las empresas se traducirá en mejores beneficios y crecimiento económico. A nivel individual, aumentar la productividad puede ayudarlo a obtener salarios más altos o beneficios y ventajas adicionales en el trabajo. Los empleados que están satisfechos con sus condiciones de trabajo tienden a ser más productivos en el trabajo, por lo que obtienen mejores resultados. Además, es más probable que los empleados satisfechos y comprometidos sean eficientes y muestren un uso prudente de los recursos.

Intente incorporar los consejos que hemos preparado para usted en su rutina diaria para aumentar su productividad y eficiencia o la de sus empleados.

Consejos para empresas

No importa qué tan bien vaya su negocio, siempre debe vigilar la productividad y el uso eficiente de los recursos de su negocio. No puede permitir costos imprevistos y una mala utilización de los recursos, ya que la competencia está ahí afuera, esperando que usted se resbale. Si desea aumentar sus ganancias y aprovechar al máximo sus recursos, lea los siguientes consejos.

Solicitar comentarios de los empleados

Realizar comentarios de sus empleados puede ayudarlo a comprender mejor sus necesidades, opiniones y puntos de vista, y así aumentar la productividad de su empresa. Cree encuestas y organice reuniones de equipo con regularidad. Las reuniones pueden reflejar indirectamente la cultura de una empresa. Si todos están callados durante la reunión o incluso demasiado agradables, algo debe andar mal. Cuando una empresa brinda un ambiente acogedor y seguro, los empleados no tienen miedo de compartir ideas y es más probable que logren resultados productivos.

De esta manera, logrará una mejor comprensión de la productividad de sus empleados, cómo utilizan los recursos a su disposición y qué les impide alcanzar sus objetivos. Considere tener un control con sus empleados una vez a la semana al menos.

Fomentar las oportunidades de aprendizaje

Según la investigación, la capacitación adicional y la mejora del conocimiento sobre los trabajos actuales tienen un impacto beneficioso en la productividad de los empleados. La clave es seguir potenciando y mejorando las habilidades y conocimientos de sus empleados. Bríndeles oportunidades de aprendizaje, incluidos diferentes seminarios, clases de idiomas y talleres. Es más, introduzca un programa de tutoría en su lugar de trabajo. Los empleados novatos se beneficiarán de tener un mentor, ya que se sentirán más animados y menos asustados para hacer el trabajo. Además, como empleador, puedes ofrecer asistencia de matrícula para motivar a los empleados a mejorar sus conocimientos y fomentar su desarrollo profesional.

Tener una visión clara de la empresa.

Cuando una empresa tiene una visión clara, puede crear resultados consistentes y a largo plazo. Además de generar resultados, unifica a todos en un equipo y promueve el trabajo en equipo. Además, aumenta la moral y la motivación de los empleados. Por lo tanto, una visión clara ayuda a crear un entorno productivo en el trabajo.

Haga que sus empleados realicen un seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo de sus empleados puede ser beneficioso tanto para usted como para el rendimiento de sus empleados. Puede tener una mejor visión de las actividades diarias de sus empleados y mejorar la distribución de la carga de trabajo entre los equipos. Pueden adquirir habilidades para usar su tiempo de manera más eficiente y evitar la mala utilización de los recursos. Evite los rastreadores de tiempo obsoletos, como un reloj de marcación, y opte por una herramienta rica en funciones y fácil de usar.

Por lo tanto, puede probar Clockify, una herramienta de seguimiento de tiempo que ofrece las funciones básicas de seguimiento de tiempo para usuarios y proyectos ilimitados, y todo eso de forma gratuita.

El cronometraje en Clockify puede maximizar la productividad dentro de su equipo y ayudarlo a utilizar los recursos de manera eficiente (tiempo, miembros del equipo y presupuesto) sin desperdiciarlos.

Asignar eficientemente los recursos

Es una gran responsabilidad y preocupación asignar los recursos de manera eficiente. Ya hemos dicho que la verdadera productividad depende de la eficiencia, es decir, de la calidad en la utilización de los recursos. Cuando asigna tiempo, personas, dinero y equipos de manera eficiente, evita plazos incumplidos, gastos innecesarios y un lugar de trabajo disfuncional. Recuerde que la productividad se refiere al resultado que las personas logran con la utilización eficiente del dinero, el tiempo y el equipo que lo acompaña.

