5 طرق شائعة لإنشاء توقيع بريد إلكتروني

هل تعلم أن أحد أكبر الأخطاء في التوقيعات هو عدم الاتساق عبر المؤسسة لأن كل موظف استخدم قوالبه وأدواته الخاصة؟

من خلال إنشاء توقيع بريد إلكتروني متسق وصحيح للعلامة التجارية لكل عضو في فريقك ، فإنك تبني التعرف على العلامة التجارية بين جهات اتصال شركتك. لهذا السبب يجب عليك استخدام نفس القالب أو ما شابه عبر شركتك للتأكد من أن كل توقيع يطابق النمط والصيغة التي وافقت عليها.

علاوة على ذلك ، يساعد توقيع البريد الإلكتروني في تحقيق أهداف الشركة من خلال تشغيل حملة توقيع بريد إلكتروني ناجحة.

• تطوير التصميم

يعتقد البعض أن أفضل طريقة لإنشاء توقيع بريد إلكتروني هي إنشائه في Photoshop أو مباشرة في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بهم. يفضل الآخرون استخدام Microsoft Word أو محرّر مستندات Google ، ثم نسخه من هناك ، وفويلا ، فإن توقيع البريد الإلكتروني جاهز للعمل. كلا ، إنه لا يعمل هكذا.

يعكس توقيع البريد الإلكتروني هوية علامتك التجارية ، ويجب أن تفكر مليًا في الألوان أو التخطيط أو عناصر التسويق التي ستدمجها في بطاقة عملك الرقمية. تعد مساعدة المصمم المحترف أو برنامج توقيع البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا في هذه المرحلة.

• الترميز

انتقل إلى الترميز إذا كنت جيدًا في HTML أو لديك عضو في الفريق يعرف كيفية عمل توقيع بريد إلكتروني بتنسيق HTML.

• اختبارات

بمجرد أن تقرر إنشائه بنفسك ، كن مستعدًا لإجراء الكثير من الاختبارات. حتى لا تزعج عملائك بتذييل بريد إلكتروني معروض بشكل غير صحيح ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيف سيبدو على العديد من الأجهزة وعملاء البريد الإلكتروني مثل Outlook أو Apple Mail أو Gmail.

• التوزيع عبر جميع أعضاء الفريق
  

كما ذكرنا من قبل ، فإن تذييل البريد الإلكتروني ذي العلامات التجارية الجيدة هو عبارة عن تفاصيل صغيرة لكنها قوية تعزز عملك مع كل رسالة يرسلها موظفوك. وبالتالي ، عندما يكون تخطيط توقيع البريد الإلكتروني جاهزًا ، ويكتمل الاختبار ، سيتعين عليك توزيع عمليات التوقيع على كل قسم وعضو في الفريق.

لأتمتة عملية التوزيع ، توفر لك بعض شركات إدارة توقيع البريد الإلكتروني ميزة إدارة مركزية لجميع التوقيعات والمستخدمين في مؤسستك.

• التحكم في التثبيت

أنت محظوظ إذا كان لديك فريق صغير وموظفون متعاونون في اعتماد توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بهم. ولكن ماذا لو كان هناك العشرات أو المئات من صناديق البريد في الشركة؟ كيف تتحكم في ما إذا كان كل موظف لديك قد قام بتثبيت التوقيع؟ لا تقلق ، فبإمكان بعض خدمات توقيع البريد الإلكتروني القيام بذلك نيابةً عنك. من لوحة المعلومات ، يمكن للمسؤول رؤية التوقيعات التي تم تثبيتها وما لم يتم تثبيتها.

ستجد أدناه أفضل خمس طرق لإنشاء توقيع بريد إلكتروني. انتبه إلى إيجابيات وسلبيات كل طريقة ، واختر الخيار الأنسب.

1. استخدم منشئ توقيع البريد الإلكتروني

في الوقت الحاضر ، هناك العديد من منشئي توقيع البريد الإلكتروني عبر الإنترنت الذين يمكنهم التوقيع لك ولعملك وكل عضو في فريقك بطريقة سهلة.

عندما يتعلق الأمر بإنشاء توقيع بريد إلكتروني بتنسيق HTML ، يجب أن تفكر في الإيجابيات والسلبيات ، والتي ستساعدك على اتخاذ قرار. لنبدأ بالإيجابيات.

الايجابيات

• السيطرة الكاملة على قالب التوقيع الخاص بك

إذا كنت أنت أو المطور لديك يتقن لغة HTML ، فلا حدود لك ويمكنك تنفيذ أي فكرة.

