Наиболее эффективные способы структурирования ваших подписей электронной почты для улучшения вашего делового общения

1. Зачем вам нужна хорошо структурированная электронная подпись?
2. Что выбрать — логотип, фото или и то, и другое — в электронной подписи
3. Как структурировать контактную информацию в электронной подписи
4. Какие иконки социальных сетей добавить в подпись?
5. Зачем вам нужно заявление об отказе от ответственности в электронной подписи?
6. Рекламные баннеры в электронной подписи и как их использовать
7. Добавьте кнопки призыва к действию
8. Ошибки, которых следует избегать в электронной подписи
9. Как управлять подписями электронной почты для всей команды?

Как выглядит ваша деловая электронная подпись? Это простая подпись с вашим именем в конце или это хорошо структурированное заявление о вашем бизнес-бренде?

Деловая подпись может многое рассказать о вашем уровне профессионализма и компании, которую вы представляете. Хорошо продуманная подпись электронной почты — отличный маркетинговый инструмент для профессионалов и владельцев бизнеса в различных отраслях. Если вы хотите увеличить продажи, расширить свои социальные сети, повысить посещаемость веб-сайта или повысить скорость отклика на электронную почту, хорошо продуманный нижний колонтитул электронной почты может помочь вам достичь всего этого и многого другого.

В этой статье мы рассмотрим основные составляющие успешной электронной подписи и покажем, как структурировать их в интересах вашего бизнеса.

Зачем вам нужна хорошо структурированная электронная подпись?

Профессиональная подпись электронной почты в формате HTML поможет вам во многих отношениях. Вот почему вы должны приложить некоторые усилия для его создания:

• Электронная подпись делает вашу переписку профессиональной
• Это ваша цифровая визитная карточка — источник вашей контактной информации.
• Это повышает узнаваемость вашего бренда
• Повышает доверие к вашей деловой электронной почте
• Генерирует трафик на ваш сайт
• Это привлекает внимание к вашему контенту
• Это поможет вам продвигать ваш продукт или услуги
• Это позволяет вам получать лиды
• Это позволяет вам общаться с людьми

Другими словами, хорошо структурированная подпись электронной почты поможет вам достичь одной или нескольких целей в бизнесе, маркетинге или продажах. И вот что он должен содержать: изображение (ваше фото или корпоративный логотип), ваши контактные данные, значки социальных сетей, правовая оговорка, рекламный баннер. Давайте рассмотрим каждый из этих элементов подробно.

Что выбрать — логотип, фото или и то, и другое — в подписи к электронному письму

Вам нужно несколько изображений нижнего колонтитула, чтобы сделать ваш бренд запоминающимся, потому что текстовая подпись может просто выглядеть скучно. Но какие визуалы лучше использовать? Должен ли это быть корпоративный логотип, ваша фотография или, может быть, и то, и другое?

Короткий ответ: используйте оба.
Длинный ответ: это действительно зависит от вашей деловой активности, положения и целей.

Если вы представляете личный бренд, вам следует добавить свою фотографию в подпись. Снимок в голову с дружелюбным и расслабленным выражением лица будет идеальным выбором.

Люди запоминают визуальные эффекты лучше, чем текст. Тем не менее, те, кто хочет создать подпись электронной почты , часто задаются вопросом, какие изображения являются «профессиональными» и могут быть включены в подпись деловой электронной почты.

Вот несколько советов по выбору фото для подписи.

• Добавьте свое профессиональное фото

Добавление личной фотографии может повысить доверие и помочь вам наладить отношения с клиентами. Но обязательно используйте только профессиональные, качественные и не размытые изображения.  

• Не делайте картинку слишком большой

Размер изображения зависит от того, насколько широка остальная часть вашей электронной подписи и как она впишется в существующий дизайн. Однако в нашем генераторе подписи электронной почты мы рекомендуем использовать оптимальный размер логотипов и фотографий шириной от 100 до 300 пикселей. Чем больше ваше изображение, тем больше времени требуется получателю для его предварительной загрузки.

• Не используйте неприемлемые фотографии

Обязательно используйте профессиональный снимок головы, желательно выполненный в едином стиле для каждого члена команды, а не селфи или кадрированное фото.

