10 خطوات نهائية لتحسين مهارات إدارة الوقت
نشرت: 2022-05-07يعد تحسين الطريقة التي تنظم بها يومك وإدارة وقتك أمرًا حيويًا للنجاح في العمل. وكما تتوقع على الأرجح ، فإن الإجابة على تحسين إدارة الوقت ومهاراتك التنظيمية هي - ممارسة مهارات إدارة الوقت الصحيحة .
تتضمن مهارات إدارة الوقت الصحيحة ما يلي:
- تحديد أهداف SMART ، أي الأهداف المحددة ، والقابلة للتسهيل ، والقابلة للتحقيق ، والمرتبطة بالموضوع ، والالتزام بالصورة.
- التخطيط الفعال ، أي تطوير أهداف ومهام وموارد واضحة.
- إدارة الإجهاد ، أي تجربة استراتيجيات وتقنيات مختلفة لتخفيف التوتر ، للعثور على أفضل ما يناسبك.
- تفويض المهام والاستعانة بمصادر خارجية ، أي العثور على أفضل الممارسات التي ستساعدك على التفويض بشكل صحيح ، كل ذلك أثناء تعلم متى وكيف تقول بأدب " تجنب كل مصادر التشتيت ، مثل تحديد الاستراتيجيات التي ستتدرب عليها للتخلص من المشتتات.
- مهمة واحدة ، أي تركيز كل انتباهك على مهمة واحدة في كل مرة.
- الاستفادة من قوة أدوات إدارة الوقت ، لتطوير الروتين والالتزام به.
- العمل مع مراعاة مبدأ 20٪ جهد / 80٪ نتائج لتحقيق أقصى قدر من النتائج بأقل جهد.
- التغلب على التسويف ، أي تحديد أسبابه والجمع بين أفضل الاستراتيجيات للتغلب عليه.
- تحديد المهام ذات الأولوية ، أي إيجاد المهام الأكثر أهمية والأكثر إلحاحًا في جدولك ، والعمل عليها أولاً.
سنشرح كيف يمكنك تحسين مهارات إدارة الوقت هذه ، لذا تابع القراءة.
ولكن ، قبل أن نتعمق في التفاصيل ، دعونا أولاً نفهم ماهية إدارة الوقت ولماذا يعد امتلاك مهارات إدارة الوقت المناسبة أمرًا في غاية الأهمية.
ما هي إدارة الوقت؟
يشير تعريف إدارة الوقت الأكثر شيوعًا إلى أنها القدرة على استخدام وقتك بفعالية وإنتاجية ، فيما يتعلق بعبء العمل الذي تمر به والوقت الذي تقضيه فيه.
أنت تقوم بتحليل وتنظيم أنشطتك ، وتحديد أولوياتك ، ثم العمل على تخصيص وقتك - أنت تقرر الوقت الذي ستقضيه في كل نشاط ، ولاحظ ذلك في جدولك ، والتزم بهذا الجدول.
على نحو مفضل ، ستهدف إلى تخصيص معظم الوقت لمهامك ذات الأولوية.
لكن توزيع الوقت هذا وتحسينه لا يتعلق فقط بإيجاد وقت للعمل - ستحتاج أيضًا إلى تحقيق توازن بين العمل وحياتك الخاصة ، وتخصيص وقت لهواياتك وأصدقائك وعائلتك.
بالإضافة إلى ذلك ، سيتعين عليك إيجاد وقت للاستراحة المنتظمة بين مهام العمل ، من أجل الاسترخاء ، وتناول الطعام ، والنوم ، والبقاء رطبًا ، وممارسة الرياضة ، وبالتالي الحفاظ على صحتك.
بالطبع ، قول كل هذا أسهل بكثير من فعله ، لكن من المهم أن تبسط إدارة وقتك من أجل عيش حياة أكثر جودة.
الأمر كله يتعلق بالتقدم وتعلم تقدير اتخاذ خطوة واحدة في كل مرة .
ما هي الفئتان الرئيسيتان لمهارات إدارة الوقت؟
مهارات إدارة الوقت هي المهارات التي تساعدك على تحقيق المزيد في وقت أقل - وهي أكثر تنوعًا مما تعتقد.
ومع ذلك ، يمكن أن تندرج كل مهارة إدارية في إحدى الفئات التالية ، اعتمادًا على هدفها الرئيسي.
- لديك مهارات إدارة الوقت الأساسية ، مثل الجدولة والتخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات - فهي تساعدك بشكل مباشر على أداء عملك بكفاءة.
- لديك أيضًا مهارات إدارة الوقت الثانوية ، مثل الأكل الصحي وممارسة الرياضة والنوم بشكل كافٍ - فهي تساعد في الحفاظ على عقلك حادًا ومستويات الطاقة عالية ، لمساعدتك على أداء أفضل مع مهاراتك الأساسية في إدارة الوقت.
لماذا تعتبر مهارات إدارة الوقت مهمة؟
مهارات إدارة الوقت مهمة لأنها انعكاس مباشر لعاداتك ونوع شخصيتك.
تعمل هذه المهارات على تحسين نوعية حياتك بعدة طرق ، سواء فيما يتعلق بحياتك المهنية والشخصية.
بعض أهداف إتقان مهارات إدارة الوقت الصحيحة هي:
- تحقيق التوازن المثالي بين العمل والحياة
- تقليل مستويات التوتر لديك
- تحسين حالة الصحة النفسية
- إنجاز الإنجازات الأكاديمية والمهنية
يعني التنظيم السليم لأولوياتك تطورًا عضويًا للعادات الصحية ، ويؤدي إلى زيادة سعادتك.
