提高時間管理技能的 10 個終極步驟

最重要的是，最近情況發生了快速變化。 因此，在最近的新聞中，冠狀病毒的爆發對常規條件和工作環境產生了重大影響。

隨著遠程工作的採用率飆升，許多人在家工作時難以集中註意力。

這帶來了一系列全新的挑戰，並擴大了乾擾的範圍。 從你的家庭成員、各種家務、從你隔壁公寓傳來的響亮的音樂，到你鄰居修剪草坪的聲音。 我們明白了，變化是突然的，這一切都讓我們更難集中註意力。 這尤其適用於自由職業者，因為他們不受傳統方式的監督。 此外，對於絕大多數人來說，他們的家是他們永久的工作環境。

但是，您可以採取一些步驟來處理此類干擾。

我們將在下面提供幾個示例，以幫助您集思廣益並讓您的創意源源不斷。

• 與家庭成員和鄰居劃清界限——要求他們合作
• 培養高效的工作空間並建立自己的家庭辦公室（最好是關起門來）
• 避免在臥室或公共空間工作

總而言之，分心可能是多種多樣的，但它們都有一個共同點——它們會阻礙你的工作表現並減慢你完成任務的速度。

如何通過限制分心來集中註意力

如果您想知道如何提高工作績效，答案是——旨在更好地集中註意力。

如果你想知道如何集中註意力以及如何在工作中保持專注，答案是——避免分心。

考慮到“避免分心”似乎是關鍵，你應該專注於它——所以，最好製作一張避免分心的表格：

• 寫下你的分心
• 在每個分心旁邊，寫下一個確定的證明方法，這將幫助你克服所說的分心
• 寫下“不要”列表——這些是你正在考慮採取的行動，但不應該採取，因為它們目前會分散你的注意力，讓你遠離你的優先事項

您可以在工作表中添加更多分心、解決方案和項目，以避免在您認為合適的情況下分心——唯一重要的是您要堅持到底。

一旦你消除了分心，你就會更容易集中註意力——如果你想完善你的注意力，你也可以嘗試一個保持專注的應用程序。

不惜一切代價避免多任務處理

儘管多任務處理的神話很普遍，並暗示了一個有吸引力的前景——你可以在通常需要你執行一項任務的時間內完成更多任務——科學清楚地說明了多任務處理——但不要這樣做。

根據多任務處理研究，多任務處理有很多負面影響，表明這種做法並不像您期望的那樣起作用：

• 它會降低你的智商——倫敦大學的一項研究聲稱，多任務處理可能會使你的智商下降 15 分，使你的認知能力降低到 8 歲兒童的水平。
• 它會降低你的情商——據報導，多任務處理會損害一個關鍵的情商大腦區域，在此過程中降低你的社交意識和自我意識。
• 它會損害你的大腦——蘇塞克斯大學的一項研究表明，多任務處理可能會降低你的大腦密度並可能損害你的大腦。
• 它會讓你失去時間——單任務處理，隨著時間的推移，你會獲得動力，讓自己沉浸在任務中，最終達到深度工作的狀態。

使用多任務處理時，您在將注意力轉移到另一項任務上時會浪費時間——加利福尼亞大學的一項研究表明，這種“任務轉換成本”時間可能長達 25 分鐘。

最後，“同時”完成 3 項任務會花費你更多的時間，而不是按順序完成 3 項正在執行的任務。

它會降低你的整體工作效率——斯坦福大學的一項研究表明，與一次處理一項任務相比，同時處理多項任務時你的工作效率更低。

最終，多任務處理統計表明，只有 2% 的人能夠成功處理多任務。

考慮到“你的大腦可以同時處理多項任務嗎？”這個問題的答案。 是一個堅定的“不” ，你唯一的選擇是練習有效的單一任務。

如何避免多任務處理

由於單任務處理是新的多任務處理，因此您可以通過以下方式最好地實現它：

• 擺脫干擾——戴上耳機，阻擋外界噪音和閒聊的同事。 將您的手機設置為靜音，或者乾脆把它放在另一個房間裡，在那裡您每隔 5 分鐘就無法接通它。 將您的設備設置為“請勿打擾”模式（Windows 有 Focus Assist，Apple 設備上有請勿打擾切換開關等）
• 指定無分心的專注時間，並堅持下去——當你知道你必須保持專注多長時間時，專注於一項任務會容易得多，所以時間會阻礙你的日程安排。 科學表明，您最多應該一次完成 90 分鐘的任務，但是一種流行的時間管理技術建議您以 25 分鐘的周期工作，然後休息 5 分鐘。
• 定期休息，把你的任務分解成有意義的整體——單項任務不一定是一場無聊和單調的比賽，一次完成一項艱鉅的任務，不管需要多長時間。 您可以將您的任務分解為更小的子任務，並且您應該始終在您的日程安排中留出休息時間。 只要您完成一項子任務直到完成它，您仍然是單任務，並且休息會幫助您充電。

