10 ostatecznych kroków do poprawy umiejętności zarządzania czasem
Opublikowany: 2022-05-07Poprawa sposobu organizacji dnia i zarządzania czasem ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w pracy. I, jak można się spodziewać, odpowiedzią na poprawę umiejętności zarządzania czasem i organizacji jest — przećwiczenie właściwych umiejętności zarządzania czasem.
Te właściwe umiejętności zarządzania czasem obejmują:
- Wyznaczanie celów SMART , tj. celów, które są Konkretne , Wymierne , Osiągalne , Istotne i Związane w Czasie.
- Efektywne planowanie , czyli opracowanie jasnych celów, zadań i zasobów.
- Zarządzanie stresem, czyli wypróbowywanie różnych strategii i technik łagodzenia stresu, aby znaleźć tę, która najbardziej Ci odpowiada.
- Delegowanie i outsourcing zadań , czyli znajdowanie najlepszych praktyk, które pomogą Ci w prawidłowym delegowaniu, a jednocześnie nauczysz się, kiedy i jak grzecznie powiedzieć „ Unikanie wszelkich rozproszeń, tj. określenie strategii, które będziesz ćwiczyć, aby wyeliminować rozproszenia.
- Jednozadaniowość , czyli skupienie całej uwagi na jednym zadaniu na raz.
- Wykorzystanie mocy narzędzi do zarządzania czasem, aby opracować rutynę i trzymać się jej.
- Praca z zasadą 20% wysiłku / 80% wyników , aby osiągnąć maksymalne wyniki przy minimalnym wysiłku.
- Pokonanie prokrastynacji , czyli zidentyfikowanie jej przyczyn i połączenie najlepszych strategii mających na celu jej przezwyciężenie.
- Identyfikowanie zadań priorytetowych , czyli znajdowanie najważniejszych i najpilniejszych zadań w Twoim harmonogramie i praca nad nimi w pierwszej kolejności.
Wyjaśnimy, jak możesz poprawić te umiejętności zarządzania czasem, więc czytaj dalej.
Ale zanim zagłębimy się w szczegóły, najpierw zrozummy, czym jest zarządzanie czasem i dlaczego posiadanie odpowiednich umiejętności zarządzania czasem jest tak ważne.
Czym jest zarządzanie czasem?
Najpopularniejsza definicja zarządzania czasem mówi, że jest to umiejętność efektywnego i produktywnego wykorzystania czasu w zależności od obciążenia pracą, przez którą przechodzisz, oraz czasu, który na to poświęcasz.
Analizujesz i organizujesz swoje aktywności, wybierasz priorytety, a następnie pracujesz nad przydziałem czasu — decydujesz o czasie, jaki spędzisz na każdej aktywności, zapisujesz to w swoim harmonogramie i trzymasz się tego harmonogramu.
Najlepiej, jeśli będziesz dążyć do przydzielenia jak największej ilości czasu swoim priorytetowym zadaniom.
Ale tym razem dystrybucja i optymalizacja to nie tylko znalezienie czasu na pracę — będziesz także chciał zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym oraz znaleźć czas na hobby, przyjaciół i rodzinę.
Ponadto będziesz musiał znaleźć czas na regularne przerwy między zadaniami w pracy, aby odpocząć, jeść, spać, nawadniać się, ćwiczyć, a co za tym idzie, zachować zdrowie.
Oczywiście wszystko to jest o wiele łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia, ale ważne jest, aby usprawnić zarządzanie czasem, aby prowadzić bardziej jakościowe życie.
Chodzi o postęp i naukę doceniania robienia jednego kroku na raz .
Jakie są 2 główne kategorie umiejętności zarządzania czasem?
Umiejętności zarządzania czasem to umiejętności, które pomagają osiągnąć więcej w krótszym czasie — i są bardziej zróżnicowane, niż mogłoby się wydawać.
Biorąc to pod uwagę, każda umiejętność zarządzania czasem może pasować do jednej z poniższych kategorii, w zależności od jej głównego celu.
- Posiadasz podstawowe umiejętności zarządzania czasem , takie jak planowanie, planowanie, organizowanie i ustalanie priorytetów, które bezpośrednio pomagają Ci wydajnie wykonywać pracę.
- Masz również drugorzędne umiejętności zarządzania czasem , takie jak zdrowe odżywianie, ćwiczenia i wystarczająco dużo snu – pomagają one zachować sprawność umysłu i wysoki poziom energii, aby pomóc Ci lepiej radzić sobie z podstawowymi umiejętnościami zarządzania czasem.
Dlaczego umiejętności zarządzania czasem są ważne?
Umiejętności zarządzania czasem mają znaczenie, ponieważ są bezpośrednim odzwierciedleniem twoich nawyków i typu twojej osobowości.
Umiejętności te podnoszą jakość Twojego życia na wiele sposobów, zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym.
