10 langkah utama untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu

Dalam lingkungan kerja tradisional, banyak gangguan — yang paling umum adalah rekan kerja yang cerewet di kantor Anda. Bahkan ponsel Anda bisa menjadi pengalih perhatian, duduk di meja kerja Anda, menggoda Anda untuk melihat feed Instagram Anda setiap 2 menit.

Selain itu, banyak hal telah berubah dengan cepat akhir-akhir ini. Jadi, dalam berita yang lebih baru, wabah virus corona berdampak signifikan pada kondisi reguler dan lingkungan kerja.

Karena tingkat adopsi pekerjaan jarak jauh telah meroket, banyak orang berjuang untuk fokus saat bekerja dari rumah.

Itu membawa serangkaian tantangan baru dan memperluas daftar gangguan. Dari anggota rumah tangga Anda, berbagai tugas, musik keras yang datang dari apartemen di sebelah Anda, hingga suara tetangga Anda memotong rumput. Kami mengerti, perubahannya tiba-tiba dan itu semua membuatnya lebih sulit untuk fokus. Ini berlaku terutama untuk pekerja lepas, mengingat fakta bahwa mereka tidak diawasi secara konvensional. Terlebih lagi, bagi sebagian besar dari mereka, rumah mereka adalah lingkungan kerja permanen mereka.

Namun, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengatasi gangguan tersebut.

Kami akan memberikan beberapa contoh di bawah ini, untuk membantu Anda bertukar pikiran dan mengalirkan kreativitas Anda.

• Tetapkan batasan yang jelas dengan anggota rumah tangga dan tetangga — mintalah mereka untuk bekerja sama
• Kembangkan ruang kerja yang produktif dan bangun kantor rumah Anda sendiri (sebaiknya di balik pintu tertutup)
• Hindari bekerja di kamar tidur atau ruang umum Anda

Pada intinya, gangguan mungkin beragam, tetapi semuanya memiliki satu kesamaan — gangguan itu menghambat kinerja Anda dan memperlambat Anda dalam mengerjakan tugas.

Cara fokus dengan membatasi gangguan Anda

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara meningkatkan performa kerja, jawabannya adalah — fokuslah lebih baik.

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara memfokuskan pikiran dan bagaimana tetap fokus di tempat kerja, jawabannya adalah — hindari gangguan.

Mempertimbangkan bahwa "menghindari gangguan" tampaknya menjadi kuncinya, Anda harus fokus padanya — jadi, mungkin lebih baik jika Anda membuat lembaran untuk menghindari gangguan :

• Tuliskan gangguan Anda
• Di samping setiap gangguan, tuliskan cara bukti yang pasti yang akan membantu Anda mengatasi gangguan tersebut
• Tuliskan daftar "Jangan" - ini adalah tindakan yang Anda pertimbangkan untuk dilakukan, tetapi seharusnya tidak, karena saat ini mereka berfungsi sebagai pengalih perhatian yang akan membawa Anda menjauh dari prioritas Anda

Anda dapat menambahkan lebih banyak gangguan, solusi, dan item ke lembar Anda untuk menghindari gangguan sesuai keinginan Anda — Anda hanya perlu menindaklanjutinya.

Setelah Anda menghilangkan gangguan, akan lebih mudah bagi Anda untuk fokus — jika Anda ingin menyempurnakan fokus Anda, Anda juga dapat mencoba aplikasi tetap fokus.

Hindari multitasking dengan cara apa pun

Meskipun mitos multitasking lazim dan menyarankan prospek yang menarik — bahwa Anda dapat melakukan lebih banyak tugas dalam waktu yang biasanya Anda perlukan untuk melakukan satu tugas — sains memperjelas kasusnya tentang multitasking — jangan lakukan itu.

