시간 관리 기술을 향상시키는 10가지 궁극적인 단계

원격 근무의 채택률이 급증하면서 많은 사람들이 재택 근무 중에 집중하기 위해 고군분투했습니다.

그것은 완전히 새로운 도전을 가져왔고 산만함의 목록을 확장했습니다. 가족 구성원, 다양한 집안일, 옆 아파트에서 들려오는 시끄러운 음악, 잔디 깎는 이웃의 소리까지. 우리는 이해합니다. 변화가 갑작스럽고 집중하기가 더 어려워졌습니다. 이것은 전통적인 방식으로 감독되지 않는다는 사실을 감안할 때 특히 프리랜서에게 해당됩니다. 더욱이, 그들 대부분에게 집은 영구적인 작업 환경입니다.

하지만 그러한 방해 요소를 처리하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다.

아래에 몇 가지 예를 제공하여 브레인스토밍을 하고 창의적인 아이디어를 샘솟게 하는 데 도움이 됩니다.

• 가족 구성원 및 이웃과 명확한 경계를 설정하고 협력을 요청하십시오.
• 생산적인 작업 공간을 만들고 나만의 홈 오피스를 만드십시오(닫힌 문 뒤에 있는 것이 좋습니다).
• 침실이나 공용 공간에서 작업하지 마십시오.

요점에서 방해 요소는 다양할 수 있지만 모두 한 가지 공통점이 있습니다. 즉 , 작업 수행을 방해 하고 작업 속도를 늦추는 것입니다.

산만함을 제한하여 집중하는 방법

업무 성과를 개선하는 방법이 궁금하다면 답은 — 더 나은 집중을 목표로 하는 것입니다.

정신을 집중하는 방법과 직장에서 계속 집중하는 방법이 궁금하다면 답은 주의를 산만하게 하지 않도록 하는 것입니다.

'산만함을 피하는 것'이 핵심인 것 같으니, 그것에 집중해야 합니다. 따라서 ' 산만함을 피하기 위한 시트를 만드는 것이 가장 좋을 것 같습니다.

• 당신의 주의를 산만하게 하는 것을 기록하십시오
• 각 주의 산만 옆에 주의 산만을 극복하는 데 도움이 될 확실한 증거 방법을 적으십시오.
• "하지 말아야 할 것" 목록을 작성하십시오. 이는 수행하려고 고려하고 있지만 수행해서는 안 되는 조치입니다. 현재 우선순위에서 멀어지게 하는 주의를 산만하게 하는 역할을 하기 때문입니다.

산만함을 피하기 위해 시트에 산만함, 솔루션 및 항목을 더 추가할 수 있습니다.

주의를 산만하게 하는 요소를 제거하면 집중하기가 훨씬 더 쉬워질 것입니다. 집중을 완벽하게 하고 싶다면 집중 앱을 사용해 볼 수도 있습니다.

어떤 대가를 치르더라도 멀티태스킹을 피하십시오.

멀티태스킹에 대한 신화가 널리 퍼져 있고 매력적인 전망(보통 한 작업을 수행하는 데 걸리는 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 있음)을 제시하지만(과학은 멀티태스킹에 대해 명확하게 설명합니다) 단순히 하지 마십시오.

멀티태스킹 연구에 따르면 멀티태스킹이 예상대로 작동하지 않는다는 여러 부정적인 영향이 있습니다.

• 그것은 IQ를 낮춥니다. 런던 대학교의 한 연구에 따르면 멀티태스킹은 IQ를 15포인트 떨어뜨려 8세 어린이의 인지 능력을 감소시킬 수 있다고 합니다.
• 그것은 당신의 EQ를 낮춥니다 — 보고에 따르면 멀티태스킹은 주요 EQ 두뇌 영역을 손상시켜 그 과정에서 사회적 인식과 자기 인식을 낮춥니다.
• 그것은 뇌를 손상시킵니다 . Sussex 대학의 연구에 따르면 멀티태스킹은 뇌 밀도를 감소시키고 뇌를 손상시킬 수 있습니다.
• 시간을 낭비하게 만듭니다 . 단일 작업으로 시간이 지남에 따라 추진력을 얻고 작업에 몰두하여 궁극적으로 깊은 작업 상태에 도달합니다.

멀티태스킹을 사용하면 한 작업에서 다른 작업으로 초점을 전환할 때 시간을 낭비하게 됩니다. 캘리포니아 대학의 연구에 따르면 이 "작업 전환 비용" 시간이 최대 25분까지 누적될 수 있습니다.

결국, 3개의 작업을 "동시에" 완료하는 것이 작업 중인 3개의 작업을 연속적으로 완료하는 데 걸리는 시간보다 더 많은 시간이 걸립니다.