Niektóre z celów opanowania odpowiednich umiejętności zarządzania czasem to:
- Osiągnięcie idealnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym
- Zmniejszenie poziomu stresu
- Poprawa stanu zdrowia psychicznego
- Zdobywanie osiągnięć naukowych i zawodowych
Właściwa organizacja twoich priorytetów oznacza organiczny rozwój zdrowych nawyków, a następnie powoduje, że jesteś szczęśliwszy.
Dzieje się tak głównie dlatego, że kontrolowanie swojego harmonogramu i kolejności działań nadaje strukturę Twojemu życiu — to takie proste.
W końcu celem uczenia się jest późniejsze podjęcie działań, prawda?
Chcesz dowiedzieć się więcej o znaczeniu zarządzania czasem? Sprawdź nasz wpis na blogu na ten temat: Znaczenie zarządzania czasem
Jak poprawić zarządzanie czasem dzięki odpowiednim umiejętnościom zarządzania czasem?
Aby lepiej zarządzać czasem, musisz najpierw śledzić czas spędzany na zadaniach — aby uzyskać dokładny odczyt tego, jak spędzasz czas teraz.
Być może okaże się, że spędzasz zbyt dużo czasu na błahych czynnościach (takich jak 2 godziny odpowiadania na nieważne e-maile), zamiast skupiać się na ważnych i pilnych zadaniach.
Będziesz także musiał nauczyć się, zdobyć i rozwinąć pewne umiejętności zarządzania czasem.
Istnieje kilka podstawowych i drugorzędnych umiejętności zarządzania czasem, które każdy powinien posiadać — a oto 10 najlepszych, które z pewnością pomogą Ci lepiej zarządzać czasem:
Wyznacz jasne cele
Wyznaczanie skutecznych celów może być najważniejszą umiejętnością zarządzania czasem — cele są Twoją siłą napędową, przede wszystkim popychają Cię do podjęcia pracy.
Upewnij się, że zawsze wyznaczasz ważne cele, które mogą Cię motywować, wewnętrznie lub zewnętrznie.
W przeciwnym razie stracisz jazdę i prawdopodobnie zrezygnujesz, gdy tylko natkniesz się na wybój na drodze. Prawdopodobnie nie dokończysz swojej pracy, a także stracisz cenny czas, który poświęciłeś na dążenie do tego celu.
Jak wyznaczać cele
Aby wyznaczyć skuteczne cele, musisz najpierw upewnić się, że są to cele SMART — takie, które są Konkretne , Wymierne , Osiągalne , Istotne i ograniczone w czasie.
- Konkretne cele są jasne i precyzyjnie określone, dzięki czemu wiesz, co musisz zrobić, aby je osiągnąć.
- Mierzalne cele pozwalają zmierzyć Twój sukces i zdecydować, czy go osiągnąłeś.
- Osiągalne cele są możliwe do osiągnięcia, więc motywują cię do pójścia naprzód, ale są też przynajmniej trochę wyzwaniem, aby zmotywować cię do robienia wszystkiego, co w twojej mocy.
- Odpowiednie cele mają wpływ na Twoje życie i karierę, więc faktycznie mają znaczenie, kiedy je osiągasz.
- Cele określone w czasie mają termin, który mówi ci, jak zorganizować pracę i dają poczucie pilności, które pomaga skupić się na pracy.
Oprócz wyznaczania celów SMART możesz również stworzyć arkusz do wyznaczania celów , aby zawsze mieć na uwadze swoje cele:
- Napisz, co chcesz osiągnąć — napisz „ Zaplanuj działania, które doprowadzą Cię do celów — przygotuj cotygodniową listę rzeczy do zrobienia, zdefiniuj priorytetowe zadania i zapisz swoje cele.
- Określ, dlaczego chcesz osiągnąć określone cele i jak — zapisz swoje cele, swój plan na ten cel i przede wszystkim, dlaczego je realizujesz.
Interesuje Cię wyznaczanie celów dla uczniów? Zapoznaj się z naszym wszechstronnym artykułem na temat produktywności uczniów: Przewodnik ucznia po produktywności
Planować naprzód
Po ustaleniu celów kolejną umiejętnością zarządzania czasem, nad którą będziesz musiał popracować, jest efektywne planowanie — musisz nauczyć się sporządzać plan działania, który poprowadzi Cię bezpośrednio do Twoich celów i pomoże uniknąć stresu i zmarnowany czas.
Planowanie z wyprzedzeniem pomoże ci ustalić rutynę i załatwić sprawy.
Jak planować z wyprzedzeniem
Podczas planowania łatwo zbłądzić — istnieje kilka barier skutecznego planowania , które należy pokonać:
- Nie wiesz, czego chcesz — kiedy nie znasz swojego celu podróży, nie ma możliwości, abyś wiedział, jak się tam dostać. Najpierw pracuj nad zdefiniowaniem swoich celów, a kroki, które musisz dodać do swojego planu, staną się jaśniejsze.
