10 pasos definitivos para mejorar las habilidades de gestión del tiempo
Publicado: 2022-05-07Mejorar la forma en que organiza su día y administra su tiempo es vital para el éxito en el trabajo. Y, como probablemente esperaría, la respuesta para mejorar su gestión del tiempo y sus habilidades organizativas es: practicar las habilidades adecuadas de gestión del tiempo.
Estas habilidades correctas de gestión del tiempo incluyen:
- Establecer objetivos SMART , es decir, objetivos que sean específicos, medibles , alcanzables , relevantes y con un límite de tiempo.
- Planificación efectiva , es decir, desarrollar objetivos, tareas y recursos claros.
- Manejo del estrés, es decir, probar varias estrategias y técnicas para aliviar el estrés, para encontrar la que más le convenga.
- Delegar y subcontratar tareas , es decir, encontrar las mejores prácticas que lo ayudarán a delegar correctamente, todo mientras aprende cuándo y cómo decir cortésmente " Evitar todas las distracciones, es decir, identificar las estrategias que practicará para eliminar las distracciones.
- Tarea única , es decir, concentrar toda su atención en una tarea a la vez.
- Aprovechar el poder de las herramientas de gestión del tiempo para desarrollar una rutina y cumplirla.
- Trabajar con el principio de 20% esfuerzo / 80% resultados en mente , para lograr los máximos resultados con el mínimo esfuerzo.
- Vencer la procrastinación , es decir, identificar sus causas y combinar las mejores estrategias para superarla.
- Identificar sus tareas prioritarias , es decir, encontrar las tareas más importantes y urgentes de su agenda y trabajar en ellas primero.
Te explicaremos cómo puedes mejorar estas habilidades de gestión del tiempo, así que sigue leyendo.
Pero, antes de profundizar en los detalles, primero comprendamos qué es la gestión del tiempo y por qué es tan importante poseer las habilidades adecuadas de gestión del tiempo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La definición más común de administración del tiempo dice que es la capacidad de usar su tiempo de manera efectiva y productiva , en relación con la carga de trabajo por la que pasa y el tiempo que le dedica.
Usted analiza y organiza sus actividades, selecciona sus prioridades y luego trabaja en su asignación de tiempo: decide el tiempo que dedicará a cada actividad, lo anota en su horario y se apega a ese horario.
Preferiblemente, tendrá como objetivo asignar la mayor cantidad de tiempo a sus tareas prioritarias.
Pero, esta distribución y optimización del tiempo no se trata solo de encontrar tiempo para el trabajo, también querrá lograr un equilibrio entre el trabajo y su vida privada, y hacer tiempo para sus pasatiempos, amigos y familia.
Además, tendrá que encontrar tiempo para realizar descansos regulares entre las tareas laborales, a fin de relajarse, comer, dormir, mantenerse hidratado, hacer ejercicio y, en consecuencia, mantenerse saludable.
Por supuesto, todo esto es mucho más fácil decirlo que hacerlo, pero es importante que agilices tu gestión del tiempo para llevar una vida de más calidad.
Se trata de progresar y aprender a apreciar dar un paso a la vez .
¿Cuáles son las 2 categorías principales de habilidades de gestión del tiempo?
Las habilidades de administración del tiempo son las habilidades que lo ayudan a lograr más en menos tiempo, y son más variadas de lo que piensa.
Dicho esto, cada habilidad de gestión del tiempo puede encajar en una de las siguientes categorías, según su objetivo principal.
- Tiene las habilidades principales de gestión del tiempo , como programar, planificar, organizar y priorizar, que lo ayudan directamente a realizar su trabajo de manera eficiente.
- También tiene las habilidades secundarias de administración del tiempo , como comer de manera saludable, hacer ejercicio y dormir lo suficiente; ayudan a mantener su mente aguda y altos niveles de energía, para ayudarlo a desempeñarse mejor con sus habilidades primarias de administración del tiempo.
¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?
Las habilidades de gestión del tiempo son importantes porque son un reflejo directo de tus hábitos y el tipo de personalidad.
Estas habilidades mejoran la calidad de tu vida de muchas maneras, tanto en lo que respecta a tu vida profesional como personal.
