5 modi più popolari per creare una firma e-mail

Sapevi che uno dei più grandi errori nelle firme è l'incoerenza all'interno dell'organizzazione perché ogni dipendente utilizzava i propri modelli e strumenti?

Creando una firma e-mail coerente e con il marchio corretto per ciascun membro del tuo team, crei il riconoscimento del marchio tra i contatti della tua azienda. Ecco perché dovresti utilizzare lo stesso modello o uno simile in tutta la tua azienda per assicurarti che ogni firma corrisponda allo stile e al formato che hai approvato.

Inoltre, una firma e-mail aiuta a raggiungere gli obiettivi dell'azienda eseguendo una campagna di firma e-mail di successo.

• Sviluppo progettuale

Alcuni credono che il modo migliore per creare una firma e-mail sia crearla in Photoshop o direttamente nel loro programma di posta elettronica. Altri preferiscono utilizzare Microsoft Word o Google Docs, quindi copiarlo da lì e voilà, la firma e-mail è pronta per l'uso. No, non funziona così.

Una firma e-mail riflette l'identità del tuo marchio e dovresti pensare attentamente a quali colori, layout o elementi di marketing incorporerai nel tuo biglietto da visita digitale. L'aiuto di un designer professionista o di un software di firma e-mail è essenziale in questa fase.

• Codifica

Vai alla codifica se sei bravo in HTML o hai un membro del team che sa come creare una firma e-mail HTML.

• Test

Una volta che hai deciso di crearlo da solo, preparati a fare molti test. Per non infastidire i tuoi clienti con un piè di pagina e-mail visualizzato in modo errato, devi sapere come apparirà su vari dispositivi e client di posta elettronica come Outlook, Apple Mail o Gmail.

• Distribuzione tra tutti i membri del team
  

Come accennato in precedenza, un piè di pagina e-mail di marca è un dettaglio minuscolo ma potente che promuove la tua attività con ogni messaggio inviato dai tuoi dipendenti. Di conseguenza, quando il layout della firma dell'e-mail è pronto e il test è completato, dovrai distribuire le approvazioni a ogni dipartimento e membro del team.

Per automatizzare il processo di distribuzione, alcune società di gestione delle firme e-mail forniscono una funzionalità di gestione centrale per tutte le firme e gli utenti dell'organizzazione.

• Controllo dell'installazione

Sei fortunato se hai un piccolo team e dipendenti che collaborano nell'adozione delle loro firme e-mail. Ma cosa succede se ci sono decine o centinaia di cassette postali in azienda? Come controlli se ciascuno dei tuoi dipendenti ha installato la firma? Nessun problema, alcuni servizi di firma e-mail possono farlo anche per te. Dalla dashboard, un amministratore può vedere quali firme sono state installate e quali no.

Di seguito troverai i cinque modi migliori per creare una firma e-mail. Presta attenzione ai pro e ai contro di ciascun metodo e scegli l'opzione più adatta.

1. Utilizzare un generatore di firme e-mail

Al giorno d'oggi, ci sono vari creatori di firme e-mail online che possono creare una firma per te, la tua azienda e ogni membro del tuo team in modo semplice.

Quando si tratta di creare la firma e-mail HTML, dovresti considerare i pro ei contro, che ti aiuteranno a prendere una decisione. Cominciamo con i professionisti.

Professionisti

• Pieno controllo sul tuo modello di firma

Se tu o il tuo sviluppatore avete una buona padronanza dell'HTML, non avete limiti e potete implementare qualsiasi idea.

• La tua firma può essere modificata in qualsiasi momento

Spesso, i servizi di firma e-mail offrono vari piani di abbonamento che consentono di creare una, due, dieci e più firme durante l'anno. Ma se vuoi modificare la tua firma in qualsiasi momento gratuitamente, dovresti usare HTML. Una volta creato il tuo footer per le email, non dovrai pagare nessuno ma potrai modificarlo in qualsiasi momento. Tuttavia, tieni presente che dovrai passare attraverso un pezzo di codice piuttosto grande ogni volta che vuoi modificare anche una piccola parte della tua firma, il che ci porta agli svantaggi dell'utilizzo dell'HTML.

contro

• Devi imparare l'HTML

Imparare qualcosa di nuovo fa sempre bene, ma a volte non hai abbastanza tempo. Inoltre, potresti aver bisogno di qualcosa con urgenza.

• Assumi uno sviluppatore

Quindi, se sei una persona impegnata e non hai tempo per imparare l'HTML o migliorare le tue capacità di programmazione, devi iniziare a cercare persone in grado di realizzare il tuo progetto. Nel caso in cui non hai precedenti esperienze nell'assumere uno sviluppatore web, potrebbe anche essere un compito che richiede molto tempo trovarne uno esperto.

• Dedica del tempo alla ricerca

Mentre un destinatario può vedere la tua firma come l'hai progettata, un altro potrebbe riceverla come un semplice messaggio di testo o semplicemente incasinata. Come mai? Dovresti capire che diversi client di posta elettronica hanno requisiti tecnici diversi per le firme.

