5 najpopularniejszych sposobów tworzenia podpisu e-mail

Czy wiesz, że jednym z największych błędów w podpisach jest niespójność w całej organizacji, ponieważ każdy pracownik korzystał z własnych szablonów i narzędzi?

Tworząc spójny i poprawnie oznakowany podpis e-mail dla każdego członka zespołu, budujesz rozpoznawalność marki wśród kontaktów Twojej firmy. Dlatego powinieneś używać tego samego lub podobnego szablonu w całej firmie, aby upewnić się, że każdy podpis pasuje do zatwierdzonego stylu i formatu.

Co więcej, podpis e-mail pomaga osiągnąć cele firmy poprzez prowadzenie skutecznej kampanii podpisów e-mail.

• Rozwój projektu

Niektórzy uważają, że najlepszym sposobem na utworzenie podpisu w wiadomości e-mail jest utworzenie go w Photoshopie lub bezpośrednio w programie pocztowym. Inni wolą używać Microsoft Word lub Dokumentów Google, a następnie kopiować je stamtąd i voila, podpis e-mail jest gotowy. Nie, to tak nie działa.

Podpis e-mail odzwierciedla tożsamość Twojej marki i powinieneś dokładnie przemyśleć, jakie kolory, układ lub elementy marketingowe zamierzasz włączyć do swojej cyfrowej wizytówki. Na tym etapie niezbędna jest pomoc profesjonalnego projektanta lub oprogramowania do podpisów e-mail.

• Kodowanie

Przejdź do kodowania, jeśli jesteś dobry w HTML lub masz członka zespołu, który wie, jak zrobić podpis e-mail w formacie HTML.

• Testowanie

Kiedy już zdecydujesz się stworzyć go samodzielnie, przygotuj się na wiele testów. Aby nie denerwować klientów niewłaściwie wyświetlaną stopką wiadomości e-mail, musisz wiedzieć, jak będzie wyglądać na różnych urządzeniach i klientach poczty e-mail, takich jak Outlook, Apple Mail czy Gmail.

• Dystrybucja wśród wszystkich członków zespołu
  

Jak wspomnieliśmy wcześniej, dobrze oznakowana stopka wiadomości e-mail to mały, ale potężny szczegół, który promuje Twoją firmę w każdej wiadomości wysłanej przez Twoich pracowników. W związku z tym, gdy układ podpisów e-mail jest gotowy, a testowanie zakończone, będziesz musiał rozesłać podpisy do każdego działu i członka zespołu.

Aby zautomatyzować proces dystrybucji, niektóre firmy zarządzające podpisami e-mail zapewniają funkcję centralnego zarządzania wszystkimi podpisami i użytkownikami w organizacji.

• Kontrola instalacji

Masz szczęście, jeśli masz mały zespół i pracowników współpracujących przy przyjmowaniu swoich podpisów w wiadomościach e-mail. Ale co, jeśli w firmie są dziesiątki lub setki skrzynek pocztowych? Jak kontrolować, czy każdy z Twoich pracowników zainstalował podpis? Nie martw się, niektóre usługi podpisów e-mail mogą to zrobić nawet za Ciebie. Z pulpitu nawigacyjnego administrator może zobaczyć, które sygnatury zostały zainstalowane, a które nie.

Poniżej znajdziesz pięć najlepszych sposobów na stworzenie podpisu e-mail. Zwróć uwagę na zalety i wady każdej metody i wybierz najbardziej odpowiednią opcję.

1. Użyj generatora podpisów e-mail

W dzisiejszych czasach istnieje wielu twórców podpisów e-mail online, którzy mogą zrobić podpis dla Ciebie, Twojej firmy i każdego członka Twojego zespołu w łatwy sposób.

Jeśli chodzi o tworzenie podpisu e-mail w formacie HTML, należy wziąć pod uwagę zalety i wady, które pomogą Ci podjąć decyzję. Zacznijmy od profesjonalistów.

Plusy

• Pełna kontrola nad szablonem podpisu

Jeśli Ty lub Twój programista dobrze znasz HTML, nie masz żadnych ograniczeń i możesz zrealizować każdy pomysł.

