10 passos finais para melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo

Em um ambiente de trabalho tradicional, as distrações são muitas – a mais comum são os colegas tagarelas em seu escritório. Até mesmo o seu celular pode ser uma distração, sentado em sua mesa de trabalho, instigando você a acessar seu feed do Instagram a cada 2 minutos.

Além disso, as coisas estão mudando em um ritmo acelerado ultimamente. Assim, em notícias mais recentes, o surto de coronavírus impactou significativamente as condições regulares e o ambiente de trabalho.

Como as taxas de adoção do trabalho remoto dispararam, muitas pessoas lutaram para se concentrar enquanto trabalhavam em casa.

Isso trouxe um novo conjunto de desafios e expandiu a lista de distrações. Desde os membros da sua casa, várias tarefas, música alta vinda do apartamento ao lado do seu, ao som do seu vizinho cortando a grama. Nós entendemos, a mudança foi abrupta e está dificultando o foco. Isso vale especialmente para freelancers, já que não são supervisionados de maneira convencional. Além disso, para a grande maioria deles, sua casa é seu ambiente de trabalho permanente.

No entanto, existem alguns passos que você pode tomar para lidar com essas distrações.

Forneceremos vários exemplos abaixo, para ajudá-lo a fazer um brainstorming e fazer com que sua criatividade flua.

• Estabeleça limites claros com os membros da família e vizinhos – peça-lhes cooperação
• Cultive um espaço de trabalho produtivo e construa seu próprio escritório em casa (de preferência atrás de uma porta fechada)
• Evite trabalhar em seu quarto ou em um espaço comum

Em essência, as distrações podem ser várias, mas todas têm uma coisa em comum – elas atrapalham seu desempenho no trabalho e retardam suas tarefas.

Como se concentrar limitando suas distrações

Se você está se perguntando como melhorar o desempenho no trabalho, a resposta é – tente se concentrar melhor.

Se você está se perguntando como focar sua mente e como manter o foco no trabalho, a resposta é: evite distrações.

Considerando que “evitar distrações” parece ser a chave, você deve se concentrar nisso – então, pode ser melhor se você fizer uma folha para evitar distrações :

• Anote suas distrações
• Ao lado de cada distração, anote uma forma de prova segura que o ajudará a vencer essa distração
• Anote uma lista de “o que não fazer” – essas são ações que você está pensando em realizar, mas não deveria, porque atualmente servem como distrações que o afastarão de suas prioridades

Você pode adicionar mais distrações, soluções e itens à sua planilha para evitar distrações como achar melhor - é importante apenas que você siga em frente.

Depois de eliminar as distrações, será muito mais fácil se concentrar - se você deseja aperfeiçoar seu foco, também pode experimentar um aplicativo para manter o foco.

Evite multitarefa a todo custo

Embora o mito da multitarefa seja predominante e sugira uma perspectiva atraente – que você pode executar mais tarefas no tempo que normalmente levaria para executar uma tarefa – a ciência deixa claro o caso da multitarefa – simplesmente não faça isso.

De acordo com a pesquisa multitarefa, há muitos efeitos negativos da multitarefa que mostram que essa prática não funciona da maneira que você espera:

• Reduz o seu QI – um estudo da Universidade de Londres afirma que a multitarefa pode fazer seu QI cair em 15 pontos, reduzindo você às capacidades cognitivas de uma criança de 8 anos.
• Reduz o seu EQ – a multitarefa supostamente danifica uma região-chave do cérebro do EQ, diminuindo sua consciência social e autoconsciência no processo.
• Isso danifica seu cérebro – um estudo da Universidade de Sussex mostra que a multitarefa pode diminuir sua densidade cerebral e pode danificar seu cérebro.
• Isso faz você perder tempo - com a tarefa única, você ganha impulso com o passar do tempo e mergulha na tarefa, chegando a um estado de trabalho profundo.

Com a multitarefa, você está perdendo tempo ao mudar seu foco para uma tarefa em outra – um estudo da Universidade da Califórnia mostra que esse tempo de “custo de mudança de tarefa” pode chegar a 25 minutos.

