5 façons les plus populaires de créer une signature électronique

Saviez-vous que l'une des plus grandes erreurs concernant les signatures est l'incohérence au sein de l'organisation, car chaque employé a utilisé ses propres modèles et outils ?

En créant une signature électronique cohérente et correctement marquée pour chaque membre de votre équipe, vous renforcez la reconnaissance de la marque parmi les contacts de votre entreprise. C'est pourquoi vous devez utiliser le même modèle ou un modèle similaire dans toute votre entreprise pour vous assurer que chaque signature correspond au style et au format que vous avez approuvés.

De plus, une signature électronique aide à atteindre les objectifs de l'entreprise en exécutant une campagne de signature électronique réussie.

• Développement de la conception

Certains pensent que la meilleure façon de créer une signature de courrier électronique est de la créer dans Photoshop ou directement dans leur programme de messagerie. D'autres préfèrent utiliser Microsoft Word ou Google Docs, puis le copier à partir de là, et le tour est joué, la signature électronique est prête à l'emploi. Non, ça ne marche pas comme ça.

Une signature électronique reflète l'identité de votre marque et vous devez bien réfléchir aux couleurs, à la mise en page ou aux éléments marketing que vous allez intégrer à votre carte de visite numérique. L'aide d'un graphiste professionnel ou d'un logiciel de signature mail est indispensable à cette étape.

• Codage

Allez au codage si vous êtes bon en HTML ou si vous avez un membre de l'équipe qui sait comment créer une signature d'e-mail HTML.

• Essai

Une fois que vous avez décidé de le créer vous-même, préparez-vous à faire de nombreux tests. Pour ne pas ennuyer vos clients avec un pied de page mal affiché, vous devez savoir à quoi il ressemblera sur divers appareils et clients de messagerie comme Outlook, Apple Mail ou Gmail.

• Répartition entre tous les membres de l'équipe
  

Comme nous l'avons mentionné précédemment, un pied de page d'e-mail bien marqué est un détail minuscule mais puissant qui fait la promotion de votre entreprise avec chaque message envoyé par vos employés. Par conséquent, lorsque la mise en page de la signature électronique est prête et que les tests sont terminés, vous devrez distribuer les approbations à chaque service et membre de l'équipe.

Pour automatiser le processus de distribution, certaines sociétés de gestion de signatures d'e-mails vous fournissent une fonction de gestion centralisée pour toutes les signatures et tous les utilisateurs de votre organisation.

• Contrôle des installations

Vous avez de la chance si vous avez une petite équipe et des employés coopératifs pour adopter leurs signatures de courrier électronique. Mais que se passe-t-il s'il y a des dizaines ou des centaines de boîtes aux lettres dans l'entreprise ? Comment contrôlez-vous si chacun de vos employés a installé la signature ? Pas de soucis, certains services de signature d'e-mails peuvent même le faire pour vous. Depuis le tableau de bord, un administrateur peut voir quelles signatures ont été installées et lesquelles ne l'ont pas été.

Vous trouverez ci-dessous les cinq meilleures façons de créer une signature électronique. Faites attention aux avantages et aux inconvénients de chaque méthode et choisissez l'option la plus appropriée.

1. Utiliser un générateur de signature email

De nos jours, il existe différents créateurs de signatures de courrier électronique en ligne qui peuvent créer une signature pour vous, votre entreprise et chaque membre de votre équipe sans effort.

Lorsqu'il s'agit de créer la signature d'e-mail HTML, vous devez considérer les avantages et les inconvénients, ce qui vous aidera à prendre une décision. Commençons par les pros.

Avantages

• Contrôle total sur votre modèle de signature

Si vous ou votre développeur avez une bonne maîtrise du HTML, vous n'avez aucune limite et pouvez implémenter n'importe quelle idée.