• Twój podpis możesz edytować w dowolnym momencie

Często usługi podpisów w wiadomościach e-mail oferują różne plany subskrypcji, pozwalające na utworzenie jednego, dwóch, dziesięciu i więcej podpisów w ciągu roku. Ale jeśli chcesz zmodyfikować swój podpis w dowolnym momencie za darmo, powinieneś użyć HTML. Po utworzeniu stopki do wiadomości e-mail nie będziesz musiał nikomu płacić, ale będziesz mógł ją edytować w dowolnym momencie. Pamiętaj jednak, że za każdym razem, gdy będziesz chciał zmienić choćby mały fragment swojego podpisu, będziesz musiał przejść przez dość duży fragment kodu, co prowadzi nas do wad korzystania z HTML.

Cons

• Musisz nauczyć się HTML

Uczenie się czegoś nowego jest zawsze dobre, ale czasami nie masz wystarczająco dużo czasu. Co więcej, możesz potrzebować czegoś bardzo pilnie.

• Zatrudnij programistę

Więc jeśli jesteś osobą zapracowaną i nie masz czasu na naukę HTML lub poprawę umiejętności kodowania, musisz zacząć szukać ludzi zdolnych do wykonania twojego projektu. Jeśli nie masz wcześniejszego doświadczenia w zatrudnianiu programisty internetowego, znalezienie kompetentnego programisty może być bardzo czasochłonne.

• Poświęć czas na badania

Podczas gdy jeden odbiorca może zobaczyć Twój podpis w sposób, w jaki go zaprojektowałeś, inny może otrzymać go jako zwykłą wiadomość tekstową lub po prostu cały bałagan. Czemu? Powinieneś zrozumieć, że różne klienty poczty e-mail mają różne wymagania techniczne dotyczące podpisów.

• Poświęć czas na testowanie

Pamiętaj, że będziesz musiał przetestować swój podpis we wszystkich klientach poczty e-mail i jak będzie wyglądał po wysłaniu.

• Problemy z podglądem na różnych urządzeniach

Trudno wyobrazić sobie życie bez smartfonów. Dlatego możemy założyć, że ktoś może czytać nasze e-maile na smartfonie lub tablecie. Nawiasem mówiąc, ponad połowa wszystkich telefonów komórkowych w Stanach Zjednoczonych to teraz smartfony. Wielu ludzi biznesu woli używać telefonów komórkowych do korespondencji biznesowej, dlatego w Twoim najlepszym interesie jest upewnienie się, że podpis e-maila wyświetla się poprawnie na wszystkich typach urządzeń.

W Internecie dostępnych jest wiele samouczków dotyczących podpisów e-mail dotyczących tworzenia go w Photoshopie. Ale czy warto spróbować? Dowiedzmy Się!

Plusy

• Niebo jest granicą Twojej kreatywności

Jeśli jesteś guru Photoshopa, ta opcja jest dla Ciebie pierwszym wyborem. Szeroka gama funkcji edycji obrazu pozwala uzyskać nie tylko podpis, ale dzieło sztuki! Ale nie przesadzaj, dobrze?

• Pełna kontrola nad szablonem podpisu

Możesz dostosować tekst kontaktu, etykiety, ikony, kolory i style czcionek, szerokości marginesów, obrazy, baner i inne elementy w stopce wiadomości e-mail.

• Twój podpis możesz edytować w dowolnym momencie

Podobnie jak w przypadku HTML omówionego powyżej, nie będziesz musiał płacić raz po raz za każdym razem, gdy będziesz chciał coś zmienić.

Cons

• Naucz się Photoshopa lub zatrudnij projektanta

Dla osób spoza Photoshopa tworzenie podpisu e-mail w tym edytorze może być dość trudne. Masz dwie opcje: albo musisz poprawić swoje umiejętności projektowania graficznego, albo zatrudnić profesjonalistę, który wykona za Ciebie pracę.

• Problemy z widocznością podpisu w wiadomości e-mail

Podczas tworzenia podpisu e-mail w programie Photoshop pamiętaj, że obraz może trafić do załączników i nie będzie wyświetlany automatycznie. Aby zobaczyć Twój podpis, odbiorca musi kliknąć przycisk „pobierz obrazy”. Ryzykujesz również, że niektórzy odbiorcy w ogóle nie będą mogli go zobaczyć, ponieważ wyłączyli obrazy w swoim kliencie poczty e-mail.

