提高时间管理技能的 10 个终极步骤

改善您组织一天和管理时间的方式对于工作成功至关重要。 而且，正如您可能期望的那样，提高您的时间管理和组织技能的答案是——练习正确的时间管理技能。

这些正确的时间管理技能包括：

• 设定SMART 目标，即具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的目标。
• 有效的计划，即制定明确的目标、任务和资源。
• 压力管理，即尝试各种缓解压力的策略和技巧，以找到最适合您的。
• 委派和外包任务，即找到可以帮助您正确委派的最佳实践，同时学习何时以及如何在工作中礼貌地说“避免所有分心，即确定您将练习消除分心的策略。
• 单任务，即一次将所有注意力集中在一项任务上。
• 利用时间管理工具的力量，制定并坚持下去。
• 以20% 的努力 / 80% 的结果为原则，以最少的努力获得最大的结果。
• 打败拖延症，即确定其原因并结合旨在克服它的最佳策略。
• 确定您的优先任务，即在您的日程安排中找到最重要和最紧迫的任务，并首先处理它们。

我们将解释如何提高这些时间管理技能，请继续阅读。

但是，在我们深入细节之前，让我们首先了解什么是时间管理，以及为什么拥有正确的时间管理技能如此重要。

什么是时间管理？

最常见的时间管理定义说，它是有效和富有成效地利用时间的能力，与您经历的工作量和花费的时间有关。

你分析和组织你的活动，选择你的优先事项，然后分配你的时间——你决定你在每项活动上花费的时间，在你的日程安排中记录下来，并坚持这个日程安排。

最好，您的目标是将最多的时间分配给您的优先任务。

但是，这种时间分配和优化不仅仅是为了找到工作时间——您还需要在工作和私人生活之间取得平衡，并为您的爱好、朋友和家人腾出时间。

此外，您还必须在工作任务之间抽出时间定期休息，以便放松、吃饭、睡觉、保持水分、锻炼身体，进而保持健康。

当然，这一切说起来容易做起来难，但重要的是要简化时间管理，以过上更优质的生活。

这一切都是关于进步和学会欣赏一次迈出一步。

时间管理技能的两大类是什么？

时间管理技能是帮助你在更短的时间内取得更多成就的技能——它们比你想象的更多样化。

话虽如此，每种时间管理技能都可以归入以下类别之一，具体取决于其主要目标。

1. 您拥有主要的时间管理技能，例如日程安排、计划、组织和确定优先级——它们直接帮助您高效地完成工作。
2. 您还拥有次要的时间管理技能，例如健康饮食、锻炼和充足睡眠——它们有助于保持头脑敏锐和精力充沛，帮助您在主要时间管理技能上表现得更好。

为什么时间管理技能很重要？

时间管理技能很重要，因为它们直接反映了你的习惯和性格类型。

这些技能在许多方面提高了您的生活质量，无论是在您的职业生活还是个人生活方面。

掌握正确的时间管理技能的一些目标是：

• 实现完美的工作与生活平衡
• 降低你的压力水平
• 改善心理健康状况
• 完成学术和职业相关的成就

正确组织您的优先事项意味着健康习惯的有机发展，并进一步使您更快乐。

这主要是因为负责你的日程安排和活动的顺序会给你的生活带来结构——就这么简单。

毕竟，学习的目标是以后采取行动，对吧？

您如何通过正确的时间管理技能在时间管理方面做得更好？

为了更好地管理时间，您首先需要跟踪您在任务上花费的时间——以准确了解您现在是如何花费时间的。

也许你会发现你把太多时间花在琐碎的活动上（比如 2 小时回复不重要的电子邮件），而不是专注于重要和紧急的任务。

您还需要学习、获得和扩展某些时间管理技能。

每个人都应该具备几种主要和次要的时间管理技能——这里有 10 种最好的，它们肯定会帮助你以更好的方式管理你的时间：

设定明确的目标

设定有效的目标可能是最重要的时间管理技能——目标是你的动力，它们促使你首先解决工作。

确保始终设定重要的目标，这些目标可能会内在或外在地激励你。

否则，您将失去动力，并且可能会在遇到颠簸时立即放弃。 你可能不会完成你的工作，你也会浪费你为实现上述目标而花费的宝贵时间。

如何设定目标

要设定有效的目标，您首先需要确保它们是SMART 目标——具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的。

