Die 5 beliebtesten Methoden zum Erstellen einer E-Mail-Signatur

Wussten Sie, dass einer der größten Fehler bei Signaturen die Inkonsistenz im gesamten Unternehmen ist, weil jeder Mitarbeiter seine eigenen Vorlagen und Tools verwendet?

Indem Sie für jedes Mitglied Ihres Teams eine konsistente E-Mail-Signatur mit korrektem Branding erstellen, bauen Sie die Markenbekanntheit unter den Kontakten Ihres Unternehmens auf. Aus diesem Grund sollten Sie in Ihrem Unternehmen dieselbe oder eine ähnliche Vorlage verwenden, um sicherzustellen, dass jede Unterschrift dem von Ihnen genehmigten Stil und Format entspricht.

Darüber hinaus trägt eine E-Mail-Signatur dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen, indem eine erfolgreiche E-Mail-Signaturkampagne durchgeführt wird.

• Design-Entwicklung

Einige glauben, dass der beste Weg, eine E-Mail-Signatur zu erstellen, darin besteht, sie in Photoshop oder direkt in ihrem E-Mail-Programm zu erstellen. Andere bevorzugen die Verwendung von Microsoft Word oder Google Docs, kopieren es dann von dort, und voila, die E-Mail-Signatur ist einsatzbereit. Nö, so geht das nicht.

Eine E-Mail-Signatur spiegelt Ihre Markenidentität wider, und Sie sollten sorgfältig darüber nachdenken, welche Farben, Layouts oder Marketingelemente Sie in Ihre digitale Visitenkarte integrieren. Die Hilfe eines professionellen Designers oder einer E-Mail-Signatursoftware ist in dieser Phase unerlässlich.

• Kodierung

Gehen Sie zur Codierung, wenn Sie gut in HTML sind oder ein Teammitglied haben, das weiß, wie man eine HTML-E-Mail-Signatur erstellt.

• Testen

Wenn Sie sich entschieden haben, es selbst zu erstellen, sollten Sie darauf vorbereitet sein, viele Tests durchzuführen. Um Ihre Kunden nicht mit einer falsch angezeigten E-Mail-Fußzeile zu verärgern, müssen Sie wissen, wie sie auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients wie Outlook, Apple Mail oder Gmail aussehen wird.

• Verteilung auf alle Teammitglieder
  

Wie wir bereits erwähnt haben, ist eine gut gebrandete E-Mail-Fußzeile ein kleines, aber wirkungsvolles Detail, das Ihr Unternehmen mit jeder von Ihren Mitarbeitern gesendeten Nachricht fördert. Wenn das E-Mail-Signatur-Layout fertig ist und die Tests abgeschlossen sind, müssen Sie folglich die Freigaben an alle Abteilungen und Teammitglieder verteilen.

Um den Verteilungsprozess zu automatisieren, stellen Ihnen einige E-Mail-Signaturverwaltungsunternehmen eine zentrale Verwaltungsfunktion für alle Signaturen und Benutzer in Ihrer Organisation zur Verfügung.

• Installationskontrolle

Sie haben Glück, wenn Sie ein kleines Team und Mitarbeiter haben, die bei der Übernahme ihrer E-Mail-Signaturen kooperativ sind. Was aber, wenn es Dutzende oder Hunderte von Postfächern im Unternehmen gibt? Wie kontrollieren Sie, ob jeder Ihrer Mitarbeiter die Signatur installiert hat? Keine Sorge, einige E-Mail-Signaturdienste können das sogar für Sie erledigen. Über das Dashboard kann ein Administrator sehen, welche Signaturen installiert wurden und welche nicht.

Nachfolgend finden Sie die fünf besten Möglichkeiten, eine E-Mail-Signatur zu erstellen. Achten Sie auf die Vor- und Nachteile jeder Methode und wählen Sie die am besten geeignete Option.

1. Verwenden Sie einen E-Mail-Signaturgenerator

Heutzutage gibt es verschiedene Online-Ersteller von E-Mail-Signaturen, die mühelos eine Signatur für Sie, Ihr Unternehmen und jedes Mitglied Ihres Teams erstellen können.

Bei der Erstellung der HTML-E-Mail-Signatur sollten Sie die Vor- und Nachteile abwägen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen. Beginnen wir mit den Profis.

Vorteile

• Volle Kontrolle über Ihre Signaturvorlage

Wenn Sie oder Ihr Entwickler HTML gut beherrschen, sind Ihnen keine Grenzen gesetzt und Sie können jede Idee umsetzen.

