時間管理スキルを向上させるための10の究極のステップ

その上、最近は物事が速いペースで変化しています。 そのため、最近のニュースでは、コロナウイルスの発生が通常の状態と作業環境に大きな影響を与えています。

在宅勤務の採用率が急上昇しているため、多くの人が自宅で仕事をしながら集中するのに苦労していました。

それはまったく新しい一連の課題をもたらし、気を散らすもののリストを拡大しました。 あなたの家族から、あなたの隣のアパートから来る様々な雑用、大音量の音楽、そしてあなたの隣人が芝生を刈る音まで。 私たちはそれを理解しました、変化は突然でした、そしてそれはすべて焦点を合わせるのをより難しくしています。 これは、彼らが従来の方法で監督されていないという事実を考えると、特にフリーランサーに当てはまります。 さらに、彼らの大多数にとって、彼らの家は彼らの恒久的な職場環境です。

ただし、そのような気晴らしに対処するために実行できるいくつかの手順があります。

ブレーンストーミングを行い、クリエイティブなジュースを流すのに役立ついくつかの例を以下に示します。

• 世帯員や隣人との明確な境界を設定します—協力を求めます
• 生産的なワークスペースを育成し、独自のホームオフィスを構築します（できれば密室で）
• 寝室や共用スペースでの作業は避けてください

要するに、気晴らしはさまざまですが、それらすべてに共通することが1つあります。それは、作業のパフォーマンスを妨げ、タスクの速度を低下させることです。

気を散らすものを制限して集中する方法

仕事のパフォーマンスを改善する方法を知りたい場合、答えは—より集中することを目指してください。

心を集中させる方法と仕事に集中し続ける方法を知りたい場合、答えは—気を散らすことを避けてください。

「気晴らしを避ける」ことが重要であるように思われることを考えると、それに焦点を当てる必要があります。したがって、気を散らすことを避けるためのシートを作成するのが最善かもしれません。

• 気を散らすものを書き留めます
• それぞれの気晴らしの隣に、あなたが言われた気晴らしを征服するのを助ける確実な証拠の方法を書き留めてください
• 「禁止事項」リストを書き留めます。これらは、実行を検討しているアクションですが、実行すべきではありません。現在、優先順位から外れる気晴らしとして機能しているためです。

気を散らすもの、解決策、アイテムをシートに追加して、気を散らすものを適切と思われるように回避することができます。重要なのは、それに従うことだけです。

気を散らすものを排除すると、集中しやすくなります。集中力を高めたい場合は、集中力のあるアプリを試すこともできます。

マルチタスクは絶対に避けてください

マルチタスクの神話は一般的であり、魅力的な見通しを示唆していますが、通常は1つのタスクを実行するのにかかる時間でより多くのタスクを実行できるということですが、科学はマルチタスクのケースを明確にしています。

マルチタスクの調査によると、マルチタスクには多くの悪影響があり、この方法が期待どおりに機能しないことを示しています。

• それはあなたのIQを低下させます—ロンドン大学での研究は、マルチタスクがあなたのIQを15ポイント低下させ、8歳の子供の認知能力にあなたを低下させるかもしれないと主張しています。
• それはあなたのEQを低下させます—伝えられるところによると、マルチタスクは主要なEQ脳領域に損傷を与え、その過程であなたの社会的認識と自己認識を低下させます。
• それはあなたの脳を傷つけます—サセックス大学での研究は、マルチタスクがあなたの脳密度を減少させ、あなたの脳を傷つけるかもしれないことを示しています。
• それはあなたに時間を失わせます—シングルタスクで、あなたは時間が経つにつれて勢いを増し、そしてタスクに没頭し、最終的には深い仕事の状態に到達します。

マルチタスクを使用すると、焦点を別のタスクに移すときに時間が失われます。カリフォルニア大学での調査によると、この「タスク切り替えコスト」の時間は最大25分になる可能性があります。

結局、3つのタスクを「同時に」完了するには、作業中の3つのタスクを連続して完了するよりも時間がかかります。

全体的に生産性が低下します。スタンフォード大学での調査によると、マルチタスクの場合は、一度に1つのタスクに取り組む場合よりも生産性が低下します。

最終的に、マルチタスク統計は、2％の人々だけがマルチタスクを成功させることができることを示しています。

「あなたの脳はマルチタスクできますか？」という質問に対する答えを考えると。 は確固たる「いいえ」です。唯一の選択肢は、効果的なシングルタスクを実践することです。

マルチタスクを回避する方法

シングルタスクは新しいマルチタスクであるため、これを最もよく達成する方法は次のとおりです。

• 気を散らすものを取り除きます—ヘッドフォンを装着して、外部のノイズやおしゃべりな同僚をブロックします。 電話機をサイレントに設定するか、5分ごとに到達できない別の部屋に置いたままにします。 デバイスを「サイレント」モードに設定します（Windows用のフォーカスアシスト、Appleデバイスにはサイレントトグルスイッチなどがあります）。
• 気を散らすことのない集中時間を指定し、それに固執します。集中し続ける必要がある時間がわかっている場合は、1つのタスクに集中し続ける方がはるかに簡単なので、時間はスケジュールをブロックします。 科学では、最大で1回の作業で90分をブロックする必要があることが示されていますが、一般的な時間管理手法の1つでは、5分の休憩で解析する25分サイクルで作業することを提案しています。
• 定期的に休憩を取り、タスクを意味のある全体に解析します。単一のタスクは、どれだけ時間がかかっても、1つの巨大なタスクを一度に完了するために退屈で単調なレースである必要はありません。 タスクをより小さなサブタスクに解析することができ、休憩のために常にスケジュールに時間を残しておく必要があります。 完了するまで1つのサブタスクに取り組んでいる限り、シングルタスクのままであり、休憩は再充電に役立ちます。