• 具体目标清晰明确，因此您知道实现这些目标需要做什么。
• 可衡量的目标让您衡量您的成功并决定您是否已达到目标。
• 可实现的目标是可能达到的，因此它们会激励您继续前进，但它们也至少具有一点挑战性，可以激励您做到最好。
• 相关目标会对您的生活和职业产生影响，因此当您实现这些目标时，它们实际上会有所作为。
• 有时限的目标有一个截止日期，告诉你如何组织你的工作，它们给你一种紧迫感，帮助你专注于你的工作。

除了设定SMART 目标外，您还可以制作目标设定工作表，以始终牢记您的目标：

• 写下你想要实现的目标——用“计划将引导您实现目标的行动- 编制每周待办事项清单，定义您的优先任务，并写下您的目标。
• 确定你为什么要实现某些目标，以及如何——写下你的目标、你的目标计划，以及你为什么要追求这些目标。

未雨绸缪

一旦你设定了目标，下一次你需要学习的管理技能就是有效的计划——你需要学习如何制定一个直接引导你实现目标的行动计划，并帮助你避免压力和浪费时间。

提前计划将帮助您建立常规并完成工作。

如何提前计划

在计划时，很容易偏离轨道——您需要克服几个有效计划的障碍：

• 你不知道你想要什么——当你不知道你的目的地时，你就不可能知道如何到达那里。 首先定义您的目标，您需要添加到计划中的步骤将变得更加清晰。
• 你没有正确地分析情况——如果你不知道你目前的立场与你的目标有关，你几乎不知道你需要做什么才能继续。 首先分析您的情况，然后决定哪些步骤将引导您实现目标，并且需要将其包含在您的计划中。
• 分心太多——你试图一次做太多事情，而你在大多数事情上表现不佳。 给自己空间来专注于你的优先事项，并丢弃任何不重要或不紧急的事情。
• 缺乏创造性思维——每个问题都有解决方案，每个不可能的时间表都有创造性的解释。 想想实现目标的最佳和最快方法，并将它们写下来作为您的优先事项。

除了您需要克服的列出的障碍之外，还有一些有效决策的指导方针，以及您可以遵循的规划过程中的 5 个步骤：

• 制定目标——这些是你的最终目标
• 定义将帮助您实现这些目标的任务——这些是您需要包含在计划中以实现上述目标的步骤
• 确定实现目标所需的资源——这些是成功处理这些步骤所需的技能、知识和专业知识
• 创建时间表——这是您决定何时处理计划中某些步骤的方式
• 确定跟踪方法——这是确定您是否达到目标的方法

学会管理你的压力

在美国，约 77% 的人会出现由压力引起的身体症状，约 73% 的人会出现心理症状。

只是，当你身体和心理都不好的时候，如果你能跟上，你可能已经很幸运了，更不用说在更短的时间内做更多的事情了。

因此，工作场所的压力管理是次要的时间管理技能之一，它可以帮助您在主要时间管理技能以及工作中表现更好。

压力管理的好处包括减少许多风险，例如：

• 睡眠问题
• 身体问题，包括心脏病、高血压和胃病
• 经常偏头痛和头痛
• 心理健康问题，例如焦虑和抑郁

一旦你通过压力管理减少了这些问题的发生，你就会为更好的生产力和时间管理扫清道路。

如何管理压力

要学习如何管理工作中的压力，您需要学习如何从整体上处理和缓解压力和焦虑。

幸运的是，您可以不时尝试许多有趣的减压活动：

• 笑，即使是勉强的笑。 研究表明，笑声会降低体内压力荷尔蒙的水平，例如肾上腺素和皮质醇。
• 冥想，至少10分钟。 早在 1968 年，哈佛大学的一项研究表明，冥想可以帮助你放松和减轻压力。
• 吃一些黑巧克力。 这种健康的甜食是一种超级食物，可以降低糖皮质激素的水平，糖皮质激素是体内一种与压力相关的激素。
• 听音乐。 您最喜欢的音乐可以帮助您减轻压力，还可以帮助您提高工作效率。 此外，最新的生产力统计数据显示，71% 的人在工作时听音乐感觉效率更高。
• 跟着音乐跳舞。 研究表明，跳舞比经典运动更能减轻焦虑，而且还能增加内啡肽——大脑中的化学物质，可以增加你对疼痛的耐受性、满足感和欣快感。