전반적으로 생산성이 떨어집니다 . 스탠포드 대학의 연구에 따르면 한 번에 하나의 작업을 수행할 때보다 멀티태스킹을 할 때 생산성이 떨어집니다.

궁극적으로 멀티태스킹 통계에 따르면 성공적인 멀티태스킹 능력이 있는 사람은 2%에 불과합니다.

"당신의 두뇌는 멀티태스킹을 할 수 있습니까?"라는 질문에 대한 답을 고려할 때 당신의 유일한 선택 은 효과적인 싱글 태스킹을 연습하는 것입니다.

멀티태스킹을 피하는 방법

싱글 태스킹은 새로운 멀티태스킹이기 때문에 가장 잘 달성할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 방해 요소를 제거 하십시오. 헤드폰을 착용하여 외부 소음과 수다스러운 동료를 차단하십시오. 전화기를 무음으로 설정하거나 5분마다 전화가 닿지 않는 다른 방에 두십시오. 장치를 "방해 금지" 모드로 설정하십시오(Windows용 Focus Assist, Apple 장치의 방해 금지 토글 스위치 등이 있음).
• 산만하지 않은 집중 시간을 지정하고 그것을 고수하십시오 . 한 가지 작업에 집중하는 것이 훨씬 더 쉽습니다. 집중해야 하는 시간을 알면 시간이 일정을 차단할 수 있습니다. 과학에 따르면 최대 한 번에 한 작업에 대해 90분을 차단해야 하지만 인기 있는 시간 관리 기법 중 하나는 5분 휴식으로 구문 분석할 25분 주기로 작업할 것을 제안합니다.
• 정기적으로 휴식을 취하고 작업을 의미 있는 전체로 구문 분석하십시오 . 단일 작업은 시간이 얼마나 걸리든 한 번에 하나의 거대한 작업을 완료하기 위해 지루하고 단조로운 경주가 될 필요가 없습니다. 작업을 더 작은 하위 작업으로 구문 분석할 수 있으며 항상 일정에 휴식 시간을 남겨 두어야 합니다. 당신이 그것을 마칠 때까지 하나의 하위 작업을 수행하는 한 여전히 단일 작업이 될 것이며 휴식은 재충전에 도움이 될 것입니다.

시간 관리 도구를 사용하여 루틴 설정

정보화 시대에 더 열심히 일하지 않고 더 똑똑 하게 일한다는 것은 사용 가능한 시간 관리 도구의 힘을 활용 한다는 것을 의미합니다.

우리가 시간을 할당하는 방식은 특정한 습관을 만듭니다. 풍부한 습관의 모음은 시간이 지남에 따라 하나의 루틴으로 진화합니다.

결국, 루틴은 성격 유형에 따라 각 사람을 정의하는 것입니다. 서로 다른 유형이 뚜렷한 방식으로 작동하는 것은 자연스러운 일입니다. 즉, 개선하려면 현재의 모습을 수용해야 합니다.

그렇다면 다양한 시간 관리 앱과 기타 도구가 시간 관리 기술을 개발하는 데 어떻게 도움이 될까요?

답은 — 당신에게 도움이 될 시간 관리 기술을 지적하는 것입니다.

우선, 시간 추적 소프트웨어 및 시간 관리 계산기와 같은 도구는 하나의 일반적인 목적을 제공합니다. 즉, 활동과 관련하여 현재 시간 분포를 이해하는 데 도움이 됩니다.

개선과 발전은 통찰력을 얻은 후에만 시작할 수 있습니다.

이제 왜 그것이 사실인지 궁금할 것입니다. 그렇다면 시간 관리 도구를 사용해 본 적이 없으실 것입니다. 적어도 규칙적으로는 아니거나 습관을 들이기에 충분히 길지 않습니다.

그렇다면 이러한 도구를 어떻게 사용할 수 있으며, 어떤 범주가 있으며 왜 유용한가요?

시간 관리 도구를 사용하여 루틴을 설정하는 방법

우선, 시간 관리 도구는 매우 제한된 시간 리소스를 할당하는 방법에 대한 인식을 높이는 것만으로도 성능을 향상시킵니다. 결과적으로 시간 낭비를 정확히 파악할 수 있습니다. 예를 들어 시간을 절약하기 위해 유사한 작업을 함께 일괄 처리하여 작업 순서를 개선하는 측면에서 개선의 여지를 찾을 수 있습니다.

그것에 대해 깊이 이해하면 도구가 더 발전된 방식으로 유용하게 될 것입니다.