• Ihre Signatur kann jederzeit bearbeitet werden

E-Mail-Signaturdienste bieten häufig verschiedene Abonnementpläne an, mit denen Sie im Laufe eines Jahres eine, zwei, zehn und mehr Signaturen erstellen können. Wenn Sie Ihre Signatur jedoch jederzeit kostenlos ändern möchten, sollten Sie HTML verwenden. Sobald Sie Ihre Fußzeile für E-Mails erstellt haben, müssen Sie niemanden bezahlen, können sie aber jederzeit bearbeiten. Denken Sie jedoch daran, dass Sie jedes Mal, wenn Sie auch nur einen kleinen Teil Ihrer Signatur ändern möchten, ein ziemlich großes Stück Code durchlaufen müssen, was uns zu den Nachteilen der Verwendung von HTML führt.

Nachteile

• Sie müssen HTML lernen

Etwas Neues zu lernen ist immer gut, aber manchmal hat man nicht genug Zeit. Außerdem kann es sein, dass Sie etwas sehr dringend benötigen.

• Stellen Sie einen Entwickler ein

Wenn Sie also viel beschäftigt sind und keine Zeit haben, HTML zu lernen oder Ihre Programmierkenntnisse zu verbessern, müssen Sie nach Leuten suchen, die in der Lage sind, Ihr Projekt durchzuführen. Falls Sie noch keine Erfahrung mit der Einstellung eines Webentwicklers haben, kann es auch eine sehr zeitaufwändige Aufgabe sein, einen sachkundigen zu finden.

• Verbringe Zeit mit Recherche

Während ein Empfänger Ihre Signatur so sieht, wie Sie sie entworfen haben, erhält ein anderer sie möglicherweise als reine Textnachricht oder einfach nur durcheinander. Wieso den? Sie sollten verstehen, dass verschiedene E-Mail-Clients unterschiedliche technische Anforderungen für Signaturen haben.

• Verbringen Sie Zeit mit dem Testen

Denken Sie daran, dass Sie Ihre Signatur in allen E-Mail-Clients testen müssen und wie sie nach dem Senden aussehen wird.

• Vorschauprobleme auf verschiedenen Geräten

Smartphones sind aus unserem Leben kaum noch wegzudenken. Daher können wir davon ausgehen, dass jemand unsere E-Mails mit einem Smartphone oder Tablet liest. Übrigens sind mittlerweile mehr als die Hälfte aller Mobiltelefone in den USA Smartphones. Viele Geschäftsleute ziehen es vor, ihre Geschäftskorrespondenz mobil zu verwenden, daher ist es in Ihrem Interesse, sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Signatur auf allen Arten von Geräten korrekt angezeigt wird.

Es gibt viele E-Mail-Signatur-Tutorials im Internet, wie man sie in Photoshop erstellt. Aber sind die einen Versuch wert? Lass es uns herausfinden!

Vorteile

• Der Himmel ist die Grenze Ihrer Kreativität

Wenn Sie ein Photoshop-Guru sind, ist diese Option die allererste Wahl für Sie. Eine breite Palette von Bildbearbeitungsfunktionen ermöglicht es Ihnen, nicht nur eine Unterschrift, sondern ein Kunstwerk zu erhalten! Aber übertreiben Sie es nicht, okay?

• Volle Kontrolle über Ihre Signaturvorlage

Sie können den Kontakttext Ihrer E-Mail-Fußzeile, Beschriftungen, Symbole, Schriftfarben und -stile, Randbreiten, Bilder, Banner und mehr anpassen.

• Ihre Signatur kann jederzeit bearbeitet werden

Genau wie bei HTML, das oben besprochen wurde, müssen Sie nicht jedes Mal erneut bezahlen, wenn Sie etwas ändern möchten.

Nachteile

• Lerne Photoshop oder engagiere einen Designer

Für Nicht-Photoshop-Leute unter uns kann das Erstellen einer E-Mail-Signatur in diesem Editor ziemlich schwierig sein. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie müssen entweder Ihre Grafikdesign-Fähigkeiten verbessern oder einen Profi einstellen, der die Arbeit für Sie erledigt.

• Probleme mit der Sichtbarkeit der Signatur in E-Mails

Denken Sie beim Erstellen einer Photoshop-E-Mail-Signatur daran, dass das Bild in Anhängen landen kann und nicht automatisch angezeigt wird. Um Ihre Unterschrift zu sehen, muss der Empfänger auf die Schaltfläche „Bilder herunterladen“ klicken. Außerdem riskieren Sie, dass einige Empfänger es überhaupt nicht sehen können, weil sie Bilder in ihrem E-Mail-Client deaktiviert haben.