• Votre signature peut être modifiée à tout moment

Souvent, les services de signature d'e-mails proposent différents plans d'abonnement permettant de créer une, deux, dix signatures et plus au cours d'une année. Mais si vous souhaitez modifier votre signature à tout moment gratuitement, vous devez utiliser HTML. Une fois que vous avez créé votre pied de page pour les e-mails, vous n'aurez rien à payer, mais vous pourrez le modifier à tout moment. Cependant, gardez à l'esprit que vous devrez parcourir un morceau de code assez volumineux chaque fois que vous voudrez modifier ne serait-ce qu'une petite partie de votre signature, ce qui nous amène aux inconvénients de l'utilisation de HTML.

Les inconvénients

• Vous devez apprendre le HTML

Apprendre quelque chose de nouveau est toujours bon, mais parfois vous n'avez pas assez de temps. De plus, vous pourriez avoir besoin de quelque chose de très urgent.

• Engagez un développeur

Donc, si vous êtes une personne occupée et que vous n'avez pas le temps d'apprendre le HTML ou d'améliorer vos compétences en codage, vous devez commencer à chercher des personnes capables de réaliser votre projet. Si vous n'avez aucune expérience préalable dans l'embauche d'un développeur Web, il peut également être très long de trouver un développeur compétent.

• Consacrez du temps à la recherche

Alors qu'un destinataire peut voir votre signature comme vous l'avez conçue, un autre peut la recevoir sous forme de message en texte brut ou tout simplement foiré. Pourquoi? Vous devez comprendre que différents clients de messagerie ont des exigences techniques différentes pour les signatures.

• Passer du temps à tester

N'oubliez pas que vous devrez tester votre signature dans tous les clients de messagerie et son apparence après l'envoi.

• Aperçu des problèmes sur différents appareils

Il est difficile d'imaginer notre vie sans smartphones. C'est pourquoi nous pouvons supposer que quelqu'un lit nos e-mails à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette. Soit dit en passant, plus de la moitié de tous les téléphones mobiles aux États-Unis sont désormais des smartphones. De nombreux professionnels préfèrent utiliser le mobile pour leur correspondance professionnelle. Il est donc dans votre intérêt de vous assurer que votre signature électronique s'affiche correctement sur tous les types d'appareils.

Il existe de nombreux tutoriels sur la signature électronique sur le Web pour savoir comment la créer dans Photoshop. Mais est-ce que ça vaut le coup d'essayer ? Découvrons-le!

Avantages

• Le ciel est la limite de votre créativité

Si vous êtes un gourou de Photoshop, cette option est le tout premier choix pour vous. Une large gamme de fonctions d'édition d'images vous permet d'obtenir non seulement une signature, mais une œuvre d'art ! Mais n'en fais pas trop, d'accord ?

• Contrôle total sur votre modèle de signature

Vous pouvez personnaliser le texte de contact, les étiquettes, les icônes, les couleurs et les styles de police, les largeurs de marge, les images, la bannière, etc. de votre pied de page d'e-mail.

• Votre signature peut être modifiée à tout moment

Tout comme avec HTML discuté ci-dessus, vous n'aurez pas à payer encore et encore chaque fois que vous voulez changer quoi que ce soit.

Les inconvénients

• Apprenez Photoshop ou embauchez un designer

Pour les non-utilisateurs de Photoshop parmi nous, créer une signature électronique dans cet éditeur peut être assez difficile. Deux options s'offrent à vous : vous devez soit améliorer vos compétences en graphisme, soit embaucher un professionnel qui peut faire le travail à votre place.

• Problèmes de visibilité de la signature dans les e-mails

Lorsque vous créez une signature électronique Photoshop, n'oubliez pas que l'image peut être jointe aux pièces jointes et ne s'affichera pas automatiquement. Pour voir votre signature, le destinataire doit cliquer sur un bouton "télécharger les images". De plus, vous risquez que certains destinataires ne puissent pas le voir du tout car ils ont désactivé les images dans leur client de messagerie.

