10 преимуществ программного обеспечения для управления подписями электронной почты, которые значительно упрощают жизнь

В многочисленных электронных письмах, которыми вы обменивались, я уверен, что вы видели электронные подписи по крайней мере несколько раз. Вы, наверное, задавались вопросом, что они собой представляют и, что более важно, что они делают. Если вы все еще в замешательстве, вам следует знать, что подпись электронной почты — это блок текста, который часто встречается в конце переписки по электронной почте. Это помогает формировать ваш фирменный стиль, представлять вашу компанию и продвигать ваши мероприятия и веб-сайты без какой-либо активной кампании. Как вы можете сказать, это действительно удобный инструмент для всех, кто занимается маркетингом.

Что такое управление электронной подписью?
Преимущества управления электронной подписью:
1. Единый стиль подписи электронной почты компании
2. Централизованное управление подписями электронной почты
3. Создайте подпись электронной почты для разных отделов
4. Простой в использовании маркетинг подписи электронной почты
5. Безопасная и простая реализация электронной подписи
6. Кроссплатформенные электронные подписи
7. Соблюдение законодательства
8. Масштабируемость
9. Никаких сторонних сервисов
10. Предустановить несколько шаблонов подписи

Что такое управление электронной подписью?

Управлять подписями каждого сотрудника может быть довольно сложно. Вдобавок ко всему, предоставление вашим сотрудникам возможности создавать собственные подписи электронной почты может привести к плохому изображению вашей компании, поскольку они могут выглядеть неряшливо или содержать неточную информацию. Это может пойти вразрез с вашей целью создания чистых, профессионально выглядящих подписей для узнаваемости бренда. Именно для этой цели лучше всего использовать программное обеспечение для управления подписями электронной почты. Помимо вышеупомянутых преимуществ, использование программного обеспечения может дать вам еще 10 преимуществ по сравнению с другими способами создания электронной подписи.

Преимущества программного обеспечения для управления электронной подписью:

Изображение предоставлено Freepik

1. Единый стиль подписи электронной почты компании

Может быть трудно поддерживать согласованность бренда в вашем тоне, электронных письмах и рекламных акциях. Иногда информация не актуальна, или отсутствуют необходимые заявления об отказе от ответственности, или подписи не работают для всех различных отделов. Все это может свидетельствовать о непрофессионализме вашей компании. Таким образом, использование программного обеспечения для управления подписями электронной почты может устранить несоответствия в вашем брендинге и передать чувство легитимности людям, с которыми контактирует ваша компания. Программное обеспечение создает единый и профессиональный имидж вашей компании. Таким образом, вы можете оказать влияние с помощью своих электронных подписей, а также обеспечить согласованность бренда.

2. Централизованное управление подписями электронной почты

Одним из самых больших преимуществ использования программного обеспечения для управления подписями электронной почты является то, что вы можете управлять всеми своими подписями в одном месте. Программное обеспечение объединяет подписи сотрудников и заявления об отказе от ответственности и дает вам возможность централизованно управлять их внешним видом. Когда вы сможете централизованно управлять ими, вы сможете создавать согласованные и стандартизированные подписи с действительной контактной информацией для всех ваших сотрудников. Таким образом, после того как вы создали идеальный дизайн, вы можете просто развернуть и внедрить свои подписи во всей вашей компании.

3. Создайте подпись электронной почты для разных отделов

Согласованное брендирование подписи электронной почты в вашей компании имеет решающее значение, но не менее важно иметь разные версии подписи электронной почты компании для разных отделов одной и той же компании. У каждого отдела разные цели и разные аудитории. Лучшее программное обеспечение для управления подписями электронной почты (которое можно использовать в паре с лучшим генератором подписей электронной почты для достижения лучших результатов) является универсальным и может настраивать подписи для каждого отдела в зависимости от их потребностей. Например, отдел продаж может включать рекламные акции и специальные предложения в свои подписи, а отдел технической поддержки — часы работы. Это может повысить профессионализм компании, и получатели могут напрямую общаться с соответствующим отделом.

4. Простой в использовании маркетинг электронной подписи

Программное обеспечение для управления подписями электронной почты — отличный инструмент для электронного маркетинга в целом. Этот тип маркетинга включает в себя использование подписи электронной почты с баннерами, превращая подписи в маркетинговые кампании подписи. Программное обеспечение для подписи электронной почты идеально сочетает в себе эти две функции, чтобы гарантировать, что ваши сообщения будут эффективно передаваться без повторения. Это преимущество делает программное обеспечение очень простым в использовании среди разных компаний, поскольку они могут проводить баннерные кампании без восстановления подписи. В дополнение к этому, баннеры могут дать впечатляющие результаты, поскольку они привлекательны, креативны и заставляют получателей отвечать реакцией. Поэтому, используя программное обеспечение, компании могут эффективно делиться новостями, обновлениями блогов и приглашениями, используя призывы к действию в своих баннерах, а также брендировать себя своими подписями.