- Nie przeanalizowałeś właściwie sytuacji — jeśli nie wiesz, na jakim etapie jesteś w tej chwili w stosunku do swojego celu, prawie nie będziesz wiedział, co musisz zrobić, aby kontynuować. Najpierw przeanalizuj swoją sytuację, a następnie zdecyduj, jakie kroki doprowadzą Cię do Twoich celów i które powinny zostać uwzględnione w Twoim planie.
- Zbyt wiele rozproszeń — starasz się robić zbyt wiele rzeczy na raz, a większość z nich jest słaba. Daj sobie miejsce na skupienie się na swoich priorytetach i odrzuć wszystko, co nie jest ważne lub pilne.
- Brak kreatywnego myślenia — każdy problem ma rozwiązanie, a każdy niemożliwy harmonogram ma twórczą interpretację. Pomyśl o najlepszych i najszybszych sposobach osiągnięcia swoich celów i zapisz je jako swoje priorytety.
Oprócz wymienionych barier, które musisz pokonać, istnieje kilka wskazówek dotyczących skutecznego podejmowania decyzji, a także 5 kroków w procesie planowania, które możesz wykonać:
- Opracuj cele — to są Twoje ostateczne cele
- Zdefiniuj zadania, które pomogą Ci osiągnąć te cele — oto kroki, które musisz uwzględnić w swoim planie, aby osiągnąć ten cel
- Określ zasoby, których potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele — są to umiejętności, wiedza i doświadczenie, których potrzebujesz, aby pomyślnie poradzić sobie z tymi krokami
- Utwórz oś czasu — to jest Twój sposób decydowania, kiedy wykonasz określone kroki w swoim planie
- Określ metodę śledzenia — to od niej zależy, czy osiągnąłeś swój cel
Naucz się radzić sobie ze stresem
Około 77% ludzi w USA doświadcza fizycznych objawów spowodowanych stresem, a około 73% doświadcza objawów psychicznych.
Chodzi o to, że kiedy jesteś fizycznie i psychicznie chory, prawdopodobnie będziesz miał szczęście, jeśli uda ci się nadążyć, nie mówiąc już o zrobieniu więcej w krótszym czasie.
Tak więc zarządzanie stresem w miejscu pracy jest jedną z tych drugorzędnych umiejętności zarządzania czasem, które pomagają lepiej radzić sobie z podstawowymi umiejętnościami zarządzania czasem, a co za tym idzie, w pracy.
Korzyści z zarządzania stresem obejmują zmniejszenie wielu zagrożeń, takich jak prawdopodobieństwo:
- problemy ze snem
- problemy fizyczne, w tym choroby serca, wysokie ciśnienie krwi i problemy żołądkowe
- częste migreny i bóle głowy
- problemy ze zdrowiem psychicznym, takie jak lęk i depresja
Gdy zmniejszysz ryzyko wystąpienia tych problemów poprzez zarządzanie stresem, utorujesz sobie drogę do lepszej produktywności i zarządzania czasem.
Jak radzić sobie ze stresem
Aby dowiedzieć się, jak radzić sobie ze stresem w pracy, musisz nauczyć się radzić sobie ze stresem i lękiem jako całością oraz jak je łagodzić.
Na szczęście od czasu do czasu możesz wypróbować wiele zabawnych zajęć łagodzących stres:
- Śmiech , nawet jeśli jest to śmiech wymuszony. Badania pokazują, że śmiech obniża poziom hormonów stresu w organizmie, takich jak epinefryna i kortyzol.
- Medytować przez co najmniej 10 minut. W 1968 roku jedno z badań na Harvardzie wykazało, że medytacja pomaga się zrelaksować i zmniejszyć stres.
- Jedzenie ciemnej czekolady . Ten zdrowy słodycz to superfood, który obniża poziom glukokortykoidu, hormonu związanego ze stresem w Twoim organizmie.
- Słuchanie muzyki . Twoja ulubiona muzyka może pomóc Ci poczuć się mniej zestresowana, ale także zwiększyć produktywność. Co więcej, najnowsze statystyki produktywności pokazują, że 71% ludzi czuje się bardziej produktywnie, gdy słucha muzyki podczas pracy.
- Taniec do muzyki . Badania pokazują, że taniec zmniejsza lęk nawet bardziej niż klasyczne ćwiczenia, a także zwiększa poziom endorfin — substancji chemicznych w mózgu, które zwiększają tolerancję bólu, satysfakcję i euforię.
Gdy obniżysz poziom stresu, będziesz bardziej skłonny do szybszego wykonywania pracy w sposób jakościowy.
Deleguj i zlecaj zadania
Jak powiedział kiedyś magnat biznesowy Andrew Carnegie: „Sekret sukcesu nie leży w wykonywaniu własnej pracy, ale w rozpoznaniu właściwej osoby do tego”.