Algunos de los objetivos de dominar las habilidades correctas de gestión del tiempo son:
- Lograr un equilibrio perfecto entre el trabajo y la vida personal
- Reduciendo tus niveles de estrés
- Mejorar el estado de salud mental
- Lograr logros académicos y relacionados con la carrera.
Una correcta organización de tus prioridades implica un desarrollo orgánico de hábitos saludables, y además redunda en que seas más feliz.
Se debe principalmente a que estar a cargo de su horario y el orden de sus actividades le da estructura a su vida, es tan simple como eso.
Después de todo, el objetivo de aprender es luego pasar a la acción, ¿no?
¿Quieres saber más sobre la importancia de la gestión del tiempo? Consulte nuestra publicación de blog al respecto: La importancia de la gestión del tiempo
¿Cómo mejorar en la gestión del tiempo a través de las habilidades adecuadas de gestión del tiempo?
Para mejorar la gestión del tiempo, primero deberá realizar un seguimiento del tiempo que dedica a las tareas, para obtener una lectura precisa de cómo está empleando el tiempo ahora.
Tal vez descubras que estás dedicando demasiado tiempo a actividades frívolas (como 2 horas respondiendo correos electrónicos sin importancia), en lugar de concentrarte en tareas que son importantes y urgentes.
También deberá aprender, adquirir y ampliar ciertas habilidades de gestión del tiempo.
Hay varias habilidades de administración del tiempo primarias y secundarias que todos deberían poseer, y aquí están las 10 mejores, que sin duda lo ayudarán a administrar su tiempo de una mejor manera:
Establecer metas claras
Establecer objetivos efectivos puede ser la habilidad de gestión del tiempo más importante: los objetivos son su impulso, lo empujan a abordar el trabajo en primer lugar.
Asegúrese de establecer siempre objetivos importantes, que probablemente lo motiven, ya sea de manera intrínseca o extrínseca.
De lo contrario, perderá su impulso y probablemente se dará por vencido tan pronto como se encuentre con un bache en el camino. Probablemente no terminará su trabajo y también perderá un tiempo valioso que ha invertido en alcanzar dicho objetivo.
Cómo establecer metas
Para establecer objetivos efectivos, primero deberá asegurarse de que sean objetivos INTELIGENTES , que sean específicos, medibles , alcanzables , relevantes y con un límite de tiempo.
- Los objetivos específicos son claros y están definidos con precisión, para que sepa lo que debe hacer para alcanzarlos.
- Los objetivos medibles le permiten medir su éxito y decidir si lo ha alcanzado.
- Las metas alcanzables son posibles de alcanzar, por lo que te motivan a seguir adelante, pero también son al menos un poco desafiantes, para motivarte a dar lo mejor de ti.
- Los objetivos relevantes tienen un impacto en su vida y carrera, por lo que en realidad marcan la diferencia cuando los alcanza.
- Los objetivos con límite de tiempo tienen una fecha límite que le indica cómo organizar su trabajo y le dan un sentido de urgencia que lo ayuda a concentrarse en su trabajo.
Además de fijar objetivos SMART también puedes hacer una ficha de fijación de objetivos , para tener siempre presentes tus objetivos:
- Escriba lo que quiere lograr : expréselo con " Planifique las acciones que lo llevarán a alcanzar los objetivos : compile una lista semanal de tareas pendientes, defina sus tareas prioritarias y escriba sus objetivos.
- Identifique por qué quiere lograr ciertas metas y cómo : escriba sus metas, su plan para esa meta y por qué las persigue en primer lugar.
¿Está interesado en establecer metas para los estudiantes? Consulte nuestro artículo completo sobre la productividad de los estudiantes: Guía de productividad para estudiantes
Planifique con anticipación
Una vez que haya establecido sus objetivos, la próxima vez que deberá trabajar en la habilidad de gestión es la planificación efectiva: deberá aprender a hacer un plan de acción que lo lleve directamente a sus objetivos y lo ayude a evitar el estrés y la ansiedad. tiempo perdido.
Planificar con anticipación lo ayudará a establecer una rutina y hacer las cosas.