時間管理ツールを使用してルーチンを確立する

情報化時代に難しくはなく、よりスマートに作業するということは、利用可能な時間管理ツールの力を活用することを意味します。

私たちが時間を割り当てる方法は、特定の習慣を生み出します。 豊富な習慣のコレクションは、時間の経過とともにルーチンに進化します。

結局のところ、ルーチンは、性格タイプごとに、各人を定義するものです。 異なるタイプが異なる方法で動作するのは当然のことです。つまり、改善するには、現在の状況を受け入れる必要があります。

では、さまざまな時間管理アプリやその他のツールは、時間管理スキルの開発にどのように役立ちますか？

答えは—あなたのために働く時間管理技術を指摘することによってです。

まず、時間追跡ソフトウェアや時間管理計算機などのツールは、1つの一般的な目的を果たします。これらのツールは、アクティビティに関連する現在の時間の分布を理解するのに役立ちます。

改善と進歩は、その洞察を得た後にのみ開始できます。

さて、なぜそれが本当なのか疑問に思われるかもしれません。 その場合、時間管理ツールを使用したことは一度もないと思います。 少なくとも定期的ではない、または習慣を身につけるのに十分な長さ。

では、これらのツールをどのように使用できるのでしょうか。どのカテゴリが存在し、なぜそれらが有益なのですか。

時間管理ツールを使用してルーチンを確立する方法

手始めに、時間管理ツールは、非常に限られた時間のリソースをどのように割り当てるかについての認識を高めるだけで、パフォーマンスを向上させます。 その結果、時間の浪費を正確に特定できるようになります。 おそらく、タスクのシーケンスを改善するという点で改善の余地があるでしょう。たとえば、同様のタスクをまとめてバッチ処理することで時間を節約できます。

それを深く理解すると、ツールはより高度な方法で有益になります。

したがって、次のレベルは、ツールを使用してより効率的に計画を立て、スケジュールを作成するときです。 ツールの助けを少し借りて、事前に計画を立てることができれば、時間管理が容易になります。

焦点を当てている時間管理スキルに応じて、いくつかのタイプの時間管理ツールがあります。

上記の焦点は通常、以下にリストされている4つのカテゴリーの1つにあります。

• 時間追跡
• 生産性ブースター
• プロジェクトとタスクの管理（時間に関連して）
• 習慣の追跡

これが実際の使用例です—時間管理計算機。これは私たちがリストした最後のカテゴリーに当てはまります。 これらは、定期的な活動の時間枠を作成するのに役立つ優れたソリューションです。

時間管理計算機の使用法は、予防的および遡及的である可能性があります。

後者では、将来の時間を見積もることができるように、個々のアクティビティの時間を入力する必要があります。

それらを数週間使用した後、事前にアクティビティとタスクのスケジュールを練習することができます。

先に予定されている毎週の活動の例を見てみましょう。

ご覧のとおり、アクティビティに費やした時間の合計は、全体像を把握するのに役立つように、パーセンテージに便利に変換されます。 必要なすべてのアクティビティ（仕事、睡眠、雑用、社交など）を入力して、1日の残り時間を確認できます。

パレートの法則に従う

イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートと彼のパレートの法則によれば、すべての問題の80％は、すべての原因の20％に起因します。

より正確には、パレートの定義では、努力の20％を適切な場所に投資することで、希望する結果の80％を達成するのに役立つと述べています。

すべてがどのように機能するかを説明するために、パレートの法則の例をいくつか示します。

• プログラムの問題の80％は、現在報告されているすべてのバグの20％に起因します
• すべての売り上げの80％は、製品の20％からのものです。
• すべての顧客の80％は、アプリの機能の20％しか使用していません

本質的に、あなたはより少ないことをしますが、より多くを達成し、それはあなたの時間を節約します。

さらに、それはあなたの自信を後押しします—あなたはあまり一生懸命に努力していませんが、それでも成功しています。

パレートの法則に従う方法

時間管理でのパレートの法則の使用は簡単です。最初に選択したタスクに取り組むことで、より少ない作業を行うことができますが、より大きな、より顕著な効果を達成できます。