Menurut penelitian multitasking, ada banyak efek negatif dari multitasking yang menunjukkan bahwa praktik ini tidak berjalan seperti yang Anda harapkan:

• Ini menurunkan IQ Anda – sebuah studi di University of London mengklaim bahwa multitasking dapat membuat IQ Anda turun 15 poin, mengurangi kapasitas kognitif Anda seperti anak berusia 8 tahun.
• Ini menurunkan EQ Anda — multitasking dilaporkan merusak wilayah otak kunci EQ, menurunkan Kesadaran Sosial dan Kesadaran Diri Anda dalam prosesnya.
• Ini merusak otak Anda - sebuah penelitian di University of Sussex menunjukkan bahwa multitasking dapat mengurangi kepadatan otak Anda dan dapat merusak otak Anda.
• Itu membuat Anda kehilangan waktu — dengan satu tugas, Anda mendapatkan momentum seiring berjalannya waktu, dan membenamkan diri dalam tugas, yang pada akhirnya mencapai kondisi kerja yang mendalam.

Dengan multitasking, Anda kehilangan waktu saat mengalihkan fokus ke satu tugas ke tugas lainnya — sebuah studi di University of California menunjukkan bahwa waktu "biaya pengalihan tugas" ini dapat bertambah hingga 25 menit.

Pada akhirnya, Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan 3 tugas "bersamaan", daripada yang Anda perlukan untuk menyelesaikan 3 tugas yang sedang Anda kerjakan secara berurutan.

Itu membuat Anda kurang produktif secara keseluruhan — sebuah studi di Stanford University menunjukkan bahwa Anda kurang produktif saat melakukan banyak tugas daripada saat mengerjakan satu tugas pada satu waktu.

Pada akhirnya, statistik multitasking menunjukkan bahwa hanya 2% orang yang mampu melakukan multitasking dengan sukses.

Menimbang bahwa jawaban atas pertanyaan "Bisakah otak Anda multitasking?" adalah perusahaan "Tidak" , satu-satunya pilihan Anda adalah berlatih tugas tunggal yang efektif.

Bagaimana menghindari multitasking

Karena tugas tunggal adalah multitasking baru, inilah cara terbaik untuk mencapainya:

• Singkirkan gangguan — pasang headphone Anda, untuk memblokir kebisingan luar dan rekan yang suka mengobrol. Setel ponsel Anda ke mode senyap, atau tinggalkan saja di ruangan lain di mana Anda tidak dapat menjangkaunya setiap 5 menit. Atur perangkat Anda ke mode "Jangan Ganggu" (ada Focus Assist untuk Windows, sakelar sakelar Jangan Ganggu di perangkat Apple, dll.)
• Tetapkan waktu fokus bebas gangguan, dan patuhi itu — jauh lebih mudah untuk tetap fokus pada satu tugas, ketika Anda tahu berapa lama Anda harus tetap fokus, jadi waktu memblokir jadwal Anda. Sains menunjukkan bahwa Anda harus memblokir 90 menit untuk tugas dalam satu kali duduk paling banyak, tetapi satu teknik manajemen waktu yang populer menyarankan Anda bekerja dalam siklus 25 menit yang akan Anda uraikan dengan istirahat 5 menit.
• Beristirahatlah secara teratur dan urai tugas Anda menjadi satu kesatuan yang bermakna — tugas tunggal tidak harus menjadi perlombaan yang membosankan dan monoton untuk menyelesaikan satu tugas besar dalam sekali duduk, tidak peduli berapa lama waktu yang dibutuhkan. Anda dapat mengurai tugas Anda menjadi sub-tugas yang lebih kecil, dan Anda harus selalu menyisakan waktu dalam jadwal Anda untuk istirahat. Selama Anda mengerjakan satu sub-tugas sampai selesai, Anda akan tetap melakukan tugas tunggal, dan istirahat akan membantu Anda mengisi ulang.

Gunakan alat manajemen waktu untuk menetapkan rutinitas

Bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras di era Informasi berarti memanfaatkan kekuatan alat manajemen waktu yang tersedia .

Cara kita mengalokasikan waktu kita menciptakan kebiasaan tertentu. Kumpulan dari banyak kebiasaan berkembang menjadi rutinitas dari waktu ke waktu.