Cómo planificar con anticipación
Al planificar, es fácil desviarse del tema: hay varias Barreras de la Planificación Efectiva que debe superar:
- No sabes lo que quieres : cuando no sabes tu destino, no hay forma posible de que sepas cómo llegar allí. Trabaje primero en definir sus objetivos y los pasos que necesita agregar a su plan se volverán más claros.
- No ha analizado la situación correctamente : si no sabe dónde se encuentra en este momento en relación con su objetivo, difícilmente sabrá lo que debe hacer para continuar. Primero analice su situación y luego decida qué pasos lo llevarán a sus metas y deben incluirse en su plan.
- Demasiadas distracciones : tratas de hacer demasiadas cosas a la vez y te desempeñas por debajo de la media en la mayoría de ellas. Date espacio para concentrarte en tus prioridades y descarta todo lo que no sea importante o urgente.
- Falta de pensamiento creativo : cada problema tiene una solución y cada horario imposible tiene una interpretación creativa. Piense en las formas mejores y más rápidas de alcanzar sus metas y escríbalas como sus prioridades.
Además de las barreras enumeradas que debe superar, existen varias pautas para una toma de decisiones eficaz, así como 5 pasos en el proceso de planificación que puede seguir:
- Desarrolle objetivos : estos son sus objetivos finales
- Defina las tareas que lo ayudarán a cumplir esos objetivos : estos son los pasos que debe incluir en su plan para alcanzar dicha meta
- Determine los recursos que necesita para alcanzar sus objetivos : estas son las habilidades, el conocimiento y la experiencia que necesita para manejar con éxito estos pasos
- Cree una línea de tiempo : esta es su forma de decidir cuándo abordará ciertos pasos en su plan
- Determine un método de seguimiento : esto es lo que determina si ha alcanzado su objetivo
Aprende a manejar tu estrés
Aproximadamente el 77 % de las personas en los EE. UU. experimentan síntomas físicos causados por el estrés y aproximadamente el 73 % experimenta síntomas psicológicos.
Es solo que, cuando no se encuentra bien física y psicológicamente, probablemente tenga suerte si logra mantenerse al día, y mucho menos hacer más en menos tiempo.
Por lo tanto, la gestión del estrés en el lugar de trabajo es una de esas habilidades secundarias de gestión del tiempo que lo ayudan a desempeñarse mejor en sus habilidades principales de gestión del tiempo y, por extensión, en el trabajo.
Los beneficios del manejo del estrés incluyen la reducción de muchos riesgos, como la posibilidad de:
- problemas para dormir
- problemas físicos, incluyendo enfermedades del corazón, presión arterial alta y problemas estomacales
- frecuentes migrañas y dolores de cabeza
- problemas de salud mental, como ansiedad y depresión
Una vez que disminuya la posibilidad de estos problemas a través de la gestión del estrés, despejará el camino hacia una mejor productividad y gestión del tiempo.
Cómo manejar el estrés
Para aprender a manejar el estrés en el trabajo, deberá aprender a manejar y aliviar el estrés y la ansiedad en su conjunto.
Afortunadamente, hay muchas actividades divertidas para aliviar el estrés que puede probar de vez en cuando:
- Riendo , aunque sea una risa forzada. Los estudios demuestran que la risa reduce los niveles de hormonas del estrés en el cuerpo, como la epinefrina y el cortisol.
- Meditando , durante al menos 10 minutos. En 1968, un estudio de Harvard demostró que la meditación te ayuda a relajarte y a disminuir el estrés.
- Comiendo un poco de chocolate negro . Este dulce saludable es un superalimento que reduce el nivel de glucocorticoides, una hormona relacionada con el estrés en su cuerpo.
- Escuchando música . Tu música favorita puede ayudarte a sentirte menos estresado, pero también puede ayudarte a aumentar la productividad. Además, las últimas estadísticas de productividad muestran que el 71% de las personas se sienten más productivas cuando escuchan música mientras trabajan.
- Bailando con la música . Los estudios demuestran que bailar reduce la ansiedad incluso más que el ejercicio clásico y que también aumenta las endorfinas, sustancias químicas del cerebro que aumentan la tolerancia al dolor, la satisfacción y la euforia.
Una vez que hayas reducido tus niveles de estrés, será más probable que realices tu trabajo más rápido y con calidad.