Consejos para particulares

Hay momentos en los que todos experimentamos un estancamiento en la productividad y cuando nos aferramos a un clavo ardiendo para utilizar nuestros recursos de manera eficiente. Lo que puedes hacer es echar un vistazo a las cosas que interfieren con tu productividad e introducir cambios en tus rutinas diarias. Aumenta tu productividad y utiliza tus recursos de manera eficiente con los consejos que hemos preparado para ti.

Detener la multitarea

La investigación muestra que hacer malabarismos con múltiples tareas al mismo tiempo prolonga la finalización de las tareas y tiene un efecto perjudicial en la productividad. También establece que cuantas más tareas asumas, menos productivo serás. Por lo tanto, en lugar de hacer varias cosas a la vez, prioriza tu carga de trabajo y resuelve primero las tareas importantes (no urgentes). De esta manera, utilizará sus recursos de manera eficiente y nunca más experimentará un estancamiento en la productividad.

Organiza mejor tu vida

Si los métodos de organización actuales que está utilizando están haciendo más daño que bien, considere cambiarlos y adoptar otros nuevos en su rutina diaria. Intente ordenar el lugar de trabajo de manera simple o introduzca listas de tareas para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus tareas de manera más eficiente.

¿Alguna vez has oído hablar de un método de gestión del tiempo llamado bloqueo de tiempo?

Al utilizar este método, divide su jornada laboral en bloques de tiempo. Dedicas cada bloque de tiempo a una tarea específica y estableces un marco de tiempo para cada uno. Por ejemplo, tiempo de investigación de 9 am a 11 am, tiempo de escritura de 11 am a 1 pm, tiempo de almuerzo de 1 pm a 2 pm, etc. Siga sus bloques de tiempo en consecuencia para ser más eficiente con su tiempo. Aproveche al máximo su jornada laboral implementando cambios organizativos menores en el lugar de trabajo.

Seguimiento de su productividad

Como individuo, también puede realizar un seguimiento de su tiempo para ser más eficiente y ofrecer resultados consistentes. Al realizar un seguimiento de su tiempo, puede ver a dónde va su tiempo y aumentar su productividad. Si eres propenso a procrastinar, prueba la técnica Pomodoro que ofrece trabajar en intervalos de 25 minutos, seguidos de descansos de 5 minutos. Le ayuda a concentrarse en la tarea que tiene entre manos y millones de personas en todo el mundo la utilizan para mejorar la productividad. Por lo tanto, realice un seguimiento de su tiempo para aumentar su productividad y mejorar sus habilidades de gestión del tiempo.

Elimina las distracciones

¿Tienes una necesidad constante de revisar tus redes sociales? Según un estudio de 2017, las redes sociales son uno de los principales culpables del deterioro de la productividad. Elimine las distracciones instalando software para bloquear aplicaciones y sitios web irrelevantes durante las horas de trabajo. Además, desactive las notificaciones y no tenga miedo de decir "No" a sus compañeros de trabajo. Mantenerse enfocado ayudará a aumentar su productividad y usar sus recursos de manera más eficiente.

Usa la tecnología

Haga de la tecnología una parte interna de sus días de trabajo. Puede ahorrarle tiempo y acelerar significativamente los procesos. Cuando usa tecnología, asigna eficientemente sus recursos . No es necesario que desperdicie sus recursos haciendo las cosas manualmente. La tecnología asignará eficientemente sus recursos y minimizará el riesgo de errores. Tenga en cuenta que debe utilizar únicamente herramientas fiables.

Conclusión

Equilibrar la eficiencia y la productividad es caminar sobre la cuerda floja, pero es crucial para obtener resultados consistentes. Ya sea que sea un individuo o una organización, tener en cuenta ambos factores juega un papel fundamental para lograr el éxito. Recuerde que todos enfrentan obstáculos de vez en cuando. Intenta incorporar los consejos que hemos preparado para ti en tu rutina diaria para superar los obstáculos de la manera más eficiente posible.