Kilka powodów wskazuje na korzyści płynące z delegowania i outsourcingu w odniesieniu do wysiłków związanych z zarządzaniem czasem:
- Nie możesz wszystkiego osiągnąć sam
- Być może ktoś zna lepszy sposób na rozwiązanie problemu, z którym się borykasz
- Dzielenie się obowiązkami zwiększa zaufanie wśród współpracowników
- Delegacja i outsourcing pomogą Ci rozwijać się jako lider i asertywny profesjonalista
Tak więc znaczenie delegowania w zarządzaniu jest proste — po podzieleniu obciążenia i delegowaniu mniej ważnych i pilnych zadań innym osobom, będziesz mieć więcej czasu na skupienie się na zadaniach, które są naprawdę pilne i ważne dla Twoich celów.
Z tego powodu, aby uniknąć poczucia złego lub poczucia winy z powodu delegowania zadań, powinieneś ćwiczyć mówienie „nie”, grzecznie, ale skutecznie.
Jak delegować i zlecać zadania?
Aby osiągnąć efektywną delegację i nauczyć się delegować pracę do pracowników, współpracowników, a nawet przyjaciół i rodziny, musisz przestrzegać pewnych zasad delegowania.
W skrócie, technika zarządzania czasem, która koncentruje się na delegowaniu zadań w ten sposób, nazywa się „Kto ma małpę” i jest zgodna z tymi krótkimi zasadami, w których „małpy” reprezentują delegowane zadania .
Musisz więc wykonać następujące kroki.
Krok 1: Zdecyduj, co delegujesz
Najpierw zapisz swoje zadania na liście rzeczy do zrobienia.
Prawdopodobnie zauważysz, że niektóre z wymienionych przez Ciebie zadań są pilne, ale nie aż tak ważne w odniesieniu do Twoich celów.
Są to zadania, które należy wykonać jak najszybciej, ale ponieważ nie mają one kluczowego znaczenia, nie musisz być tym, który je wykonuje — więc deleguj je.
Krok 2: Wybierz odpowiednią osobę do delegowania zadania
Zdecyduj, jakie umiejętności są potrzebne, aby wykonać zadanie w najlepszy możliwy sposób i deleguj zadanie osobie, która posiada najsilniejsze takie umiejętności.
Jeśli to możliwe, zawsze deleguj programowanie front-end do programistów front-end, projektowanie interfejsu użytkownika do projektantów UI itp.
Nie dotyczy to tylko twardych umiejętności — jeśli potrzebujesz kogoś, kto wygłosi prezentację firmy na imprezie branżowej (ale nie masz oficjalnego rzecznika), wybierz kogoś komunikatywnego, kreatywnego i zaradnego.
Wybierając odpowiednią osobę do wykonania zadania, możesz liczyć na optymalne rezultaty.
Krok 3: Upewnij się, że delegat zna oczekiwane rezultaty
Jeśli chcesz osiągnąć najlepsze możliwe wyniki z delegowanym zadaniem, musisz dokładnie wyjaśnić delegatowi, co chcesz osiągnąć.
Podaj jasne instrukcje, zarekomenduj najlepszy sposób wykonania zadania lub udziel porady w tej sprawie.
Jeśli tego nie zrobisz, możesz nie być w pełni zadowolony z wyniku.
Krok 4: Regularnie sprawdzaj postęp zadania
Pytanie, jak monitorować delegowane zadania, jest ostatnim, na które musisz odpowiedzieć. Najlepszą praktyką jest zapewnienie okazjonalnej kontroli wykonania zadania, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem.
Ale upewnij się, że nie poddajesz się mikrozarządzaniu — w końcu delegowałeś zadanie i powinieneś pozwolić mu być odpowiedzialnym i odpowiedzialnym za wykonanie zadania.
Ponieważ rozpoczęliśmy ten segment od cytatu, oto kolejny post na blogu poświęcony zarówno istotnym, jak i interesującym cytatom dotyczącym zarządzania czasem: Najlepsze cytaty o czasie.
Skoncentruj się, ograniczając rozpraszacze
Unikanie rozpraszania uwagi i koncentrowanie się są często definiowane jako dwie oddzielne umiejętności zarządzania czasem — ale jeśli unikniesz rozpraszania, automatycznie oznacza to, że skupiasz się na zadaniu do wykonania.
W tradycyjnym środowisku pracy jest wiele elementów rozpraszających uwagę — najczęstszym z nich są rozmowni koledzy w Twoim biurze. Nawet telefon komórkowy może rozpraszać, siedząc na biurku, kusząc, że co 2 minuty przeglądasz swój kanał na Instagramie.
Co więcej, ostatnio sytuacja zmienia się w szybkim tempie. Tak więc w nowszych wiadomościach epidemia koronawirusa znacząco wpłynęła na normalne warunki i środowisko pracy.
Ponieważ wskaźnik zastosowania pracy zdalnej gwałtownie rośnie, wiele osób miało trudności z koncentracją podczas pracy w domu.
