Как написать убедительное письмо с деловым запросом, чтобы быстрее достичь своей цели

Изображение предоставлено Pinterest

Форма и структура письма с деловым запросом

Если вы не знаете, как написать электронное письмо/письмо с деловым запросом, попробуйте модель RAP.

РАП означает:

R – причина написания;

A – запрошенное действие;

П – вежливое и профессиональное закрытие.

Прежде всего, укажите причину написания. Используйте такие фразы, как «Это, чтобы вы знали, что…» или «Я пишу о…». Затем напишите о действии, которое вы хотите, чтобы они сделали. Имейте в виду, что короткие и простые предложения делают ваше письмо понятным и легким для чтения. Например, «Не могли бы вы прислать мне…?», «Пожалуйста, позаботьтесь о…», «Не могли бы вы доставить…?», «Был бы признателен, если бы вы прислали мне…». Вы также можете объяснить причину своей просьбы: «Это позволит мне…», «Так мы можем…», «Это поможет нам…». Затем завершите вежливым и профессиональным завершением, например: «Спасибо за внимание к этому вопросу», «Спасибо за помощь», «С нетерпением жду вашего ответа», «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы» и т. д. .

Вот простой пример письма с деловым запросом:

Уважаемая мисс Ричарт,
Пишу Вам по поводу нашей встречи в понедельник. (Причина). Не могли бы вы прислать мне пересмотренную повестку дня к концу этой недели? (Действие)
Спасибо за ваше время и помощь. (Вежливое завершение)
С наилучшими пожеланиями,
Натали Полли
директор по продажам
компания АВС

Итак, это все? Хотя модель RAP великолепна, это всего лишь базовая формула, и есть еще несколько важных вещей, которые вы должны учитывать, если вам нужно научиться писать деловое письмо с просьбой о чем-то.

#1 Используйте фирменные бланки

Брендированная заготовка — еще один отличный способ продвинуть свой бизнес бесплатно. Это также может повлиять на решения ваших получателей. Кроме того, письмо, написанное на фирменном бланке, может вызвать больше доверия, чем письмо на простом белом листе от безликой компании.

# 2 Используйте правильные шрифты

Стандартный размер шрифта для письма с деловым запросом — 12. Шрифт должен быть Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana или Courier New. Избегайте использования любых художественных шрифтов. Если у вашего письма есть фирменный бланк, он может быть другого размера и стиля шрифта. Говоря о стиле шрифта, избегайте использования разных стилей в деловом письме. Используйте единый шрифт для всего сообщения.

#3 Ваш адрес

Укажите свою контактную информацию (адрес отправителя) в первой части письма. Эта информация обычно указывается на фирменном бланке. Для писем без фирменного бланка следует добавить адрес отправителя. Однако не пишите имя или должность отправителя, потому что они будут включены в закрытие письма. Напишите только название улицы, город, штат и почтовый индекс. Используйте все заглавные буквы для названия страны.
Например,

Браун ул. 111,

69115 Гейдельберг,

ГЕРМАНИЯ

№4 Дата

Поставьте дату сразу после адреса отправителя. Не забудьте оставить одну пустую строку между адресом отправителя и датой. Предпочтительно использовать день завершения письма-запроса, а не дату его начала. Обратите внимание на формат даты. Если ваша целевая компания находится в США, используйте американский формат даты (в порядке «месяц-день-год», например, 22 мая 2022 г.). Для компаний за пределами США используйте альтернативный формат (в порядке «день-месяц-год», например, 22 мая 2022 г.).

#5 Адрес получателя

Затем оставьте одну пустую строку после даты и добавьте контактную информацию получателя. Например:

Доктор Роберт Хоффман

Практика радиологической медицины

я Мариенхаус MVZ GmbH

Альстатер ул. 25

Мангейм 68159

ГЕРМАНИЯ

# 6 Тема в письме-запросе

Хотя строка темы не является обязательной в письме с деловым запросом, она служит для того, чтобы сразу донести до читателя, о чем идет речь. Оно должно быть очень коротким и по существу.

Поместите строку темы между приветствием и основной частью письма, если предпочитаете британский английский. Например:

Уважаемая мисс Брэдшоу,

Тема: Приказ № 212/03

Пишу по поводу вышеуказанного приказа,...

На американском английском напишите строку темы между внутренним адресом и приветствием.

Тема: Приказ № 212/03

Уважаемая мисс Брэдшоу,

Я пишу по поводу вышеуказанного приказа, …

Чтобы отличить тему от тела письма, вы можете использовать жирные или заглавные буквы, набрав «Тема:» или «Re:» (если вы отвечаете на письмо).

#7 Добавьте официальное приветствие

Независимо от того, отправляете ли вы свое сообщение по почте или по электронной почте, важно начать с правильного приветствия в самом начале. Чтобы задать правильный тон вашим деловым сообщениям, используйте следующие примеры приветствий:

«Дорогой мистер Ривера!»

«Уважаемые мистер и миссис Ривера!»

«Уважаемый мистер Макс Ли».

