5 Cara Paling Populer untuk Membuat Tanda Tangan Email

Tahukah Anda bahwa salah satu kesalahan terbesar pada tanda tangan adalah inkonsistensi di seluruh organisasi karena setiap karyawan menggunakan templat dan alat mereka sendiri?

Dengan membuat tanda tangan email bermerek yang konsisten dan benar untuk setiap anggota tim Anda, Anda membangun pengenalan merek di antara kontak perusahaan Anda. Itulah mengapa Anda harus menggunakan template yang sama atau serupa di seluruh perusahaan Anda untuk memastikan bahwa setiap tanda tangan cocok dengan gaya dan format yang telah Anda setujui.

Selain itu, tanda tangan email membantu mencapai tujuan perusahaan dengan menjalankan kampanye tanda tangan email yang sukses.

• Pengembangan desain

Beberapa orang percaya bahwa cara terbaik untuk membuat tanda tangan email adalah dengan membuatnya di Photoshop atau langsung di program email mereka. Yang lain lebih suka menggunakan Microsoft Word atau Google Docs, lalu menyalinnya dari sana, dan voila, tanda tangan email siap digunakan. Tidak, itu tidak bekerja seperti itu.

Tanda tangan email mencerminkan identitas merek Anda, dan Anda harus berpikir hati-hati tentang warna, tata letak, atau elemen pemasaran apa yang akan Anda masukkan ke dalam kartu bisnis digital Anda. Bantuan desainer profesional atau perangkat lunak tanda tangan email sangat penting pada tahap ini.

• pengkodean

Pergi ke coding jika Anda pandai HTML atau memiliki anggota tim yang tahu cara membuat tanda tangan email HTML.

• Pengujian

Setelah Anda memutuskan untuk membuatnya sendiri, bersiaplah untuk melakukan banyak pengujian. Agar tidak mengganggu pelanggan Anda dengan footer email yang ditampilkan dengan tidak benar, Anda perlu mengetahui bagaimana tampilannya di berbagai perangkat dan klien email seperti Outlook, Apple Mail, atau Gmail.

• Distribusi di semua anggota tim
  

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, footer email bermerek bagus adalah detail kecil namun kuat yang mempromosikan bisnis Anda dengan setiap pesan yang dikirim oleh karyawan Anda. Akibatnya, ketika tata letak tanda tangan email sudah siap, dan pengujian selesai, Anda harus mendistribusikan tanda tangan ke setiap departemen dan anggota tim.

Untuk mengotomatiskan proses distribusi, beberapa perusahaan manajemen tanda tangan email memberi Anda fitur manajemen pusat untuk semua tanda tangan dan pengguna di organisasi Anda.

• Kontrol instalasi

Anda beruntung jika Anda memiliki tim kecil dan karyawan yang kooperatif dalam mengadopsi tanda tangan email mereka. Tetapi bagaimana jika ada puluhan atau ratusan kotak surat di perusahaan? Bagaimana Anda mengontrol jika setiap karyawan Anda telah memasang tanda tangan? Jangan khawatir, beberapa layanan tanda tangan email bahkan dapat melakukannya untuk Anda. Dari dasbor, administrator dapat melihat tanda tangan apa yang telah diinstal dan apa yang belum.

Di bawah ini Anda akan menemukan lima cara terbaik untuk membuat tanda tangan email. Perhatikan pro dan kontra dari setiap metode, dan pilih opsi yang paling cocok.

1. Gunakan generator tanda tangan email

Saat ini, ada berbagai pembuat tanda tangan email online yang dapat membuat tanda tangan untuk Anda, bisnis Anda, dan setiap anggota tim Anda dengan mudah.

Ketika datang untuk membuat tanda tangan email HTML, Anda harus mempertimbangkan pro dan kontra, yang akan membantu Anda mengambil keputusan. Mari kita mulai dengan pro.

kelebihan

• Kontrol penuh atas template tanda tangan Anda

Jika Anda atau pengembang Anda memiliki perintah HTML yang baik, Anda tidak memiliki batasan dan dapat mengimplementasikan ide apa pun.