يرجع ذلك في الغالب إلى كونك مسؤولاً عن جدولك الزمني وترتيب أنشطتك يجلب هيكلًا لحياتك - الأمر بهذه البساطة.
بعد كل شيء ، هدف التعلم هو اتخاذ الإجراءات لاحقًا ، أليس كذلك؟
هل تريد معرفة المزيد عن أهمية إدارة الوقت؟ تحقق من منشور المدونة الخاص بنا حول هذا الموضوع: أهمية إدارة الوقت
كيف تتحسن في إدارة الوقت من خلال مهارات إدارة الوقت الصحيحة؟
لتحسين إدارة الوقت ، ستحتاج أولاً إلى تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام - للحصول على قراءة دقيقة حول كيفية قضاء الوقت الآن.
ربما تجد أنك تقضي الكثير من الوقت في أنشطة تافهة (مثل ساعتين للرد على رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة) ، بدلاً من التركيز على المهام المهمة والعاجلة.
ستحتاج أيضًا إلى التعلم واكتساب وتوسيع مهارات معينة في إدارة الوقت.
هناك العديد من المهارات الأساسية والثانوية لإدارة الوقت التي يجب أن يمتلكها الجميع - وإليك أفضل 10 منها ، والتي ستساعدك بالتأكيد على إدارة وقتك بطريقة أفضل:
ضع أهدافًا واضحة
قد يكون تحديد أهداف فعالة هو أهم مهارة في إدارة الوقت - فالأهداف هي دافعك ، فهي تدفعك للتعامل مع العمل في المقام الأول.
تأكد دائمًا من وضع أهداف مهمة ، تلك التي من المحتمل أن تحفزك ، إما داخليًا أو خارجيًا.
خلاف ذلك ، ستفقد قيادتك ، ومن المحتمل أن تستسلم بمجرد أن تصطدم بمطبات على الطريق. ربما لن تنهي عملك ، وستضيع أيضًا وقتًا ثمينًا قضيته في متابعة الهدف المذكور.
كيفية تحديد الأهداف
لتعيين أهداف فعالة ، ستحتاج أولاً إلى التأكد من أنها أهداف ذكية - أهداف محددة وسهلة الاستخدام وقابلة للتحصيل وملائمة وملزمة .
- الأهداف المحددة واضحة ومحددة بدقة ، حتى تعرف ما عليك القيام به للوصول إليها.
- تتيح لك الأهداف القابلة للقياس قياس نجاحك وتحديد ما إذا كنت قد وصلت إليه.
- من الممكن الوصول إلى الأهداف القابلة للتحقيق ، لذا فهي تحفزك على المضي قدمًا ، لكنها أيضًا على الأقل صعبة بعض الشيء ، لتحفيزك على بذل قصارى جهدك.
- الأهداف ذات الصلة لها تأثير على حياتك وحياتك المهنية ، لذا فهي تحدث فرقًا بالفعل عند تحقيقها.
- الأهداف المقيدة بوقت لها موعد نهائي يخبرك بكيفية تنظيم عملك ، وتعطيك إحساسًا بالإلحاح الذي يساعدك على التركيز على عملك.
بالإضافة إلى تحديد أهداف SMART ، يمكنك أيضًا إنشاء ورقة عمل لتحديد الهدف ، لوضع أهدافك دائمًا في الاعتبار:
- اكتب ما تريد تحقيقه - صاغه بعبارة " خطط للإجراءات التي ستقودك إلى الأهداف - قم بتجميع قائمة مهام أسبوعية ، وحدد مهامك ذات الأولوية ، واكتب أهدافك.
- حدد سبب رغبتك في تحقيق أهداف معينة ، وكيف - اكتب أهدافك وخطتك لهذا الهدف ولماذا تسعى لتحقيقها في المقام الأول.
هل أنت مهتم بتحديد الأهداف للطلاب؟ تحقق من مقالتنا الشاملة حول إنتاجية الطلاب: دليل الطالب للإنتاجية
خطط مسبقا
بمجرد تحديد أهدافك ، فإن مهارة الإدارة التالية التي ستحتاج إلى العمل عليها هي التخطيط الفعال - ستحتاج إلى معرفة كيفية وضع خطة عمل تقودك مباشرةً إلى أهدافك ، وتساعدك على تجنب التوتر و وقت ضائع.
سيساعدك التخطيط المسبق على إنشاء روتين وإنجاز الأشياء.
كيف تخطط للمستقبل
عند التخطيط ، من السهل الخروج عن المسار - هناك العديد من حواجز التخطيط الفعال التي تحتاج إلى التغلب عليها:
- أنت لا تعرف ما تريد - عندما لا تعرف وجهتك ، لا توجد طريقة ممكنة لتعرف كيفية الوصول إلى هناك. اعمل على تحديد أهدافك أولاً وستصبح الخطوات التي تحتاج إلى إضافتها إلى خطتك أكثر وضوحًا.
- لم تقم بتحليل الموقف بشكل صحيح - إذا كنت لا تعرف مكانك في الوقت الحالي فيما يتعلق بهدفك ، فلن تعرف ما عليك القيام به للمضي قدمًا. قم بتحليل موقفك أولاً ، ثم حدد الخطوات التي ستقودك إلى أهدافك ، وتحتاج إلى تضمينها في خطتك.
