生產力與效率：有什麼區別以及為什麼重要

您可能已經多次互換使用“生產力”和“效率”這兩個詞。 但是你有沒有想過這兩個術語是否真的是一回事？ 答案是——不。生產力是指工作的數量，而效率是指質量。

然而，一個人不能沒有另一個人，因為它們是相互依存的，齊頭並進。

在這篇博文中，我們將討論生產力和效率之間的差異、它們的相關性以及一些提高它們的有用技巧。

什麼是生產力？

生產力就是績效——傾向於充分利用可用資源。 由於當今市場競爭激烈，企業家更傾向於結果和數字。 然而，生產力不僅僅是特定時期內生產的產品或提供的服務的數量。

生產力確實是產出（即生產的商品或服務），但它是投入的結果（即使用的資源）。 或者正如美國國家經濟研究局所建議的那樣，生產力是指“每單位特定投入所產生的產出單位”。

如果我們使用相同的資源生產更多或更好的產品，生產力就會提高。 同樣，如果我們使用更少的資源來生產相同的產品，我們也會提高生產力。

因此，生產力不僅僅意味著數字。 它是使用特定輸入獲得的性能測量。 當您專注於生產力時，您就會專注於使用相同（或更少）的資源實現更多目標。

工作場所的生產力示例

假設您是一名人力資源經理，面試潛在員工的平均時間是 30 分鐘。 如果您的公司只關註生產力，他們可能會指示您在同一時間範圍內（三十分鐘）面試兩名候選人。

因此，您正試圖找到一種方法來加快流程，省略一些標準問題，並減少候選人的發言時間。

最後，您成功地在同一時間範圍內面試了兩名候選人。 但是，您擔心由於沒有時間了解您的候選人而沒有做出正確的決定。 此外，由於使用相同數量的資源（在這種情況下是時間）做更多事情的壓力，您會感到倦怠。

簡而言之，僅關註生產力並在使用相同資源的同時完成更多工作可能不會帶來更好的質量。

什麼是效率？

Sink 和 Tuttle (1989) 將效率描述為“正確地做事”。 簡而言之，效率是利用資源實現產出的程度。 當您專注於效率時，您就會專注於使用更少的資源實現相同的目標。

提高勞動效率的公司正在減少工時、勞動力或預算以產生相同的產出。 這樣做是為了節省和提高盈利能力。

如果生產力關注結果，那麼效率就是為實現這些結果而投入的資源。

工作場所效率示例

你是一個內容作家，你為博客寫作。 您需要在五個工作日內完成您的博客文章。 平均而言，您每天可以寫 700 到 800 個字（連同研究、頭腦風暴等）。

現在，您的經理告訴您，您需要在三個工作日內完成您未來的博客文章。 最近公司出現了一些勞動力短缺，為了達到同樣的產量，必須減少員工數量。 因此，您現在需要做同樣的工作，但使用更少的資源，即時間。

您以某種方式設法按時完成了您的博客文章，但您擔心自己沒有做足夠的研究並很好地回答了這個話題。

因此，在使用更少資源的同時做同樣的工作也可能不會產生更好的質量。

生產力和效率之間的相關性

因此，生產力意味著在相同的時間框架內完成更多的工作，而效率意味著在更短的時間內完成相同數量的工作。 儘管生產力和效率是兩個不同的東西，但我們必須知道它們是相互依存的。 如果生產力指的是產出的數量，那麼效率就是產出的質量。 因此，如果資源稀缺，那麼工作的過程效率就會降低，並且對產出——生產力的影響也很差。 生產力最終取決於資源，即資源的有效利用。

本質上，當質量，即效率被添加到輸出，即生產力，我們得到真正的生產力。

製造業生產力與效率的例子

1970年代，製造業產出最多的國家是美國、蘇聯和日本，中國排名第五。 然而，在 2010 年，中國超過了美國，在世界上最高的製造業產出中排名第一（今天仍然保持這一地位）。

根據 2015 年的研究，中國以 2.01 萬億美元的製造業產值領先世界，以 1.867 萬億美元的美國和日本以 1.063 萬億美元的製造業產值位居第二。 此外，中國占全球製造業產出的 20%。

中國人是怎麼做到的？

中國擁有低投入成本的美名。 2018 年，中國的製造業工資為每小時 5.51 美元，而美國的工資為每小時 26.99 美元。 包括勞動力、材料和大量政府補貼在內的低成本生產都有助於提高產量。

但是，人們必須想知道，如果生產力是投入的結果——就中國而言，是低薪勞動力和原材料——它是質量的結果嗎？

考慮到中國和美國的小時工資，確實有很大的偏差。 這就是為什麼你會發現，例如，無品牌耳機在中國（或在他們眾多的購物網站上）的價格比在美國低兩倍或三倍。 因此，質量也較差。 因此，你得到你所支付的。

從這個例子中，我們可以得出結論，高生產率並不一定會帶來優質的商品或服務。 中國以物美價廉而著稱，而且他們確實總會有買家。 但是，當成功平衡生產力和效率時，可以實現最佳比率。 但是，首先，您需要計算企業的生產力和效率。