No final, você levaria mais tempo para terminar 3 tarefas “ao mesmo tempo”, do que para terminar 3 tarefas em ordem consecutiva.

Isso o torna menos produtivo em geral – um estudo da Universidade de Stanford mostra que você é simplesmente menos produtivo ao realizar multitarefas do que ao trabalhar em uma tarefa por vez.

Em última análise, as estatísticas de multitarefa mostram que apenas 2% das pessoas são capazes de realizar multitarefa com sucesso.

Considerando que a resposta para a pergunta “Seu cérebro pode ser multitarefa?” é um “Não” firme , sua única opção é praticar uma única tarefa eficaz.

Como evitar multitarefas

Como a tarefa única é a nova multitarefa, veja como você pode alcançá-la melhor:

• Livre- se das distrações - coloque seus fones de ouvido para bloquear o ruído externo e os colegas tagarelas. Coloque seu telefone no modo silencioso ou simplesmente deixe-o em outra sala onde você não poderá alcançá-lo a cada 5 minutos. Defina seus dispositivos para o modo “Não perturbe” (há Focus Assist para Windows, uma chave de alternância Não perturbe em dispositivos Apple, etc.)
• Designe um tempo de foco livre de distrações e cumpra-o – é muito mais fácil manter o foco em uma tarefa, quando você sabe quanto tempo precisa manter o foco, então o tempo bloqueia sua agenda. A ciência mostra que você deve bloquear 90 minutos para uma tarefa em uma sessão no máximo, mas uma técnica popular de gerenciamento de tempo propõe que você trabalhe em ciclos de 25 minutos que você analisará com intervalos de 5 minutos.
• Faça pausas regulares e analise sua tarefa em totalidades significativas - a tarefa única não precisa ser uma corrida chata e monótona para terminar uma tarefa gigante de uma só vez, não importa quanto tempo leve. Você pode analisar sua tarefa em subtarefas menores e sempre deve deixar tempo em sua agenda para pausas. Contanto que você trabalhe em uma subtarefa até terminá-la, você ainda estará realizando uma única tarefa, e os intervalos o ajudarão a recarregar.

Use ferramentas de gerenciamento de tempo para estabelecer rotinas

Trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil na era da informação significa aproveitar o poder das ferramentas de gerenciamento de tempo disponíveis .

A maneira como alocamos nosso tempo cria certos hábitos. Uma coleção de uma abundância de hábitos evolui para uma rotina ao longo do tempo.

Afinal, uma rotina é o que define cada pessoa, de acordo com seu tipo de personalidade. É natural que diferentes tipos funcionem de maneira distinta, o que significa que devemos abraçar o que somos atualmente para melhorar.

Então, como vários aplicativos de gerenciamento de tempo e outras ferramentas podem ajudá-lo a desenvolver habilidades de gerenciamento de tempo?

A resposta é – apontando as técnicas de gerenciamento de tempo que funcionarão para você.

Em primeiro lugar, ferramentas como software de controle de tempo e calculadoras de gerenciamento de tempo servem a um propósito geral – elas ajudam você a entender sua distribuição atual de tempo em relação às suas atividades.

A melhoria e o progresso só podem começar depois que você obtiver essa percepção.

Agora, você pode estar se perguntando por que isso seria verdade. Se for esse o caso, imaginamos que você nunca tentou usar ferramentas de gerenciamento de tempo. Pelo menos não regularmente, ou tempo suficiente para desenvolver um hábito.

Então, como usar essas ferramentas, quais categorias existem e por que elas são benéficas?

Como usar ferramentas de gerenciamento de tempo para estabelecer rotinas

Para começar, as ferramentas de gerenciamento de tempo aumentam seu desempenho simplesmente aumentando a conscientização sobre como você aloca o recurso muito limitado de tempo. Consequentemente, você será capaz de identificar os desperdiçadores de tempo. Talvez você encontre espaço para melhorias em termos de uma melhor sequência de tarefas – agrupando tarefas semelhantes para economizar tempo, por exemplo.

Uma vez que você tenha uma compreensão profunda disso, as ferramentas se tornarão benéficas de uma maneira mais avançada.