使用時間管理工具建立例程

在信息時代更聰明地工作，而不是更努力地工作意味著利用可用時間管理工具的力量。

我們分配時間的方式會產生某些習慣。 隨著時間的推移，大量習慣的集合會演變成例行公事。

畢竟，例行公事是根據每個人的性格類型來定義每個人的。 不同類型以不同的方式運作是很自然的，這意味著我們應該接受我們目前的情況，以便改進。

那麼，各種時間管理應用程序和其他工具如何幫助您培養時間管理技能呢？

答案是——通過指出對你有用的時間管理技巧。

首先，時間跟踪軟件和時間管理計算器等工具有一個通用目的——它們可以幫助您了解與您的活動相關的當前時間分佈。

只有在您獲得洞察力之後，才能開始改進和進步。

現在，您可能想知道為什麼這是真的。 如果是這種情況，我們認為您從未嘗試過使用時間管理工具。 至少不經常，或者足夠長的時間來養成習慣。

那麼，如何使用這些工具，存在哪些類別，為什麼它們是有益的？

如何使用時間管理工具建立例程

對於初學者來說，時間管理工具僅通過提高您對如何分配非常有限的時間資源的認識來提高您的績效。 因此，您將能夠查明浪費時間的人。 也許您會在更好的任務序列方面找到改進的空間——例如，通過將類似的任務批處理在一起以節省時間。

一旦您對此有深入的了解，工具將以更高級的方式變得有益。

因此，下一個級別是當您開始使用這些工具來更有效地計劃和創建時間表時。 當您能夠提前計劃時，在工具的幫助下，時間管理將變得容易。

有幾種類型的時間管理工具，具體取決於所關注的時間管理技能。

所述重點通常是以下四個類別之一：

• 時間跟踪
• 生產力助推器
• 項目和任務管理（與時間相關）
• 跟踪習慣

這是一個實際的使用示例——時間管理計算器，它適合我們列出的最後一個類別。 它們是幫助您為常規活動創建時間框架的絕佳解決方案。

時間管理計算器的使用可以是主動的和追溯的。

後者要求您為每個單獨的活動輸入時間，以便能夠在未來進行時間估計。

在使用它們幾週後，您可以練習提前安排您的活動和任務。

讓我們看一個提前安排好的每週活動的例子。

如您所見，您在一項活動上花費的總時間可以方便地轉換為百分比，以幫助您了解全局。 您可以輸入所有必要的活動（例如工作、睡眠、家務、社交等），並查看您每天還剩下多少時間。

遵循帕累托原則

根據意大利經濟學家維爾弗雷多·帕累托和他的帕累托原理，80% 的問題是由 20% 的原因造成的。

更準確地說，帕累托定義指出，將 20% 的努力投入到正確的地方，將幫助您實現高達 80% 的預期結果。

以下是一些帕累托原理示例，以幫助說明它是如何工作的：

• 程序中 80% 的問題來自當前報告的所有錯誤的 20%
• 80% 的銷售額來自 20% 的產品
• 80% 的客戶只使用了應用程序 20% 的功能

從本質上講，您做的更少，但實現的更多，從而節省了您的時間。

此外，它還能增強你的信心——你沒有太努力，但你仍然成功。

如何遵循帕累托原則

帕累托原則在時間管理中的使用很簡單——您可以先處理選定的任務以減少工作量，但獲得更大、更明顯的效果。

如果我們將上述示例考慮在內並使其更加具體，那麼帕累托原則的工作原理如下：

• 程序中 80% 的問題來自當前報告的所有錯誤中的 20%。 如果您有 10 個錯誤並解決了正確的 2 個錯誤，您的程序性能將提高 80%。
• 80% 的銷售額來自 20% 的產品。 最好不要將製造擴展到 20 種不同的產品，而是專注於完善最暢銷的 4 種。
• 80% 的客戶只使用了應用程序 20% 的功能。 與上面的示例類似，您應該首先關注簡化您最流行的功能，然後考慮擴展您的功能。

