10 étapes ultimes pour améliorer les compétences en gestion du temps

Dans un environnement de travail traditionnel, les distractions sont nombreuses, la plus courante étant les collègues bavards de votre bureau. Même votre téléphone portable peut être une distraction, assis sur votre bureau, vous incitant à parcourir votre flux Instagram toutes les 2 minutes.

En plus de cela, les choses ont changé à un rythme rapide ces derniers temps. Ainsi, dans des nouvelles plus récentes, l'épidémie de coronavirus a eu un impact significatif sur les conditions régulières et l'environnement de travail.

Alors que les taux d'adoption du travail à distance ont explosé, de nombreuses personnes ont eu du mal à se concentrer tout en travaillant à domicile.

Cela a apporté une toute nouvelle série de défis et élargi la liste des distractions. Des membres de votre ménage, diverses tâches, de la musique forte provenant de l'appartement à côté du vôtre, au son de votre voisin qui tond la pelouse. Nous comprenons, le changement a été brutal et tout cela rend la concentration plus difficile. Cela vaut particulièrement pour les indépendants, étant donné qu'ils ne sont pas encadrés de manière conventionnelle. De plus, pour la grande majorité d'entre eux, leur domicile est leur lieu de travail permanent.

Cependant, vous pouvez prendre certaines mesures pour faire face à de telles distractions.

Nous vous fournirons plusieurs exemples ci-dessous, pour vous aider à réfléchir et à donner libre cours à votre créativité.

• Établissez des limites claires avec les membres du ménage et les voisins – demandez-leur de coopérer
• Cultivez un espace de travail productif et construisez votre propre bureau à domicile (de préférence derrière une porte fermée)
• Évitez de travailler dans votre chambre ou dans un espace commun

Dans l'essentiel, les distractions peuvent être diverses, mais elles ont toutes une chose en commun : elles entravent votre performance au travail et vous ralentissent dans les tâches.

Comment se concentrer en limitant ses distractions

Si vous vous demandez comment améliorer vos performances au travail, la réponse est : visez à mieux vous concentrer.

Si vous vous demandez comment concentrer votre esprit et comment rester concentré au travail, la réponse est : évitez les distractions.

Considérant que « éviter les distractions » semble être la clé, vous devriez vous concentrer dessus — donc, il serait peut-être préférable que vous fassiez une feuille pour éviter les distractions :

• Notez vos distractions
• À côté de chaque distraction, écrivez un moyen de preuve sûr qui vous aidera à vaincre ladite distraction
• Rédigez une liste de choses à ne pas faire : il s'agit d'actions que vous envisagez d'entreprendre, mais que vous ne devriez pas entreprendre, car elles servent actuellement de distractions qui vous éloigneront de vos priorités.

Vous pouvez ajouter plus de distractions, de solutions et d'éléments à votre feuille pour éviter les distractions comme bon vous semble - il est seulement important que vous suiviez jusqu'au bout.

Une fois que vous aurez éliminé les distractions, il vous sera beaucoup plus facile de vous concentrer. Si vous cherchez à parfaire votre concentration, vous pouvez également essayer une application pour rester concentré.

Évitez le multitâche à tout prix

Bien que le mythe du multitâche soit répandu et suggère une perspective attrayante - que vous puissiez effectuer plus de tâches dans le temps qu'il vous faudrait habituellement pour effectuer une tâche - la science montre clairement son cas sur le multitâche - ne le faites tout simplement pas.

Selon des recherches sur le multitâche, de nombreux effets négatifs du multitâche montrent que cette pratique ne fonctionne pas comme prévu :

• Cela abaisse votre QI - une étude de l'Université de Londres affirme que le multitâche peut faire chuter votre QI de 15 points, vous réduisant aux capacités cognitives d'un enfant de 8 ans.
• Cela abaisse votre QE – le multitâche endommagerait une région cérébrale clé du QE, réduisant ainsi votre conscience sociale et votre conscience de soi.
• Cela endommage votre cerveau - une étude de l'Université du Sussex montre que le multitâche peut diminuer la densité de votre cerveau et peut endommager votre cerveau.
• Cela vous fait perdre du temps - avec une tâche unique, vous gagnez de l'élan au fil du temps et vous vous immergez dans la tâche, atteignant finalement un état de travail approfondi.

Avec le multitâche, vous perdez du temps lorsque vous vous concentrez sur une tâche à une autre - une étude de l'Université de Californie montre que ce temps de "coût de changement de tâche" peut atteindre 25 minutes.