• Ihre E-Mail-Signatur ist nicht interaktiv

Aber selbst wenn dies nicht der Fall ist, können sie dennoch nicht auf Ihre Links, Symbole für soziale Netzwerke, Banner oder Handlungsaufforderungen klicken . Stellen Sie sich nun vor, Ihr Kunde klickt auf den Link Ihrer Facebook-Seite oder erwartet, Ihren monatlichen Newsletter zu abonnieren. Anstatt das zu bekommen, was sie wollen, werden sie zu der Stelle geführt, an der Sie die Signatur gefunden haben, da es sich nur um ein Bild mit nur einem anklickbaren Bereich handelt. Du wärst auch frustriert, oder?

• Codieren Sie es, um Elemente anklickbar zu machen

Wie Sie sehen, müssen Sie viel über die Details wissen, damit es funktioniert (einschließlich der Erstellung einer HTML-E-Mail-Signatur in Photoshop). Erstellen Sie beim Erstellen einer Signatur mit Adobe HTML-E-Mail-Signaturelemente, die anklickbar sind.
Denken Sie auch daran, dass einige E-Mail-Programme HTML nicht besonders gut interpretieren können.

• Lange Zeit zum Hochladen per E-Mail

Bitte pass auf; Beim Erstellen einer E-Mail-Signatur speichert Adobe Photoshop diese immer als Bild. Manchmal dauert das Hochladen von Bildern wahnsinnig lange.

• Spam-Probleme

Ihre Nachricht kommt möglicherweise nie an, wenn Ihre Signatur nur ein Bild ist, da sie als Spam abgefangen werden kann.

Eine weitere beliebte Möglichkeit, eine professionelle Signatur für E-Mails zu entwerfen, ist die Verwendung einer Microsoft Word-Vorlage. Also, wie macht man eine Signatur in Word? Sie haben wahrscheinlich von der Word Rendering Engine von Microsoft zum Erstellen des HTML-Codes gehört. Der produzierte Code sieht in fast allen Microsoft-Produkten wie Outlook, Word und Excel gleich aus.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Word-E-Mail-Signaturvorlage kopieren und direkt in eine Nachricht in Outlook einfügen, wird sie in den meisten Versionen von Outlook entsprechend angezeigt. Obwohl diese Methode kostenlos ist, werden einige bestimmte Dinge schief gehen, wenn Sie sich dafür entscheiden sich nähern.

Zu den Problemen gehören:

• Probleme mit der Formatierung

Da andere E-Mail-Clients wie Gmail, Thunderbird oder Apple Mail den von der Word Rendering Engine erzeugten „HTML-E-Mail-Signaturcode“ nicht lesen können, sehen die Empfänger, die diese E-Mail-Anwendungen verwenden, zusätzliche Abstände, Lücken und falsche Schriftarten in Ihrer E-Mail-Signatur .

• Probleme mit der Sichtbarkeit in E-Mail-Clients

Ihre schön formatierte E-Mail-Signatur-Word-Vorlage wird höchstwahrscheinlich in Outlook in Ordnung und in allen anderen wichtigen E-Mail-Clients schrecklich und unformatiert aussehen. Darüber hinaus kann Ihre Signatur für den Empfänger möglicherweise sogar irgendwie nicht verfügbar sein.

Sofern Sie nicht wissen, dass alle Ihre Empfänger Outlook verwenden, wird davon abgeraten, eine E-Mail-Signatur in Microsoft Word zu erstellen.

• Probleme mit Bildern

Ihr Logo und andere Bilder können angehängt werden.

• Signaturen sind nicht mobilfreundlich

Wenn Sie keine ausreichenden HTML-Kenntnisse haben, ist es offensichtlich, dass zum Erstellen von E-Mail-Signaturvorlagen Word nicht verwendet werden sollte. Die E-Mail-Signatur wird auf mobilen Geräten höchstwahrscheinlich schrecklich aussehen.

Fiverr ist eine freiberufliche Plattform für Leute, die Dienstleistungen ab fünf Dollar verkaufen oder kaufen möchten. Auf Fiverr stehen verschiedene Kategorien zur Auswahl. Die beliebtesten sind Grafikdesign, Webentwicklung, Texterstellung und Übersetzung, Videoerstellung, digitales Marketing und viele mehr.

Vorteile

• Kann billig sein

Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine E-Mail-Signatur mit Fiverr zu erstellen, können Sie jemanden finden, der das zu einem sehr günstigen Preis für Sie erledigt.