明智地優先考慮

當您有幾項任務要做，但不知道從哪裡開始時，您只能做一件事來讓您的時間得到最大的回報——挑出您的優先事項並製定計劃。

計劃和確定優先級涉及決定一項任務是否重要，是否緊急。 自然，你會先處理重要和緊急的任務，然後再往下走。

如何明智地確定優先級

您可以通過兩種主要方法來處理優先級 - 艾森豪威爾矩陣和“吃掉青蛙”時間管理技術：

通過艾森豪威爾矩陣確定優先級

艾森豪威爾矩陣是一種優先排序技術，其工作原理如下。

首先，您將任務分為4 個像限

• 第一象限（重要和緊急的任務）——這些任務是你的首要任務，應該立即處理。
• 第二象限（重要但不緊急的任務）——這些任務足夠重要，可以接下來處理，但還不夠緊急，無法將它們作為首要任務。
• 第三象限（緊急但不重要的任務）——它們應該立即處理，但由於它們不重要，你應該將它們委託給同事。
• 第四象限（既不重要也不緊急的任務）——你應該把它們從你的待辦事項列表中刪除。

優先考慮“吃掉那隻青蛙”

吃掉那隻青蛙是一種優先排序技術，其工作原理如下。

你用字母標記你的任務，表明它們的重要性和緊迫性：

• “A” ——你的“青蛙”，或者你最重要的任務，你應該首先解決的任務
• “B” ——第二重要的任務，不如“A”重要，但仍然至關重要
• “C” ——你可以完成的任務，但如果你沒有時間，這並不重要
• “D” ——緊急但不太重要的任務，你應該委派的任務
• “E” ——你可以取消的任務，因為它們既不重要也不緊急

如您所見，兩種列出的優先級排序技術都遵循相同的原則——您根據緊急程度和重要性進行優先級排序，並挑選出您的優先級。

別磨蹭了

根據拖延症的定義，拖延症是推遲或推遲某事——這可以是推遲新項目的工作或推遲拜訪祖母。

通過推遲某些事情，你實際上會因為這種延遲而浪費時間，所以處理拖延很重要——除非你這樣做，否則你甚至可能遭受長期拖延。

關於我們為什麼拖延的問題有幾個答案：

• 認為你有足夠的時間——你的最後期限還有 2 個月，所以你狂歡觀看 Netflix 節目或每晚出去，直到你意識到時間真的飛逝，你現在有 1 週的時間來編寫、校對和編輯 20,000 ——詞論文。
• 避免不愉快的任務——你不想考慮困難的任務或具有挑戰性的問題，更不用說嘗試解決它們了。 因此，您可以按顏色和字母順序重新排列桌面文件和文件夾。
• 感覺工作不堪重負——你在這麼短的時間內要做的事情太多了，以至於你一開始就覺得無法開始。 所以，你拖延了。
• 害怕失敗——如果你不做某事，你就不會失敗。
• 對未知的恐懼——如果你不冒險進入未知，你永遠不會感到不愉快的驚喜。

如何避免拖延

克服拖延似乎令人生畏，但您可以嘗試以下幾種策略來幫助您集中精力並堅持工作：

• 為了避免認為你有足夠的時間，讓你的遙遠的截止日期看起來更緊迫——將上述任務解析為截止日期更近的較小的子任務，並相應地工作。
• 為了鼓勵自己解決不愉快的任務，請設置一個較短的時間段，在此期間您將專注於這些任務，然後簡單地完成任務。
• 為了減輕不堪重負的感覺，請將您的工作量分解為更多天——在更多的日子里工作更少的時間會讓你覺得你有更少的事情要做。 因此，週末也要爭取至少工作 2-4 小時。
• 為了克服對失敗的恐懼，你應該重新定義你的目標，降低你的期望——而不是將“不惜一切代價取得成功”作為你的目標，而將“學習新事物”作為你的新目標。
• 為了減輕對未知的恐懼，你可以想像你的障礙，並列出你可能遇到的問題——這樣，你會讓你的工作過程不那麼未知，從而不那麼令人生畏。

讓我們把它包起來

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.