5. Безопасная и простая реализация электронной подписи

Профессиональный генератор подписей электронной почты в сочетании с эффективным программным обеспечением для управления подписями электронной почты позволяет очень легко применять эти подписи на практике. После того, как вы предоставите программному обеспечению дизайн и свои предпочтения, оно автоматически сгенерирует вашу подпись и представит ее вам в готовой к использованию форме. Когда вы распространяете его среди своих сотрудников и хотите, чтобы они добавили его в свои электронные письма, они могут просто использовать метод копирования и вставки. Этого простого метода будет достаточно, и вашим сотрудникам, особенно если они не очень разбираются в технологиях, не придется часами изучать разные коды только для того, чтобы добавить подпись. Кроме того, ваша ИТ-команда, вероятно, поблагодарит вас за то, что вы решили использовать программное обеспечение вместо того, чтобы назначать им задачу и экономить им много времени.

6. Кроссплатформенные подписи электронной почты

Это программное обеспечение упрощает присутствие подписей электронной почты на нескольких платформах и обеспечивает их правильное отображение на этих платформах. В наши дни большинство электронных писем читаются на мобильных устройствах, поэтому программное обеспечение настраивает пиксели, чтобы подпись была читабельной при уменьшении масштаба для мобильных устройств. Это также уменьшает размер ваших изображений, чтобы они загружались быстрее. Тем не менее, мы рекомендуем вам тщательно протестировать шаблон подписи электронной почты, предоставленный вам программным обеспечением, на различных устройствах, таких как смартфоны, планшеты и ноутбуки, прежде чем развертывать его, чтобы увидеть, как он выглядит на разных платформах. Это также даст вам представление о том, как он выглядит для получателей, и даст вам возможность внести любые изменения, чтобы убедиться, что он хорошо выглядит на всех платформах.

7. Юридическое соответствие

Крайне важно практиковать надежное и этичное управление электронной подписью внутри компании. Чтобы гарантировать соблюдение закона, вы должны применять юридические заявления об отказе от ответственности, которые являются актуальными или включают заголовки о конфиденциальности. Системы электронной почты не настолько оборудованы, чтобы обеспечить полное соответствие заявлению об отказе от ответственности, поэтому использование централизованного программного обеспечения для управления электронной почтой может быть хорошей идеей для вашей компании. Программное обеспечение может реализовывать варианты различных подписей в зависимости от отправителя наряду с необходимым правовым заявлением об отказе от ответственности.

8. Масштабируемость

Для любой компании, особенно крупных, программное обеспечение для подписи электронной почты затмевает другие методы маркетинга подписи электронной почты с точки зрения масштабируемости. С помощью программного обеспечения легко увеличить количество подписей до любого числа, но сделать это самостоятельно было бы геркулесовой задачей. Создание и мониторинг сотен, если не тысяч, электронных подписей для ваших сотрудников — непростая задача. Вот почему это программное обеспечение идеально подходит для таких ситуаций. Программное обеспечение не только требует меньше времени, но также является более методичным и, несомненно, более систематическим, что также приводит к меньшему количеству ошибок.

9. Отсутствие сторонних сервисов

Одним из лучших аспектов этого программного обеспечения является то, что в нем не участвуют третьи стороны. Нет никакой нагрузки на ИТ-отдел, команду дизайнеров или даже команду разработчиков. Все под вашим контролем, потому что у вас есть полный контроль над дизайном и шаблонами, и вы можете выбрать цвета, тему и размер. Программное обеспечение даже удовлетворяет эксплуатационным требованиям ИТ и автоматически обновляется, что позволяет маркетологам легко контролировать его. Использование программного обеспечения — лучший способ достичь собственных целей в отношении подписи, не беспокоясь о том, что на кого-то возложат чрезмерную работу или что подписи получатся не такими, как вы хотели.

10. Предварительно установите несколько шаблонов подписи

Если вы думаете об использовании программного обеспечения, вас могут беспокоить ограниченные возможности. Но вам это действительно не нужно, потому что вы можете легко установить несколько шаблонов подписи в программном обеспечении. Один из шаблонов может быть с фотографией сотрудника, а другой шаблон может быть с логотипом компании. Таким образом, программное обеспечение предоставляет вашим сотрудникам ряд динамических подписей электронной почты на выбор, и им просто нужно выбрать шаблон, который им нравится больше всего. С решениями для управления подписями электронной почты вы по-прежнему полностью контролируете общую структуру.