Если вы представляете компанию, использование вашей фотографии также имеет немало преимуществ: она делает ваше деловое общение более человечным, вызывает доверие и помогает установить связь с адресатом.

Логотип компании в электронной подписи для бизнеса может помочь повысить узнаваемость и узнаваемость бренда. Добавьте логотип, если хотите лучше рекламировать свой бренд.

Работая над отчетом о маркетинге по электронной почте о состоянии бизнеса , мы опросили более 750 маркетологов и владельцев бизнеса и обнаружили, что они предпочитают логотип компании профессиональному портретному снимку. Использование фирменного стиля компании во всех каналах коммуникации делает компанию узнаваемой среди всех заинтересованных сторон и создает согласованность.

Таким образом, лучшим решением будет использовать вашу фотографию в подписи (с выравниванием по левому краю) с небольшим логотипом компании (кроме контактной информации компании).

Как структурировать контактную информацию в электронной подписи

Даже самая полная и оптимизированная подпись будет выглядеть непрофессионально, если вы просто разместите всю свою информацию, не организовав ее должным образом. Следуйте четырем советам ниже, чтобы ваша подпись была хорошо структурирована.

Ограничьте количество контактной информации. Добавляйте только необходимые детали. Скажем, не указывайте свое имя в Skype, если вы им не пользуетесь.

Упорядочивайте информацию логически. Сначала используйте свой номер телефона и веб-адрес компании, а затем все дополнительные данные. Убедитесь, что ваши социальные значки находятся в конце (если ваши социальные профили не являются основным способом оставаться на связи с вами).

Используйте разделители. Не начинайте каждую контактную информацию с новой строки. Вы можете использовать символ вертикальной линии для разделения различных элементов в строке.

Используйте цвет текста. Воспользуйтесь преимуществами цветов вашего бренда, чтобы выделить определенные элементы контента. Это может быть ваше имя или название вашей компании или такие слова, как «телефон» или «электронная почта».

Имейте в виду, что отличная подпись электронной почты не должна быть сложной. Чем проще, тем лучше. Он должен предоставить основную информацию о вас.

• Имя

Вы удивитесь, но около 30% футеров электронных писем не имеют даже названия, что может негативно сказаться на имидже вашей компании.

• Должность

Очень важно указать название вашей должности, чтобы получатели знали, с кем они имеют дело, и могли решать свои проблемы.

• Название компании

Если вы представляете компанию, в нижнем колонтитуле электронной почты также должно быть название вашей компании.

• Логотип компании

Вы также можете использовать свой корпоративный логотип, но убедитесь, что он соответствует остальной эстетике нижнего колонтитула вашего электронного письма.

• сайт компании

Если у вас есть веб-сайт и вы ищете способы привлечь на него трафик, рассмотрите возможность добавления URL-адреса веб-сайта в подпись корпоративного электронного письма.

• Контакты

Адрес электронной почты

В некоторых статьях содержится совет не указывать ваш адрес электронной почты, поскольку получатели могут нажать «Ответить», чтобы ответить на ваше сообщение, но некоторые почтовые клиенты отображают имена, а не адреса электронной почты в поле «От». И когда человек пересылает ваше сообщение, получатели увидят ваше имя, а не адрес.

Номер телефона

Не используйте слишком много телефонных номеров. Это может раздражать читателя, особенно если он использует мобильные устройства для чтения вашей электронной почты.

Адрес

Базовая подпись электронной почты может не содержать вашего адреса. Прежде чем указать свой служебный адрес, убедитесь, что он не перегружает вашу подпись.

Какие иконки социальных сетей добавить в подпись?

Если у вас есть хорошо управляемые корпоративные социальные профили, вы должны дать ссылку на них в своей подписи. Это поможет вам привлечь трафик на эти платформы и в конечном итоге увеличить количество подписчиков.

В отличие от веб-сайта, здесь нельзя просто использовать URL-адреса. Они сделают вашу подпись слишком грязной. Вместо этого добавьте значки. Они занимают очень мало места, и вы можете аккуратно их организовать.