Delegar y externalizar tareas
Como dijo una vez el magnate de los negocios Andrew Carnegie: “El secreto del éxito no radica en hacer tu propio trabajo, sino en reconocer a la persona adecuada para hacerlo”.
Varias razones muestran las ventajas de la delegación y la subcontratación, en relación con sus esfuerzos de gestión del tiempo:
- No puedes lograr todo por tu cuenta
- Tal vez alguien sepa una mejor manera de resolver un problema con el que has estado luchando.
- Compartir responsabilidades aumenta la confianza entre los compañeros
- La delegación y el outsourcing te ayudarán a crecer como líder y profesional asertivo
Por lo tanto, la importancia de la delegación en la gestión es simple: una vez que comparta la carga y delegue las tareas menos importantes y urgentes a otras personas, tendrá más tiempo para concentrarse en las tareas que son realmente urgentes e importantes para sus objetivos.
Por eso, para evitar sentirte mal o culpable por delegar tareas, debes practicar el decir “No”, de manera educada pero efectiva.
Cómo delegar y externalizar tareas
Para lograr una delegación efectiva y aprender a delegar trabajo a empleados, colegas o incluso amigos y familiares, deberá seguir ciertos principios de delegación.
En esencia, la técnica de administración del tiempo que se enfoca en delegar tareas de esta manera se llama "Quién tiene el mono" y sigue estas reglas breves, donde los "monos" representan tareas delegadas .
Por lo tanto, deberá realizar los siguientes pasos.
Paso #1: Decide lo que estás delegando
Primero, escriba sus tareas en una lista de tareas pendientes.
Probablemente notará que algunas de las tareas que ha enumerado son urgentes, pero no tan importantes en relación con sus objetivos.
Estas son las tareas que deben abordarse lo antes posible, pero dado que no son de importancia crucial, no es necesario que sea usted quien las haga, así que deléguelas.
Paso #2: Elija a la persona adecuada para delegar la tarea
Decida qué habilidades se necesitan para terminar la tarea de la mejor manera posible y delegue la tarea a la persona que posea las mejores habilidades.
Si es posible, delegue siempre el desarrollo front-end a los desarrolladores front-end, el diseño de la interfaz de usuario a los diseñadores de UI, etc.
Esto no solo se aplica a las habilidades duras: si necesita que alguien realice una presentación de la empresa en un evento de la industria (pero no tiene un portavoz oficial), elija a alguien comunicativo, creativo e ingenioso.
Cuando elige a la persona adecuada para manejar una tarea, puede contar con resultados óptimos.
Paso #3: Asegúrese de que el delegado conozca los resultados esperados
Si desea lograr los mejores resultados posibles con una tarea delegada, deberá explicarle al delegado exactamente lo que desea lograr.
Proporcione instrucciones claras, recomiende la mejor manera de manejar la tarea o brinde asesoramiento al respecto.
A menos que lo haga, es posible que no esté completamente satisfecho con el resultado.
Paso #4: Controle regularmente el progreso de la tarea
La pregunta de cómo monitorear las tareas delegadas es la última que debe responder. La mejor práctica es proporcionar un seguimiento ocasional de la tarea, para asegurarse de que todo va según lo planeado.
Pero asegúrese de no sucumbir a la microgestión; después de todo, ha delegado la tarea y debe dejar que el delegado sea responsable y esté a cargo de la ejecución de la tarea.
Dado que comenzamos este segmento con una cita, aquí hay otra publicación de blog dedicada a citas de administración del tiempo relevantes e interesantes: Las mejores citas sobre el tiempo.
Concéntrate limitando tus distracciones
Evitar las distracciones y concentrarse a menudo se definen como dos habilidades separadas de administración del tiempo, pero si evita las distracciones, esto automáticamente significa que se está enfocando en una tarea en cuestión.
En un entorno de trabajo tradicional, las distracciones son muchas, la más común son los colegas conversadores en su oficina. Incluso su teléfono móvil puede ser una distracción, sentado en su escritorio de trabajo, tentándolo a revisar su feed de Instagram cada 2 minutos.
Además de eso, las cosas han estado cambiando a un ritmo acelerado últimamente. Entonces, en noticias más recientes, el brote de coronavirus ha afectado significativamente las condiciones regulares y el entorno laboral.