您如何計算生產力和效率？

計算生產力有助於您的企業適應和調整，以獲得更好的結果。 通過這樣做，您可以指出短缺或要採取的行動來提高生產力。 此外，您可以清楚地了解可能影響生產力的困境。

當您計算生產力時，您可以控制：

• 資源估計和分配，
• 目標設定，
• 改進，
• 預算。

此外，當您計算您或您的企業的效率時，您可以看到資源是如何利用的並避免浪費。

生產力公式

使用這個簡單的公式來計算您或您的員工的生產力。 您可以為每個團隊成員單獨或整個團隊執行此操作。

總產出 / 總投入 = 生產力

讓我們看一下內容編寫器的示例。 因此，內容作者寫了 800 個單詞，為此，她需要 8 個工作小時。 輸出是 800 個單詞，輸入是 8 個工作小時，即為取得成果而投入的資源（在這種情況下是時間）。 如果我們要計算內容作者的生產力，我們必須將 800 個單詞（輸出）除以 8 個工作時間（輸入）。

等式如下：

800 / 8 = 100

所以，內容作者每小時寫 100 個字。 考慮到這一結果，她可能會更仔細地了解她的生產力以及她可以做些什麼來提高它，也許。

例如，如果您想在更大的層面上計算您的企業的生產力，您可以通過遵循相同的公式來實現。 假設您的企業每 1 週生產價值 80,000 美元（產出）的商品或服務。 為了生產商品和提供服務，您的企業需要 1,300 個工時（投入）。

再看一下方程：

80,000 / 1,300 = 61

我們得到的數字是 61，這個結果代表了每個工時能賺多少錢。 結果：每 1 個工時 61 美元。

通過衡量您或您的企業的生產力，您可以更仔細地了解您的資源的利用率，這將幫助您提高使用它們的效率。

效率公式

計算生產力將幫助您更深入地了解數量，而計算效率將幫助您評估質量。 當我們計算生產力時，我們不知道製造的商品或提供的服務的質量如何。 我們只是得到數字。 也許上一個例子中的 100 個單詞是富有成效的工作，但我們不知道它是否是高質量的內容。

使用以下等式計算您或您的企業的效率。

（預期工時/實際工時）x 100% = 效率

也許內容作者應該每天工作 8 小時。 但是，假設她實際上每天在 6.5 小時內完成工作。 如果我們將 8（她的預期工作時間）除以 6.5（實際工作時間）再乘以 100，我們將得到內容作者的工作效率。

看一下方程：

( 8 / 6.5 ) x 100 = 123% 效率

高於 100% 的比率表示更高的效率。 也就是說，內容作者的工作時間比預期少了 1.5 小時，因此她的效率提高了 23%。

假設您想每週計算一次業務的效率。 如果我們看一下前面的例子，每週需要 1,300 個工時才能產生 80,000 美元的產出。

在這種情況下，我們對生產力不感興趣，所以我們保留了 80.000 美元。 相反，我們取 1,000（預期工時）除以 1,300（實際工時），再乘以 100 得到工人的效率。

( 1,000 / 1,300 ) x 100 = 76% 效率

這個結果表明工人需要更多的時間來交付結果，因此他們的效率低於預期。 這是一個簡單的方程式，可以幫助企業更仔細地了解員工的效率並在需要時做出反應。

免費的生產力和效率計算器

我們為您準備了一個免費的生產力和效率計算器，讓您再也不會遇到生產力停滯或資源使用效率低下的情況。 在屏幕截圖 1：生產力和效率計算器中，您可以看到它的外觀和易用性。

屏幕截圖 1：生產力和效率計算器

下載免費的生產力和效率計算器

如何在工作中提高生產力和效率？

無論您是想要提高員工生產力的公司，還是想要提高績效的個人，這樣做都會為您帶來各種好處。 提高公司的生產力將帶來更好的利潤和經濟增長。 在個人層面上，提高生產力可以幫助您在工作中獲得更高的工資或額外的福利和津貼。 對工作條件感到滿意的員工往往在工作中更有效率，因此會提供更好的結果。 此外，滿意和敬業的員工更有可能提高效率並謹慎使用資源。

嘗試將我們為您準備的技巧融入您的日常工作中，以提高您或您的員工的生產力和效率。

給企業的提示

無論您的業務進展如何，您都必須時刻關註生產力和企業資源的有效利用。 你不能允許不可預見的成本和資源的不良利用，因為競爭就在那裡，等著你滑倒。 如果您想在充分利用資源的同時增加利潤，請閱讀以下提示。

徵求員工反饋

從員工那裡獲得反饋可以幫助您更好地了解他們的需求、意見和觀點，從而提高公司的生產力。 創建調查並定期組織團隊會議。 會議可以間接反映一個公司的文化。 如果每個人在會議期間都很安靜，甚至過於和藹可親，那肯定是有問題。 當公司提供一個熱情和安全的環境時，員工就不會害怕分享想法，並且更有可能取得富有成效的成果。