To przyniosło zupełnie nowy zestaw wyzwań i rozszerzyło listę rozrywek. Od domowników, różnych prac domowych, głośnej muzyki dochodzącej z sąsiedniego mieszkania, po odgłosy sąsiada koszącego trawnik. Rozumiemy, zmiana była nagła i to wszystko utrudnia skupienie. Dotyczy to zwłaszcza freelancerów, biorąc pod uwagę fakt, że nie są nadzorowani w konwencjonalny sposób. Co więcej, dla zdecydowanej większości ich dom jest stałym środowiskiem pracy.
Jest jednak kilka kroków, które możesz podjąć, aby poradzić sobie z takimi rozproszeniami.
Poniżej przedstawimy kilka przykładów, które pomogą Ci przeprowadzić burzę mózgów i pobudzić kreatywność.
- Wyznacz jasne granice z domownikami i sąsiadami — poproś ich o współpracę
- Zadbaj o produktywną przestrzeń do pracy i zbuduj własne domowe biuro (najlepiej za zamkniętymi drzwiami)
- Unikaj pracy w sypialni lub wspólnej przestrzeni
Ogólnie rzecz biorąc, rozpraszacze mogą być różne, ale wszystkie mają jedną wspólną cechę — utrudniają wydajność pracy i spowalniają wykonywanie zadań.
Jak się skoncentrować, ograniczając rozpraszacze?
Jeśli zastanawiasz się, jak poprawić wydajność pracy, odpowiedź brzmi — staraj się lepiej skoncentrować.
Jeśli zastanawiasz się, jak skupić umysł i jak pozostać skupionym w pracy, odpowiedź brzmi – unikaj rozpraszania.
Biorąc pod uwagę, że „unikanie rozpraszania uwagi” wydaje się być kluczem, powinieneś się na tym skupić — najlepiej więc, jeśli zrobisz arkusz, aby uniknąć rozpraszania :
- Zapisz swoje rozproszenia
- Przy każdym rozproszeniu zapisz pewny dowód, który pomoże ci pokonać to rozproszenie
- Zanotuj listę „Nie robić” — są to działania, które rozważasz podjąć, ale nie powinieneś, ponieważ obecnie służą jako czynniki rozpraszające, które odciągną Cię od Twoich priorytetów
Możesz dodać do arkusza więcej elementów rozpraszających uwagę, rozwiązań i elementów, aby uniknąć rozpraszania uwagi według własnego uznania — ważne jest tylko, abyś to wykonał.
Po wyeliminowaniu rozpraszania uwagi znacznie łatwiej będzie Ci się skupić — jeśli chcesz udoskonalić swoją koncentrację, możesz również wypróbować aplikację skoncentrowaną na utrzymaniu.
Chcesz poprawić koncentrację i uniknąć rozpraszania uwagi, gdy jesteś użytkownikiem komputera Mac? Oto lista świetnych aplikacji zwiększających produktywność na komputery Mac, które warto sprawdzić: 20 najlepszych aplikacji zwiększających produktywność na komputery Mac
Unikaj wielozadaniowości za wszelką cenę
Chociaż mit o wielozadaniowości jest powszechny i sugeruje atrakcyjną perspektywę — że możesz wykonać więcej zadań w czasie, jaki zwykle zajmuje wykonanie jednego zadania — nauka jasno przedstawia sprawę wielozadaniowości — po prostu tego nie rób.
Według badań wielozadaniowości istnieje wiele negatywnych skutków wielozadaniowości, które pokazują, że ta praktyka nie działa tak, jak można by się spodziewać:
- Obniża Twoje IQ — badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Londyńskim twierdzi, że wielozadaniowość może obniżyć Twoje IQ o 15 punktów, redukując Cię do zdolności poznawczych 8-letniego dziecka.
- Obniża EQ — wielozadaniowość podobno uszkadza kluczowy obszar mózgu EQ, obniżając w ten sposób świadomość społeczną i samoświadomość.
- Niszczy mózg — badania przeprowadzone na Uniwersytecie Sussex pokazują, że wielozadaniowość może zmniejszyć gęstość mózgu i może uszkodzić mózg.
- To sprawia, że tracisz czas — przy wykonywaniu jednego zadania nabierasz rozpędu w miarę upływu czasu i zanurzasz się w zadaniu, ostatecznie osiągając stan głębokiej pracy.
Dzięki wielozadaniowości tracisz czas, przenosząc się z jednego zadania na drugie — badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim pokazuje, że ten „koszt zmiany zadania” może wydłużyć się do 25 minut.
Ostatecznie zajęłoby Ci więcej czasu na ukończenie 3 zadań „w tym samym czasie”, niż zajęłoby Ci ukończenie 3 zadań, nad którymi pracujesz w kolejności.
Sprawia to, że jesteś ogólnie mniej produktywny — badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Stanforda pokazuje, że podczas pracy wielozadaniowej jesteś po prostu mniej produktywny niż podczas pracy nad jednym zadaniem na raz.
Ostatecznie statystyki wielozadaniowości pokazują, że tylko 2% ludzi jest zdolnych do skutecznej wielozadaniowości.