• Tanda tangan Anda dapat diedit kapan saja

Seringkali, layanan tanda tangan email menawarkan berbagai paket berlangganan yang memungkinkan untuk membuat satu, dua, sepuluh, dan lebih banyak tanda tangan selama setahun. Tetapi jika Anda ingin mengubah tanda tangan Anda kapan saja secara gratis, Anda harus menggunakan HTML. Setelah Anda membuat footer untuk email, Anda tidak perlu membayar siapa pun tetapi dapat mengeditnya kapan saja. Namun, ingatlah bahwa Anda harus melalui potongan kode yang agak besar setiap kali Anda ingin mengubah sedikit pun tanda tangan Anda, yang membawa kita pada kerugian menggunakan HTML.

Kontra

• Anda perlu belajar HTML

Mempelajari sesuatu yang baru selalu bagus, tetapi terkadang Anda tidak punya cukup waktu. Selain itu, Anda mungkin membutuhkan sesuatu yang sangat mendesak.

• Pekerjakan seorang pengembang

Jadi, jika Anda adalah individu yang sibuk dan tidak punya waktu untuk mempelajari HTML atau meningkatkan keterampilan pengkodean Anda, Anda harus mulai mencari orang yang mampu mengerjakan proyek Anda. Jika Anda tidak memiliki pengalaman sebelumnya dalam mempekerjakan seorang pengembang web, mungkin juga merupakan tugas yang sangat memakan waktu untuk menemukan yang berpengetahuan luas.

• Luangkan waktu untuk penelitian

Sementara satu penerima mungkin melihat tanda tangan Anda sebagai cara Anda mendesainnya, penerima lain mungkin menerimanya sebagai pesan teks biasa atau semuanya kacau. Mengapa? Anda harus memahami bahwa klien email yang berbeda memiliki persyaratan teknologi yang berbeda untuk tanda tangan.

• Luangkan waktu untuk menguji

Ingatlah bahwa Anda perlu menguji tanda tangan Anda di semua klien email dan bagaimana tampilannya setelah dikirim.

• Pratinjau masalah di perangkat yang berbeda

Sulit membayangkan hidup kita tanpa smartphone. Itulah mengapa kita dapat berasumsi bahwa seseorang mungkin membaca email kita menggunakan perangkat smartphone atau tablet. Omong-omong, lebih dari setengah dari semua ponsel di Amerika Serikat sekarang adalah smartphone. Banyak pebisnis lebih suka menggunakan ponsel untuk korespondensi bisnis mereka, jadi Anda sebaiknya memastikan bahwa tanda tangan email Anda ditampilkan dengan benar di semua jenis perangkat.

Ada banyak tutorial tanda tangan email di web tentang cara membuatnya di Photoshop. Tapi apakah itu pantas untuk dicoba? Mari kita cari tahu!

kelebihan

• Langit adalah batas kreativitasmu

Jika Anda seorang guru Photoshop, opsi ini adalah pilihan pertama untuk Anda. Berbagai macam fungsi pengeditan gambar memungkinkan Anda mendapatkan bukan hanya tanda tangan, sebuah karya seni! Tapi jangan berlebihan ya?

• Kontrol penuh atas template tanda tangan Anda

Anda dapat menyesuaikan teks kontak footer email, label, ikon, warna dan gaya font, lebar margin, gambar, spanduk, dan lainnya.

• Tanda tangan Anda dapat diedit kapan saja

Sama seperti HTML yang dibahas di atas, Anda tidak perlu membayar lagi dan lagi setiap kali Anda ingin mengubah apa pun.

Kontra

• Belajar Photoshop atau menyewa seorang desainer

Untuk orang-orang non-Photoshop di antara kita, membuat tanda tangan email di editor ini bisa sangat sulit. Anda memiliki dua pilihan: Anda perlu meningkatkan keterampilan desain grafis Anda atau menyewa seorang profesional yang dapat melakukan pekerjaan untuk Anda.

• Masalah dengan visibilitas tanda tangan di email

Saat Anda membuat tanda tangan email Photoshop, ingatlah bahwa gambar dapat masuk ke lampiran dan tidak akan ditampilkan secara otomatis. Untuk melihat tanda tangan Anda, penerima harus mengklik tombol "unduh gambar". Selain itu, Anda berisiko beberapa penerima tidak dapat melihatnya sama sekali karena mereka telah menonaktifkan gambar di klien email mereka.