• Votre signature e-mail ne sera pas interactive

Mais même s'ils ne l'ont pas fait, ils ne pourront toujours pas cliquer sur vos liens, icônes sociales, bannière, appel à l'action . Imaginez maintenant que votre client clique sur le lien de votre page Facebook ou s'attend à s'abonner à votre newsletter mensuelle. Au lieu d'obtenir ce qu'ils veulent, ils sont amenés à l'endroit où vous avez localisé la signature car il s'agit simplement d'une image avec une seule zone cliquable. Vous seriez frustré aussi, n'est-ce pas ?

• Codez-le pour rendre les éléments cliquables

Comme vous pouvez le voir, vous devez en savoir beaucoup sur les détails pour que cela fonctionne (y compris comment créer une signature d'e-mail html dans Photoshop). Lors de la création d'une signature avec Adobe, créez des éléments de signature d'e-mail HTML qui seront cliquables.
Gardez également à l'esprit que certains logiciels de messagerie ne sont pas particulièrement bons pour interpréter le HTML.

• Long temps pour le téléchargement dans l'e-mail

Votre attention s'il vous plaît; lors de la création d'une signature électronique, Adobe Photoshop l'enregistre toujours sous forme d'image. Parfois, les images prennent un temps incroyablement long à télécharger.

• Problèmes de spam

Votre message peut ne jamais arriver si votre signature n'est qu'une image, car elle peut être considérée comme un spam.

Un autre moyen populaire de concevoir une signature professionnelle pour les e-mails consiste à utiliser un modèle Microsoft Word. Alors, comment faire une signature dans Word ? Vous avez probablement entendu parler de Word Rendering Engine de Microsoft pour la création du code HTML. Le code produit est le même dans presque tous les produits Microsoft comme Outlook, Word et Excel.

Par exemple, si vous copiez votre modèle de signature d'e-mail Word et le collez directement dans un message dans Outlook, il sera correctement affiché dans la plupart des versions d'Outlook.Bien que cette méthode soit gratuite, certaines choses spécifiques iront mal si vous choisissez de suivre ceci approcher.

Les problèmes incluent :

• Problèmes de formatage

Étant donné que d'autres clients de messagerie tels que Gmail, Thunderbird ou Apple Mail ne peuvent pas lire le "code de signature d'e-mail HTML" produit par le moteur de rendu de mots, les destinataires utilisant ces applications de messagerie verront un espacement supplémentaire, des lacunes et des polices incorrectes dans votre signature d'e-mail. .

• Problèmes de visibilité dans les clients de messagerie

Votre modèle Word de signature électronique magnifiquement formaté aura très probablement l'air correct dans Outlook et terrible et non formaté dans tous les autres principaux clients de messagerie. De plus, votre signature peut même ne pas être disponible pour le destinataire.

À moins que vous ne sachiez que tous vos destinataires utilisent Outlook, il n'est pas recommandé de créer une signature électronique dans Microsoft Word.

• Problèmes avec les images

Votre logo et d'autres images peuvent aller dans des pièces jointes.

• Les signatures ne sont pas adaptées aux mobiles

Si vous avez une connaissance insuffisante du HTML, il est évident que Word ne doit pas être utilisé pour créer des modèles de signature d'e-mail. La signature de l'e-mail sera probablement horrible sur les appareils mobiles.

Fiverr est une plateforme indépendante pour les personnes qui souhaitent vendre ou acheter des services à partir de cinq dollars. Il existe une variété de catégories disponibles sur Fiverr parmi lesquelles choisir. Les plus populaires sont la conception graphique, le développement Web, la rédaction et la traduction, la création vidéo, le marketing numérique et bien d'autres.

Avantages

• Peut être bon marché

Si vous choisissez de créer une signature électronique à l'aide de Fiverr, vous pouvez trouver quelqu'un qui le fera pour vous à un tarif très avantageux.