A medida que las tasas de adopción del trabajo remoto se han disparado, muchas personas lucharon por concentrarse mientras trabajaban desde casa.
Eso trajo un conjunto completamente nuevo de desafíos y amplió la lista de distracciones. Desde los miembros de su hogar, varias tareas, música a todo volumen proveniente del apartamento contiguo al suyo, hasta el sonido de su vecino cortando el césped. Lo entendemos, el cambio fue abrupto y todo hace que sea más difícil concentrarse. Esto va especialmente para los autónomos, dado que no están supervisados de forma convencional. Además, para la gran mayoría de ellos, su hogar es su entorno de trabajo permanente.
Sin embargo, hay algunos pasos que puede seguir para lidiar con tales distracciones.
Proporcionaremos varios ejemplos a continuación, para ayudarlo a intercambiar ideas y hacer que fluya su creatividad.
- Establezca límites claros con los miembros del hogar y los vecinos; pídales su cooperación.
- Cultive un espacio de trabajo productivo y construya su propia oficina en casa (preferiblemente a puerta cerrada)
- Evite trabajar en su dormitorio o en un espacio común
En esencia, las distracciones pueden ser varias, pero todas tienen una cosa en común: dificultan su desempeño laboral y lo ralentizan en las tareas.
Cómo concentrarse limitando las distracciones
Si se pregunta cómo mejorar el rendimiento laboral, la respuesta es: intente concentrarse mejor.
Si se pregunta cómo enfocar su mente y cómo mantenerse enfocado en el trabajo, la respuesta es: evite las distracciones.
Teniendo en cuenta que "evitar las distracciones" parece ser la clave, debe concentrarse en ello, por lo que puede ser mejor si hace una hoja para evitar las distracciones :
- Anota tus distracciones
- Al lado de cada distracción, escribe una forma de prueba segura que te ayudará a conquistar dicha distracción.
- Escriba una lista de "cosas que no debe hacer" : estas son acciones que está considerando emprender, pero no debería, porque actualmente sirven como distracciones que lo alejarán de sus prioridades.
Puede agregar más distracciones, soluciones y elementos a su hoja para evitar la distracción como mejor le parezca; solo es importante que lo siga.
Una vez que hayas eliminado las distracciones, te será mucho más fácil concentrarte. Si buscas perfeccionar tu enfoque, también puedes probar una aplicación para mantenerte enfocado.
¿Quiere mejorar su concentración y evitar distracciones cuando es usuario de Mac? Aquí hay una lista de algunas excelentes aplicaciones de productividad de Mac que vale la pena revisar: Las 20 mejores aplicaciones de productividad para Mac
Evita la multitarea a toda costa
Aunque el mito de la multitarea prevalece y sugiere una perspectiva atractiva, que puede realizar más tareas en el tiempo que normalmente le llevaría realizar una tarea, la ciencia aclara su caso sobre la multitarea: simplemente no lo haga.
De acuerdo con la investigación multitarea, hay muchos efectos negativos de la multitarea que muestran que esta práctica no funciona de la manera esperada:
- Disminuye su coeficiente intelectual : un estudio de la Universidad de Londres afirma que la multitarea puede hacer que su coeficiente intelectual disminuya en 15 puntos, reduciéndolo a las capacidades cognitivas de un niño de 8 años.
- Disminuye su EQ : según se informa, la multitarea daña una región cerebral clave de EQ, lo que reduce su conciencia social y autoconciencia en el proceso.
- Daña tu cerebro : un estudio de la Universidad de Sussex muestra que la multitarea puede disminuir la densidad de tu cerebro y puede dañar tu cerebro.
- Te hace perder tiempo : con la tarea única, ganas impulso a medida que pasa el tiempo y te sumerges en la tarea, alcanzando finalmente un estado de trabajo profundo.
Con la multitarea, está perdiendo tiempo cuando cambia su enfoque de una tarea a otra: un estudio de la Universidad de California muestra que este tiempo de "costo de cambio de tarea" puede acumularse hasta 25 minutos.
Al final, te tomaría más tiempo terminar 3 tareas “al mismo tiempo”, que terminar 3 tareas en las que estás trabajando en orden consecutivo.