Então, o próximo nível é quando você começa a usar as ferramentas para planejar com mais eficiência e criar um cronograma. Quando você for capaz de planejar com antecedência, com uma pequena ajuda de ferramentas, o gerenciamento do tempo se tornará fácil.

Existem vários tipos de ferramentas de gerenciamento de tempo, dependendo da habilidade de gerenciamento de tempo em foco.

Esse foco geralmente está em uma das quatro categorias, conforme listado abaixo:

• Controle de tempo
• Impulsionadores de produtividade
• Gerenciamento de projetos e tarefas (em relação ao tempo)
• Acompanhamento de hábitos

Aqui está um exemplo real de uso – calculadoras de gerenciamento de tempo, que se encaixam na última categoria que listamos. Eles são uma ótima solução para ajudá-lo a criar prazos para suas atividades regulares.

O uso de calculadoras de gerenciamento de tempo pode ser proativo e retroativo .

Este último requer que você faça uma entrada de tempo de cada atividade individual, para poder fazer estimativas de tempo no futuro.

Depois de algumas semanas de uso, você pode praticar o agendamento de suas atividades e tarefas com antecedência.

Vamos dar uma olhada em um exemplo de atividades semanais que são agendadas com antecedência.

Como você pode ver, o total do seu tempo gasto em uma atividade é convenientemente convertido em uma porcentagem, para ajudá-lo a ver o quadro geral. Você pode inserir todas as atividades necessárias (como trabalho, dormir, tarefas domésticas, socialização, etc.) e ver quanto tempo resta para cada dia.

Siga o princípio de Pareto

De acordo com o economista italiano Vilfredo Pareto e seu princípio de Pareto, 80% de todos os problemas resultam de 20% de todas as causas.

Mais precisamente, a definição de Pareto afirma que investir 20% de seus esforços no lugar certo o ajudará a alcançar até 80% dos resultados desejados.

Aqui estão alguns exemplos do Princípio de Pareto, para ajudar a ilustrar como tudo funciona:

• 80% dos problemas em seu programa vêm de 20% de todos os bugs relatados atualmente
• 80% de todas as suas vendas vêm de 20% de seus produtos
• 80% de todos os seus clientes usam apenas 20% dos recursos do seu aplicativo

Em essência, você faz menos, mas consegue mais , o que economiza seu tempo.

Além disso, aumenta sua confiança – você não está se esforçando muito, mas ainda é bem-sucedido.

Como seguir o princípio de Pareto

O uso do princípio de Pareto no gerenciamento do tempo é simples – você pode trabalhar em tarefas selecionadas primeiro para fazer menos, mas obter um efeito maior e mais perceptível.

Se levarmos em conta os exemplos mencionados acima e os tornarmos mais concretos, eis como funciona o princípio de Pareto:

• 80% dos problemas em seu programa vêm de 20% de todos os bugs relatados atualmente. Se você tiver 10 bugs e resolver os 2 certos, você aumentará o desempenho do seu programa em 80%.
• 80% de todas as suas vendas vêm de 20% de seus produtos. É melhor que você não expanda sua fabricação para 20 produtos diferentes, mas se concentre em aperfeiçoar os 4 que vendem melhor.
• 80% de todos os seus clientes usam apenas 20% dos recursos do seu aplicativo. Semelhante ao exemplo acima, você deve se concentrar primeiro em simplificar seus recursos mais populares e, em seguida, considerar expandir suas funcionalidades.

Priorize com sabedoria

Quando você tem várias tarefas para fazer, mas não sabe por onde começar, há apenas uma coisa que você pode fazer para que seu tempo valha mais a pena – selecione suas prioridades e faça planos.

Planejamento e priorização envolvem decidir se uma tarefa é importante ou não, e urgente ou não. Naturalmente, você trabalhará primeiro em tarefas importantes e urgentes e seguirá seu caminho a partir daí.

Como priorizar com sabedoria

Existem 2 maneiras principais para você lidar com sua priorização – A Matriz de Eisenhower e a técnica de gerenciamento de tempo “Eat that Frog”:

Priorize através da Matriz Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma técnica de priorização que funciona com base no seguinte princípio.