- الكثير من الإلهاءات - تحاول القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد ، وتقوم بأداء سوببر في معظمها. امنح نفسك مساحة للتركيز على أولوياتك ، وتجاهل أي شيء ليس مهمًا أو عاجلاً.
- عدم وجود التفكير الإبداعي - كل مشكلة لها حل ، وكل جدول مستحيل له تفسير إبداعي. فكر في أفضل الطرق وأسرعها للوصول إلى أهدافك ، واكتبها كأولويات لك.
بصرف النظر عن العوائق المدرجة التي تحتاج إلى التغلب عليها ، هناك العديد من الإرشادات لاتخاذ قرارات فعالة ، بالإضافة إلى 5 خطوات في عملية التخطيط يمكنك اتباعها:
- تطوير الأهداف - هذه هي أهدافك النهائية
- حدد المهام التي ستساعدك على تحقيق هذه الأهداف - هذه هي الخطوات التي تحتاج إلى تضمينها في خطتك للوصول إلى الهدف المذكور
- حدد الموارد التي تحتاجها للوصول إلى أهدافك - هذه هي المهارات والمعرفة والخبرة التي تحتاجها للتعامل مع هذه الخطوات بنجاح
- قم بإنشاء جدول زمني - هذه هي طريقتك في تقرير متى ستتعامل مع خطوات معينة في خطتك
- حدد طريقة تتبع - هذا هو ما يحدد ما إذا كنت قد وصلت إلى هدفك أم لا
تعلم كيفية إدارة التوتر الخاص بك
يعاني حوالي 77٪ من الأشخاص في الولايات المتحدة من أعراض جسدية ناتجة عن الإجهاد ، وحوالي 73٪ يعانون من أعراض نفسية.
إنه فقط ، عندما تكون مريضًا جسديًا ونفسيًا ، فمن المحتمل أن تكون محظوظًا إذا تمكنت من المواكبة ، ناهيك عن القيام بالمزيد في وقت أقل.
لذا ، فإن إدارة الإجهاد في مكان العمل هي إحدى مهارات إدارة الوقت الثانوية التي تساعدك على أداء أفضل في مهاراتك الأساسية في إدارة الوقت ، وفي العمل.
تشمل فوائد إدارة الإجهاد الحد من العديد من المخاطر ، مثل فرصة:
- مشاكل النوم
- مشاكل جسدية ، بما في ذلك أمراض القلب وارتفاع ضغط الدم ومشاكل المعدة
- الصداع النصفي المتكرر والصداع
- مشاكل الصحة العقلية ، مثل القلق والاكتئاب
بمجرد تقليل فرصة حدوث هذه المشكلات من خلال إدارة الإجهاد ، ستمهد الطريق لتحسين الإنتاجية وإدارة الوقت.
كيفية إدارة التوتر
لمعرفة كيفية إدارة التوتر في العمل ، ستحتاج إلى تعلم كيفية التعامل مع التوتر والقلق وتخفيفهما بشكل عام.
لحسن الحظ ، هناك الكثير من الأنشطة الممتعة لتخفيف التوتر التي يمكنك تجربتها من وقت لآخر:
- يضحك ، حتى لو كان ضحكة قسرية. تشير الدراسات إلى أن الضحك يقلل من مستويات هرمونات التوتر في الجسم ، مثل الأدرينالين والكورتيزول.
- التأمل لمدة 10 دقائق على الأقل. بالعودة إلى عام 1968 ، أظهرت إحدى دراسات هارفارد أن التأمل يساعدك على الاسترخاء وتقليل التوتر.
- تناول بعض الشوكولاتة الداكنة . هذه الحلوى الصحية هي غذاء خارق يقلل من مستوى الجلوكورتيكويد ، وهو هرمون مرتبط بالتوتر في جسمك.
- الاستماع للموسيقى . يمكن أن تساعدك الموسيقى المفضلة لديك على تقليل التوتر ، ولكنها تساعدك أيضًا على زيادة الإنتاجية. علاوة على ذلك ، تُظهر أحدث إحصاءات الإنتاجية أن 71٪ من الأشخاص يشعرون بمزيد من الإنتاجية عندما يستمعون إلى الموسيقى أثناء العمل.
- الرقص على الموسيقى . تشير الدراسات إلى أن الرقص يقلل من القلق حتى أكثر من التمارين التقليدية وأنه يزيد أيضًا من مادة الإندورفين - وهي مواد كيميائية في الدماغ تزيد من تحمل الألم والرضا والنشوة.
بمجرد خفض مستويات التوتر لديك ، من المرجح أن تقوم بعملك بشكل أسرع وبجودة عالية.
تفويض المهام والاستعانة بمصادر خارجية
كما قال قطب الأعمال أندرو كارنيجي ذات مرة ، "سر النجاح لا يكمن في القيام بعملك ، ولكن في التعرف على الشخص المناسب للقيام بذلك."
تظهر عدة أسباب مزايا التفويض والاستعانة بمصادر خارجية فيما يتعلق بجهود إدارة الوقت:
- لا يمكنك إنجاز كل شيء بمفردك
- ربما يعرف شخص ما طريقة أفضل لحل مشكلة كنت تكافح معها
- يزيد تقاسم المسؤوليات الثقة بين الزملاء
- سيساعدك التفويض والاستعانة بمصادر خارجية على النمو كقائد ومحترف حازم
لذا ، فإن أهمية التفويض في الإدارة بسيطة - بمجرد مشاركة العبء وتفويض المهام الأقل أهمية وإلحاحًا لأشخاص آخرين ، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على المهام التي تعتبر حقًا عاجلة ومهمة لأهدافك.