• Twój podpis e-mail nie będzie interaktywny

Ale nawet jeśli tego nie zrobili, nadal nie będą mogli klikać Twoich linków, ikon społecznościowych, banerów, wezwania do działania . Teraz wyobraź sobie, że Twój klient klika link do Twojej strony na Facebooku lub oczekuje subskrypcji Twojego comiesięcznego biuletynu. Zamiast dostać to, czego chcą, są przenoszeni do miejsca, w którym umieściłeś podpis, ponieważ jest to tylko zdjęcie z tylko jednym klikalnym obszarem. Ty też byłbyś sfrustrowany, prawda?

• Zakoduj go, aby elementy były klikalne

Jak widać, aby to zadziałało, musisz wiedzieć dużo o szczegółach (w tym o tym, jak utworzyć podpis e-mail w formacie html w Photoshopie). Tworząc podpis w Adobe, utwórz elementy podpisu e-mail w formacie HTML, które będzie można kliknąć.
Pamiętaj też, że niektóre programy pocztowe nie są szczególnie dobre w interpretowaniu kodu HTML.

• Długi czas przesyłania w e-mailu

Proszę uważać; podczas tworzenia podpisu e-mail Adobe Photoshop zawsze zapisuje go jako obraz. Czasami przesyłanie zdjęć zajmuje niesamowicie dużo czasu.

• Problemy ze spamem

Twoja wiadomość może nigdy nie dotrzeć, jeśli Twój podpis jest tylko obrazem, ponieważ może zostać przechwycony jako spam.

Innym popularnym sposobem projektowania profesjonalnego podpisu do wiadomości e-mail jest użycie szablonu Microsoft Word. Jak więc zrobić podpis w programie Word? Prawdopodobnie słyszałeś o Word Rendering Engine firmy Microsoft do tworzenia kodu HTML. Wytworzony kod wygląda tak samo w prawie wszystkich produktach firmy Microsoft, takich jak Outlook, Word i Excel.

Na przykład, jeśli skopiujesz szablon podpisu wiadomości e-mail w programie Word i wkleisz go bezpośrednio do wiadomości w programie Outlook, zostanie on odpowiednio wyświetlony w większości wersji programu Outlook. Chociaż ta metoda jest bezpłatna, niektóre konkretne rzeczy mogą pójść nie tak, jeśli zdecydujesz się ją zastosować zbliżać się.

Zagadnienia obejmują:

• Problemy z formatowaniem

Ponieważ inne klienty poczty e-mail, takie jak Gmail, Thunderbird lub Apple Mail, nie mogą odczytać „kodu HTML podpisu wiadomości e-mail” wytwarzanego przez silnik renderujący Word, odbiorcy korzystający z tych aplikacji pocztowych zobaczą dodatkowe odstępy, luki i nieprawidłowe czcionki w podpisie wiadomości e-mail .

• Problemy z widocznością w klientach pocztowych

Twój pięknie sformatowany szablon Word z podpisem e-mail najprawdopodobniej będzie wyglądał dobrze w Outlooku i okropnie i niesformatowany we wszystkich innych głównych klientach poczty e-mail. Co więcej, Twój podpis może być w jakiś sposób niedostępny dla odbiorcy.

Jeśli nie wiesz, że wszyscy odbiorcy używają programu Outlook, nie zaleca się tworzenia podpisu e-mail w programie Microsoft Word.

• Problemy z obrazami

Twoje logo i inne obrazy mogą trafić do załączników.

• Podpisy nie są przyjazne dla urządzeń mobilnych

Jeśli masz niewystarczającą wiedzę na temat HTML, oczywiste jest, że do tworzenia szablonów podpisów e-mail nie należy używać programu Word. Podpis e-mail najprawdopodobniej będzie wyglądał okropnie na urządzeniach mobilnych.

Fiverr to niezależna platforma dla osób, które chcą sprzedawać lub kupować usługi już od pięciu dolców. Na Fiverr dostępnych jest wiele kategorii. Najpopularniejsze to projektowanie graficzne, tworzenie stron internetowych, copywriting i tłumaczenie, tworzenie filmów, marketing cyfrowy i wiele innych.

Plusy

• Może być tani

Jeśli zdecydujesz się utworzyć podpis e-mail za pomocą Fiverr, możesz znaleźć kogoś, kto zrobi to za Ciebie za bardzo niską cenę.