• Peut être chanceux d'avoir un modèle de signature d'e-mail personnalisé

De plus, vous pouvez trouver une personne qui saura donner vie à toutes vos idées plutôt que de prendre un modèle prêt à l'emploi.

• Gagnez du temps

Comme vous n'avez pas besoin d'apprendre à créer une signature d'e-mail HTML ou à utiliser Photoshop, vous gagnerez beaucoup de temps en vous concentrant sur des choses plus importantes dans votre assiette.

Les inconvénients

• Votre fournisseur peut ne pas être fiable

Bien que vous puissiez voir les notes des freelances qui fournissent des services, vous ne pouvez jamais être sûr que vous serez satisfait à 100 % du résultat, de la façon de travailler du freelance et du respect des délais.

• Le fournisseur a le contrôle sur votre signature d'e-mail

Gardez à l'esprit que chaque fois que vous voudrez corriger votre signature d'e-mail (par exemple, modifier des détails de conception), vous devrez contacter votre fournisseur pour les mises à jour.

• Votre fournisseur peut utiliser un générateur de signature d'e-mail

Pourquoi ne pas l'emmener faire un tour ?

Vous venez d'installer votre toute nouvelle carte de visite virtuelle et d'envoyer votre premier email. Maintenant, vous pouvez rencontrer divers problèmes. Examinons donc de plus près certains d'entre eux.

• La signature est corrompue après avoir été transmise

Malheureusement, il est impossible de contrôler à quoi ressemblent les signatures d'e-mails après que le destinataire a répondu à vos e-mails. Vous devez comprendre que l'utilisateur peut avoir des paramètres pour répondre uniquement en texte brut.

• Les images ne s'affichent pas dans ma signature d'e-mail

Vous pouvez soit voir un carré vide avec un "X" rouge, soit vos images peuvent aller dans des pièces jointes. Cela se produit probablement parce que vous avez copié et collé l'image dans votre signature électronique. Pour résoudre ce problème, hébergez en ligne les images que vous utiliserez dans votre signature d'e-mail.

À cette fin, vous pouvez utiliser votre serveur Web ou des sites d'hébergement d'images comme Imgur, Tinypic et Photobucket. Cependant, sachez que certains clients de messagerie peuvent bloquer automatiquement toutes les images hébergées en externe pour des raisons de sécurité.

• La signature d'e-mail ne s'affiche pas correctement sur mon téléphone

Pour créer une signature qui aura fière allure sur les appareils mobiles, rappelez-vous que l'écran du téléphone est généralement beaucoup plus petit et que l'espace est assez limité. Par conséquent, les objets doivent être plus grands, tandis que leur nombre est plus petit.

Parce qu'un écran de smartphone typique est vertical, assurez-vous d'aligner également les éléments de votre signature électronique verticalement. Vous devez également vous rappeler que les icônes sociales doivent être suffisamment grandes pour être cliquables. Nous recommandons généralement de limiter leur nombre à trois.

• La signature électronique apparaît dans une pièce jointe

Tout d'abord, assurez-vous que votre signature n'est pas une seule image.

Conclusion

Le marketing par signature électronique joue un rôle essentiel dans le succès de votre marque. De plus, une signature soigneusement composée et professionnelle peut distinguer votre entreprise des autres. Bien qu'il puisse sembler que la meilleure façon de créer une signature d'e-mail soit de la créer vous-même, il peut être assez difficile de faire en sorte que la signature d'e-mail s'affiche correctement sur différents clients de messagerie.

Parce que vous avez affaire à une signature, pas à un document, ni à une image, vous ne devez pas utiliser Microsoft Word ou Photoshop. Notre meilleure recommandation serait d'utiliser des générateurs de signature de courrier électronique qui offrent divers modèles créés par des concepteurs professionnels et un bon support technique. Et l'avantage le plus important du générateur est une compatibilité complète de la signature électronique avec tous les clients de messagerie.