• Kann glücklich sein, eine benutzerdefinierte E-Mail-Signaturvorlage zu haben

Außerdem können Sie eine Person finden, die all Ihre Ideen zum Leben erwecken kann, anstatt eine gebrauchsfertige Vorlage zu nehmen.

• Sparen Sie Zeit

Da Sie nicht lernen müssen, wie man eine HTML-E-Mail-Signatur erstellt oder Photoshop verwendet, sparen Sie viel Zeit und können sich auf wichtigere Dinge auf Ihrem Teller konzentrieren.

Nachteile

• Ihr Anbieter kann nicht zuverlässig sein

Obwohl Sie die Bewertungen von Freelancern sehen können, die Dienstleistungen erbringen, können Sie nie sicher sein, dass Sie mit dem Ergebnis, der Arbeitsweise des Freelancers und der Einhaltung von Fristen zu 100% zufrieden sind.

• Der Anbieter hat die Kontrolle über Ihre E-Mail-Signatur

Denken Sie daran, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur korrigieren möchten (z. B. Designdetails ändern), an Ihren Anbieter wenden müssen, um Updates zu erhalten.

• Ihr Anbieter kann einen E-Mail-Signaturgenerator verwenden

Warum nicht mal eine Runde drehen?

Sie haben gerade Ihre brandneue virtuelle Visitenkarte installiert und Ihre erste E-Mail versendet. Jetzt können Sie mit verschiedenen Problemen konfrontiert werden. Schauen wir uns also einige von ihnen genauer an.

• Die Signatur wird nach der Weiterleitung beschädigt

Leider ist es unmöglich zu kontrollieren, wie E-Mail-Signaturen aussehen, nachdem der Empfänger auf Ihre E-Mails geantwortet hat. Sie müssen verstehen, dass der Benutzer möglicherweise Einstellungen hat, um nur im Klartext zu antworten.

• Bilder werden nicht in meiner E-Mail-Signatur angezeigt

Sie können entweder ein leeres Quadrat mit einem roten "X" sehen oder Ihre Bilder können in Anhänge verschoben werden. Dies geschieht wahrscheinlich, weil Sie das Bild kopiert und in Ihre E-Mail-Signatur eingefügt haben. Um dieses Problem zu lösen, hosten Sie die Bilder, die Sie in Ihrer E-Mail-Signatur verwenden werden, online.

Zu diesem Zweck können Sie Ihren Webserver oder Bildhosting-Sites wie Imgur, Tinypic und Photobucket verwenden. Beachten Sie jedoch, dass einige E-Mail-Clients aus Sicherheitsgründen automatisch alle extern gehosteten Bilder blockieren können.

• Die E-Mail-Signatur sieht auf meinem Telefon nicht gut aus

Um eine Signatur zu erstellen, die auf Mobilgeräten gut aussieht, denken Sie daran, dass der Telefonbildschirm normalerweise viel kleiner und der Platz ziemlich begrenzt ist. Daher müssen die Objekte größer sein, während die Anzahl von ihnen kleiner ist.

Da ein typischer Smartphone-Bildschirm vertikal ist, achten Sie darauf, Ihre E-Mail-Signaturelemente auch vertikal auszurichten. Sie sollten auch daran denken, dass soziale Symbole groß genug sein müssen, um anklickbar zu sein. Wir empfehlen normalerweise, ihre Anzahl auf drei zu begrenzen.

• Die E-Mail-Signatur wird in einem Anhang angezeigt

Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Signatur kein einzelnes Bild ist.

Fazit

E-Mail-Signatur-Marketing spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Marke. Auch eine sorgfältig verfasste und professionelle Signatur kann Ihr Unternehmen von den anderen unterscheiden. Während es den Anschein hat, dass der beste Weg, eine E-Mail-Signatur zu erstellen, darin besteht, sie selbst zu erstellen, kann es ziemlich schwierig sein, die E-Mail-Signatur dazu zu bringen, dass sie in verschiedenen E-Mail-Clients einwandfrei angezeigt wird.

Da es sich um eine Unterschrift, kein Dokument und kein Bild handelt, sollten Sie Microsoft Word oder Photoshop nicht verwenden. Unsere beste Empfehlung wäre die Verwendung von E-Mail-Signaturgeneratoren, die verschiedene von professionellen Designern erstellte Vorlagen und einen guten technischen Support bieten. Und der wichtigste Vorteil des Generators ist eine vollständige E-Mail-Signatur-Kompatibilität mit allen E-Mail-Clients.