5 самых популярных способов создать электронную подпись

Знаете ли вы, что одной из самых больших ошибок в подписях является несогласованность в масштабах всей организации, потому что каждый сотрудник использовал свои собственные шаблоны и инструменты?

Создавая согласованную и правильно фирменную подпись электронной почты для каждого члена вашей команды, вы повышаете узнаваемость бренда среди контактов вашей компании. Вот почему вы должны использовать один и тот же или похожий шаблон в своей компании, чтобы убедиться, что каждая подпись соответствует стилю и формату, который вы утвердили.

Более того, электронная подпись помогает достичь целей компании, проводя успешную кампанию электронной подписи.

• Развитие дизайна

Некоторые считают, что лучший способ создать подпись электронной почты — это создать ее в Photoshop или непосредственно в своей почтовой программе. Другие предпочитают использовать Microsoft Word или Google Docs, затем скопировать его оттуда, и вуаля, подпись электронной почты готова к работе. Нет, это так не работает.

Подпись электронной почты отражает индивидуальность вашего бренда, и вам следует тщательно продумать, какие цвета, макет или маркетинговые элементы вы собираетесь включить в свою цифровую визитную карточку. На этом этапе очень важна помощь профессионального дизайнера или программного обеспечения для подписи электронной почты.

• Кодирование

Перейдите к кодированию, если вы хорошо разбираетесь в HTML или у вас есть член команды, который знает, как сделать HTML-подпись электронной почты.

• Тестирование

После того, как вы решили создать его самостоятельно, будьте готовы провести много испытаний. Чтобы не раздражать своих клиентов неправильно отображаемым нижним колонтитулом электронной почты, вам нужно знать, как он будет выглядеть на различных устройствах и почтовых клиентах, таких как Outlook, Apple Mail или Gmail.

• Распределение по всем членам команды
  

Как мы упоминали ранее, фирменный нижний колонтитул электронной почты — это крошечная, но мощная деталь, которая продвигает ваш бизнес с каждым сообщением, отправленным вашими сотрудниками. Следовательно, когда макет подписи электронной почты будет готов и тестирование будет завершено, вам придется раздать подписи каждому отделу и члену команды.

Чтобы автоматизировать процесс распространения, некоторые компании, управляющие подписями электронной почты, предоставляют вам функцию централизованного управления всеми подписями и пользователями в вашей организации.

• Контроль установки

Вам повезло, если у вас есть небольшая команда и сотрудники, сотрудничающие в принятии своих электронных подписей. Но что делать, если в компании десятки или сотни почтовых ящиков? Как вы контролируете, установил ли каждый из ваших сотрудников подпись? Не беспокойтесь, некоторые сервисы электронной подписи могут сделать это за вас. На панели администратор может видеть, какие сигнатуры были установлены, а какие нет.

Ниже вы найдете пять лучших способов создания электронной подписи. Обратите внимание на плюсы и минусы каждого метода и выберите наиболее подходящий вариант.

1. Используйте генератор электронной подписи

В настоящее время существуют различные онлайн-создатели подписей электронной почты, которые могут легко создать подпись для вас, вашего бизнеса и каждого члена вашей команды.

Когда дело доходит до создания подписи электронной почты в формате HTML, вы должны рассмотреть все за и против, которые помогут вам принять решение. Начнем с плюсов.

Плюсы

• Полный контроль над вашим шаблоном подписи

Если вы или ваш разработчик хорошо владеете HTML, у вас нет ограничений и вы можете реализовать любую идею.

• Ваша подпись может быть отредактирована в любое время

Часто сервисы электронной подписи предлагают различные тарифные планы, позволяющие создавать одну, две, десять и более подписей в течение года. Но если вы хотите изменить свою подпись в любое время бесплатно, вам следует использовать HTML. После того, как вы создали свой нижний колонтитул для электронной почты, вам не нужно будет никому платить, но вы сможете редактировать его в любое время. Однако имейте в виду, что каждый раз, когда вы хотите изменить хотя бы небольшую часть своей подписи, вам придется выполнять довольно большой фрагмент кода, что приводит нас к недостаткам использования HTML.

Минусы

• Вам нужно выучить HTML

Учиться чему-то новому всегда хорошо, но иногда на это не хватает времени. Более того, вам может понадобиться что-то очень срочно.

• Нанять разработчика

Поэтому, если вы занятый человек и у вас нет времени изучать HTML или улучшать свои навыки кодирования, вам нужно начать искать людей, способных выполнить ваш проект. Если у вас нет предыдущего опыта в найме веб-разработчика, поиск знающего может занять очень много времени.

• Тратьте время на исследования

В то время как один получатель может увидеть вашу подпись в том виде, в котором вы ее создали, другой может получить ее как обычное текстовое сообщение или просто все перепутать. Почему? Вы должны понимать, что у разных почтовых клиентов разные технические требования к подписям.