Bagaimanapun, rutinitas adalah apa yang mendefinisikan setiap orang, sesuai dengan tipe kepribadian mereka. Wajar jika jenis yang berbeda beroperasi dengan cara yang berbeda, yang berarti bahwa kita harus menerima apa yang kita miliki saat ini, untuk meningkatkan.

Jadi, bagaimana berbagai aplikasi manajemen waktu dan alat lain dapat membantu Anda mengembangkan keterampilan manajemen waktu?

Jawabannya adalah — dengan menunjukkan teknik manajemen waktu yang cocok untuk Anda.

Pertama-tama, alat-alat seperti perangkat lunak pelacak waktu dan kalkulator manajemen waktu melayani satu tujuan umum — alat-alat tersebut membantu Anda memahami distribusi waktu Anda saat ini, dalam kaitannya dengan aktivitas Anda.

Peningkatan dan kemajuan dapat dimulai hanya setelah Anda mendapatkan wawasan itu.

Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa itu benar. Jika itu masalahnya, kami pikir Anda belum pernah mencoba menggunakan alat manajemen waktu. Setidaknya tidak teratur, atau cukup lama untuk mengembangkan kebiasaan.

Jadi, bagaimana seseorang dapat menggunakan alat-alat ini, kategori mana yang ada, dan mengapa mereka bermanfaat?

Cara menggunakan alat manajemen waktu untuk menetapkan rutinitas

Sebagai permulaan, alat manajemen waktu meningkatkan kinerja Anda hanya dengan meningkatkan kesadaran tentang bagaimana Anda mengalokasikan sumber daya waktu yang sangat terbatas. Akibatnya, Anda akan dapat menentukan pemboros waktu. Mungkin Anda akan menemukan ruang untuk perbaikan dalam hal urutan tugas yang lebih baik — dengan mengelompokkan tugas serupa untuk menghemat waktu, misalnya.

Setelah Anda memiliki pemahaman yang mendalam tentang itu, alat akan menjadi bermanfaat dengan cara yang lebih maju.

Jadi, level selanjutnya adalah saat Anda mulai menggunakan alat untuk merencanakan lebih efisien dan membuat jadwal. Ketika Anda dapat merencanakan ke depan, dengan sedikit bantuan alat, manajemen waktu akan menjadi mudah.

Ada beberapa jenis alat manajemen waktu, tergantung pada keterampilan manajemen waktu dalam fokus.

Fokus tersebut biasanya pada salah satu dari empat kategori, seperti yang tercantum di bawah ini:

• Pelacakan waktu
• Pendorong produktivitas
• Manajemen proyek dan tugas (dalam kaitannya dengan waktu)
• Pelacakan kebiasaan

Berikut adalah contoh penggunaan yang sebenarnya — kalkulator manajemen waktu, yang sesuai dengan kategori terakhir yang kami daftarkan. Mereka adalah solusi hebat untuk membantu Anda membuat kerangka waktu untuk aktivitas rutin Anda.

Penggunaan kalkulator manajemen waktu dapat bersifat proaktif dan retroaktif .

Yang terakhir mengharuskan Anda membuat entri waktu dari setiap aktivitas individu, agar dapat membuat perkiraan waktu di masa depan.

Setelah beberapa minggu menggunakannya, Anda dapat berlatih menjadwalkan aktivitas dan tugas Anda sebelumnya.

Mari kita lihat contoh kegiatan mingguan yang dijadwalkan ke depan.

Seperti yang Anda lihat, total waktu yang Anda habiskan untuk suatu aktivitas diterjemahkan dengan mudah ke dalam persentase, untuk membantu Anda melihat gambaran besarnya. Anda dapat memasukkan semua aktivitas yang diperlukan (seperti bekerja, tidur, tugas, sosialisasi, dll.) dan melihat berapa banyak waktu yang tersisa untuk setiap hari.

Ikuti prinsip Pareto

Menurut ekonom Italia Vilfredo Pareto dan prinsip Pareto-nya, 80% dari semua masalah disebabkan oleh 20% dari semua penyebab.

Lebih tepatnya, definisi Pareto menyatakan bahwa menginvestasikan 20% dari upaya Anda di tempat yang tepat akan membantu Anda mencapai sebanyak 80% dari hasil yang Anda inginkan.