• Może mieć szczęście, że masz niestandardowy szablon podpisu e-mail

Poza tym możesz znaleźć osobę, która będzie w stanie urzeczywistnić wszystkie Twoje pomysły, zamiast wziąć gotowy szablon.

• Oszczędzaj swój czas

Ponieważ nie musisz się uczyć, jak tworzyć podpisy e-mail w formacie HTML ani korzystać z Photoshopa, zaoszczędzisz dużo czasu, skupiając się na ważniejszych rzeczach na swoim talerzu.

Cons

• Twój dostawca może nie być wiarygodny

Chociaż możesz zobaczyć oceny freelancerów, którzy świadczą usługi, nigdy nie możesz być pewien, że będziesz w 100% zadowolony z wyniku, sposobu pracy freelancera i dotrzymywania terminów.

• Dostawca ma kontrolę nad Twoim podpisem e-mail

Pamiętaj, że za każdym razem, gdy chcesz poprawić swój podpis w wiadomości e-mail (np. zmienić szczegóły projektu), musisz skontaktować się ze swoim dostawcą w celu uzyskania aktualizacji.

• Twój dostawca może korzystać z generatora podpisów e-mail

Dlaczego nie zabrać go na przejażdżkę?

Właśnie zainstalowałeś swoją nową wirtualną wizytówkę i wysłałeś swój pierwszy e-mail. Teraz możesz napotkać różne problemy. Przyjrzyjmy się więc niektórym z nich.

• Podpis ulega uszkodzeniu po przekazaniu

Niestety nie można kontrolować wyglądu podpisów w wiadomościach e-mail po tym, jak odbiorca odpowie na Twoje e-maile. Musisz zrozumieć, że użytkownik może mieć ustawienia, aby odpowiadać tylko w postaci zwykłego tekstu.

• Zdjęcia nie pojawiają się w moim podpisie e-mail

Możesz zobaczyć pusty kwadrat z czerwonym „X” lub Twoje obrazy mogą trafić do załączników. Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że skopiowałeś i wkleiłeś obraz do podpisu e-mail. Aby rozwiązać ten problem, udostępnij online zdjęcia, których będziesz używać w swoim podpisie e-mail.

W tym celu możesz użyć swojego serwera internetowego lub witryn hostujących obrazy, takich jak Imgur, Tinypic i Photobucket. Należy jednak pamiętać, że ze względów bezpieczeństwa niektórzy klienci poczty e-mail mogą automatycznie blokować wszelkie obrazy hostowane zewnętrznie.

• Podpis e-maila nie wygląda dobrze na moim telefonie

Aby stworzyć podpis, który będzie dobrze wyglądał na urządzeniach mobilnych, pamiętaj, że ekran telefonu jest zwykle znacznie mniejszy, a przestrzeń dość ograniczona. Dlatego obiekty muszą być większe, a ich liczba mniejsza.

Ponieważ typowy ekran smartfona jest ustawiony pionowo, pamiętaj o wyrównaniu elementów podpisu e-mail również w pionie. Należy również pamiętać, że ikony społecznościowe muszą być wystarczająco duże, aby można je było kliknąć. Zwykle zalecamy ograniczenie ich liczby do trzech.

• Podpis e-maila pojawia się w załączniku

Przede wszystkim upewnij się, że Twój podpis nie jest pojedynczym obrazem.

Wniosek

Marketing podpisów e-mail odgrywa kluczową rolę w sukcesie Twojej marki. Również starannie skomponowany i profesjonalny podpis może wyróżnić Twoją firmę na tle innych. Chociaż może się wydawać, że najlepszym sposobem na utworzenie podpisu e-mail jest zrobienie go samemu, może być dość trudne do prawidłowego wyświetlania podpisu e-mail w różnych klientach poczty e-mail.

Ponieważ masz do czynienia z podpisem, a nie dokumentem, a nie obrazem, nie powinieneś używać Microsoft Word ani Photoshop. Naszą najlepszą rekomendacją byłoby użycie generatorów podpisów e-mail, które oferują różne szablony stworzone przez profesjonalnych projektantów i dobre wsparcie techniczne. A najważniejszą zaletą generatora jest pełna kompatybilność podpisów e-mail ze wszystkimi klientami poczty e-mail.