• Потратьте время на тестирование

Имейте в виду, что вам нужно будет проверить свою подпись во всех почтовых клиентах и ​​то, как она будет выглядеть после отправки.

• Проблемы предварительного просмотра на разных устройствах

Трудно представить нашу жизнь без смартфонов. Вот почему мы можем предположить, что кто-то может читать наши электронные письма с помощью смартфона или планшета. Кстати, более половины всех мобильных телефонов в США сейчас являются смартфонами. Многие деловые люди предпочитают использовать мобильный телефон для деловой переписки, поэтому в ваших же интересах убедиться, что ваша подпись электронной почты правильно отображается на всех типах устройств.

В Интернете есть много руководств по подписи электронной почты о том, как создать ее в Photoshop. Но стоит ли их пробовать? Давай выясним!

Плюсы

• Небо - предел вашего творчества

Если вы гуру Photoshop, этот вариант — самый лучший выбор для вас. Широкий набор функций редактирования изображений позволяет получить не просто подпись, а произведение искусства! Но не переусердствуй, хорошо?

• Полный контроль над вашим шаблоном подписи

Вы можете настроить контактный текст нижнего колонтитула электронной почты, метки, значки, цвета и стили шрифтов, ширину полей, изображения, баннер и многое другое.

• Ваша подпись может быть отредактирована в любое время

Как и в случае с HTML, о котором говорилось выше, вам не придется платить снова и снова каждый раз, когда вы хотите что-то изменить.

Минусы

• Изучите Photoshop или наймите дизайнера

Для людей, не использующих Photoshop, создание подписи электронной почты в этом редакторе может быть довольно сложным. У вас есть два варианта: либо вам нужно улучшить свои навыки графического дизайна, либо нанять профессионала, который сделает всю работу за вас.

• Проблемы с видимостью подписи в электронной почте

Когда вы создаете подпись электронной почты в Photoshop, помните, что изображение может попасть во вложения и не будет отображаться автоматически. Чтобы увидеть вашу подпись, получатель должен нажать кнопку «загрузить изображения». Кроме того, вы рискуете, что некоторые получатели вообще не смогут его увидеть, потому что они отключили изображения в своем почтовом клиенте.

• Ваша электронная подпись не будет интерактивной

Но даже если они этого не сделают, они все равно не смогут нажимать на ваши ссылки, значки социальных сетей, баннеры, призывы к действию . Теперь представьте, что ваш клиент щелкает ссылку на вашу страницу в Facebook или ожидает подписки на ежемесячную рассылку новостей. Вместо того, чтобы получить то, что они хотят, они переходят к тому месту, где вы нашли подпись, потому что это просто изображение с одной кликабельной областью. Вы бы тоже расстроились, не так ли?

• Закодируйте его, чтобы сделать элементы кликабельными

Как видите, вам нужно много знать о деталях, чтобы заставить его работать (в том числе о том, как создать html-подпись электронной почты в Photoshop). При создании подписи в Adobe создавайте HTML-элементы подписи электронной почты, которые можно будет щелкнуть.
Кроме того, имейте в виду, что некоторые почтовые программы не очень хорошо интерпретируют HTML.

• Долго загружается на почту

Пожалуйста, обратите внимание; при создании подписи электронной почты Adobe Photoshop всегда сохраняет ее как изображение. Иногда изображения загружаются безумно долго.

• Проблемы со спамом

Ваше сообщение может никогда не прийти, если ваша подпись представляет собой просто изображение, потому что оно может быть воспринято как спам.

Еще один популярный способ создания профессиональной подписи для электронных писем — использование шаблона Microsoft Word. Итак, как сделать подпись в Word? Вы, наверное, слышали о Word Rendering Engine от Microsoft для создания HTML-кода. Полученный код выглядит одинаково почти во всех продуктах Microsoft, таких как Outlook, Word и Excel.

Например, если вы скопируете свой шаблон подписи электронной почты Word и вставите его непосредственно в сообщение в Outlook, он будет соответствующим образом отображаться в большинстве версий Outlook. Хотя этот метод бесплатный, некоторые определенные вещи могут пойти не так, если вы решите следовать ему. подход.

Проблемы включают в себя:

• Проблемы с форматированием

Поскольку другие почтовые клиенты, такие как Gmail, Thunderbird или Apple Mail, не могут прочитать «HTML-код подписи электронной почты», созданный механизмом рендеринга Word, получатели, использующие эти почтовые приложения, увидят лишние пробелы, пробелы и неправильные шрифты в вашей электронной подписи. .