一旦你降低了压力水平，你就更有可能更快、更有质量地完成工作。

委派和外包任务

正如商业巨头安德鲁·卡内基 (Andrew Carnegie) 曾经说过的那样： “成功的秘诀不在于做好自己的工作，而在于找到合适的人来做这件事。”

与您的时间管理工作相关的几个原因显示了委派和外包的优势：

• 你无法靠自己完成所有事情
• 也许有人知道更好的方法来解决您一直在努力解决的问题
• 分担责任增加同事之间的信任
• 委派和外包将帮助您成长为领导者和自信的专业人士

所以，委派在管理中的重要性很简单——一旦你分担了负担并将不太重要和紧急的任务委派给其他人，你将有更多的时间专注于对你的目标来说真正紧急和重要的任务。

出于这个原因，为了避免对委派任务感到难过或内疚，你应该练习礼貌而有效地说“不”。

如何委派和外包任务

为了实现有效的委派并学习如何将工作委派给员工、同事甚至朋友和家人，您需要遵循某些委派原则。

简而言之，以这种方式专注于委派任务的时间管理技术被称为“谁有猴子”，并遵循这些简短的规则，其中“猴子”代表委派的任务。

因此，您需要执行以下步骤。

第 1 步：决定要委派的内容

首先，在待办事项清单上写下你的任务。

您可能会注意到您列出的一些任务是紧急的，但与您的目标相比并不是那么重要。

这些是需要尽快解决的任务，但由于它们不是至关重要的，因此您无需成为执行这些任务的人 - 所以，委派他们。

步骤#2：选择合适的人将任务委派给

确定以最佳方式完成任务所需的技能，并将任务委托给拥有最强此类技能的人。

如果可能，始终将前端开发委托给前端开发人员，将用户界面设计委托给 UI 设计师等。

这不仅适用于硬技能——如果您需要有人在行业活动中发表公司演讲（但没有官方发言人），请选择善于沟通、富有创造力和足智多谋的人。

当您选择合适的人来处理任务时，您可以指望获得最佳结果。

第 3 步：确保受委托人知道预期结果

如果您想通过委派任务获得最佳结果，您需要向受托人准确解释您想要实现的目标。

提供明确的指示，推荐处理任务的最佳方式，或就此事提供建议。

除非你这样做，否则你可能对结果并不完全满意。

第 4 步：定期检查任务进度

如何监控委派任务的问题是您需要回答的最后一个问题。 最佳实践是偶尔跟进任务，以确保一切按计划进行。

但是，请确保您不会屈服于微观管理——毕竟，您已经委派了任务，您应该让受托人负责并负责任务的执行。

由于我们以引用开始此部分，因此这是另一篇博客文章，专门针对相关和有趣的时间管理引用：关于时间的最佳引用。

通过限制分心来集中注意力

避免分心和专注通常被定义为两种独立的时间管理技能——但是，如果你避免分心，这自动意味着你专注于手头的任务。

在传统的工作环境中，干扰很多——最常见的是办公室里健谈的同事。 甚至您的手机也可能会分散您的注意力，坐在办公桌上，每 2 分钟就会吸引您浏览一次 Instagram 提要。

最重要的是，最近情况发生了快速变化。 因此，在最近的新闻中，冠状病毒的爆发对常规条件和工作环境产生了重大影响。

随着远程工作的采用率飙升，许多人在家工作时难以集中注意力。

这带来了一系列全新的挑战，并扩大了干扰的范围。 从你的家庭成员、各种家务、从你隔壁公寓传来的响亮的音乐，到你邻居修剪草坪的声音。 我们明白了，变化是突然的，这一切都让我们更难集中注意力。 这尤其适用于自由职业者，因为他们不受传统方式的监督。 此外，对于绝大多数人来说，他们的家是他们永久的工作环境。