• يمكن تحرير توقيعك في أي وقت

في كثير من الأحيان ، تقدم خدمات توقيع البريد الإلكتروني خطط اشتراك متنوعة تسمح بإنشاء توقيع واحد واثنان وعشرة توقيعات وأكثر خلال عام. ولكن إذا كنت ترغب في تعديل توقيعك في أي وقت مجانًا ، فيجب عليك استخدام HTML. بمجرد إنشاء التذييل الخاص بك للبريد الإلكتروني ، لن تضطر إلى الدفع لأي شخص ولكن ستتمكن من تحريره في أي وقت. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى المرور بجزء كبير إلى حد ما من التعليمات البرمجية في كل مرة تريد فيها تغيير جزء صغير من توقيعك ، مما يقودنا إلى عيوب استخدام HTML.

سلبيات

• أنت بحاجة إلى تعلم HTML

تعلم شيئًا جديدًا دائمًا أمر جيد ، لكن في بعض الأحيان لا يكون لديك الوقت الكافي. علاوة على ذلك ، قد تحتاج إلى شيء ما على وجه السرعة.

• وظف مطورًا

لذلك إذا كنت شخصًا مشغولاً وليس لديك وقت لتعلم HTML أو تحسين مهاراتك في البرمجة ، فأنت بحاجة إلى البدء في البحث عن أشخاص قادرين على تنفيذ مشروعك. إذا لم تكن لديك خبرة سابقة في تعيين مطور ويب ، فقد يكون العثور على مطور على دراية مهمة تستغرق وقتًا طويلاً.

• اقضِ وقتًا في البحث

بينما قد يرى أحد المستلمين توقيعك على أنه الطريقة التي صممته بها ، فقد يستقبله مستلم آخر كرسالة نصية عادية أو أنه قد تم إفساده بالكامل. لماذا ا؟ يجب أن تفهم أن عملاء البريد الإلكتروني المختلفين لديهم متطلبات تقنية مختلفة للتوقيعات.

• اقضِ بعض الوقت في الاختبار

ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى اختبار توقيعك في جميع عملاء البريد الإلكتروني وكيف سيبدو بعد إرساله.

• معاينة المشاكل على أجهزة مختلفة

من الصعب تخيل حياتنا بدون الهواتف الذكية. لهذا السبب يمكننا أن نفترض أن شخصًا ما قد يقرأ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا باستخدام هاتف ذكي أو جهاز لوحي. بالمناسبة ، أكثر من نصف الهواتف المحمولة في الولايات المتحدة هي الآن هواتف ذكية. يفضل العديد من رجال الأعمال استخدام الهاتف المحمول لمراسلاتهم التجارية ، لذلك فمن مصلحتك التأكد من عرض توقيع بريدك الإلكتروني بشكل صحيح على جميع أنواع الأجهزة.

هناك العديد من دروس توقيع البريد الإلكتروني على الويب حول كيفية إنشائه في Photoshop. لكن هل هؤلاء يستحقون المحاولة؟ هيا نكتشف!

الايجابيات

• السماء هي حدود إبداعك

إذا كنت خبيرًا في Photoshop ، فإن هذا الخيار هو الخيار الأول لك. تتيح لك مجموعة كبيرة من وظائف تحرير الصور الحصول ليس فقط على توقيع ، بل على عمل فني! لكن لا تطرف ، حسنًا؟

• السيطرة الكاملة على قالب التوقيع الخاص بك

يمكنك تخصيص نص جهة اتصال تذييل بريدك الإلكتروني ، والتسميات ، والرموز ، وألوان الخطوط وأنماطها ، وعرض الهوامش ، والصور ، والشعار ، والمزيد.

• يمكن تحرير توقيعك في أي وقت

تمامًا كما هو الحال مع HTML الذي تمت مناقشته أعلاه ، لن تضطر إلى الدفع مرارًا وتكرارًا في كل مرة تريد تغيير أي شيء.

سلبيات

• تعلم الفوتوشوب أو استعن بمصمم

بالنسبة للأشخاص الذين لا يستخدمون Photoshop بيننا ، قد يكون إنشاء توقيع بريد إلكتروني في هذا المحرر أمرًا صعبًا للغاية. لديك خياران: إما أن تحتاج إلى تحسين مهاراتك في التصميم الجرافيكي أو تعيين محترف يمكنه القيام بالعمل نيابة عنك.

• مشاكل في رؤية التوقيع في البريد الإلكتروني

عندما تقوم بإنشاء توقيع بريد إلكتروني في Photoshop ، تذكر أن الصورة يمكن أن تنتقل إلى المرفقات ولن يتم عرضها تلقائيًا. لمشاهدة توقيعك ، يجب على المستلم النقر فوق الزر "تنزيل الصور". أيضًا ، أنت تخاطر بأن بعض المستلمين لن يتمكنوا من رؤيته على الإطلاق لأنهم قاموا بتعطيل الصور في عميل البريد الإلكتروني الخاص بهم.

• توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك لن يكون تفاعليا

ولكن حتى لو لم يفعلوا ذلك ، فلن يتمكنوا من النقر على الروابط الخاصة بك ، والرموز الاجتماعية ، والشعار ، والعبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء . تخيل الآن أن عميلك ينقر على رابط صفحتك على Facebook أو يتوقع الاشتراك في رسالتك الإخبارية الشهرية. بدلاً من الحصول على ما يريدون ، يتم نقلهم إلى المكان الذي حددت فيه التوقيع لأنه مجرد صورة بها منطقة واحدة فقط قابلة للنقر. ستكون محبطًا أيضًا ، أليس كذلك؟

• قم بتشفيرها لجعل العناصر قابلة للنقر

كما ترى ، تحتاج إلى معرفة الكثير عن التفاصيل لجعلها تعمل (بما في ذلك كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني بتنسيق html في Photoshop). عند إنشاء توقيع باستخدام Adobe ، قم بإنشاء عناصر توقيع بريد إلكتروني بتنسيق HTML يمكن النقر عليها.
أيضًا ، ضع في اعتبارك أن بعض برامج البريد ليست جيدة بشكل خاص في تفسير HTML.

• وقت طويل للتحميل في البريد الإلكتروني

من فضلك إنتبه؛ عند إنشاء توقيع بريد إلكتروني ، يقوم Adobe Photoshop دائمًا بحفظه كصورة. أحيانًا يستغرق تحميل الصور وقتًا طويلاً للغاية.

• قضايا البريد العشوائي

قد لا تصل رسالتك أبدًا إذا كان توقيعك مجرد صورة لأنه يمكن اكتشافها كبريد عشوائي.

هناك طريقة شائعة أخرى لتصميم توقيع احترافي لرسائل البريد الإلكتروني وهي استخدام قالب Microsoft Word. إذن ، كيف تصنع توقيعًا في Word؟ ربما سمعت عن Word Rendering Engine بواسطة Microsoft لإنشاء كود HTML. تبدو الشفرة التي تم إنتاجها متشابهة في جميع منتجات Microsoft تقريبًا مثل Outlook و Word و Excel.

على سبيل المثال ، إذا قمت بنسخ قالب توقيع البريد الإلكتروني الخاص بـ Word ولصقه مباشرةً في رسالة في Outlook ، فسيتم عرضه بشكل مناسب في معظم إصدارات Outlook. على الرغم من أن هذه الطريقة مجانية ، إلا أن بعض الأشياء المحددة ستحدث خطأ إذا اخترت اتباع هذا يقترب.

تشمل القضايا ما يلي:

• مشاكل التنسيق

نظرًا لأن عملاء البريد الإلكتروني الآخرين مثل Gmail أو Thunderbird أو Apple Mail لا يمكنهم قراءة "رمز توقيع البريد الإلكتروني بتنسيق HTML" الذي تم إنشاؤه بواسطة Word Rendering Engine ، سيرى المستلمون الذين يستخدمون تطبيقات البريد الإلكتروني هذه مسافات وفجوات وخطوط خاطئة إضافية في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك .

• مشاكل الرؤية في عملاء البريد الإلكتروني

من المرجح أن يبدو قالب Word الخاص بتوقيع البريد الإلكتروني المنسق بشكل جميل جيدًا في Outlook وسيبدو رهيبًا وغير منسق في جميع عملاء البريد الإلكتروني الرئيسيين الآخرين. علاوة على ذلك ، قد يكون توقيعك بطريقة ما غير متاح للمستلم.

ما لم تكن تعلم أن جميع المستلمين لديك يستخدمون Outlook ، فلا يوصى بإنشاء توقيع بريد إلكتروني في Microsoft Word.

• مشاكل مع الصور

يمكن أن ينتقل شعارك والصور الأخرى إلى المرفقات.

• التوقيعات ليست صديقة للجوال

إذا لم تكن لديك معرفة كافية بـ HTML ، فمن الواضح أنه لا ينبغي استخدام Word لإنشاء قوالب توقيع البريد الإلكتروني. من المرجح أن يبدو توقيع البريد الإلكتروني مروعًا على الأجهزة المحمولة.

Fiverr هي عبارة عن منصة مستقلة للأشخاص الذين يرغبون في بيع أو شراء خدمات تبدأ من خمسة دولارات. هناك مجموعة متنوعة من الفئات المتاحة على Fiverr للاختيار من بينها. الأكثر شيوعًا هو التصميم الجرافيكي وتطوير الويب وكتابة النصوص والترجمة وإنشاء الفيديو والتسويق الرقمي وغير ذلك الكثير.

الايجابيات

• يمكن أن تكون رخيصة

إذا اخترت إنشاء توقيع بريد إلكتروني باستخدام Fiverr ، فيمكنك العثور على شخص يقوم بذلك نيابة عنك بسعر رخيص جدًا.