Если вы хорошо знаете получателя, допустимо опускать его титулы, которые используются перед фамилиями или полными именами, и говорить: «Дорогой Макс Ли» или «Дорогой Макс».

Если вы не уверены в семейном положении женщины, избегайте использования «миссис». или «мисс», но используйте «мисс». вместо.

Иногда бывает непросто определить пол человека. Например, такие имена, как Робин, Джейми или Камерон, могут быть как мужскими, так и женскими. (Кэмерон Диаз - известная американская актриса; Кэмерон Кроу - американский актер, продюсер и сценарист). В таких обстоятельствах вы можете попробовать выполнить поиск в LinkedIn или на веб-сайте компании человека. Если поиск не дал никаких результатов, вы можете отказаться от заголовка и перейти к полному имени получателя. Например, «Дорогая Кэмерон Диаз».

Если у вас нет контактного имени, используйте эти общие приветствия:

"Уважаемый Господин или Госпожа,"

"Для предъявления по месту требования,"

«Уважаемый менеджер по маркетингу».

# 8 Напишите краткое содержание вашего письма

Это обобщает информацию, которую вы отправляете. Резюме обычно содержит от двух до пяти предложений.

через GIPHY

#9 Добавьте объяснение запроса

Скажите получателю, почему вы просите о чем-то и почему эта услуга важна.

«Я был поклонником вашей работы в течение многих лет, и я уважаю ваш опыт копирайтера. Я и моя команда были бы признательны, если бы вы написали пресс-релиз о нашем новом приложении. Это позволит нам представить продукт французской аудитории и, надеюсь, выйти на новые рынки».

#10 Официальное закрытие

Хороший способ закончить письмо-просьбу или сообщение электронной почты профессионально — выразить свою признательность и уважение. Наиболее распространенные заключительные фразы:

"С уважением,"

"С наилучшими пожеланиями,"

"Искренне,"

«Спасибо за внимание»,

"Спасибо за помощь,"

«С нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время».

Избегайте заключительных фраз, таких как «Ура», «Увидимся позже», «Поговорим с вами позже», «Тепло». Они не подходят для деловой переписки и могут показаться непрофессиональными или резкими.

#11 Подпись

Когда вы пишете бумажное письмо, уместно закончить его собственноручной подписью и именем. Для электронных писем добавьте профессиональную подпись электронной почты после официального закрытия, чтобы получатель знал, кто вы. Основные элементы правильной деловой электронной подписи должны включать ваше полное имя, должность, название компании и номер телефона. Вы также можете добавить свою фотографию, ссылки на веб-сайт вашей компании и профили в социальных сетях.

Нажмите здесь, чтобы персонализировать письмо с деловым запросом, создав профессиональные подписи электронной почты.

#12 Корпуса (опционально)

Эта строка служит для того, чтобы сообщить получателю, какие другие документы, такие как отчет, брошюра, резюме и т. д., вы приложили к своему письму.

Приложение

Корпуса: 3

Корпуса (3)

Советы по написанию письма с деловым запросом

#1 Сделайте только одну просьбу в своем письме

Если вы хотите охватить более одной темы или запросить более одного действия, отправьте несколько писем. Вы не только сделаете сообщение короче, но и повысите шансы, что получатель обработает все ваши запросы. Если вам все же нужно сделать две просьбы в одном письме, попробуйте во второй просьбе использовать слово «также». Например:

«Не могли бы вы предоставить мне ваш текущий прайс-лист?

Я также был бы признателен, если бы вы прислали мне некоторую информацию о вашей программе обратного выкупа».

# 2 Сделайте свое письмо с запросом четким и кратким

Если ваше письмо с просьбой трудно отсканировать, у получателя меньше шансов прочитать его до конца. Никто не любит забитых предложений и абзацев. Если предложение очень длинное, разделите его на несколько частей. А когда вы начинаете представлять другую тему или идею, начинайте новый абзац.

#3 Используйте официальный язык и деловую лексику

Чтобы иметь возможность создать хорошее деловое электронное письмо / письмо-запрос, важно быть вежливым, профессиональным и дружелюбным. Используйте словарь делового английского, однако помните, что нет ничего плохого в использовании неформальных слов в деловой переписке.

# 4 Будьте конкретны и придерживайтесь сути

Если вы отправляете слишком длинные и неясные сообщения, читатель получает слишком много работы. А вы хотите создать положительный профессиональный имидж, не так ли? Поэтому уточните в начале письма, что вы просите и почему.

# 5 Сохраните копию для себя

Сохраните копию исходного письма-запроса для личных файлов. Это особенно важно, если вы имеете дело с коллекторскими письмами.

Как написать и отправить письмо-запрос по электронной почте

Как вы заметили, такой же базовый подход применим к обычным почтовым письмам и электронным письмам. Однако имейте в виду, что в обычных почтовых письмах фирменный бланк служит для представления компании. Если вы предпочитаете общаться по электронной почте, вы можете воспользоваться профессиональной электронной подписью, которая поможет вам визуально связаться с читателем.

Когда следует писать письмо-просьбу

Мы подготовили несколько хороших примеров делового письма-запроса на разные случаи жизни.