Итак, какие профили вам нужно включить в свою подпись? Конечно, не ваши личные аккаунты, где вы общаетесь с друзьями и семьей (и делитесь своими политическими взглядами или видео с кошками).

Если вы используете Facebook и Twitter профессионально, не стесняйтесь давать на них ссылки. Однако вы можете добавить свой личный LinkedIn. Как правило, направляйте свои деловые контакты в социальные профили вашей компании.

Кстати, вы можете легко создать HTML-подпись электронной почты с иконками социальных сетей с помощью нашего инструмента для создания подписи .

Зачем нужен отказ от ответственности в электронной подписи?

Отказ от ответственности по электронной почте (также называемый раскрытием информации по электронной почте, уведомлением о конфиденциальности, нижним колонтитулом или подписью) требуется для корпоративной электронной почты во многих странах. Чтобы не подвергать свою компанию риску штрафов, узнайте о требованиях законодательства в вашей стране.

Имейте в виду, что большинство хорошо продуманных примеров подписи электронной почты содержат короткие и читаемые заявления об отказе от ответственности.

Технически добавление отказа от подписи электронной почты часто является юридическим требованием, особенно в ЕС и Северной Америке. Однако требования могут различаться в зависимости от страны. Как правило, вам потребуется указать юридический адрес компании, регистрационный номер и регистрирующий орган.

Существуют разные мнения о том, следует ли включать такие вещи, как заявление о конфиденциальности, в заявление об отказе от ответственности. Это может помочь вам в юридических спорах, если таковые имеются.

Вы можете создать универсальный пример отказа от подписи электронной почты для всей компании или создать отдельные примеры для своих отделов. В последнем случае вы можете выбрать, какую информацию включать в него в зависимости от деятельности и потребностей отдела.

Рекламные баннеры в электронной подписи и как их использовать

Добавление рекламного баннера в вашу подпись электронной почты поможет вашей компании достичь своих целей в области продаж и маркетинга. И если вы думали о тех раздражающих анимированных объявлениях, которые раньше отвлекали вас от контента на многих веб-сайтах, пришло время изменить свое представление о баннере.

Посмотрите на пример баннера подписи электронной почты ниже. Он состоит только из фоновой фотографии, хэштега и адреса веб-сайта и весьма минимален.

Если вы хотите, чтобы ваш баннер работал на вас (привлекал трафик, привлекал потенциальных клиентов, увеличивал продажи и т. д.), следуйте нашим трем советам, связанным с баннерами.

1. Сделайте фирменные баннеры привлекательными

Используйте яркие изображения, короткие и точные фразы и фирменные цвета.

2. Будьте проще.

Ваш баннер не должен быть слишком большим или слишком ярким, чтобы его заметили. Совместите его с вашей подписью и сообщением.

3. Добавьте призыв к действию.

Четкий призыв к действию поможет вам достичь цели. Будь то чтение вашей последней статьи или регистрация на вебинар, скажите об этом в своем баннере. В противном случае это может быть довольно бесполезно.

Баннеры в подписях электронной почты отлично подходят для того, чтобы показать ваш опыт и добавить к вашему продвижению. Что вы должны вставить в свой баннер?

• Используйте предупреждающие слова
  
  Рассмотрите возможность использования предупредительных слов, которые побуждают пользователей нажимать на ваши баннеры. Например, «Пожизненный доступ к более чем 1000 видеокурсам», «Получите наши самые эффективные рекламные шаблоны», «Три неизведанных приема фуд-фотографии».
  
  
• Предложите что-нибудь ценное
  
  Дайте людям ценные электронные книги, контрольные списки, видео, советы и инструкции.
  
  
• Я приглашаю получателей на мероприятие
  
  Сообщите людям о предстоящем мероприятии, которое они могут посетить. Кроме того, не забудьте предоставить информацию, например: что, когда, где и т. д.
  
  
• Ввести предложение о продаже
  
  Вы также можете добавить рекламные баннеры в нижний колонтитул электронной почты, чтобы продвигать предстоящую распродажу.
  
  
• Продемонстрируйте награды вашей компании
  
  Баннеры могут помочь вам продемонстрировать свой опыт, чтобы ваши потенциальные клиенты знали, что вы тот, на кого они могут положиться.
  