Te hace menos productivo en general : un estudio de la Universidad de Stanford muestra que simplemente eres menos productivo cuando realizas múltiples tareas que cuando trabajas en una tarea a la vez.
En última instancia, las estadísticas de multitarea muestran que solo el 2% de las personas son capaces de realizar múltiples tareas con éxito.
Teniendo en cuenta que la respuesta a la pregunta "¿Puede su cerebro realizar múltiples tareas?" es un firme "No" , su única opción es practicar una sola tarea efectiva.
Cómo evitar la multitarea
Dado que la monotarea es la nueva multitarea, esta es la mejor manera de lograrlo:
- Deshazte de las distracciones : ponte los auriculares para bloquear el ruido exterior y los compañeros parlanchines. Configure su teléfono en silencio, o simplemente déjelo en otra habitación donde no pueda alcanzarlo cada 5 minutos. Configure sus dispositivos en el modo "No molestar" (hay Focus Assist para Windows, un interruptor de palanca No molestar en dispositivos Apple, etc.)
- Designe un tiempo de concentración sin distracciones y cúmplalo : es mucho más fácil concentrarse en una tarea cuando sabe cuánto tiempo debe permanecer concentrado, por lo tanto, bloquee el tiempo de su agenda. La ciencia muestra que debe reservar 90 minutos para una tarea en una sola sesión como máximo, pero una técnica popular de gestión del tiempo propone que trabaje en ciclos de 25 minutos que analizará con descansos de 5 minutos.
- Tome descansos regulares y analice su tarea en totalidades significativas : la tarea única no tiene que ser una carrera aburrida y monótona para terminar una tarea gigante en una sola sesión, sin importar cuánto tiempo tome. Puede analizar su tarea en subtareas más pequeñas, y siempre debe dejar tiempo en su agenda para los descansos. Siempre que trabaje en una subtarea hasta que termine con ella, seguirá siendo una sola tarea y los descansos lo ayudarán a recargar energías.
Utilizar herramientas de gestión del tiempo para establecer rutinas
Trabajar de manera más inteligente, no más difícil en la era de la información significa aprovechar el poder de las herramientas de gestión del tiempo disponibles .
La forma en que asignamos nuestro tiempo crea ciertos hábitos. Una colección de una gran cantidad de hábitos se convierte en una rutina con el tiempo.
Después de todo, una rutina es lo que define a cada persona, según su tipo de personalidad. Es natural que los diferentes tipos operen de manera distinta, lo que significa que debemos aceptar lo que somos actualmente para mejorar.
Entonces, ¿cómo pueden ayudarlo varias aplicaciones de administración del tiempo y otras herramientas a desarrollar habilidades de administración del tiempo?
La respuesta es: señalar las técnicas de gestión del tiempo que funcionarán para usted.
En primer lugar, las herramientas como el software de seguimiento del tiempo y las calculadoras de gestión del tiempo tienen un propósito general: lo ayudan a comprender su distribución actual del tiempo, en relación con sus actividades.
La mejora y el progreso pueden comenzar solo después de obtener esa información.
Ahora, puede que se pregunte por qué eso sería cierto. Si ese es el caso, creemos que nunca ha intentado usar herramientas de gestión del tiempo. Al menos no con regularidad, o durante el tiempo suficiente para desarrollar un hábito.
Entonces, ¿cómo se pueden usar estas herramientas, qué categorías existen y por qué son beneficiosas?
Cómo utilizar herramientas de gestión del tiempo para establecer rutinas
Para empezar, las herramientas de gestión del tiempo mejoran su rendimiento simplemente creando conciencia sobre cómo asigna el recurso muy limitado de tiempo. En consecuencia, podrá identificar las pérdidas de tiempo. Quizás encuentre espacio para mejorar en términos de una mejor secuencia de tareas, por ejemplo, agrupando tareas similares para ahorrar tiempo.
Una vez que tenga una comprensión profunda de eso, las herramientas se volverán beneficiosas de una manera más avanzada.
Entonces, el siguiente nivel es cuando comienza a usar las herramientas para planificar de manera más eficiente y crear un cronograma. Cuando pueda planificar con anticipación, con un poco de ayuda de las herramientas, la administración del tiempo será más fácil.