Berikut adalah beberapa contoh Prinsip Pareto, untuk membantu mengilustrasikan cara kerjanya:

• 80% masalah dalam program Anda berasal dari 20% dari semua bug yang dilaporkan saat ini
• 80% dari semua penjualan Anda berasal dari 20% produk Anda
• 80% dari semua pelanggan Anda hanya menggunakan 20% fitur aplikasi Anda

Intinya, Anda melakukan lebih sedikit, tetapi mencapai lebih banyak , yang menghemat waktu Anda.

Selain itu, ini meningkatkan kepercayaan diri Anda — Anda tidak berusaha terlalu keras, tetapi Anda tetap berhasil.

Bagaimana mengikuti prinsip Pareto

Penggunaan prinsip Pareto dalam manajemen waktu sederhana — Anda dapat mengerjakan tugas-tugas tertentu terlebih dahulu untuk melakukan lebih sedikit tetapi mencapai efek yang lebih besar dan lebih nyata.

Jika kita mempertimbangkan contoh yang disebutkan di atas dan membuatnya lebih konkret, berikut adalah cara kerja prinsip Pareto:

• 80% masalah dalam program Anda berasal dari 20% dari semua bug yang dilaporkan saat ini. Jika Anda memiliki 10 bug dan menyelesaikan 2 bug dengan benar, Anda akan meningkatkan kinerja program hingga 80%.
• 80% dari semua penjualan Anda berasal dari 20% produk Anda. Sebaiknya Anda tidak memperluas pembuatan menjadi 20 produk yang berbeda, tetapi fokuslah untuk menyempurnakan 4 produk yang paling laku.
• 80% dari semua pelanggan Anda hanya menggunakan 20% fitur aplikasi Anda. Mirip dengan contoh di atas, pertama-tama Anda harus fokus pada penyederhanaan fitur paling populer, lalu pertimbangkan untuk memperluas fungsionalitas Anda.

Prioritaskan dengan bijak

Ketika Anda memiliki beberapa tugas yang harus dilakukan, tetapi tidak tahu harus mulai dari mana, hanya ada satu hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat waktu Anda terbayar dengan maksimal — tentukan prioritas Anda dan buat rencana.

Perencanaan dan penentuan prioritas melibatkan memutuskan apakah suatu tugas penting atau tidak, dan mendesak atau tidak. Secara alami, Anda akan mengerjakan tugas-tugas penting dan mendesak terlebih dahulu , dan turun dari sana.

Bagaimana memprioritaskan dengan bijak

Ada 2 cara utama untuk menangani prioritas Anda — Matriks Eisenhower dan teknik manajemen waktu “Makan Katak itu”:

Prioritaskan melalui Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower adalah teknik penentuan prioritas yang bekerja berdasarkan prinsip berikut.

Pertama, Anda membagi tugas Anda menjadi 4 kuadran

• Kuadran 1 (tugas penting dan mendesak) — tugas ini adalah prioritas utama Anda dan harus segera ditangani.
• Kuadran ke-2 ( tugas penting, tetapi tidak mendesak) — tugas-tugas ini cukup penting untuk ditangani selanjutnya, tetapi tidak cukup mendesak sehingga Anda menjadikannya sebagai prioritas utama Anda.
• Kuadran ke-3 ( tugas mendesak, tetapi tidak penting)—harus segera ditangani, tetapi karena tidak penting, Anda harus mendelegasikannya kepada rekan kerja.
• Kuadran ke-4 (tugas yang tidak penting atau mendesak) — Anda harus menghilangkannya dari daftar tugas Anda.

Prioritaskan dengan “Memakan katak itu”

Makan katak itu adalah teknik prioritas yang bekerja berdasarkan prinsip berikut.