  
• Делайте объявления для всей компании
  
  Каждое электронное письмо, отправленное сотрудниками внутри компании, дает возможность поделиться своими внутренними новостями и объявлениями, маркетинговыми обновлениями, методами адаптации и т. д.
  
  
• Представлять новые продукты
  
  Вы можете использовать баннеры для рекламы ваших новых продуктов.
  
  
• Поздравить адресатов с праздниками
  
  Многие компании добавляют баннеры в нижние колонтитулы своих электронных писем на Рождество, желая своим читателям отличных праздников.

Добавьте кнопки призыва к действию

Когда вы посмотрите на отличные примеры подписей, вы заметите, что CTA в них очень просты, не слишком напористы и обычно соответствуют теме сообщения.

Читайте дальше, чтобы увидеть несколько идей, как побудить читателей к действию.

• Свяжите свои профили в социальных сетях с кнопками
  
  Сконцентрируйте длинные ссылки социальных сетей в короткие и простые слова или фразы, которые мгновенно приведут получателей туда, где они должны быть, одним щелчком мыши.
  
  
• Поделитесь своими приложениями AppStore или Google Play с помощью кнопок
  
  Позвольте всем, с кем вы переписываетесь по электронной почте, видеть и загружать ваши приложения.
  
  
• Пригласите получателей зарегистрироваться
  
  Разместив призыв к действию с гиперссылкой в ​​нижнем колонтитуле электронной почты, вы можете превратить каждого читателя в подписчика.
  
• Поощряйте людей звонить вам
  
  Скажите людям, что вы открыты для общения с ними.
  
• Добавить планировщики встреч
  
  Дайте получателям возможность быстро записаться на прием к вам.
  
  
• Продвигайте демонстрацию вашего продукта
  
  Включите ссылку на видео, демонстрирующее ваш продукт/услугу, или предложите запланировать демонстрацию.
  
  
• Позвольте адресатам подписаться на ваш блог
  
  Хорошо написанные и ценные сообщения в блогах могут убедить получателя в том, что предлагаемый вами продукт или услуга заслуживают доверия и доверия. Включение ссылки на пост в блоге в дизайн вашей онлайн-визитки может стать отличным способом продемонстрировать свой опыт.

Ошибки, которых следует избегать в электронной подписи

Теперь, когда вы знаете, как создать свою электронную подпись и какие элементы в ней использовать, давайте посмотрим, чего НЕ СЛЕДУЕТ делать. Познакомьтесь с семью наиболее распространенными ошибками при подписи электронной почты.

• Неверная контактная информация

Ваша компания может изменить свой адрес или номер телефона. Как только это произойдет, убедитесь, что вы обновили соответствующую информацию во всех каналах связи, в том числе в подписи электронной почты .

• Использование изображений в качестве подписи

Никогда не используйте изображения в качестве подписи. В лучшем случае ваш получатель не сможет позвонить на ваш телефон одним щелчком мыши или скопировать адрес вашего веб-сайта. Ваша подпись будет отображаться в виде вложения в худшем случае, что приведет к срабатыванию спам-фильтра вашего получателя. Вместо этого используйте HTML.

• Использование слишком большого количества цветов

Никогда не используйте слишком много цветов, так как они будут отвлекать получателя от вашего сообщения. В противном случае ваша подпись будет выглядеть непрофессионально.

• Добавление цитат в подпись вашей деловой электронной почты

Вдохновляющие цитаты не служат никакой цели в деловой переписке. И если вы относитесь к той или иной цитате, это не значит, что и ваш коллекционер тоже.

• Использование некачественных изображений

Помните, что почти у всех сейчас на телефонах экраны 4k или Retina. Убедитесь, что ваше изображение небольшого размера, но очень высокого качества. Протестируйте его на настольных и мобильных устройствах, прежде чем использовать его в своих электронных письмах.

• Использование разных шрифтов

Подпись с большим количеством разных шрифтов будет выглядеть так же, как и подпись со слишком большим количеством цветов. Это будет отвлекать и дилетантски. Вместо этого придерживайтесь своих корпоративных шрифтов.