Existen varios tipos de herramientas de gestión del tiempo, según la habilidad de gestión del tiempo en cuestión.
Dicho enfoque suele estar en una de las cuatro categorías, que se enumeran a continuación:
- Seguimiento del tiempo
- Impulsores de la productividad
- Gestión de proyectos y tareas (en relación con el tiempo)
- Seguimiento de hábitos
Aquí hay un ejemplo real de uso: calculadoras de gestión del tiempo, que encajarían en la última categoría que hemos enumerado. Son una excelente solución para ayudarlo a crear marcos de tiempo para sus actividades regulares.
El uso de calculadoras de gestión del tiempo puede ser proactivo y retroactivo .
Este último requiere que realice una entrada de tiempo de cada actividad individual, para poder hacer estimaciones de tiempo en el futuro.
Después de un par de semanas de usarlos, puedes practicar la programación de tus actividades y tareas con anticipación.
Echemos un vistazo a un ejemplo de actividades semanales que están programadas con anticipación.
Como puede ver, el tiempo total que dedica a una actividad se traduce convenientemente a un porcentaje, para ayudarlo a ver el panorama general. Puede ingresar todas las actividades necesarias (como trabajo, dormir, tareas, socialización, etc.) y ver cuánto tiempo le queda para cada día.
Sigue el principio de Pareto
Según el economista italiano Vilfredo Pareto y su principio de Pareto, el 80% de todos los problemas resultan del 20% de todas las causas.
Más precisamente, la definición de Pareto establece que invertir el 20 % de sus esfuerzos en el lugar correcto lo ayudará a lograr hasta el 80 % de los resultados deseados.
Aquí hay algunos ejemplos del Principio de Pareto, para ayudar a ilustrar cómo funciona todo:
- El 80% de los problemas en su programa provienen del 20% de todos los errores informados actualmente
- El 80% de todas sus ventas provienen del 20% de sus productos
- El 80% de todos sus clientes solo usan el 20% de las funciones de su aplicación
En esencia, haces menos, pero logras más , lo que te ahorra tiempo.
Además, le da un impulso a su confianza: no se está esforzando demasiado, pero aun así tiene éxito.
Cómo seguir el principio de Pareto
El uso del principio de Pareto en la gestión del tiempo es simple: puede trabajar primero en tareas seleccionadas para hacer menos pero lograr un efecto mayor y más notable.
Si tomamos en cuenta los ejemplos anteriores y los concretamos, así es como funciona el principio de Pareto:
- El 80% de los problemas en su programa provienen del 20% de todos los errores informados actualmente. Si tiene 10 errores y resuelve los 2 correctos, aumentará el rendimiento de su programa en un 80%.
- El 80% de todas sus ventas provienen del 20% de sus productos. Lo mejor es que no amplíes tu fabricación a 20 productos diferentes, sino que te concentres en perfeccionar los 4 que mejor se venden.
- El 80% de todos sus clientes solo usan el 20% de las funciones de su aplicación. Al igual que en el ejemplo anterior, debe centrarse primero en optimizar sus funciones más populares y luego considerar expandir sus funcionalidades.
¿Está interesado en aprender algunos consejos de gestión del tiempo menos comunes como este? Consulte nuestra extensa lista de varios consejos prácticos de gestión del tiempo: 58 consejos de gestión del tiempo
Prioriza sabiamente
Cuando tiene varias tareas que hacer, pero no sabe por dónde empezar, solo hay una cosa que puede hacer para que su tiempo valga la pena: señalar sus prioridades y hacer planes.
La planificación y la priorización implican decidir si una tarea es importante o no, y si es urgente o no. Naturalmente, primero trabajará en las tareas importantes y urgentes y, a partir de ahí, trabajará poco a poco.
Cómo priorizar sabiamente
Hay 2 formas principales en las que puede manejar su priorización: la matriz de Eisenhower y la técnica de administración del tiempo "Cómete esa rana":
Priorizar a través de la Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una técnica de priorización que funciona según el siguiente principio.
Primero, divides tus tareas en 4 cuadrantes
- El primer cuadrante (tareas importantes y urgentes): estas tareas son su principal prioridad y deben manejarse de inmediato.