따라서 다음 단계는 도구를 사용하여 보다 효율적으로 계획하고 일정을 작성할 때입니다. 미리 계획을 세울 수 있을 때 도구의 약간의 도움으로 시간 관리가 쉬워질 것입니다.

집중하는 시간 관리 기술에 따라 몇 가지 유형의 시간 관리 도구가 있습니다.

일반적으로 아래 나열된 네 가지 범주 중 하나에 중점을 둡니다.

• 시간 추적
• 생산성 향상제
• 프로젝트 및 작업 관리(시간 관련)
• 습관 추적

여기에 우리가 나열한 마지막 범주에 맞는 시간 관리 계산기의 실제 사용 예가 있습니다. 이는 정기적인 활동을 위한 시간 프레임을 만드는 데 도움이 되는 훌륭한 솔루션입니다.

시간 관리 계산기의 사용은 사전 예방적이거나 소급 적일 수 있습니다.

후자는 미래에 시간을 추정할 수 있도록 각 개별 활동에 시간을 입력해야 합니다.

몇 주 동안 사용하고 나면 활동과 작업을 미리 예약하는 연습을 할 수 있습니다.

앞으로 예정된 주간 활동의 예를 살펴보겠습니다.

보시다시피, 활동에 소요된 총 시간은 큰 그림을 볼 수 있도록 편리하게 백분율로 변환됩니다. 필요한 모든 활동(예: 일, 수면, 집안일, 사교 활동 등)을 입력하고 하루에 남은 시간을 확인할 수 있습니다.

파레토 원리를 따르십시오

이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토와 그의 파레토 원리에 따르면 모든 문제의 80%는 전체 원인의 20%에서 발생합니다.

좀 더 정확하게 말하면, 파레토 정의에 따르면 노력의 20%를 올바른 장소에 투자하면 원하는 결과의 80%를 달성하는 데 도움이 됩니다.

다음은 모든 작동 방식을 설명하는 데 도움이 되는 몇 가지 파레토 원칙의 예입니다.

• 프로그램 문제의 80%는 현재 보고된 모든 버그의 20%에서 발생합니다.
• 전체 매출의 80%는 제품의 20%에서 나옵니다.
• 모든 고객의 80%는 앱 기능의 20%만 사용합니다.

본질적으로 더 적은 작업을 수행하지만 더 많은 것을 달성하여 시간을 절약할 수 있습니다.

게다가, 그것은 당신의 자신감을 높여줍니다. 당신은 너무 열심히 노력하지 않지만 여전히 성공하고 있습니다.

파레토 원리를 따르는 방법

시간 관리에 파레토 원칙을 사용하는 것은 간단합니다. 선택한 작업을 먼저 수행하여 적은 작업을 수행할 수 있지만 더 크고 눈에 띄는 효과를 얻을 수 있습니다.

위에서 언급한 예를 고려하여 더 구체적으로 만들면 파레토 원리가 작동하는 방식이 다음과 같습니다.

• 프로그램 문제의 80%는 현재 보고된 모든 버그의 20%에서 발생합니다. 10개의 버그가 있고 올바른 2개의 버그를 해결하면 프로그램의 성능이 80% 향상됩니다.
• 전체 매출의 80%는 제품의 20%에서 나옵니다. 제조를 20가지 다른 제품으로 확장하지 않고 대신 가장 잘 팔리는 4가지 제품을 완성하는 데 집중하는 것이 가장 좋습니다.
• 모든 고객의 80%는 앱 기능의 20%만 사용합니다. 위의 예와 유사하게 가장 인기 있는 기능을 간소화하는 데 먼저 집중한 다음 기능 확장을 고려해야 합니다.

현명하게 우선순위를 정하라

여러 작업을 수행해야 하지만 어디서부터 시작해야 할지 모를 때 시간을 최대한 활용하기 위해 할 수 있는 일은 우선 순위를 지정하고 계획을 세우는 것뿐입니다.

계획하고 우선순위를 정하는 것은 작업이 중요한지 아닌지, 긴급한지 아닌지를 결정하는 것을 포함합니다. 당연히 중요하고 긴급한 작업을 먼저 처리 하고 거기에서 내려갑니다.

현명하게 우선순위를 정하는 방법

우선 순위를 처리할 수 있는 두 가지 주요 방법이 있습니다. 아이젠하워 매트릭스와 "Eat that Frog" 시간 관리 기술입니다.

아이젠하워 매트릭스를 통한 우선순위 지정

Eisenhower Matrix는 다음 원칙에 따라 작동하는 우선 순위 지정 기법입니다.

먼저 작업을 4개의 사분면 으로 나눕니다.