Письмо с коммерческим запросом на оплату

Тема: Оплата премиум-аккаунта

Уважаемый мистер Джонсон,

Я пишу, чтобы напомнить вам, что, согласно нашим записям, у вас есть задолженность по состоянию на 25 февраля 2022 года. Ваш февральский счет был на 325,00 долларов США, и мы еще не получили этот платеж. Пожалуйста, обратитесь к приложенному счету.

Если вы уже сделали перевод, проигнорируйте это уведомление. В противном случае отправьте нам сумму задолженности до 10 марта 2022 года.

Спасибо за ваше сотрудничество. Мы с нетерпением ждем возможности снова поработать с вами.

Искренне,

Кен Дэвис

Приложение: Счет № 113

Информационное письмо с деловым запросом

Тема: Программная совместимость с SONY LMD-2735MD

Уважаемый Господин или Госпожа,

Меня зовут доктор Брэндон Дав, и я сертифицированный стоматолог из Австралии. Я пишу, чтобы запросить дополнительную информацию о вашем решении по обеспечению качества компьютерных мониторов, используемых для диагностической интерпретации цифровых рентгенограмм зубов. Совместим ли он с дисплеями SONY LMD-2735MD? Если да, то меня интересуют лицензии на программное обеспечение для десяти рабочих станций.

Спасибо за помощь.

Искренне,

Доктор Брэндон Дав

Письмо-запрос о пожертвовании

Тема: Пожертвуйте сейчас Silver Spring Dog Rescue Inc., чтобы помочь щенкам и котятам найти новые дома.

Уважаемая госпожа Эмма Валентайн,

Я пишу от имени Silver Spring Dog Rescue Inc., где мы принимаем животных, которые были брошены или подверглись жестокому обращению. В 2022 году мы спасли и приютили 189 собак и 67 кошек. Это стало возможным только благодаря щедрым пожертвованиям, которые мы получили от жителей Серебряного источника, таких как вы. Мы надеемся, что вы сможете поддержать нас в достижении нашей цели по сбору средств в размере 20 000 долларов США. Ваше пожертвование значительно поможет нашей организации продолжать спасать жизни животных в Серебряном источнике.

Каждый сторонник получит специальную карточку, подтверждающую пожертвование.

Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь со мной по адресу [email protected].

Благодарю вас!

Искренне Ваш,

Фрэнк М. Уильямс

Письмо с деловым запросом на партнерство

Тема: Предложение делового партнерства

Уважаемый мистер Борк,

Это Аманда Чепмен из компании ABC. Мы познакомились на бизнес-конференции в Берлине в 2021 году, где я узнал, что ваша организация занимает одну из лидирующих позиций на фармацевтическом рынке Германии.

ABC является поставщиком фармацевтической продукции номер один в Польше и Румынии (см. Приложение 1). Мы сотрудничаем с такими ведущими компаниями, как ххх, ххх и ххх. Поскольку мы ищем надежного партнера для распространения нашей продукции в Германии, Швейцарии и Австрии, я хотел бы предложить вам присоединиться к нашим усилиям. Готовы ли вы к 15-минутному звонку на следующей неделе, чтобы обсудить детали потенциального партнерства? Также см. прилагаемую брошюру нашей компании.

Спасибо и наилучшими пожеланиями,

Аманда Чепмен

Корпуса (2).

Письмо с бизнес-запросом для обратной связи с клиентом

Тема: Обратная связь

Дорогой Джим,

Было приятно работать с вами эти месяцы. Я рад, что мы смогли запустить ваш продукт вовремя. Сегодня моя команда нуждается в вашей помощи, чтобы улучшить качество предоставляемых услуг. Если у вас есть несколько минут, мы хотели бы получить ваш отзыв о вашем опыте работы с нашей компанией.

Чтобы оставить отзыв, перейдите на наш веб-сайт www.abccompany.com/customertestimonials.

Благодарю вас!

Тим

Письмо с деловым запросом на предложение

Уважаемый мистер Бинг,

Мы в компании ABC рады представить предложение, чтобы помочь вашей клинике сократить ваши расходы, связанные с заменой нестандартных мониторов. Мы уже помогли таким клиникам как ххх, ххх и ххх установить более 500 мониторов, соответствующих новому стандарту.

В прилагаемом коммерческом предложении вы найдете примеры работ, которые мы проделали в этом году. Каждая клиника смогла сэкономить до 40% своего бюджета. Также мы предоставили подробное сравнение наших мониторов с наиболее популярными профессиональными мониторами для медицинской визуализации.

Пожалуйста, не стесняйтесь позвонить нам по телефону (124) 666-1824 или ответить на это письмо, если вы заинтересованы, и мы создадим индивидуальный план, который соответствует потребностям и требованиям вашей клиники.

С наилучшими пожеланиями,

Марта Дэвис

Когда вы пишете письмо-запрос, помните о формате письма-запроса. Кроме того, постарайтесь поставить себя на место получателя. Прочитайте свой текст несколько раз, чтобы убедиться, что в нем нет орфографических и грамматических ошибок. Дважды проверьте, имеет ли ваш запрос смысл и легко ли он читается.