لهذا السبب ، لتجنب الشعور بالسوء أو بالذنب بشأن تفويض المهام ، يجب أن تتدرب على قول "لا" بأدب وفعالية.
كيفية تفويض المهام والاستعانة بمصادر خارجية
لتحقيق التفويض الفعال ومعرفة كيفية تفويض العمل للموظفين أو الزملاء أو حتى الأصدقاء والعائلة ، ستحتاج إلى اتباع مبادئ معينة للتفويض.
في جوهرها ، تسمى تقنية إدارة الوقت التي تركز على تفويض المهام بهذه الطريقة "من حصل على القرد" ، وتتبع هذه القواعد القصيرة ، حيث تمثل "القرود" المهام المفوضة .
لذلك ، سوف تحتاج إلى القيام بالخطوات التالية.
الخطوة رقم 1: حدد ما تفوضه
أولاً ، اكتب مهامك في قائمة المهام.
ربما ستلاحظ أن بعض المهام التي قمت بإدراجها عاجلة ، ولكنها ليست كلها مهمة فيما يتعلق بأهدافك.
هذه هي المهام التي يجب معالجتها في أسرع وقت ممكن ، ولكن بالنظر إلى أنها ليست ذات أهمية حاسمة ، فلا داعي لأن تكون الشخص الذي يقوم بها - لذا ، فوضها.
الخطوة # 2: اختر الشخص المناسب لتفويض المهمة إليه
حدد المهارات اللازمة لإنهاء المهمة بأفضل طريقة ممكنة ، وقم بتفويض المهمة إلى الشخص الذي يمتلك أقوى هذه المهارات.
إن أمكن ، فوض دائمًا تطوير الواجهة الأمامية لمطوري الواجهة الأمامية وتصميم واجهة المستخدم لمصممي واجهة المستخدم ، إلخ.
لا ينطبق هذا فقط على المهارات الصعبة - إذا كنت بحاجة إلى شخص ما لتقديم عرض تقديمي للشركة في حدث صناعي (ولكن ليس لديك متحدث رسمي) ، فاختر شخصًا متواصلاً ومبدعًا وواسع الحيلة.
عندما تختار الشخص المناسب للتعامل مع مهمة ، يمكنك الاعتماد على أفضل النتائج.
الخطوة # 3: تأكد من أن المفوض يعرف النتائج المتوقعة
إذا كنت ترغب في تحقيق أفضل النتائج الممكنة بمهمة مفوضة ، فستحتاج إلى أن تشرح للمفوض بالضبط ما تريد تحقيقه.
قدم تعليمات واضحة ، أوصي بأفضل طريقة للتعامل مع المهمة ، أو قدم المشورة بشأن الأمر.
ما لم تفعل ، قد لا تكون راضيًا تمامًا عن النتيجة.
الخطوة رقم 4: تحقق بانتظام من تقدم المهمة
السؤال عن كيفية مراقبة المهام المفوضة هو آخر ما تحتاج إلى إجابة عليه. أفضل ممارسة هي توفير متابعة عرضية للمهمة ، للتأكد من أن كل شيء يسير كما هو مخطط له.
ولكن ، تأكد من عدم الخضوع للإدارة التفصيلية - فبعد كل شيء ، قمت بتفويض المهمة ، ويجب أن تجعل المفوض مسؤولاً ومسؤولاً عن تنفيذ المهمة.
منذ أن بدأنا هذا المقطع باقتباس ، فإليك منشور مدونة آخر مخصص لكل من عروض أسعار إدارة الوقت ذات الصلة والمثيرة للاهتمام: أفضل عروض الأسعار عن الوقت.
ركز عن طريق الحد من مصادر التشتيت
غالبًا ما يتم تعريف تجنب الانحرافات والتركيز على أنهما مهارتان منفصلتان لإدارة الوقت - ولكن ، إذا تجنبت الانحرافات ، فهذا يعني تلقائيًا أنك تركز على مهمة في متناول اليد.
في بيئة العمل التقليدية ، تكون عوامل التشتيت كثيرة - وأكثرها شيوعًا هي الزملاء الثرثارون في مكتبك. حتى هاتفك المحمول يمكن أن يكون مصدر إلهاء ، فجلوسك على مكتب عملك ، مما يحيرك لتصفح موجز Instagram الخاص بك كل دقيقتين.
علاوة على ذلك ، تغيرت الأمور بوتيرة سريعة مؤخرًا. لذلك ، في أحدث الأخبار ، أثر تفشي فيروس كورونا بشكل كبير على الظروف العادية وبيئة العمل.
نظرًا لارتفاع معدلات تبني العمل عن بُعد ، كافح الكثير من الناس للتركيز أثناء العمل من المنزل.
أدى ذلك إلى ظهور مجموعة جديدة كاملة من التحديات وتوسيع قائمة المشتتات. من أفراد أسرتك ، العديد من الأعمال المنزلية ، والموسيقى الصاخبة القادمة من الشقة المجاورة لك ، إلى صوت جارك يقص العشب. لقد حصلنا عليها ، كان التغيير مفاجئًا وكل ذلك يزيد من صعوبة التركيز. هذا ينطبق بشكل خاص على العاملين لحسابهم الخاص ، بالنظر إلى حقيقة أنهم لا يخضعون للإشراف بطريقة تقليدية. علاوة على ذلك ، بالنسبة للغالبية العظمى منهم ، فإن منازلهم هي بيئة عملهم الدائمة.
ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتعامل مع هذه الانحرافات.
سنقدم لك العديد من الأمثلة أدناه لمساعدتك على تبادل الأفكار والحصول على مجهوداتك الإبداعية.
- ضع حدودًا واضحة مع أفراد الأسرة والجيران - اطلب منهم التعاون
- قم بتنمية مساحة عمل منتجة وبناء مكتبك المنزلي (ويفضل أن يكون خلف باب مغلق)
- تجنب العمل في غرفة نومك أو في مكان مشترك
من حيث الجوهر ، قد تكون عوامل التشتيت مختلفة ، لكن هناك قاسمًا مشتركًا بينهم جميعًا - إنها تعيق أداء عملك وتبطئ من أداء المهام.
كيف تركز عن طريق الحد من المشتتات
إذا كنت تتساءل عن كيفية تحسين أداء العمل ، فإن الإجابة هي - تهدف إلى التركيز بشكل أفضل.
إذا كنت تتساءل عن كيفية تركيز عقلك وكيفية الاستمرار في التركيز في العمل ، فإن الإجابة هي - تجنب الملهيات.
بالنظر إلى أن "تجنب الانحرافات" يبدو أنه المفتاح ، يجب أن تركز عليه - لذلك ، قد يكون من الأفضل أن تصنع ورقة لتجنب الإلهاء :
- اكتب ما يشتت انتباهك
- بجانب كل إلهاء ، اكتب طريقة إثبات مؤكدة ستساعدك على التغلب على الإلهاء المذكور
- اكتب قائمة بـ "لا تفعل" - هذه هي الإجراءات التي تفكر في القيام بها ، ولكن لا ينبغي عليك القيام بها ، لأنها تعمل حاليًا على تشتيت انتباهك وستبعدك عن أولوياتك
يمكنك إضافة المزيد من عوامل التشتيت والحلول والعناصر إلى الورقة الخاصة بك لتجنب الإلهاء كما تراه مناسبًا - من المهم فقط أن تتابعها.
بمجرد القضاء على عوامل التشتيت ، سيكون من الأسهل عليك التركيز - إذا كنت تبحث عن تحسين تركيزك ، يمكنك أيضًا تجربة تطبيق يركز على البقاء.
هل تريد تحسين تركيزك وتجنب التشتيت عندما تكون من مستخدمي Mac؟ فيما يلي قائمة ببعض تطبيقات إنتاجية Mac الرائعة التي تستحق المراجعة: أفضل 20 تطبيقًا إنتاجيًا لنظام التشغيل Mac
تجنب تعدد المهام بأي ثمن
على الرغم من أن أسطورة تعدد المهام منتشرة وتقترح احتمالًا جذابًا - أنه يمكنك أداء المزيد من المهام في الوقت الذي تستغرقه عادةً لأداء مهمة واحدة - يوضح العلم حالته في تعدد المهام - ببساطة لا تفعل ذلك.
وفقًا لبحث متعدد المهام ، هناك الكثير من الآثار السلبية لتعدد المهام والتي تُظهر أن هذه الممارسة لا تعمل بالطريقة التي تتوقعها:
- إنه يخفض معدل الذكاء لديك - تدعي دراسة في جامعة لندن أن تعدد المهام قد يؤدي إلى انخفاض معدل الذكاء بمقدار 15 نقطة ، مما يقلل من القدرات المعرفية لطفل يبلغ من العمر 8 سنوات.
- إنه يقلل من معدل الذكاء العاطفي الخاص بك - يقال إن تعدد المهام يضر بمنطقة دماغية رئيسية EQ ، مما يقلل من وعيك الاجتماعي والوعي الذاتي في هذه العملية.
- إنه يدمر عقلك - أظهرت دراسة في جامعة ساسكس أن تعدد المهام قد يقلل من كثافة دماغك وقد يتلف عقلك.
- يجعلك تضيع الوقت - مع أداء مهمة واحدة ، تكتسب الزخم مع مرور الوقت ، وتنغمس في المهمة ، وفي النهاية تصل إلى حالة من العمل العميق.
مع تعدد المهام ، فإنك تضيع الوقت عند تحويل تركيزك إلى مهمة واحدة في أخرى - أظهرت دراسة في جامعة كاليفورنيا أن وقت "تكلفة تبديل المهام" قد يتراكم حتى 25 دقيقة.
في النهاية ، سيستغرق الأمر وقتًا أطول لإنهاء 3 مهام "في نفس الوقت" ، مما قد يستغرقه الأمر لإنهاء 3 مهام تعمل عليها بترتيب متتالي.
يجعلك أقل إنتاجية بشكل عام - أظهرت دراسة في جامعة ستانفورد أنك ببساطة أقل إنتاجية عند تعدد المهام مقارنة بالعمل في مهمة واحدة في كل مرة.
في النهاية ، تُظهر إحصائيات تعدد المهام أن 2٪ فقط من الأشخاص قادرون على القيام بمهام متعددة بنجاح.
معتبرا أن إجابة السؤال "هل يستطيع دماغك القيام بمهام متعددة؟" هي شركة "لا" ، وخيارك الوحيد هو ممارسة مهمة واحدة فعالة.