但是，您可以采取一些步骤来处理此类干扰。

我们将在下面提供几个示例，以帮助您集思广益并让您的创意源源不断。

• 与家庭成员和邻居划清界限——要求他们合作
• 培养高效的工作空间并建立自己的家庭办公室（最好是关起门来）
• 避免在卧室或公共空间工作

总而言之，分心可能是多种多样的，但它们都有一个共同点——它们会阻碍你的工作表现并减慢你完成任务的速度。

如何通过限制分心来集中注意力

如果您想知道如何提高工作绩效，答案是——旨在更好地集中注意力。

如果你想知道如何集中注意力以及如何在工作中保持专注，答案是——避免分心。

考虑到“避免分心”似乎是关键，你应该专注于它——所以，最好制作一张避免分心的表格：

• 写下你的分心
• 在每个分心旁边，写下一个确定的证明方法，这将帮助你克服所说的分心
• 写下“不要”列表——这些是你正在考虑采取的行动，但不应该采取，因为它们目前会分散你的注意力，让你远离你的优先事项

您可以在工作表中添加更多分心、解决方案和项目，以避免在您认为合适的情况下分心——唯一重要的是您要坚持到底。

一旦你消除了分心，你就会更容易集中注意力——如果你想完善你的注意力，你也可以尝试一个保持专注的应用程序。

不惜一切代价避免多任务处理

尽管多任务处理的神话很普遍，并暗示了一个有吸引力的前景——你可以在通常需要你执行一项任务的时间内完成更多任务——科学清楚地说明了多任务处理——但不要这样做。

根据多任务处理研究，多任务处理有很多负面影响，表明这种做法并不像您期望的那样起作用：

• 它会降低你的智商——伦敦大学的一项研究声称，多任务处理可能会使你的智商下降 15 分，使你的认知能力降低到 8 岁儿童的水平。
• 它会降低你的情商——据报道，多任务处理会损害一个关键的情商大脑区域，在此过程中降低你的社交意识和自我意识。
• 它会损害你的大脑——苏塞克斯大学的一项研究表明，多任务处理可能会降低你的大脑密度并可能损害你的大脑。
• 它会让你失去时间——单任务处理，随着时间的推移，你会获得动力，让自己沉浸在任务中，最终达到深度工作的状态。

使用多任务处理时，您在将注意力转移到另一项任务上时会浪费时间——加利福尼亚大学的一项研究表明，这种“任务转换成本”时间可能长达 25 分钟。

最后，“同时”完成 3 项任务会花费你更多的时间，而不是按顺序完成 3 项正在执行的任务。

它会降低你的整体工作效率——斯坦福大学的一项研究表明，与一次处理一项任务相比，同时处理多项任务时你的工作效率更低。

最终，多任务处理统计表明，只有 2% 的人能够成功处理多任务。

考虑到“你的大脑可以同时处理多项任务吗？”这个问题的答案。 是一个坚定的“不” ，你唯一的选择是练习有效的单一任务。

如何避免多任务处理

由于单任务处理是新的多任务处理，因此您可以通过以下方式最好地实现它：

• 摆脱干扰——戴上耳机，阻挡外界噪音和闲聊的同事。 将您的手机设置为静音，或者干脆把它放在另一个房间里，在那里您每隔 5 分钟就无法接通它。 将您的设备设置为“请勿打扰”模式（Windows 有 Focus Assist，Apple 设备上有请勿打扰切换开关等）
• 指定无分心的专注时间，并坚持下去——当你知道你必须保持专注多长时间时，专注于一项任务会容易得多，所以时间会阻碍你的日程安排。 科学表明，您最多应该一次完成 90 分钟的任务，但是一种流行的时间管理技术建议您以 25 分钟的周期工作，然后休息 5 分钟。
• 定期休息，把你的任务分解成有意义的整体——单项任务不一定是一场无聊和单调的比赛，一次完成一项艰巨的任务，不管需要多长时间。 您可以将您的任务分解为更小的子任务，并且您应该始终在您的日程安排中留出休息时间。 只要您完成一项子任务直到完成它，您仍然是单任务，并且休息会帮助您充电。