- El segundo cuadrante (tareas importantes, pero no urgentes): estas tareas son lo suficientemente importantes como para abordarlas a continuación, pero no lo suficientemente urgentes como para convertirlas en su máxima prioridad.
- El tercer cuadrante (tareas urgentes, pero no importantes): deben manejarse de inmediato, pero como no son importantes, debe delegarlas a colegas.
- El cuarto cuadrante (tareas ni importantes ni urgentes): debe eliminarlas de su lista de tareas pendientes.
Priorizar por "Comer esa rana"
Eat that frog es una técnica de priorización que funciona según el siguiente principio.
Marcas tus tareas con letras del alfabeto que indican su importancia y urgencia:
- "A" : su "rana", o su tarea más importante, la que debe abordar primero
- "B" : segunda tarea más importante, menos importante que "A" , pero aún vital
- "C" : una tarea que puede hacer, pero no es crucial si no tiene tiempo
- "D" : tareas urgentes, pero menos importantes, que debe delegar
- "E" : tareas que puede eliminar, ya que no son ni importantes ni urgentes
Como puede ver, las dos técnicas de priorización enumeradas siguen el mismo principio: usted prioriza según el nivel de urgencia e importancia, y destaca sus prioridades .
Dejar de dilatar
De acuerdo con la definición de procrastinación, la procrastinación es retrasar o posponer algo; esto puede ser cualquier cosa, desde posponer el trabajo en su nuevo proyecto o posponer una visita a su abuela.
Al posponer algo, esencialmente está perdiendo tiempo debido a este retraso, por lo que es importante lidiar con la procrastinación; a menos que lo haga, incluso puede sufrir una procrastinación crónica.
Hay varias respuestas a la pregunta de por qué procrastinamos:
- pensando que tiene suficiente tiempo : su fecha límite es de 2 largos meses, por lo que ve programas de Netflix o sale todas las noches hasta que se da cuenta de que el tiempo realmente vuela, y ahora tiene 1 semana para escribir, corregir y editar un 20,000 -ensayo de palabras.
- evitar tareas desagradables : no quiere pensar en tareas difíciles o problemas desafiantes, y mucho menos tratar de abordarlos. Entonces, en su lugar, reorganiza los archivos y carpetas de su escritorio por color y orden alfabético.
- sentirse abrumado con el trabajo : tiene tanto que hacer en tan poco tiempo que se siente incapaz de comenzar en primer lugar. Entonces, procrastinas.
- Miedo a fallar : si no haces algo, no puedes fallar.
- Miedo a lo desconocido : si no se aventura en lo desconocido, nunca se llevará una sorpresa desagradable.
Cómo evitar la procrastinación
Superar la procrastinación parece desalentador, pero hay varias tácticas que puedes probar para ayudarte a concentrarte y apegarte a tu trabajo:
- Para evitar pensar que tiene suficiente tiempo , haga que su fecha límite distante parezca más inmediata: analice dicha tarea en subtareas más pequeñas con fechas límite más cercanas y trabaje en consecuencia.
- Para animarse a abordar tareas desagradables , establezca un período de tiempo corto durante el cual se concentrará en estas tareas y simplemente podrá realizarlas.
- Para aliviar la sensación de agobio , analiza tu carga de trabajo en más días: trabajar menos horas durante más días te hará sentir que tienes menos que hacer. Por lo tanto, trate de trabajar al menos de 2 a 4 horas los fines de semana también.
- Para vencer el miedo a fallar , debe redefinir sus objetivos y reducir sus expectativas: en lugar de establecer "tener éxito a toda costa" como su objetivo, establezca "aprender algo nuevo" como su nuevo objetivo.
- Para aliviar el miedo a lo desconocido , puede visualizar sus obstáculos y hacer una lista de los posibles problemas que puede encontrar; de esta manera, hará que su proceso de trabajo sea menos desconocido y, por lo tanto, menos desalentador.
¿Quiere aprender más sobre la procrastinación, incluidas más razones por las que procrastinamos y cómo solucionarlo?
Check out our all-inclusive post on the subject, complete with a list of famous procrastinators and how they deal with procrastination (George RR Martin and his Winds of Winter conundrum included: Procrastination: why we love it and how to fix it
Let's wrap it up
In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.
Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.
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