• يمكن أن يكون محظوظًا لامتلاك قالب توقيع بريد إلكتروني مخصص

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك العثور على شخص يمكنه إضفاء الحيوية على جميع أفكارك بدلاً من استخدام نموذج جاهز للاستخدام.

• وفر وقتك

نظرًا لأنك لست بحاجة إلى تعلم كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني بتنسيق HTML أو استخدام Photoshop ، فسوف توفر الكثير من الوقت في التركيز على أشياء أكثر أهمية في لوحتك.

سلبيات

• لا يمكن أن يكون البائع الخاص بك موثوقًا به

على الرغم من أنه يمكنك رؤية تقييمات المستقلين الذين يقدمون الخدمات ، فلا يمكنك أبدًا التأكد من أنك ستكون راضيًا بنسبة 100٪ عن النتيجة وطريقة عمل المستقل والالتزام بالمواعيد النهائية.

• البائع لديه السيطرة على توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك

ضع في اعتبارك أنه في كل مرة تريد تصحيح توقيع بريدك الإلكتروني (على سبيل المثال ، تغيير أي تفاصيل تصميم) ، ستحتاج إلى الاتصال بالمورد للحصول على التحديثات.

• يمكن للبائع الخاص بك استخدام منشئ توقيع البريد الإلكتروني

لماذا لا تأخذها في جولة؟

لقد قمت للتو بتثبيت بطاقة عملك الافتراضية الجديدة تمامًا وأرسلت بريدك الإلكتروني الأول. الآن قد تواجه العديد من القضايا. لذلك دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعضها.

• يفسد التوقيع بعد إعادة توجيهه

لسوء الحظ ، من المستحيل التحكم في شكل توقيعات البريد الإلكتروني بعد أن يرد المستلم على رسائلك الإلكترونية. يجب أن تفهم أن المستخدم قد يكون لديه إعدادات للرد بنص عادي فقط.

• الصور لا تظهر في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بي

يمكنك إما أن ترى مربعًا فارغًا به علامة "X" حمراء أو أن تنتقل صورك إلى المرفقات. ربما يحدث هذا لأنك قمت بنسخ الصورة ولصقها في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. لحل هذه المشكلة ، استضف الصور التي ستستخدمها في توقيع بريدك الإلكتروني عبر الإنترنت.

لهذا الغرض ، يمكنك استخدام خادم الويب أو مواقع استضافة الصور مثل Imgur و Tinypic و Photobucket. ومع ذلك ، اعلم أن بعض عملاء البريد الإلكتروني يمكنهم تلقائيًا حظر أي صور مستضافة خارجيًا لأسباب أمنية.

• توقيع البريد الإلكتروني لا يبدو جيدًا على هاتفي

لإنشاء توقيع يبدو جيدًا على الأجهزة المحمولة ، تذكر أن شاشة الهاتف عادة ما تكون أصغر بكثير ، وأن المساحة محدودة جدًا. لذلك ، يجب أن تكون الكائنات أكبر ، بينما عددهم أصغر.

نظرًا لأن شاشة الهاتف الذكي النموذجية تكون عمودية ، تأكد من محاذاة عناصر توقيع البريد الإلكتروني بشكل عمودي أيضًا. يجب أن تتذكر أيضًا أن الرموز الاجتماعية يجب أن تكون كبيرة بما يكفي لتكون قابلة للنقر. نوصي عادة بتحديد عددهم إلى ثلاثة.

• توقيع البريد الإلكتروني يظهر في مرفق

بادئ ذي بدء ، تأكد من أن توقيعك ليس صورة واحدة.

استنتاج

يلعب التسويق عبر البريد الإلكتروني دورًا حيويًا في نجاح علامتك التجارية. أيضًا ، يمكن أن يميز التوقيع الاحترافي والمكون بعناية عملك عن البقية. في حين أنه قد يبدو أن أفضل طريقة لإنشاء توقيع بريد إلكتروني هي إجراؤه بنفسك ، فقد يكون من الصعب جدًا الحصول على توقيع البريد الإلكتروني ليتم عرضه بشكل جيد عبر عملاء البريد الإلكتروني المختلفين.

نظرًا لأنك تتعامل مع توقيع وليس مستندًا ولا صورة ، فلا يجب عليك استخدام Microsoft Word أو Photoshop. تتمثل أفضل توصياتنا في استخدام مولدات توقيع البريد الإلكتروني التي تقدم نماذج متنوعة تم إنشاؤها بواسطة مصممين محترفين ودعمًا تقنيًا جيدًا. والميزة الأكثر أهمية للمولد هي التوافق الكامل لتوقيع البريد الإلكتروني مع جميع عملاء البريد الإلكتروني.