• Проблемы с видимостью в почтовых клиентах

Ваш красиво отформатированный шаблон Word для подписи электронной почты, скорее всего, будет хорошо выглядеть в Outlook и ужасно и неформатированно во всех других основных почтовых клиентах. Более того, ваша подпись даже может быть почему-то недоступна получателю.

Если вы не знаете, что все ваши получатели используют Outlook, не рекомендуется создавать подпись электронной почты в Microsoft Word.

• Проблемы с изображениями

Ваш логотип и другие изображения могут быть прикреплены к файлу.

• Подписи не подходят для мобильных устройств

Если у вас недостаточно знаний HTML, очевидно, что для создания шаблонов электронной подписи не следует использовать Word. Подпись электронной почты, скорее всего, будет ужасно выглядеть на мобильных устройствах.

Fiverr — это фриланс-платформа для людей, которые хотят продавать или покупать услуги от пяти долларов. На Fiverr доступно множество категорий на выбор. Наиболее популярными являются графический дизайн, веб-разработка, копирайтинг и перевод, создание видео, цифровой маркетинг и многое другое.

Плюсы

• Может быть дешево

Если вы решите создать подпись электронной почты с помощью Fiverr, вы можете найти кого-то, кто сделает это за вас по очень низкой цене.

• Может быть повезло иметь собственный шаблон подписи электронной почты

Кроме того, вы можете найти человека, который сможет воплотить все ваши идеи в жизнь, а не брать готовый шаблон.

• Экономьте свое время

Поскольку вам не нужно учиться создавать подпись электронной почты в формате HTML или использовать Photoshop, вы сэкономите много времени, сосредоточившись на более важных вещах.

Минусы

• Ваш поставщик может быть ненадежным

Хотя вы можете видеть рейтинги фрилансеров, оказывающих услуги, вы никогда не можете быть уверены, что будете на 100% удовлетворены результатом, подходом фрилансера к работе и соблюдением сроков.

• Поставщик контролирует вашу электронную подпись

Имейте в виду, что каждый раз, когда вы захотите исправить свою подпись электронной почты (например, изменить какие-либо детали дизайна), вам нужно будет связаться с вашим поставщиком для получения обновлений.

• Ваш поставщик может использовать генератор подписи электронной почты

Почему бы не взять его на прогулку?

Вы только что установили свою новую виртуальную визитку и отправили свое первое электронное письмо. Теперь вы можете столкнуться с различными проблемами. Итак, давайте подробнее рассмотрим некоторые из них.

• Подпись портится после пересылки

К сожалению, невозможно контролировать, как выглядят подписи электронной почты после того, как получатель ответит на ваши электронные письма. Нужно понимать, что у пользователя могут быть настройки отвечать только открытым текстом.

• Картинки не отображаются в моей электронной подписи

Вы можете либо увидеть пустой квадрат с красным крестиком, либо ваши изображения могут попасть во вложения. Вероятно, это происходит из-за того, что вы скопировали и вставили изображение в свою электронную подпись. Чтобы решить эту проблему, разместите изображения, которые вы будете использовать в подписи электронной почты, в Интернете.

Для этой цели вы можете использовать свой веб-сервер или сайты размещения изображений, такие как Imgur, Tinypic и Photobucket. Однако имейте в виду, что некоторые почтовые клиенты могут автоматически блокировать любые внешние изображения из соображений безопасности.

• Подпись электронной почты плохо выглядит на моем телефоне

Чтобы создать подпись, которая будет хорошо смотреться на мобильных устройствах, помните, что экран телефона обычно намного меньше, а место довольно ограничено. Поэтому объекты должны быть крупнее, а количество их меньше.

Поскольку типичный экран смартфона вертикальный, не забудьте также выровнять элементы подписи электронной почты по вертикали. Вы также должны помнить, что социальные иконки должны быть достаточно большими, чтобы на них можно было кликать. Обычно мы рекомендуем ограничивать их количество тремя.

• Электронная подпись появляется во вложении

Прежде всего, убедитесь, что ваша подпись не является одним изображением.

Вывод

Электронный маркетинг подписи играет жизненно важную роль в успехе вашего бренда. Кроме того, тщательно составленная и профессиональная подпись может отличить ваш бизнес от остальных. Хотя может показаться, что лучший способ создать подпись электронной почты — это сделать ее самостоятельно, может быть довольно сложно заставить подпись электронной почты нормально отображаться в различных почтовых клиентах.

Поскольку вы имеете дело с подписью, а не с документом и не с изображением, вам не следует использовать Microsoft Word или Photoshop. Наша лучшая рекомендация — использовать генераторы подписи электронной почты, которые предлагают различные шаблоны, созданные профессиональными дизайнерами, и хорошую техническую поддержку. И самое главное преимущество генератора — полная совместимость электронной подписи со всеми почтовыми клиентами.