這樣，您將更好地了解員工的生產力、他們如何利用可支配資源以及阻礙他們實現目標的因素。 考慮至少每週與您的員工簽到一次。

鼓勵學習機會

根據研究，對當前工作的額外培訓和知識增強對員工的生產力有有益的影響。 關鍵是不斷提高和提高員工的技能和知識。 為他們提供學習機會，包括不同的研討會、語言課程和研討會。 更重要的是，在您的工作場所引入指導計劃。 新手員工將受益於導師的幫助，因為他們會在工作中感到更受鼓舞和更少害怕。 此外，作為雇主，您可以提供學費資助，以激勵員工提高知識並鼓勵他們的專業發展。

擁有清晰的公司願景

當一家公司有清晰的願景時，它可以創造長期和一致的結果。 除了創造成果，它將每個人團結成一個團隊，促進團隊合作。 此外，它提高了員工的士氣和積極性。 因此，清晰的願景有助於在工作中創造富有成效的環境。

讓您的員工跟踪時間

跟踪員工的時間對您和員工的績效都有好處。 您可以更好地了解員工的日常活動並改善團隊之間的工作量分配。 他們可以獲得更有效地利用時間並避免資源利用率低下的技能。 避免使用過時的時間跟踪器，例如打卡鐘，並選擇功能豐富且易於使用的工具。

因此，您可以試用 Clockify — 一種時間跟踪工具，它為無限的用戶和項目提供基本的時間跟踪功能，而且所有這些都是免費的。

Clockify 中的計時可以最大限度地提高團隊的生產力，並幫助您有效地利用資源（時間、團隊成員和預算）而不浪費它們。

有效分配資源

有效地分配資源是一項巨大的責任和關注。 我們已經說過，真正的生產力取決於效率，即資源的質量利用。 當您有效地分配時間、人員、金錢和設備時，您可以避免錯過最後期限、不必要的開支和功能失調的工作場所。 請記住，生產力是指人們通過有效利用金錢、時間和配套設備實現的產出。

個人提示

有時，我們都經歷了生產力停滯不前，當我們抓住稻草有效利用我們的資源時。 你能做的就是看看那些影響你工作效率的事情，並為你的日常生活帶來改變。 借助我們為您準備的技巧，提高您的工作效率並有效利用您的資源。

停止多任務處理

研究表明，同時處理多項任務會延長任務的完成時間，並對生產力產生不利影響。 它還指出，您承擔的任務越多，您的工作效率就越低。 因此，與其同時做幾件事，不如優先考慮你的工作量並首先解決重要（非緊急）的任務。 這樣，您將有效地利用您的資源，並且再也不會遇到生產力停滯不前的情況。

更好地組織你的生活

如果您當前使用的組織方法弊大於利，請考慮更改它們並將新方法納入您的日常生活。 嘗試簡單的工作場所整理或引入待辦事項列表，以幫助您更有效地跟踪您的任務。

你聽說過一種叫做時間阻塞的時間管理方法嗎？

通過使用這種方法，您可以將工作日劃分為多個時間段。 您將每個時間塊專門用於特定任務並為每個時間塊設置時間範圍。 例如，研究時間從上午 9 點到 11 點，寫作時間從上午 11 點到下午 1 點，午餐時間從下午 1 點到下午 2 點，等等。相應地按照你的時間段來更有效地利用你的時間。 通過在工作場所實施微小的組織變革，充分利用您的工作日。

跟踪您的生產力

作為個人，您還可以跟踪您的時間，以提高效率並提供一致的輸出。 通過跟踪您的時間，您可以了解您的時間去向並提高您的工作效率。 如果您容易拖延，請嘗試番茄工作法，該技術以 25 分鐘的間隔工作，然後休息 5 分鐘。 它可以幫助您專注於手頭的任務，全球數百萬人使用它來提高生產力。 因此，跟踪您的時間以提高您的工作效率並提高您的時間管理技能。

消除乾擾

您是否經常有查看社交媒體的衝動？ 根據 2017 年的一項研究，社交媒體是生產力下降的罪魁禍首之一。 通過在工作時間安裝用於阻止不相關應用程序和網站的軟件來消除乾擾。 此外，關閉通知，不要害怕對你的同事說“不”。 保持專注將有助於提高您的生產力並更有效地使用您的資源。

使用技術

讓技術成為您工作日的內部組成部分。 它可以節省您的時間並顯著加快流程。 當您使用技術時，您可以有效地分配您的資源。 您無需通過手動操作來浪費資源。 技術將有效地分配您的資源並最大程度地減少出錯的風險。 請記住僅使用可靠的工具。

結論

平衡效率和生產力是走鋼絲，但它對於提供一致的結果至關重要。 無論您是個人還是組織，將這兩個因素都考慮在內對於取得成功起著關鍵作用。 請記住，每個人都會不時面臨障礙。 嘗試將我們為您準備的技巧融入您的日常生活中，以盡可能有效地克服障礙。