Primeiro, você divide suas tarefas em 4 quadrantes

• O 1º quadrante (tarefas importantes e urgentes) – essas tarefas são sua principal prioridade e devem ser tratadas imediatamente.
• O 2º quadrante (tarefas importantes, mas não urgentes) – essas tarefas são importantes o suficiente para serem abordadas em seguida, mas não urgentes o suficiente para que você as torne sua principal prioridade.
• O 3º quadrante (tarefas urgentes, mas não importantes) – elas devem ser tratadas imediatamente, mas como não são importantes, você deve delegá-las aos colegas.
• O 4º quadrante (tarefas nem importantes nem urgentes) – você deve eliminá-las da sua lista de tarefas.

Priorize “Comer aquele sapo”

Comer aquele sapo é uma técnica de priorização que funciona com base no seguinte princípio.

Você marca suas tarefas com letras do alfabeto que indicam sua importância e urgência:

• “A” – seu “sapo”, ou sua tarefa mais importante, aquela que você deve enfrentar primeiro
• “B” — segunda tarefa mais importante, menos importante que “A” , mas ainda vital
• “C” – uma tarefa que você pode fazer, mas não é crucial se você não tiver tempo
• “D” – tarefas urgentes, mas menos importantes, que você deve delegar
• “E” — tarefas que você pode eliminar, pois não são importantes nem urgentes

Como você pode ver, ambas as técnicas de priorização listadas seguem o mesmo princípio — você prioriza com base no nível de urgência e importância e destaca suas prioridades .

Pare de procrastinar

De acordo com a definição de procrastinação, a procrastinação é atrasar ou adiar algo – isso pode ser adiar o trabalho em seu novo projeto ou adiar uma visita à sua avó.

Ao adiar algo, você está essencialmente perdendo tempo com esse atraso, por isso é importante lidar com a procrastinação – a menos que o faça, você pode até sofrer procrastinação crônica.

Existem várias respostas para a pergunta de por que procrastinamos:

• pensando que você tem tempo suficiente - seu prazo é de 2 longos meses, então você assiste a programas da Netflix ou sai todas as noites até perceber que o tempo realmente voa, e agora você tem 1 semana para escrever, revisar e editar um 20.000 -ensaio de palavras.
• evitando tarefas desagradáveis ​​— você não quer pensar em tarefas difíceis ou problemas desafiadores, muito menos tentar enfrentá-los. Assim, você reorganiza seus arquivos e pastas da área de trabalho por cor e ordem alfabética.
• sentindo-se sobrecarregado com o trabalho – você tem tanto a fazer em tão pouco tempo que se sente incapaz de começar. Então, você procrastina.
• medo de falhar - se você não fizer algo, você não pode falhar nisso.
• medo do desconhecido — se você não se aventurar no desconhecido, nunca ficará desagradavelmente surpreso.

Como evitar a procrastinação

Superar a procrastinação parece assustador, mas existem várias táticas que você pode tentar para ajudá-lo a se concentrar e manter seu trabalho:

• Para evitar pensar que você tem tempo suficiente , faça com que seu prazo distante pareça mais imediato – analise a referida tarefa em subtarefas menores com prazos mais próximos e trabalhe de acordo.
• Para se encorajar a enfrentar tarefas desagradáveis , defina um curto período de tempo durante o qual você se concentrará nessas tarefas e simplesmente continue.
• Para aliviar a sensação de sobrecarga , analise sua carga de trabalho para mais dias – trabalhar menos horas durante mais dias fará com que você sinta que tem menos o que fazer. Portanto, procure trabalhar pelo menos 2-4 horas nos fins de semana também.
• Para vencer o medo de falhar , você deve redefinir seus objetivos e diminuir suas expectativas – em vez de definir “sucesso a qualquer custo” como seu objetivo, defina “aprender algo novo” como seu novo objetivo.
• Para aliviar o medo do desconhecido , você pode visualizar seus obstáculos e fazer uma lista de possíveis problemas que você pode encontrar - dessa forma, você tornará seu processo de trabalho menos desconhecido e, portanto, menos assustador.

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.