• Tanda tangan email Anda tidak akan interaktif

Tetapi meskipun belum, mereka tetap tidak dapat mengeklik tautan, ikon sosial, spanduk, ajakan bertindak Anda . Sekarang bayangkan pelanggan Anda mengklik tautan halaman Facebook Anda atau berharap untuk berlangganan buletin bulanan Anda. Alih-alih mendapatkan apa yang mereka inginkan, mereka dibawa ke tempat Anda menemukan tanda tangan karena itu hanya sebuah gambar dengan hanya satu area yang dapat diklik. Anda akan frustrasi juga, bukan?

• Kode untuk membuat elemen dapat diklik

Seperti yang Anda lihat, Anda perlu tahu banyak tentang detail untuk membuatnya berfungsi (termasuk cara membuat tanda tangan email html di photoshop). Saat membuat tanda tangan dengan Adobe, buat elemen tanda tangan email HTML yang dapat diklik.
Juga, perlu diingat bahwa beberapa perangkat lunak email tidak terlalu bagus dalam menafsirkan HTML.

• Lama upload di email

Mohon perhatian; saat membuat tanda tangan email, Adobe Photoshop selalu menyimpannya sebagai gambar. Terkadang gambar membutuhkan waktu yang sangat lama untuk diunggah.

• Masalah spam

Pesan Anda mungkin tidak akan pernah sampai jika tanda tangan Anda hanya berupa gambar karena dapat ditangkap sebagai spam.

Cara populer lainnya untuk mendesain tanda tangan profesional untuk email adalah dengan menggunakan template Microsoft Word. Jadi, bagaimana cara membuat tanda tangan di Word? Anda mungkin pernah mendengar tentang Word Rendering Engine oleh Microsoft untuk membuat kode HTML. Kode yang dihasilkan terlihat sama di hampir semua produk Microsoft seperti Outlook, Word, dan Excel.

Misalnya, jika Anda menyalin templat tanda tangan email Word dan menempelkannya langsung ke pesan di Outlook, itu akan ditampilkan dengan tepat di sebagian besar versi Outlook. Meskipun metode ini gratis, beberapa hal tertentu akan salah jika Anda memilih untuk mengikuti ini mendekati.

Isu-isu tersebut meliputi:

• Masalah dengan pemformatan

Karena klien email lain seperti Gmail, Thunderbird, atau Apple Mail tidak dapat membaca "kode tanda tangan email HTML" yang dihasilkan oleh Word Rendering Engine, penerima yang menggunakan aplikasi email ini akan melihat spasi ekstra, celah, dan font yang salah di tanda tangan email Anda .

• Masalah dengan visibilitas di klien email

Templat Word tanda tangan email Anda yang diformat dengan indah kemungkinan besar akan terlihat baik-baik saja di Outlook dan buruk serta tidak diformat di semua klien email utama lainnya. Selain itu, tanda tangan Anda mungkin entah bagaimana tidak tersedia untuk penerima.

Kecuali Anda tahu bahwa semua penerima Anda menggunakan Outlook, tidak disarankan untuk membuat tanda tangan email di Microsoft Word.

• Masalah dengan gambar

Logo Anda dan gambar lainnya dapat dimasukkan ke lampiran.

• Tanda tangan tidak ramah seluler

Jika Anda tidak memiliki cukup pengetahuan tentang HTML, jelas bahwa untuk membuat template tanda tangan email, Word tidak boleh digunakan. Tanda tangan email kemungkinan besar akan terlihat buruk di perangkat seluler.

Fiverr adalah platform lepas untuk orang yang ingin menjual atau membeli layanan mulai dari lima dolar. Ada berbagai kategori yang tersedia di Fiverr untuk dipilih. Yang paling populer adalah desain grafis, pengembangan web, copywriting dan terjemahan, pembuatan video, pemasaran digital, dan banyak lagi.

kelebihan

• Bisa murah

Jika Anda memilih untuk membuat tanda tangan email menggunakan Fiverr, Anda dapat menemukan seseorang yang akan melakukannya untuk Anda dengan harga yang sangat murah.