Anda menandai tugas Anda dengan huruf alfabet yang menunjukkan pentingnya dan urgensinya:

• “A” — “katak” Anda, atau tugas terpenting Anda, yang harus Anda tangani terlebih dahulu
• "B" — tugas terpenting kedua, kurang penting dari "A" , tetapi tetap vital
• "C" — tugas yang dapat Anda lakukan, tetapi itu tidak penting jika Anda tidak punya waktu
• "D" — tugas yang mendesak, tetapi kurang penting, yang harus Anda delegasikan
• "E" — tugas yang dapat Anda hilangkan, karena tidak penting atau mendesak

Seperti yang Anda lihat, kedua teknik prioritas yang terdaftar mengikuti prinsip yang sama — Anda memprioritaskan berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingan, dan memilih prioritas Anda .

Berhentilah menunda-nunda

Menurut definisi prokrastinasi, prokrastinasi adalah menunda atau menunda sesuatu — ini bisa apa saja dari menunda pekerjaan pada proyek baru Anda atau menunda kunjungan ke nenek Anda.

Dengan menunda sesuatu, Anda pada dasarnya kehilangan waktu melalui penundaan ini, jadi penting untuk menangani penundaan — kecuali jika Anda melakukannya, Anda bahkan mungkin menderita penundaan kronis.

Ada beberapa jawaban untuk pertanyaan mengapa kita menunda-nunda:

• berpikir Anda punya cukup waktu — tenggat waktu Anda tinggal 2 bulan lagi, jadi Anda menonton acara Netflix atau pergi keluar setiap malam sampai Anda menyadari bahwa waktu benar-benar berlalu, dan Anda sekarang memiliki 1 minggu untuk menulis, mengoreksi, dan mengedit 20.000 -kata karangan.
• menghindari tugas yang tidak menyenangkan — Anda tidak ingin memikirkan tugas yang sulit atau masalah yang menantang, apalagi mencoba mengatasinya. Jadi, Anda mengatur ulang file dan folder desktop berdasarkan warna dan urutan abjad.
• merasa kewalahan dengan pekerjaan — Anda memiliki begitu banyak hal yang harus dilakukan dalam waktu yang sangat singkat sehingga Anda merasa tidak mampu untuk memulai dari awal. Jadi, Anda menunda-nunda.
• takut gagal — jika Anda tidak melakukan sesuatu, Anda tidak akan gagal dalam hal itu.
• takut akan hal yang tidak diketahui — jika Anda tidak menjelajah ke hal yang tidak diketahui, Anda tidak akan pernah terkejut.

Bagaimana menghindari penundaan

Mengatasi penundaan tampaknya menakutkan, tetapi ada beberapa taktik yang dapat Anda coba untuk membantu Anda fokus dan tetap pada pekerjaan Anda:

• Untuk menghindari berpikir Anda memiliki cukup waktu , buat tenggat waktu Anda yang jauh tampak lebih cepat — urai tugas tersebut menjadi sub-tugas yang lebih kecil dengan tenggat waktu yang lebih dekat, dan kerjakan sesuai dengan itu.
• Untuk mendorong diri Anda mengatasi tugas-tugas yang tidak menyenangkan , tetapkan periode waktu singkat di mana Anda akan fokus pada tugas-tugas ini, dan cukup kuasai.
• Untuk meredakan perasaan kewalahan , urai beban kerja Anda menjadi lebih banyak hari — bekerja lebih sedikit selama lebih banyak hari akan membuat Anda merasa tidak banyak yang harus dilakukan. Jadi, usahakan untuk bekerja setidaknya 2-4 jam di akhir pekan juga.
• Untuk mengalahkan rasa takut gagal , Anda harus mendefinisikan kembali tujuan Anda, dan menurunkan harapan Anda – alih-alih menetapkan “berhasil dengan biaya berapa pun” sebagai tujuan Anda, tetapkan “pelajari sesuatu yang baru” sebagai tujuan baru Anda.
• Untuk mengurangi rasa takut akan hal yang tidak diketahui , Anda dapat memvisualisasikan hambatan Anda, dan membuat daftar kemungkinan masalah yang mungkin Anda hadapi — dengan cara ini, Anda akan membuat proses kerja Anda tidak terlalu diketahui, dan dengan demikian tidak terlalu menakutkan.

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.