Au final, il vous faudrait plus de temps pour terminer 3 tâches « en même temps », qu'il vous en faudrait pour terminer 3 tâches sur lesquelles vous travaillez dans un ordre consécutif.

Cela vous rend moins productif dans l'ensemble - une étude de l'Université de Stanford montre que vous êtes tout simplement moins productif lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois que lorsque vous travaillez sur une tâche à la fois.

En fin de compte, les statistiques sur le multitâche montrent que seulement 2 % des personnes sont capables de réussir le multitâche.

Considérant que la réponse à la question « Votre cerveau peut-il être multitâche ? » est un "Non" ferme , votre seule option est de pratiquer une tâche unique efficace.

Comment éviter le multitâche

Étant donné que la monotâche est le nouveau multitâche, voici comment vous pouvez le mieux y parvenir :

• Débarrassez-vous des distractions - mettez vos écouteurs pour bloquer les bruits extérieurs et les collègues bavards. Mettez votre téléphone en mode silencieux ou laissez-le simplement dans une autre pièce où vous ne pourrez pas l'atteindre toutes les 5 minutes. Réglez vos appareils sur le mode "Ne pas déranger" (il y a Focus Assist pour Windows, un interrupteur à bascule Ne pas déranger sur les appareils Apple, etc.)
• Désignez un temps de concentration sans distraction et respectez-le - il est beaucoup plus facile de rester concentré sur une tâche, quand vous savez combien de temps vous devez rester concentré, alors le temps bloque votre emploi du temps. La science montre que vous devez bloquer 90 minutes pour une tâche en une seule séance au maximum, mais une technique de gestion du temps populaire vous propose de travailler en cycles de 25 minutes que vous analyserez avec des pauses de 5 minutes.
• Faites des pauses régulières et analysez votre tâche en entiers significatifs - la tâche unique ne doit pas être une course ennuyeuse et monotone pour terminer une tâche géante en une seule séance, peu importe le temps que cela prend. Vous pouvez analyser votre tâche en sous-tâches plus petites et vous devez toujours laisser du temps dans votre emploi du temps pour les pauses. Tant que vous travaillez sur une sous-tâche jusqu'à ce que vous en ayez terminé, vous serez toujours mono-tâche et les pauses vous aideront à vous ressourcer.

Utiliser des outils de gestion du temps pour établir des routines

Travailler plus intelligemment, et non plus durement à l'ère de l'information, signifie tirer parti de la puissance des outils de gestion du temps disponibles .

La façon dont nous répartissons notre temps crée certaines habitudes. Une collection d'une abondance d'habitudes évolue dans une routine au fil du temps.

Après tout, une routine est ce qui définit chaque personne, selon son type de personnalité. Il est naturel que différents types fonctionnent de manière distincte, ce qui signifie que nous devons adopter ce que nous sommes actuellement, afin de nous améliorer.

Alors, comment diverses applications de gestion du temps et autres outils peuvent-ils vous aider à développer des compétences en gestion du temps ?

La réponse est — en soulignant les techniques de gestion du temps qui fonctionneront pour vous.

Tout d'abord, des outils tels que les logiciels de suivi du temps et les calculatrices de gestion du temps ont un objectif général : ils vous aident à comprendre votre répartition actuelle du temps, par rapport à vos activités.

L'amélioration et le progrès ne peuvent commencer qu'après avoir obtenu cette idée.

Maintenant, vous vous demandez peut-être pourquoi cela serait vrai. Si tel est le cas, nous pensons que vous n'avez jamais essayé d'utiliser des outils de gestion du temps. Du moins pas régulièrement, ou assez longtemps pour développer une habitude.

Alors, comment utiliser ces outils, quelles catégories existent et pourquoi sont-ils bénéfiques ?

Comment utiliser les outils de gestion du temps pour établir des routines

Pour commencer, les outils de gestion du temps augmentent vos performances simplement en vous faisant prendre conscience de la façon dont vous allouez la ressource très limitée qu'est le temps. Par conséquent, vous serez en mesure d'identifier les pertes de temps. Vous trouverez peut-être une marge d'amélioration en termes de meilleure séquence de tâches - en regroupant des tâches similaires pour gagner du temps, par exemple.

Une fois que vous aurez une compréhension approfondie de cela, les outils deviendront bénéfiques de manière plus avancée.