• Bisa beruntung memiliki template tanda tangan email khusus

Selain itu, Anda dapat menemukan seseorang yang dapat mewujudkan semua ide Anda daripada mengambil template yang siap digunakan.

• Hemat waktu Anda

Karena Anda tidak perlu mempelajari cara membuat tanda tangan email HTML atau menggunakan Photoshop, Anda akan menghemat banyak waktu untuk berfokus pada hal-hal yang lebih penting di piring Anda.

Kontra

• Vendor Anda tidak bisa diandalkan

Meskipun Anda dapat melihat peringkat freelancer yang menyediakan layanan, Anda tidak akan pernah yakin bahwa Anda akan 100% puas dengan hasilnya, cara kerja freelancer, dan kepatuhan terhadap tenggat waktu.

• Vendor memiliki kendali atas tanda tangan email Anda

Ingatlah bahwa setiap kali Anda ingin memperbaiki tanda tangan email Anda (misalnya, mengubah detail desain apa pun), Anda harus menghubungi vendor Anda untuk pembaruan.

• Vendor Anda dapat menggunakan generator tanda tangan email

Mengapa tidak membawanya keluar untuk berputar?

Anda baru saja memasang kartu nama virtual baru Anda dan mengirim email pertama Anda. Sekarang Anda mungkin menghadapi berbagai masalah. Jadi mari kita lihat lebih dekat beberapa di antaranya.

• Tanda tangan rusak setelah diteruskan

Sayangnya, tidak mungkin untuk mengontrol seperti apa tanda tangan email setelah penerima membalas email Anda. Anda perlu memahami bahwa pengguna mungkin memiliki pengaturan untuk membalas hanya dalam teks biasa.

• Gambar tidak muncul di tanda tangan email saya

Anda dapat melihat kotak kosong dengan "X" merah atau gambar Anda dapat masuk ke lampiran. Ini mungkin terjadi karena Anda menyalin dan menempelkan gambar ke tanda tangan email Anda. Untuk mengatasi masalah ini, host gambar yang akan Anda gunakan di tanda tangan email Anda secara online.

Untuk tujuan ini, Anda dapat menggunakan server web atau situs hosting gambar seperti Imgur, Tinypic, dan Photobucket. Namun, ketahuilah bahwa beberapa klien email dapat secara otomatis memblokir gambar yang dihosting secara eksternal untuk alasan keamanan.

• Tanda tangan email tidak terlihat bagus di ponsel saya

Untuk membuat tanda tangan yang akan terlihat bagus di perangkat seluler, ingatlah bahwa layar ponsel biasanya jauh lebih kecil, dan ruangnya cukup terbatas. Oleh karena itu, benda harus lebih besar, sedangkan jumlahnya lebih kecil.

Karena layar ponsel cerdas biasa berbentuk vertikal, pastikan untuk menyelaraskan elemen tanda tangan email Anda juga secara vertikal. Anda juga harus ingat bahwa ikon sosial harus cukup besar untuk dapat diklik. Kami biasanya merekomendasikan untuk membatasi jumlah mereka menjadi tiga.

• Tanda Tangan Email muncul di lampiran

Pertama-tama, pastikan tanda tangan Anda bukan satu gambar.

Kesimpulan

Pemasaran tanda tangan email memainkan peran penting dalam kesuksesan merek Anda. Selain itu, tanda tangan yang dibuat dengan cermat dan profesional dapat membedakan bisnis Anda dari yang lain. Meskipun tampaknya cara terbaik untuk membuat tanda tangan email adalah dengan membuatnya sendiri, mungkin cukup sulit untuk membuat tanda tangan email ditampilkan dengan baik di berbagai klien email.

Karena Anda berurusan dengan tanda tangan, bukan dokumen, dan bukan gambar, Anda tidak boleh menggunakan Microsoft Word atau Photoshop. Rekomendasi terbaik kami adalah menggunakan generator tanda tangan email yang menawarkan berbagai template yang dibuat oleh desainer profesional dan dukungan teknis yang baik. Dan keuntungan paling penting dari generator ini adalah kompatibilitas tanda tangan email yang lengkap dengan semua klien email.