• Dedica del tempo ai test

Tieni presente che dovrai testare la tua firma in tutti i client di posta elettronica e come apparirà dopo essere stata inviata.

• Visualizza in anteprima i problemi su dispositivi diversi

È difficile immaginare la nostra vita senza smartphone. Ecco perché possiamo presumere che qualcuno stia leggendo le nostre e-mail utilizzando uno smartphone o un tablet. A proposito, più della metà di tutti i telefoni cellulari negli Stati Uniti sono ora smartphone. Molti uomini d'affari preferiscono utilizzare il cellulare per la corrispondenza aziendale, quindi è nel tuo interesse assicurarti che la tua firma e-mail venga visualizzata correttamente su tutti i tipi di dispositivi.

Ci sono molti tutorial sulla firma e-mail sul Web su come crearla in Photoshop. Ma vale la pena provare quelli? Scopriamolo!

Professionisti

• Il cielo è il limite della tua creatività

Se sei un guru di Photoshop, questa opzione è la prima scelta per te. Un'ampia gamma di funzioni di modifica delle immagini ti consente di ottenere non solo una firma, un'opera d'arte! Ma non esagerare, va bene?

• Pieno controllo sul tuo modello di firma

Puoi personalizzare il testo del contatto, le etichette, le icone, i colori e gli stili dei caratteri, le larghezze dei margini, le immagini, il banner e altro ancora del piè di pagina dell'e-mail.

• La tua firma può essere modificata in qualsiasi momento

Proprio come con l'HTML discusso sopra, non dovrai pagare ancora e ancora ogni volta che vuoi cambiare qualcosa.

contro

• Impara Photoshop o assumi un designer

Per le persone che non utilizzano Photoshop tra noi, creare una firma e-mail in questo editor può essere piuttosto difficile. Hai due opzioni: devi migliorare le tue capacità di progettazione grafica o assumere un professionista che possa fare il lavoro per te.

• Problemi con la visibilità della firma nella posta elettronica

Quando crei la firma e-mail di Photoshop, ricorda che l'immagine può andare negli allegati e non verrà visualizzata automaticamente. Per vedere la tua firma, il destinatario deve fare clic su un pulsante "scarica immagini". Inoltre, rischi che alcuni destinatari non siano in grado di vederlo affatto perché hanno disabilitato le immagini nel loro client di posta elettronica.

• La tua firma e-mail non sarà interattiva

Ma anche se così non fosse, non saranno comunque in grado di fare clic sui tuoi link, icone social, banner, call to action . Ora immagina che il tuo cliente faccia clic sul link della tua pagina Facebook o si aspetti di iscriversi alla tua newsletter mensile. Invece di ottenere ciò che vogliono, vengono portati nel punto in cui hai individuato la firma perché è solo un'immagine con una sola area selezionabile. Saresti frustrato anche tu, vero?

• Codificalo per rendere gli elementi cliccabili

Come puoi vedere, devi sapere molto sui dettagli per farlo funzionare (incluso come creare una firma e-mail html in Photoshop). Quando crei una firma con Adobe, crea elementi di firma e-mail HTML su cui sarà possibile fare clic.
Inoltre, tieni presente che alcuni software di posta non sono particolarmente bravi a interpretare l'HTML.

• Molto tempo per il caricamento in e-mail

Per favore presta attenzione; quando si crea una firma e-mail, Adobe Photoshop la salva sempre come immagine. A volte le immagini impiegano un tempo follemente lungo per essere caricate.

• Problemi di spam

Il tuo messaggio potrebbe non arrivare mai se la tua firma è solo un'immagine perché può essere catturata come spam.

Un altro modo popolare per progettare una firma professionale per le e-mail è utilizzare un modello di Microsoft Word. Quindi, come fare una firma in Word? Probabilmente hai sentito parlare di Word Rendering Engine di Microsoft per la creazione del codice HTML. Il codice prodotto ha lo stesso aspetto in quasi tutti i prodotti Microsoft come Outlook, Word ed Excel.

Ad esempio, se copi il modello di firma e-mail di Word e lo incolli direttamente in un messaggio in Outlook, verrà visualizzato in modo appropriato nella maggior parte delle versioni di Outlook. Sebbene questo metodo sia gratuito, alcune cose specifiche andranno storte se scegli di seguire questo approccio.

I problemi includono:

• Problemi con la formattazione

Poiché altri client di posta elettronica come Gmail, Thunderbird o Apple Mail non sono in grado di leggere il "codice della firma e-mail HTML" prodotto dal motore di rendering di Word, i destinatari che utilizzano queste applicazioni di posta elettronica vedranno spazi, spazi vuoti e caratteri errati nella firma dell'e-mail .

• Problemi di visibilità nei client di posta elettronica

Il tuo modello Word per la firma dell'e-mail splendidamente formattato molto probabilmente sembrerà a posto in Outlook e terribile e non formattato in tutti gli altri principali client di posta elettronica. Inoltre, la tua firma potrebbe anche non essere in qualche modo disponibile per il destinatario.