كيفية تجنب تعدد المهام
نظرًا لأن المهمة الواحدة هي تعدد المهام الجديد ، فإليك أفضل طريقة لتحقيق ذلك:
- تخلص من المشتتات - ضع سماعات الرأس الخاصة بك ، لحجب الضوضاء الخارجية والزملاء الثرثارين. اضبط هاتفك على الوضع الصامت ، أو اتركه ببساطة في غرفة أخرى حيث لن تتمكن من الوصول إليه كل 5 دقائق. اضبط أجهزتك على وضع "عدم الإزعاج" (هناك Focus Assist لنظام التشغيل Windows ، ومفتاح تبديل "عدم الإزعاج" على أجهزة Apple ، وما إلى ذلك)
- خصص وقت تركيز خالٍ من الإلهاء ، والتزم به - من الأسهل كثيرًا أن تستمر في التركيز على مهمة واحدة ، عندما تعرف المدة التي يجب أن تظل فيها مركزًا ، لذلك يحظر الوقت جدولك الزمني. يُظهر العلم أنه يجب عليك تخصيص 90 دقيقة لمهمة ما في جلسة واحدة على الأكثر ، ولكن إحدى تقنيات إدارة الوقت الشائعة تقترح عليك العمل في دورات مدتها 25 دقيقة ستقوم بتحليلها مع استراحات لمدة 5 دقائق.
- خذ فترات راحة منتظمة وقم بتحليل مهمتك إلى أفعال ذات مغزى - لا يجب أن تكون المهمة الواحدة سباقًا مملًا ورتيبًا لإنهاء مهمة واحدة عملاقة في جلسة واحدة ، بغض النظر عن الوقت الذي تستغرقه. يمكنك تقسيم مهمتك إلى مهام فرعية أصغر ، ويجب عليك دائمًا ترك بعض الوقت في جدولك الزمني لفترات الراحة. طالما أنك تعمل في مهمة فرعية واحدة حتى تنتهي منها ، فستظل تقوم بمهمة واحدة ، وستساعدك فترات الراحة على إعادة الشحن.
استخدم أدوات إدارة الوقت لإنشاء إجراءات روتينية
إن العمل بذكاء وليس بجهد أكبر في عصر المعلومات يعني الاستفادة من قوة أدوات إدارة الوقت المتاحة .
الطريقة التي نخصص بها وقتنا تخلق عادات معينة. تتطور مجموعة وفيرة من العادات إلى روتين بمرور الوقت.
بعد كل شيء ، الروتين هو ما يميز كل شخص حسب نوع شخصيته. من الطبيعي أن تعمل الأنواع المختلفة بطريقة مميزة ، مما يعني أنه يجب علينا احتضان ما نحن عليه حاليًا من أجل التحسين.
لذا ، كيف يمكن أن تساعدك تطبيقات إدارة الوقت المختلفة والأدوات الأخرى في تطوير مهارات إدارة الوقت؟
الجواب - من خلال الإشارة إلى تقنيات إدارة الوقت التي ستناسبك.
بادئ ذي بدء ، تخدم أدوات مثل برنامج تتبع الوقت وحاسبات إدارة الوقت غرضًا عامًا واحدًا - فهي تساعدك على فهم التوزيع الحالي للوقت ، فيما يتعلق بأنشطتك.
لا يمكن أن يبدأ التحسن والتقدم إلا بعد أن تحصل على تلك البصيرة.
الآن ، قد تتساءل عن سبب كون ذلك صحيحًا. إذا كان الأمر كذلك ، فنحن نعتقد أنك لم تحاول أبدًا استخدام أدوات إدارة الوقت. على الأقل ليس بانتظام ، أو لفترة كافية لتنمية عادة.
إذن ، كيف يمكن للمرء استخدام هذه الأدوات ، وما هي الفئات الموجودة ، ولماذا هي مفيدة؟
كيفية استخدام أدوات إدارة الوقت لإنشاء إجراءات روتينية
بالنسبة للمبتدئين ، تعمل أدوات إدارة الوقت على تعزيز أدائك ببساطة عن طريق زيادة الوعي بكيفية تخصيص مورد الوقت المحدود للغاية. وبالتالي ، ستكون قادرًا على تحديد مضيعات الوقت. ربما ستجد مجالًا للتحسين فيما يتعلق بتسلسل أفضل للمهام - عن طريق تجميع المهام المتشابهة معًا لتوفير الوقت ، على سبيل المثال.
بمجرد أن يكون لديك فهم عميق لذلك ، ستصبح الأدوات مفيدة بطريقة أكثر تقدمًا.
لذا ، فإن المستوى التالي هو عندما تبدأ في استخدام الأدوات للتخطيط بشكل أكثر كفاءة وإنشاء جدول زمني. عندما تكون قادرًا على التخطيط مسبقًا ، مع القليل من المساعدة من الأدوات ، ستصبح إدارة الوقت سهلة.
هناك عدة أنواع من أدوات إدارة الوقت ، اعتمادًا على مهارة إدارة الوقت التي يتم التركيز عليها.
عادة ما يكون التركيز المذكور على إحدى الفئات الأربع ، كما هو موضح أدناه:
- تتبع الوقت
- معززات الإنتاجية
- إدارة المشروع والمهام (فيما يتعلق بالوقت)
- تتبع العادات
فيما يلي مثال فعلي للاستخدام - حاسبات إدارة الوقت ، والتي تتناسب مع الفئة الأخيرة التي قمنا بإدراجها. إنها حل رائع لمساعدتك في إنشاء أطر زمنية لأنشطتك المعتادة.