使用时间管理工具建立例程

在信息时代更聪明地工作，而不是更努力地工作意味着利用可用时间管理工具的力量。

我们分配时间的方式会产生某些习惯。 随着时间的推移，大量习惯的集合会演变成例行公事。

毕竟，例行公事是根据每个人的性格类型来定义每个人的。 不同类型以不同的方式运作是很自然的，这意味着我们应该接受我们目前的情况，以便改进。

那么，各种时间管理应用程序和其他工具如何帮助您培养时间管理技能呢？

答案是——通过指出对你有用的时间管理技巧。

首先，时间跟踪软件和时间管理计算器等工具有一个通用目的——它们可以帮助您了解与您的活动相关的当前时间分布。

只有在您获得洞察力之后，才能开始改进和进步。

现在，您可能想知道为什么这是真的。 如果是这种情况，我们认为您从未尝试过使用时间管理工具。 至少不经常，或者足够长的时间来养成习惯。

那么，如何使用这些工具，存在哪些类别，为什么它们是有益的？

如何使用时间管理工具建立例程

对于初学者来说，时间管理工具仅通过提高您对如何分配非常有限的时间资源的认识来提高您的绩效。 因此，您将能够查明浪费时间的人。 也许您会在更好的任务序列方面找到改进的空间——例如，通过将类似的任务批处理在一起以节省时间。

一旦您对此有深入的了解，工具将以更高级的方式变得有益。

因此，下一个级别是当您开始使用这些工具来更有效地计划和创建时间表时。 当您能够提前计划时，在工具的帮助下，时间管理将变得容易。

有几种类型的时间管理工具，具体取决于所关注的时间管理技能。

所述重点通常是以下四个类别之一：

• 时间跟踪
• 生产力助推器
• 项目和任务管理（与时间相关）
• 跟踪习惯

这是一个实际的使用示例——时间管理计算器，它适合我们列出的最后一个类别。 它们是帮助您为常规活动创建时间框架的绝佳解决方案。

时间管理计算器的使用可以是主动的和追溯的。

后者要求您为每个单独的活动输入时间，以便能够在未来进行时间估计。

在使用它们几周后，您可以练习提前安排您的活动和任务。

让我们看一个提前安排好的每周活动的例子。

如您所见，您在一项活动上花费的总时间可以方便地转换为百分比，以帮助您了解全局。 您可以输入所有必要的活动（例如工作、睡眠、家务、社交等），并查看您每天还剩下多少时间。

遵循帕累托原则

根据意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托和他的帕累托原理，80% 的问题是由 20% 的原因造成的。

更准确地说，帕累托定义指出，将 20% 的努力投入到正确的地方，将帮助您实现高达 80% 的预期结果。

以下是一些帕累托原理示例，以帮助说明它是如何工作的：

• 程序中 80% 的问题来自当前报告的所有错误的 20%
• 80% 的销售额来自 20% 的产品
• 80% 的客户只使用了应用程序 20% 的功能

从本质上讲，您做的更少，但实现的更多，从而节省了您的时间。

此外，它还能增强你的信心——你没有太努力，但你仍然成功。

如何遵循帕累托原则

帕累托原则在时间管理中的使用很简单——您可以先处理选定的任务以减少工作量，但获得更大、更明显的效果。

如果我们将上述示例考虑在内并使其更加具体，那么帕累托原则的工作原理如下：

• 程序中 80% 的问题来自当前报告的所有错误中的 20%。 如果您有 10 个错误并解决了正确的 2 个错误，您的程序性能将提高 80%。
• 80% 的销售额来自 20% 的产品。 最好不要将制造扩展到 20 种不同的产品，而是专注于完善最畅销的 4 种。
• 80% 的客户只使用了应用程序 20% 的功能。 与上面的示例类似，您应该首先关注简化您最流行的功能，然后考虑扩展您的功能。