A meno che tu non sappia che tutti i tuoi destinatari utilizzano Outlook, non è consigliabile creare una firma e-mail in Microsoft Word.

• Problemi con le immagini

Il tuo logo e altre immagini possono andare negli allegati.

• Le firme non sono ottimizzate per i dispositivi mobili

Se hai una conoscenza insufficiente dell'HTML, è ovvio che per creare modelli di firme e-mail non dovresti usare Word. La firma dell'e-mail molto probabilmente sembrerà orribile sui dispositivi mobili.

Fiverr è una piattaforma freelance per le persone che vogliono vendere o acquistare servizi a partire da cinque dollari. C'è una varietà di categorie disponibili su Fiverr tra cui scegliere. I più popolari sono la progettazione grafica, lo sviluppo web, il copywriting e la traduzione, la creazione di video, il marketing digitale e molti altri.

Professionisti

• Può essere economico

Se scegli di creare una firma e-mail utilizzando Fiverr, puoi trovare qualcuno che lo farà per te a un prezzo molto conveniente.

• Può essere fortunato ad avere un modello di firma e-mail personalizzato

Inoltre, puoi trovare una persona che sarà in grado di dare vita a tutte le tue idee piuttosto che prendere un modello pronto per l'uso.

• Risparmia tempo

Dal momento che non è necessario imparare a creare una firma e-mail HTML o utilizzare Photoshop, risparmierai molto tempo concentrandoti su cose più importanti nel tuo piatto.

contro

• Il tuo fornitore può non essere affidabile

Sebbene tu possa vedere le valutazioni dei liberi professionisti che forniscono servizi, non puoi mai essere sicuro che sarai soddisfatto al 100% del risultato, del modo di lavorare del libero professionista e del rispetto delle scadenze.

• Il venditore ha il controllo sulla tua firma e-mail

Tieni presente che ogni volta che vorrai correggere la tua firma e-mail (ad esempio, modificare qualsiasi dettaglio di progettazione), dovrai contattare il tuo fornitore per gli aggiornamenti.

• Il tuo fornitore può utilizzare un generatore di firme e-mail

Perché non tirarlo fuori per un giro?

Hai appena installato il tuo nuovissimo biglietto da visita virtuale e inviato la tua prima email. Ora potresti dover affrontare vari problemi. Quindi diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni di loro.

• La firma si danneggia dopo essere stata inoltrata

Sfortunatamente, è impossibile controllare l'aspetto delle firme e-mail dopo che il destinatario ha risposto alle tue e-mail. È necessario comprendere che l'utente potrebbe disporre di impostazioni per rispondere solo in testo normale.

• Le immagini non vengono visualizzate nella mia firma e-mail

Puoi vedere un quadrato vuoto con una "X" rossa o le tue immagini possono andare negli allegati. Questo probabilmente sta accadendo perché hai copiato e incollato l'immagine nella tua firma e-mail. Per risolvere questo problema, ospita le immagini che utilizzerai nella tua firma e-mail online.

A tale scopo, puoi utilizzare il tuo server web o siti di hosting di immagini come Imgur, Tinypic e Photobucket. Tuttavia, tieni presente che alcuni client di posta elettronica possono bloccare automaticamente qualsiasi immagine ospitata esternamente per motivi di sicurezza.

• La firma dell'e-mail non sembra buona sul mio telefono

Per creare una firma che starà bene sui dispositivi mobili, ricorda che lo schermo del telefono è generalmente molto più piccolo e lo spazio è piuttosto limitato. Pertanto, gli oggetti devono essere più grandi, mentre il loro numero è più piccolo.

Poiché lo schermo di un tipico smartphone è verticale, assicurati di allineare anche gli elementi della firma e-mail in verticale. Dovresti anche ricordare che le icone social devono essere abbastanza grandi da essere cliccabili. Di solito consigliamo di limitare il loro numero a tre.

• La firma dell'e-mail viene visualizzata in un allegato

Prima di tutto, assicurati che la tua firma non sia una singola immagine.

Conclusione

Il marketing delle firme e-mail gioca un ruolo fondamentale nel successo del tuo marchio. Inoltre, una firma accuratamente composta e professionale può distinguere la tua attività dal resto. Anche se può sembrare che il modo migliore per creare una firma e-mail sia crearla da soli, potrebbe essere piuttosto difficile visualizzare correttamente la firma e-mail su vari client di posta elettronica.

Poiché hai a che fare con una firma, non un documento e non un'immagine, non dovresti usare Microsoft Word o Photoshop. La nostra migliore raccomandazione sarebbe quella di utilizzare generatori di firme e-mail che offrono vari modelli creati da designer professionisti e un buon supporto tecnico. E il vantaggio più importante del generatore è una completa compatibilità delle firme e-mail con tutti i client di posta elettronica.