Ainsi, le niveau suivant est lorsque vous commencez à utiliser les outils pour planifier plus efficacement et créer un calendrier. Lorsque vous êtes en mesure de planifier à l'avance, avec un peu d'aide d'outils, la gestion du temps deviendra facile.

Il existe plusieurs types d'outils de gestion du temps, en fonction de la compétence de gestion du temps ciblée.

Cet accent est généralement mis sur l'une des quatre catégories, comme indiqué ci-dessous :

• Suivi du temps
• Boosters de productivité
• Gestion de projets et de tâches (par rapport au temps)
• Suivi des habitudes

Voici un exemple réel d'utilisation - les calculatrices de gestion du temps, qui entreraient dans la dernière catégorie que nous avons répertoriée. Ils sont une excellente solution pour vous aider à créer des délais pour vos activités régulières.

L'utilisation des calculatrices de gestion du temps peut être proactive et rétroactive .

Ce dernier nécessite que vous fassiez une saisie de temps de chaque activité individuelle, afin de pouvoir faire des estimations de temps à l'avenir.

Après quelques semaines d'utilisation, vous pouvez vous entraîner à planifier vos activités et vos tâches à l'avance.

Jetons un coup d'œil à un exemple d'activités hebdomadaires programmées à l'avance.

Comme vous pouvez le constater, le temps total consacré à une activité est facilement traduit en pourcentage, pour vous aider à avoir une vue d'ensemble. Vous pouvez entrer toutes les activités nécessaires (telles que le travail, le sommeil, les tâches ménagères, la socialisation, etc.) et voir combien de temps il vous reste pour chaque jour.

Suivez le principe de Pareto

Selon l'économiste italien Vilfredo Pareto et son principe de Pareto, 80% de tous les problèmes résultent de 20% de toutes les causes.

Plus précisément, la définition de Pareto stipule qu'investir 20 % de vos efforts au bon endroit vous aidera à atteindre jusqu'à 80 % des résultats souhaités.

Voici quelques exemples du principe de Pareto, pour aider à illustrer comment tout cela fonctionne :

• 80 % des problèmes de votre programme proviennent de 20 % de tous les bogues actuellement signalés
• 80% de toutes vos ventes proviennent de 20% de vos produits
• 80 % de tous vos clients n'utilisent que 20 % des fonctionnalités de votre application

Essentiellement, vous faites moins, mais vous obtenez plus , ce qui vous fait gagner du temps.

De plus, cela renforce votre confiance en vous - vous n'essayez pas trop fort, mais vous réussissez quand même.

Comment suivre le principe de Pareto

L'utilisation du principe de Pareto dans la gestion du temps est simple - vous pouvez d'abord travailler sur certaines tâches pour en faire moins mais obtenir un effet plus important et plus visible.

Si nous prenons en compte les exemples mentionnés ci-dessus et les rendons plus concrets, voici comment fonctionne le principe de Pareto :

• 80 % des problèmes de votre programme proviennent de 20 % de tous les bogues actuellement signalés. Si vous avez 10 bogues et résolvez les 2 bons, vous augmenterez les performances de votre programme de 80 %.
• 80% de toutes vos ventes proviennent de 20% de vos produits. Il est préférable de ne pas étendre votre fabrication à 20 produits différents, mais plutôt de vous concentrer sur le perfectionnement des 4 qui se vendent le mieux.
• 80 % de tous vos clients n'utilisent que 20 % des fonctionnalités de votre application. Comme dans l'exemple ci-dessus, vous devez d'abord vous concentrer sur la rationalisation de vos fonctionnalités les plus populaires, puis envisager d'étendre vos fonctionnalités.

Prioriser judicieusement

Lorsque vous avez plusieurs tâches à accomplir, mais que vous ne savez pas par où commencer, il n'y a qu'une chose que vous pouvez faire pour tirer le meilleur parti de votre temps : définir vos priorités et faire des plans.

La planification et la hiérarchisation impliquent de décider si une tâche est importante ou non, et urgente ou non. Naturellement, vous travaillerez d'abord sur des tâches importantes et urgentes , et vous progresserez à partir de là.

Comment prioriser judicieusement

Il existe 2 façons principales de gérer votre hiérarchisation - la matrice d'Eisenhower et la technique de gestion du temps "Eat that Frog":

Prioriser via la matrice Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est une technique de priorisation qui fonctionne sur le principe suivant.