明智地优先考虑

当您有几项任务要做，但不知道从哪里开始时，您只能做一件事来让您的时间得到最大的回报——挑出您的优先事项并制定计划。

计划和确定优先级涉及决定一项任务是否重要，是否紧急。 自然，你会先处理重要和紧急的任务，然后再往下走。

如何明智地确定优先级

您可以通过两种主要方法来处理优先级 - 艾森豪威尔矩阵和“吃掉青蛙”时间管理技术：

通过艾森豪威尔矩阵确定优先级

艾森豪威尔矩阵是一种优先排序技术，其工作原理如下。

首先，您将任务分为4 个象限

• 第一象限（重要和紧急的任务）——这些任务是你的首要任务，应该立即处理。
• 第二象限（重要但不紧急的任务）——这些任务足够重要，可以接下来处理，但还不够紧急，无法将它们作为首要任务。
• 第三象限（紧急但不重要的任务）——它们应该立即处理，但由于它们不重要，你应该将它们委托给同事。
• 第四象限（既不重要也不紧急的任务）——你应该把它们从你的待办事项列表中删除。

优先考虑“吃掉那只青蛙”

吃掉那只青蛙是一种优先排序技术，其工作原理如下。

你用字母标记你的任务，表明它们的重要性和紧迫性：

• “A” ——你的“青蛙”，或者你最重要的任务，你应该首先解决的任务
• “B” ——第二重要的任务，不如“A”重要，但仍然至关重要
• “C” ——你可以完成的任务，但如果你没有时间，这并不重要
• “D” ——紧急但不太重要的任务，你应该委派的任务
• “E” ——你可以取消的任务，因为它们既不重要也不紧急

如您所见，两种列出的优先级排序技术都遵循相同的原则——您根据紧急程度和重要性进行优先级排序，并挑选出您的优先级。

别磨蹭了

根据拖延症的定义，拖延症是推迟或推迟某事——这可以是推迟新项目的工作或推迟拜访祖母。

通过推迟某些事情，你实际上会因为这种延迟而浪费时间，所以处理拖延很重要——除非你这样做，否则你甚至可能遭受长期拖延。

关于我们为什么拖延的问题有几个答案：

• 认为你有足够的时间——你的最后期限还有 2 个月，所以你狂欢观看 Netflix 节目或每晚出去，直到你意识到时间真的飞逝，你现在有 1 周的时间来编写、校对和编辑 20,000 ——词论文。
• 避免不愉快的任务——你不想考虑困难的任务或具有挑战性的问题，更不用说尝试解决它们了。 因此，您可以按颜色和字母顺序重新排列桌面文件和文件夹。
• 感觉工作不堪重负——你在这么短的时间内要做的事情太多了，以至于你一开始就觉得无法开始。 所以，你拖延了。
• 害怕失败——如果你不做某事，你就不会失败。
• 对未知的恐惧——如果你不冒险进入未知，你永远不会感到不愉快的惊喜。

如何避免拖延

克服拖延似乎令人生畏，但您可以尝试以下几种策略来帮助您集中精力并坚持工作：

• 为了避免认为你有足够的时间，让你的遥远的截止日期看起来更紧迫——将上述任务解析为截止日期更近的较小的子任务，并相应地工作。
• 为了鼓励自己解决不愉快的任务，请设置一个较短的时间段，在此期间您将专注于这些任务，然后简单地完成任务。
• 为了减轻不堪重负的感觉，请将您的工作量分解为更多天——在更多的日子里工作更少的时间会让你觉得你有更少的事情要做。 因此，周末也要争取至少工作 2-4 小时。
• 为了克服对失败的恐惧，你应该重新定义你的目标，降低你的期望——而不是将“不惜一切代价取得成功”作为你的目标，而将“学习新事物”作为你的新目标。
• 为了减轻对未知的恐惧，你可以想象你的障碍，并列出你可能遇到的问题——这样，你会让你的工作过程不那么未知，从而不那么令人生畏。

让我们把它包起来

最后，一旦你学会了如何培养和提高这些时间管理技能，你也将学会如何在更短的时间内更专注地完成更多最重要、最有成果的任务。

请记住，自律基本上起到肌肉的作用——你锻炼得越多，它就会变得越强壮。 正如我们上面所解释的，跟踪您的时间是此旅程的第一步。