• 1사분면 (중요하고 긴급한 작업) — 이러한 작업은 최우선 순위이므로 즉시 처리해야 합니다.
• 2사분면 (중요하지만 긴급하지 않은 작업) — 이러한 작업은 다음에 처리할 만큼 중요하지만 최우선 순위로 삼을 만큼 시급하지는 않습니다.
• 3사분면 (긴급하지만 중요하지 않은 작업) - 즉시 처리해야 하지만 중요하지 않으므로 동료에게 위임해야 합니다.
• 4사분면 (중요하거나 긴급하지 않은 작업) — 할 일 목록에서 제거해야 합니다.

"그 개구리 먹기"로 우선순위

그 개구리를 먹는다는 것은 다음 원칙에 따라 작동하는 우선 순위 기술입니다.

중요성과 긴급성을 나타내는 알파벳 문자로 작업을 표시합니다.

• "A" — "개구리" 또는 가장 중요한 작업, 가장 먼저 처리해야 하는 작업
• "B" - 두 번째로 중요한 작업, "A" 보다 덜 중요하지만 여전히 중요한 작업
• "C" — 할 수 있는 작업이지만 시간이 없으면 중요하지 않습니다.
• "D" — 긴급하지만 덜 중요한 작업, 위임해야 하는 작업
• "E" — 중요하지도 긴급하지도 않기 때문에 제거할 수 있는 작업

보시다시피 나열된 우선 순위 지정 기술은 모두 동일한 원칙을 따릅니다. 즉 , 긴급성과 중요성 수준에 따라 우선 순위를 지정하고 우선 순위를 선택 합니다.

그말 질질 끌어

미루기의 정의에 따르면 미루는 것은 무언가를 미루거나 연기하는 것입니다. 이것은 새로운 프로젝트의 작업을 연기하거나 할머니 방문을 연기하는 것부터 모든 것이 될 수 있습니다.

무언가를 미루면 본질적으로 이 지연을 통해 시간을 낭비하게 되므로 미루는 일에 대처하는 것이 중요합니다. 미루지 않으면 만성적인 미루는 일이 생길 수도 있습니다.

우리가 미루는 이유에 대한 몇 가지 대답이 있습니다.

• 시간이 충분하다고 생각합니다 . 기한이 2개월 남았습니다. 따라서 시간이 정말 빠르다는 것을 깨달을 때까지 Netflix 쇼를 폭식하거나 매일 밤 밖에 나가서 이제 20,000개를 쓰고, 교정하고, 편집할 수 있는 1주일의 시간이 주어집니다. -단어 에세이.
• 불쾌한 일 피하기 — 어려운 일이나 도전적인 문제에 대해 생각하고 싶지 않으며, 해결하려는 시도는 고사합니다. 따라서 대신 바탕 화면 파일과 폴더를 색상과 알파벳 순서로 재정렬합니다.
• 일에 압도된 느낌 — 짧은 시간에 해야 할 일이 너무 많아서 처음부터 시작할 수 없다고 느낍니다. 그래서, 당신은 미루고 있습니다.
• 실패에 대한 두려움 - 무언가를 하지 않으면 실패할 수 없습니다.
• 미지의 것에 대한 두려움 - 미지의 세계 로 모험을 떠나지 않는다면 불쾌하게 놀라지 않을 것입니다.

미루는 것을 피하는 방법

미루는 일을 극복하는 것은 어려운 일처럼 보이지만 집중하고 일에 충실할 수 있도록 여러 가지 방법을 시도해볼 수 있습니다.

• 시간이 충분하다고 생각하지 않으 려면 먼 기한을 보다 즉각적으로 보이게 하십시오. 해당 작업을 기한이 더 가까운 더 작은 하위 작업으로 구문 분석하고 그에 따라 작업하십시오.
• 불쾌한 작업을 처리하도록 격려하려면 이러한 작업에 집중할 짧은 시간을 설정하고 간단히 완료하십시오.
• 압도감을 완화하기 위해 작업량을 더 많은 날로 구문 분석합니다. 더 많은 날에 더 적은 시간을 일하면 할 일이 덜한 것처럼 느끼게 됩니다. 따라서 주말에도 최소 2-4시간을 일하는 것을 목표로 삼으십시오.
• 실패에 대한 두려움을 극복하려면 목표를 재정의하고 기대치를 낮춰야 합니다. "어떤 대가를 치르더라도 성공"을 목표로 설정하는 대신 "새로운 것을 배우십시오"를 새로운 목표로 설정하십시오.
• 미지의 것에 대한 두려움을 완화하기 위해 장애물을 시각화하고 발생할 수 있는 가능한 문제의 목록을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 작업 프로세스를 덜 알려지지 않아 덜 힘들게 만들 수 있습니다.

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.