上記の例を考慮に入れてより具体的にすると、パレートの法則は次のように機能します。

• プログラムの問題の80％は、現在報告されているすべてのバグの20％に起因します。 10個のバグがあり、正しい2個を解決すると、プログラムのパフォーマンスが80％向上します。
• すべての売り上げの80％は、製品の20％から来ています。 製造を20の異なる製品に拡大するのではなく、最も売れている4つの製品を完成させることに焦点を当てることが最善です。
• すべての顧客の80％は、アプリの機能の20％しか使用していません。 上記の例と同様に、最初に最も人気のある機能の合理化に焦点を当て、次に機能の拡張を検討する必要があります。

賢く優先する

やるべきことがいくつかあるが、どこから始めればよいかわからない場合、時間を最大限に活用するためにできることは1つだけです。それは、優先順位を選び、計画を立てることです。

計画と優先順位付けには、タスクが重要かどうか、および緊急かどうかを決定することが含まれます。 当然、最初に重要で緊急のタスクに取り組み、そこから下に向かって作業します。

賢く優先する方法

優先順位付けを処理する主な方法は2つあります。アイゼンハワーマトリックスと「EatthatFrog」時間管理手法です。

アイゼンハワーマトリックスを介して優先順位を付ける

アイゼンハワーマトリックスは、次の原則に基づいて機能する優先順位付け手法です。

まず、タスクを4つの象限に分割します

• 第1象限（重要かつ緊急のタスク）—これらのタスクは最優先事項であり、すぐに処理する必要があります。
• 第2象限（重要ですが、緊急ではないタスク）—これらのタスクは、次に取り組むには十分重要ですが、最優先にするほど緊急ではありません。
• 第3象限（緊急ですが重要ではないタスク）—すぐに処理する必要がありますが、重要ではないため、同僚に委任する必要があります。
• 第4象限（重要でも緊急のタスクでもない）—やることリストからそれらを削除する必要があります。

「あのカエルを食べる」ことで優先順位をつける

そのカエルを食べることは、次の原則に基づいて機能する優先順位付け手法です。

重要性と緊急性を示すアルファベットの文字でタスクをマークします。

• 「A」 —あなたの「カエル」、またはあなたの最も重要なタスク、あなたが最初に取り組むべきもの
• 「B」 — 2番目に重要なタスクで、 「A」ほど重要ではありませんが、それでも重要です
• 「C」 —実行できるタスクですが、時間がない場合は重要ではありません
• 「D」 —緊急ではあるが重要性の低いタスク、委任する必要があるタスク
• 「E」 —重要でも緊急でもないため、排除できるタスク

ご覧のとおり、リストされている両方の優先順位付け手法は同じ原則に従います。緊急性と重要性のレベルに基づいて優先順位を付け、優先順位を選び出します。

先延ばしをやめる

先延ばしの定義によると、先延ばしは何かを遅らせたり延期したりします。これは、新しいプロジェクトの作業を延期したり、祖母への訪問を延期したりすることから何でもかまいません。

何かを延期することによって、あなたは本質的にこの遅れによって時間を失っているので、先延ばしに対処することが重要です—そうしない限り、あなたは慢性的な先延ばしにさえ苦しむかもしれません。

なぜ先延ばしにするのかという質問には、いくつかの答えがあります。

• 十分な時間があると考えてください。締め切りは2か月先なので、Netflixの番組を一気見するか、毎晩外出して、時間が本当に飛んでいることに気付くまで、1週間で、20,000の書き込み、校正、編集を行うことができます。 -単語エッセイ。
• 不快なタスクを回避する—難しいタスクややりがいのある問題について考えたくはありません。ましてや、それらに取り組むこともできません。 そのため、代わりにデスクトップファイルとフォルダを色とアルファベット順に並べ替えます。
• 仕事に圧倒されていると感じています—ほんの少しの時間でやることがたくさんあるので、そもそも始めることができないと感じます。 だから、あなたは先延ばしにします。
• 失敗することへの恐れ—何かをしなければ、失敗することはできません。
• 未知への恐れ—未知に挑戦しなければ、不愉快に驚かされることは決してないでしょう。

先延ばしを回避する方法

先延ばしを克服することは困難に思えますが、あなたがあなたの仕事に集中して固執するのを助けるためにあなたが試みることができるいくつかの戦術があります：

• 十分な時間があると思わないようにするには、期限が近いように見せます。期限が近い小さなサブタスクに上記のタスクを解析し、それに応じて作業します。
• 不快なタスクに取り組むように自分自身を励ますために、あなたがこれらのタスクに集中する短い期間を設定し、そして単にパワースルーしてください。
• 圧倒されているという感覚を和らげるには、ワークロードをより多くの日数に解析します。より多くの日数でより少ない時間で作業することで、やることが少なくなったように感じることができます。 したがって、週末にも少なくとも2〜4時間働くことを目指してください。
• 失敗の恐れを打ち負かすには、目標を再定義し、期待を下げる必要があります。「どんな犠牲を払っても成功する」を目標として設定するのではなく、「何か新しいことを学ぶ」を新しい目標として設定します。
• 未知への恐れを和らげるために、障害を視覚化し、発生する可能性のある問題のリストを作成できます。こうすることで、作業プロセスの未知を減らし、困難を減らすことができます。

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.