Tout d'abord, vous divisez vos tâches en 4 quadrants

• Le 1er quadrant (tâches importantes et urgentes) - ces tâches sont votre priorité absolue et doivent être traitées immédiatement.
• Le 2e quadrant (tâches importantes, mais pas urgentes) - ces tâches sont suffisamment importantes pour être abordées ensuite, mais pas assez urgentes pour que vous en fassiez votre priorité absolue.
• Le 3ème quadrant (tâches urgentes, mais pas importantes) - elles doivent être traitées immédiatement, mais comme elles ne sont pas importantes, vous devez les déléguer à des collègues.
• Le 4e quadrant (ni tâches importantes ni urgentes) — vous devez les éliminer de votre liste de tâches.

Prioriser par "Manger cette grenouille"

Eat that frog est une technique de priorisation qui fonctionne sur le principe suivant.

Vous marquez vos tâches avec des lettres de l'alphabet qui indiquent leur importance et leur urgence :

• "A" - votre "grenouille", ou votre tâche la plus importante, celle à laquelle vous devez vous attaquer en premier
• "B" - deuxième tâche la plus importante, moins importante que "A" , mais toujours vitale
• "C" - une tâche que vous pouvez faire, mais ce n'est pas crucial si vous n'avez pas le temps
• "D" - tâches urgentes, mais moins importantes, celles que vous devriez déléguer
• "E" - tâches que vous pouvez éliminer, car elles ne sont ni importantes ni urgentes

Comme vous pouvez le constater, les deux techniques de hiérarchisation répertoriées suivent le même principe : vous hiérarchisez en fonction du niveau d'urgence et d'importance, et distinguez vos priorités .

Arrête de procrastiner

Selon la définition de la procrastination, la procrastination retarde ou reporte quelque chose - cela peut être n'importe quoi, qu'il s'agisse de reporter le travail sur votre nouveau projet ou de reporter une visite à votre grand-mère.

En reportant quelque chose, vous perdez essentiellement du temps pendant ce retard, il est donc important de faire face à la procrastination - à moins que vous ne le fassiez, vous pourriez même souffrir de procrastination chronique.

Il existe plusieurs réponses à la question de savoir pourquoi tergiverser :

• pensant que vous avez assez de temps - votre date limite est dans 2 longs mois, alors vous regardez les émissions de Netflix ou sortez tous les soirs jusqu'à ce que vous réalisiez que le temps passe vraiment vite, et vous avez maintenant 1 semaine pour écrire, relire et éditer un 20 000 -dissertation de mots.
• éviter les tâches désagréables - vous ne voulez pas penser à des tâches difficiles ou à des problèmes difficiles, et encore moins essayer de les résoudre. Ainsi, vous réorganisez vos fichiers et dossiers de bureau par couleur et par ordre alphabétique à la place.
• se sentir submergé par le travail - vous avez tellement de choses à faire en si peu de temps que vous vous sentez incapable de commencer en premier lieu. Alors, vous tergiversez.
• peur d'échouer - si vous ne faites pas quelque chose, vous ne pouvez pas échouer.
• peur de l'inconnu — si vous ne vous aventurez pas dans l'inconnu, vous ne serez jamais désagréablement surpris.

Comment éviter la procrastination

Surmonter la procrastination semble intimidant, mais il existe plusieurs tactiques que vous pouvez essayer pour vous aider à vous concentrer et à vous en tenir à votre travail :

• Pour éviter de penser que vous avez suffisamment de temps , faites en sorte que votre échéance éloignée semble plus immédiate - analysez ladite tâche en sous-tâches plus petites avec des échéances plus rapprochées et travaillez en conséquence.
• Pour vous encourager à vous attaquer aux tâches désagréables , fixez une courte période pendant laquelle vous vous concentrerez sur ces tâches, et passez simplement à autre chose.
• Pour atténuer le sentiment de surmenage , répartissez votre charge de travail sur plus de jours - travailler moins d'heures pendant plus de jours vous donnera l'impression d'avoir moins à faire. Alors, visez également à travailler au moins 2 à 4 heures le week-end.
• Pour vaincre la peur d'échouer , vous devez redéfinir vos objectifs et réduire vos attentes - au lieu de définir "réussir à tout prix" comme objectif, définissez "apprendre quelque chose de nouveau" comme nouvel objectif.
• Pour apaiser la peur de l'inconnu , vous pouvez visualiser vos obstacles et dresser une liste des problèmes éventuels que vous pourriez rencontrer. De cette façon, vous rendrez votre processus de travail moins inconnu et donc moins intimidant.

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.