• Не сделать вашу подпись удобной для мобильных устройств

В наши дни, когда так много людей читают свои электронные письма на мобильных устройствах, было бы непростительно не сделать их отзывчивыми. Чтобы убедиться, что ваша подпись хорошо выглядит везде, используйте генератор HTML-подписей электронной почты и протестируйте его, прежде чем запускать.

• Добавление слишком большого количества социальных иконок

Нижний колонтитул вашей электронной почты будет выглядеть загроможденным, если вы добавите значок для каждой социальной сети, которую использует ваша организация. Мы рекомендуем включать только те каналы, которые чаще всего обновляются.

• Разрешить сотрудникам самостоятельно создавать подписи

Один из самых простых способов навредить имиджу вашей компании — попросить ваших сотрудников проявить творческий подход и самостоятельно разработать подписи для электронных писем. Они наверняка не согласятся на стандартизированный шаблон электронной подписи. Прощай, постоянство бренда, здравствуй, хаос!

• Слишком длинная подпись

Когда дело доходит до выбора информации, которую вы должны включить, придерживайтесь правила «меньше значит больше». Имейте в виду, что лучшие примеры подписи электронной почты составляют около пяти строк текста.

• Игнорирование размера подписи электронной почты

Если вы знаете, какие устройства обычно использует ваша аудитория, вам будет проще правильно отобразить свою подпись. Например, мобильные пользователи должны делать его шириной не более 320 пикселей (пикселей). Для пользователей настольных компьютеров идеально подойдет нижний колонтитул электронной почты шириной 600 пикселей.

Как управлять подписями электронной почты для всей команды?

Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, представителем малого бизнеса или крупной организацией, ваш фирменный дизайн должен отражать профессиональные стандарты вашего бизнеса. И хотя в случае с фрилансерами и небольшими командами может быть довольно легко создавать согласованные и идеально брендированные подписи, создание и управление несколькими нижними колонтитулами электронной почты для большого количества сотрудников может стать сложной задачей. Что нужно учитывать?

Используйте один шаблон электронной подписи для всей команды

Последовательность является приоритетом номер один для вашего шаблона подписи электронной почты. Несогласованность подписей производит впечатление хаоса и непрофессионализма.

Создавайте разные подписи для разных отделов

Итак, вы решили настроить электронные подписи для всей компании и поняли, что они должны быть последовательными, чтобы представлять ваш бренд в лучшем свете. Это верно. Однако это не означает, что разные отделы не могут включать дополнительную информацию. Например, вашей маркетинговой команде больше нужны ссылки на социальные сети в подписях, чем сотрудникам, которые управляют финансами.

Создавайте маркетинговые кампании в подписях электронной почты

Используйте нижний колонтитул электронной почты для поддержки своих маркетинговых кампаний. Например, добавьте ссылки на социальные сети, ссылки на последний контент, ссылки на вебинары или мероприятия, которые вы будете посещать, а также ссылку на подписку на информационный бюллетень.

Используйте программное обеспечение для управления электронной подписью

Чтобы ваша подпись корректно отображалась на различных устройствах и в почтовых клиентах, используйте платные или бесплатные генераторы подписей электронной почты . Он предлагает различные шаблоны и хорошую техническую поддержку, созданную профессиональными дизайнерами и совместимую практически с любым почтовым клиентом. Кроме того, вы можете сделать несколько подписей быстрее, потому что вы можете создать одну мастер-подпись, а затем загрузить файл с контактными данными, и система будет работать с подписями сама.

Вывод

Чтобы выглядеть профессионально в деловом общении, всегда ставьте подпись в конце письма. При его создании помните о необходимой структуре. Помимо вашего имени и корпоративных контактных данных, обязательно используйте изображения. В общем, люди визуалы. Выберите свою дружелюбную фотографию, чтобы персонализировать свои сообщения и установить доверительную связь с получателями. Включите значки социальных сетей, если у вас есть корпоративные профили. Кроме того, не забывайте о требуемом по закону заявлении об отказе от ответственности с регистрационными данными вашей компании. Добавьте красивый баннер, чтобы помочь вашему бизнесу достичь своих KPI. Расположите все эти компоненты логически и отслеживайте свой прогресс.