يمكن أن يكون استخدام حاسبات إدارة الوقت استباقيًا وأثر رجعي .
يتطلب الأخير أن تقوم بإدخال وقت لكل نشاط فردي ، حتى تتمكن من عمل تقديرات للوقت في المستقبل.
بعد أسبوعين من استخدامها ، يمكنك التدرب على جدولة أنشطتك ومهامك مسبقًا.
لنلقِ نظرة على مثال للأنشطة الأسبوعية المجدولة مسبقًا.
كما ترى ، فإن إجمالي الوقت الذي تقضيه في نشاط ما يتم ترجمته بسهولة إلى نسبة مئوية ، لمساعدتك على رؤية الصورة الكبيرة. يمكنك إدخال جميع الأنشطة الضرورية (مثل العمل ، والنوم ، والأعمال المنزلية ، والتنشئة الاجتماعية ، وما إلى ذلك) ومعرفة مقدار الوقت المتبقي لك لكل يوم.
اتبع مبدأ باريتو
وفقًا للاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو ومبدأ باريتو ، تنجم 80٪ من جميع المشكلات عن 20٪ من جميع الأسباب.
بتعبير أدق ، ينص تعريف باريتو على أن استثمار 20٪ من جهودك في المكان المناسب سيساعدك على تحقيق ما يصل إلى 80٪ من النتائج المرجوة.
فيما يلي بعض الأمثلة على مبدأ باريتو للمساعدة في توضيح كيفية عمل كل شيء:
- 80٪ من المشاكل في برنامجك تأتي من 20٪ من جميع الأخطاء المبلغ عنها حاليًا
- 80٪ من إجمالي مبيعاتك تأتي من 20٪ من منتجاتك
- 80٪ من جميع عملائك يستخدمون فقط 20٪ من ميزات تطبيقك
في الأساس ، أنت تفعل أقل من ذلك ، لكنك تحقق المزيد ، مما يوفر لك الوقت.
علاوة على ذلك ، فإنه يعزز ثقتك بنفسك - فأنت لا تحاول بجد ، لكنك لا تزال ناجحًا.
كيفية اتباع مبدأ باريتو
يعد استخدام مبدأ باريتو في إدارة الوقت أمرًا بسيطًا - يمكنك العمل على مهام محددة أولاً للقيام بقدر أقل ولكن لتحقيق تأثير أكبر وأكثر وضوحًا.
إذا أخذنا الأمثلة المذكورة أعلاه في الاعتبار وجعلناها أكثر واقعية ، فإليك كيفية عمل مبدأ باريتو:
- 80٪ من المشاكل في برنامجك تأتي من 20٪ من جميع الأخطاء المبلغ عنها حاليًا. إذا كان لديك 10 أخطاء وحلّت الخطأ 2 الصحيح ، فستزيد من أداء برنامجك بنسبة 80٪.
- 80٪ من إجمالي مبيعاتك تأتي من 20٪ من منتجاتك. من الأفضل ألا توسع نطاق تصنيعك إلى 20 منتجًا مختلفًا ، ولكن بدلاً من ذلك ، ركز على إتقان المنتجات الأربعة التي تبيع الأفضل.
- 80٪ من جميع عملائك يستخدمون فقط 20٪ من ميزات تطبيقك. على غرار المثال أعلاه ، يجب أن تركز أولاً على تبسيط ميزاتك الأكثر شيوعًا ، ثم التفكير في توسيع وظائفك.
هل أنت مهتم بمعرفة بعض نصائح إدارة الوقت الأقل شيوعًا مثل هذه؟ تحقق من قائمتنا الشاملة للعديد من نصائح إدارة الوقت القابلة للتنفيذ: 58 نصيحة لإدارة الوقت
رتب الأولويات بحكمة
عندما يكون لديك العديد من المهام التي يتعين عليك القيام بها ، ولكن لا تعرف من أين تبدأ ، فهناك شيء واحد فقط يمكنك القيام به لجعل وقتك يؤتي ثماره أكثر - حدد أولوياتك ووضع الخطط.
يتضمن التخطيط وتحديد الأولويات تحديد ما إذا كانت المهمة مهمة أم لا ، وعاجلة أم لا. بطبيعة الحال ، ستعمل على المهام المهمة والعاجلة أولاً ، وستبدأ من هناك.
كيفية تحديد الأولويات بحكمة
هناك طريقتان رئيسيتان يمكنك من خلالهما التعامل مع تحديد الأولويات - مصفوفة أيزنهاور وتقنية إدارة الوقت "أكل ذلك الضفدع":
حدد الأولويات عبر مصفوفة أيزنهاور
مصفوفة أيزنهاور هي تقنية لتحديد الأولويات تعمل على المبدأ التالي.
أولاً ، تقوم بتقسيم مهامك إلى أربعة أرباع
- الربع الأول (المهام الهامة والعاجلة) - هذه المهام هي أولويتك القصوى ويجب التعامل معها على الفور.
- الربع الثاني (مهم ، لكن ليس مهامًا عاجلة) - هذه المهام مهمة بما يكفي للتعامل معها بعد ذلك ، ولكنها ليست عاجلة بما يكفي بحيث تجعلها على رأس أولوياتك.