Biorąc pod uwagę, że odpowiedź na pytanie „Czy Twój mózg może wykonywać wiele zadań jednocześnie?” to stanowcze „nie” , jedyną opcją jest ćwiczenie efektywnego wykonywania pojedynczych zadań.
Jak uniknąć wielozadaniowości
Ponieważ jednozadaniowość to nowa wielozadaniowość, oto jak najlepiej to osiągnąć:
- Pozbądź się zakłóceń — załóż słuchawki, aby zablokować hałas z zewnątrz i gadatliwych kolegów. Ustaw wyciszenie telefonu lub po prostu zostaw go w innym pomieszczeniu, gdzie nie będziesz mógł się z nim skontaktować co 5 minut. Ustaw swoje urządzenia w trybie „Nie przeszkadzać” (jest Focus Assist dla Windows, przełącznik Nie przeszkadzać na urządzeniach Apple itp.)
- Wyznacz czas skupienia bez rozpraszania uwagi i trzymaj się go — znacznie łatwiej jest skupić się na jednym zadaniu, gdy wiesz, jak długo musisz pozostać skupiony, więc czas blokuje harmonogram. Nauka pokazuje, że należy blokować 90 minut na zadanie maksymalnie w jednym posiedzeniu, ale jedna popularna technika zarządzania czasem sugeruje pracę w 25-minutowych cyklach, które będziesz analizować z 5-minutowymi przerwami.
- Rób regularne przerwy i analizuj swoje zadanie w sensowne całości — jednozadaniowe nie musi być nudnym i monotonnym wyścigiem, aby ukończyć jedno gigantyczne zadanie za jednym posiedzeniem, bez względu na to, jak długo to zajmie. Możesz podzielić swoje zadanie na mniejsze podzadania i zawsze powinieneś zostawiać w swoim harmonogramie czas na przerwy. Tak długo, jak pracujesz nad jednym podzadaniem, dopóki go nie skończysz, nadal będziesz wykonywać tylko jedno zadanie, a przerwy pomogą ci się naładować.
Użyj narzędzi do zarządzania czasem, aby ustalić rutyny
Pracować mądrzej, a nie ciężej w erze informacji oznacza wykorzystanie mocy dostępnych narzędzi do zarządzania czasem .
Sposób, w jaki przeznaczamy nasz czas, tworzy pewne nawyki. Zbiór obfitości nawyków z czasem ewoluuje w rutynę.
W końcu rutyna jest tym, co definiuje każdą osobę, zgodnie z jej typem osobowości. To naturalne, że różne typy działają w inny sposób, co oznacza, że powinniśmy przyjąć to, czym jesteśmy obecnie, aby poprawić.
W jaki sposób różne aplikacje do zarządzania czasem i inne narzędzia mogą pomóc w rozwijaniu umiejętności zarządzania czasem?
Odpowiedź brzmi — poprzez wskazanie technik zarządzania czasem, które będą dla Ciebie działać.
Przede wszystkim narzędzia, takie jak oprogramowanie do śledzenia czasu i kalkulatory do zarządzania czasem, służą jednemu ogólnemu celowi — pomagają zrozumieć Twój aktualny rozkład czasu w odniesieniu do Twoich działań.
Poprawa i postęp mogą rozpocząć się dopiero po uzyskaniu tego wglądu.
Teraz możesz się zastanawiać, dlaczego to prawda. Jeśli tak jest, uważamy, że nigdy nie próbowałeś używać narzędzi do zarządzania czasem. Przynajmniej nie regularnie lub na tyle długo, by rozwinąć nawyk.
Jak więc korzystać z tych narzędzi, jakie kategorie istnieją i dlaczego są korzystne?
Jak korzystać z narzędzi do zarządzania czasem w celu ustalenia rutyny?
Na początek narzędzia do zarządzania czasem zwiększają wydajność, po prostu zwiększając świadomość tego, jak przydzielasz bardzo ograniczony zasób czasu. Dzięki temu będziesz w stanie wskazać pożeraczy czasu. Być może znajdziesz miejsce na poprawę w zakresie lepszej sekwencji zadań — na przykład poprzez grupowanie podobnych zadań w celu zaoszczędzenia czasu.
Gdy dobrze to zrozumiesz, narzędzia przyniosą korzyści w bardziej zaawansowany sposób.
Tak więc następny poziom to moment, w którym zaczniesz używać narzędzi do bardziej efektywnego planowania i tworzenia harmonogramu. Kiedy będziesz w stanie planować z wyprzedzeniem, z niewielką pomocą narzędzi, zarządzanie czasem stanie się łatwe.
Istnieje kilka rodzajów narzędzi do zarządzania czasem, w zależności od umiejętności zarządzania czasem, na której się skupiamy.