- الربع الثالث (المهام العاجلة ، ولكن ليست مهمة) - يجب التعامل معها على الفور ، ولكن نظرًا لأنها ليست مهمة ، يجب تفويضها للزملاء.
- الربع الرابع (ليست مهمة ولا مهام عاجلة) - يجب حذفها من قائمة مهامك.
إعطاء الأولوية من خلال "أكل ذلك الضفدع"
أكل هذا الضفدع هو أسلوب لتحديد الأولويات يعمل على المبدأ التالي.
تقوم بتمييز مهامك بأحرف أبجدية تشير إلى أهميتها وإلحاحها:
- "أ" - "ضفدعك" ، أو مهمتك الأكثر أهمية ، المهمة التي يجب أن تتعامل معها أولاً
- "ب" - ثاني أهم مهمة ، أقل أهمية من "أ" ، لكنها لا تزال حيوية
- "C" - مهمة يمكنك القيام بها ، لكنها ليست حاسمة إذا لم يكن لديك الوقت
- "D" - مهام عاجلة ، ولكن أقل أهمية ، المهام التي يجب تفويضها
- "E" - مهام يمكنك حذفها لأنها ليست مهمة أو عاجلة
كما ترى ، تتبع كل من تقنيات تحديد الأولويات المدرجة نفس المبدأ - فأنت تحدد الأولويات بناءً على مستوى الإلحاح والأهمية ، وتفرد أولوياتك .
توقف عن التسويف
وفقًا لتعريف التسويف ، فإن التسويف هو تأخير أو تأجيل شيء ما - يمكن أن يكون هذا أي شيء من تأجيل العمل في مشروعك الجديد أو تأجيل زيارة لجدتك.
من خلال تأجيل شيء ما ، فأنت تضيع الوقت بشكل أساسي من خلال هذا التأخير ، لذلك من المهم التعامل مع التسويف - ما لم تفعل ، فقد تعاني حتى من التسويف المزمن.
هناك عدة أجوبة على سؤال لماذا المماطلة:
- التفكير في أن لديك وقتًا كافيًا - الموعد النهائي الخاص بك هو شهرين طويلين ، لذلك يمكنك مشاهدة عروض Netflix أو الخروج كل ليلة حتى تدرك أن الوقت يمر بالفعل ، ولديك الآن أسبوع واحد لكتابة وتصحيح وتحرير 20000 -كلمة مقال.
- تجنب المهام غير السارة - فأنت لا تريد التفكير في المهام الصعبة أو المشكلات الصعبة ، ناهيك عن محاولة معالجتها. لذا فأنت تعيد ترتيب ملفات ومجلدات سطح المكتب حسب اللون والترتيب الأبجدي بدلاً من ذلك.
- الشعور بالإرهاق من العمل - لديك الكثير لتفعله في وقت قصير جدًا بحيث تشعر أنك غير قادر على البدء في المقام الأول. لذا ، أنت تماطل.
- الخوف من الفشل - إذا لم تفعل شيئًا ، فلا يمكنك الفشل فيه.
- الخوف من المجهول - إذا لم تغامر بالمجهول ، فلن تتفاجأ أبدًا.
كيف تتجنب التسويف
قد يبدو التغلب على التسويف أمرًا شاقًا ، ولكن هناك العديد من الأساليب التي يمكنك تجربتها لمساعدتك على التركيز والالتزام بعملك:
- لتجنب التفكير في أن لديك وقتًا كافيًا ، اجعل الموعد النهائي البعيد يبدو أكثر إلحاحًا - قم بتحليل المهمة المذكورة إلى مهام فرعية أصغر مع مواعيد نهائية أقرب ، واعمل وفقًا لذلك.
- لتشجيع نفسك على التعامل مع المهام غير السارة ، حدد فترة زمنية قصيرة تركز خلالها على هذه المهام ، وقم ببساطة بإنجازها.
- لتخفيف الشعور بالإرهاق ، قسّم عبء العمل الخاص بك إلى أيام أكثر - العمل لساعات أقل خلال أيام أكثر سيجعلك تشعر بأن لديك القليل من العمل. لذلك ، اهدف إلى العمل من 2 إلى 4 ساعات على الأقل في عطلات نهاية الأسبوع أيضًا.
- للتغلب على الخوف من الفشل ، يجب عليك إعادة تحديد أهدافك وتقليل توقعاتك - بدلاً من تعيين "النجاح بأي ثمن" كهدف لك ، حدد "تعلم شيء جديد" كهدف جديد.
- لتخفيف الخوف من المجهول ، يمكنك تخيل العقبات التي تواجهك ، وإعداد قائمة بالمشكلات المحتملة التي قد تواجهها - وبهذه الطريقة ، ستجعل عملية عملك أقل وضوحًا ، وبالتالي أقل صعوبة.
هل تريد معرفة المزيد عن التسويف ، بما في ذلك المزيد من أسباب المماطلة وكيفية إصلاحها؟
Check out our all-inclusive post on the subject, complete with a list of famous procrastinators and how they deal with procrastination (George RR Martin and his Winds of Winter conundrum included: Procrastination: why we love it and how to fix it
Let's wrap it up
In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.
Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.
️ And what's your take on improving time management skills? Do you agree it's all about the “practice 'till perfection” attitude? Feel free to give us your two cents on the topic — share a piece of advice or a strategy we didn't include that you found helpful. Just write to us at [email protected] and you may end up featured in one of our future articles.