Wspomniana uwaga skupia się zwykle na jednej z czterech kategorii, wymienionych poniżej:
- Śledzenie czasu
- Wzmacniacze produktywności
- Zarządzanie projektami i zadaniami (w odniesieniu do czasu)
- Śledzenie nawyków
Oto rzeczywisty przykład użycia — kalkulatory do zarządzania czasem, które pasowałyby do ostatniej wymienionej przez nas kategorii. Są świetnym rozwiązaniem, które pomoże Ci stworzyć ramy czasowe dla Twoich regularnych czynności.
Korzystanie z kalkulatorów do zarządzania czasem może być proaktywne i działające wstecz .
To ostatnie wymaga dokonania wpisu czasu każdej pojedynczej czynności, aby móc w przyszłości oszacować czas.
Po kilku tygodniach korzystania z nich możesz ćwiczyć planowanie swoich działań i zadań z wyprzedzeniem.
Przyjrzyjmy się przykładowi cotygodniowych działań, które są zaplanowane z wyprzedzeniem.
Jak widać, łączny czas spędzony na aktywności jest wygodnie przeliczany na procent, aby pomóc Ci zobaczyć pełny obraz. Możesz wprowadzić wszystkie niezbędne czynności (takie jak praca, spanie, obowiązki domowe, socjalizacja itp.) i zobaczyć, ile czasu zostało Ci na każdy dzień.
Postępuj zgodnie z zasadą Pareto
Według włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto i jego zasady Pareto 80% wszystkich problemów wynika z 20% wszystkich przyczyn.
Dokładniej, definicja Pareto mówi, że zainwestowanie 20% swoich wysiłków we właściwe miejsce pomoże Ci osiągnąć aż 80% pożądanych rezultatów.
Oto kilka przykładów zasady Pareto, które pomogą zilustrować, jak to wszystko działa:
- 80% problemów w Twoim programie pochodzi z 20% wszystkich zgłaszanych błędów
- 80% całej Twojej sprzedaży pochodzi z 20% Twoich produktów
- 80% wszystkich Twoich klientów korzysta tylko z 20% funkcji Twojej aplikacji
Zasadniczo robisz mniej, ale osiągasz więcej , co oszczędza Twój czas.
Co więcej, zwiększa to twoją pewność siebie — nie próbujesz zbyt mocno, ale nadal odnosisz sukcesy.
Jak przestrzegać zasady Pareto?
Zastosowanie zasady Pareto w zarządzaniu czasem jest proste — możesz najpierw pracować nad wybranymi zadaniami, aby zrobić mniej, ale osiągnąć większy, bardziej zauważalny efekt.
Jeśli weźmiemy pod uwagę powyższe przykłady i skonkretyzujemy je, oto jak działa zasada Pareto:
- 80% problemów w Twoim programie pochodzi z 20% wszystkich zgłaszanych obecnie błędów. Jeśli masz 10 błędów i rozwiążesz 2 właściwe, wydajność programu wzrośnie o 80%.
- 80% całej Twojej sprzedaży pochodzi z 20% Twoich produktów. Najlepiej nie rozszerzać swojej produkcji na 20 różnych produktów, ale skupiać się na doskonaleniu 4, które sprzedają się najlepiej.
- 80% wszystkich Twoich klientów korzysta tylko z 20% funkcji Twojej aplikacji. Podobnie jak w powyższym przykładzie, powinieneś najpierw skupić się na usprawnieniu swoich najpopularniejszych funkcji, a następnie rozważyć rozszerzenie funkcjonalności.
Chcesz poznać mniej popularne wskazówki dotyczące zarządzania czasem, takie jak ta? Sprawdź naszą obszerną listę różnych praktycznych wskazówek dotyczących zarządzania czasem: 58 wskazówek dotyczących zarządzania czasem
Mądrze ustalaj priorytety
Kiedy masz kilka zadań do wykonania, ale nie wiesz od czego zacząć, możesz zrobić tylko jedno, aby Twój czas się jak najbardziej opłacał — określić swoje priorytety i zaplanować.
Planowanie i ustalanie priorytetów wiąże się z podjęciem decyzji, czy zadanie jest ważne, czy nie, pilne czy nie. Oczywiście najpierw będziesz pracować nad ważnymi i pilnymi zadaniami , a potem będziesz schodzić w dół.
Jak mądrze ustalać priorytety
Istnieją dwa główne sposoby na radzenie sobie z ustalaniem priorytetów — macierz Eisenhowera i technika zarządzania czasem „Zjedz tę żabę”:
Priorytety za pomocą matrycy Eisenhowera
Matryca Eisenhowera to technika ustalania priorytetów, która działa na następującej zasadzie.
Najpierw dzielisz swoje zadania na 4 ćwiartki
- Pierwszy kwadrant (ważne i pilne zadania) — te zadania są Twoim najwyższym priorytetem i powinny być natychmiast załatwione.
- Drugi kwadrant (zadania ważne, ale nie pilne) — te zadania są wystarczająco ważne, aby zająć się nimi w następnej kolejności, ale nie są na tyle pilne, aby uczynić je swoim najwyższym priorytetem.
- Trzeci kwadrant (zadania pilne, ale nieważne) – należy je załatwić natychmiast, ale ponieważ nie są ważne, należy je delegować do kolegów.
- Czwarty kwadrant (ani ważne, ani pilne zadania) — powinieneś wyeliminować je z listy rzeczy do zrobienia.
Priorytet przez „Zjedzenie tej żaby”
Zjedz tę żabę to technika ustalania priorytetów, która działa na następującej zasadzie.
Oznaczasz swoje zadania literami alfabetu, które wskazują na ich wagę i pilność:
- „A” — twoja „żaba” lub najważniejsze zadanie, z którym powinieneś się najpierw zmierzyć
- „B” — drugie najważniejsze zadanie, mniej ważne niż „A” , ale nadal ważne
- „C” — zadanie, które możesz wykonać, ale nie jest to kluczowe, jeśli nie masz czasu
- „D” — pilne, ale mniej ważne zadania, które powinieneś delegować
- „E” — zadania, które możesz wyeliminować, ponieważ nie są ważne ani pilne
Jak widać, obie wymienione techniki ustalania priorytetów działają zgodnie z tą samą zasadą — ustalasz priorytety w oparciu o poziom pilności i ważności oraz wyróżniasz swoje priorytety .
Przestań zwlekać
Zgodnie z definicją kunktatorstwa, kunktatorstwo to opóźnianie lub odkładanie czegoś — może to być wszystko, od odroczenia pracy nad nowym projektem lub odroczenia wizyty u babci.
Odkładając coś, zasadniczo tracisz czas przez to opóźnienie, więc ważne jest, aby poradzić sobie z prokrastynacją — jeśli tego nie zrobisz, możesz nawet cierpieć na chroniczną prokrastynację.
Istnieje kilka odpowiedzi na pytanie, dlaczego zwlekamy:
- Myśląc, że masz wystarczająco dużo czasu — termin upływa za 2 długie miesiące, więc oglądasz namiętnie programy Netflix lub wychodzisz co wieczór, aż zdasz sobie sprawę, że czas naprawdę szybko leci, a teraz masz 1 tydzień na napisanie, korektę i edycję 20 000 - esej słowny.
- unikanie nieprzyjemnych zadań — nie chcesz myśleć o trudnych zadaniach lub trudnych problemach, nie mówiąc już o próbie ich rozwiązania. Zamiast tego zmieniasz kolejność plików i folderów na pulpicie według kolorów i kolejności alfabetycznej.
- uczucie przytłoczenia pracą — masz tak wiele do zrobienia w tak krótkim czasie, że czujesz, że nie możesz zacząć. Więc zwlekasz.
- strach przed porażką — jeśli czegoś nie zrobisz, nie możesz tego zawieść.
- strach przed nieznanym — jeśli nie zapuszczasz się w nieznane, nigdy nie będziesz niemile zaskoczony.
Jak uniknąć zwlekania
Pokonywanie prokrastynacji wydaje się zniechęcające, ale istnieje kilka taktyk, które możesz wypróbować, aby skupić się i wytrwać w pracy:
- Aby nie myśleć, że masz wystarczająco dużo czasu , spraw, by odległy termin wydawał się bardziej bezpośredni — podziel to zadanie na mniejsze podzadania z bliższymi terminami i pracuj zgodnie z nim.
- Aby zachęcić się do radzenia sobie z nieprzyjemnymi zadaniami , ustal krótki czas, w którym skoncentrujesz się na tych zadaniach i po prostu je wykonasz.
- Aby złagodzić uczucie przytłaczania , przeanalizuj obciążenie pracą na więcej dni — pracując mniej godzin w ciągu większej liczby dni, poczujesz, że masz mniej do zrobienia. Staraj się więc pracować co najmniej 2-4 godziny również w weekendy.
- Aby pokonać strach przed porażką , powinieneś przedefiniować swoje cele i obniżyć swoje oczekiwania – zamiast wyznaczać sobie „sukces za wszelką cenę” jako swój nowy cel, ustaw „naucz się czegoś nowego”.
- Aby złagodzić strach przed nieznanym , możesz wizualizować swoje przeszkody i sporządzić listę możliwych problemów, które możesz napotkać — w ten sposób sprawisz, że proces pracy będzie mniej nieznany, a przez to mniej zniechęcający.
Chcesz dowiedzieć się więcej o prokrastynacji, w tym o powodach, dla których zwlekamy i jak to naprawić?
Check out our all-inclusive post on the subject, complete with a list of famous procrastinators and how they deal with procrastination (George RR Martin and his Winds of Winter conundrum included: Procrastination: why we love it and how to fix it
Let's wrap it up
In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.
Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.
️ And what's your take on improving time management skills? Do you agree it's all about the “practice 'till perfection” attitude? Feel free to give us your two cents on the topic — share a piece of advice or a strategy we didn't include that you found helpful. Just write to us at [email protected] and you may end up featured in one of our future articles.