10 passi finali per migliorare le capacità di gestione del tempo
Pubblicato: 2022-05-07Migliorare il modo in cui organizzi la tua giornata e gestisci il tuo tempo è vitale per il successo sul lavoro. E, come probabilmente ti aspetteresti, la risposta per migliorare la gestione del tempo e le capacità organizzative è: esercitare le giuste capacità di gestione del tempo.
Queste giuste capacità di gestione del tempo includono:
- Stabilire obiettivi SMART , ovvero obiettivi specifici, misurabili , realizzabili, rilevanti e vincolati al tempo.
- Una pianificazione efficace , ovvero lo sviluppo di obiettivi, compiti e risorse chiari.
- Gestione dello stress, ovvero provare varie strategie e tecniche per alleviare lo stress, per trovare quella più adatta a te.
- Delegare e esternalizzare compiti , ovvero trovare le migliori pratiche che ti aiuteranno a delegare correttamente, il tutto mentre impari quando e come dire educatamente " Evitare tutte le distrazioni, cioè identificare le strategie che metterai in pratica per eliminare le distrazioni.
- Single-tasking , ovvero focalizzare tutta la tua attenzione su un compito alla volta.
- Sfruttare il potere degli strumenti di gestione del tempo, per sviluppare una routine e attenersi ad essa.
- Lavorare tenendo presente il principio del 20% dello sforzo/80% dei risultati , per ottenere i massimi risultati con il minimo sforzo.
- Battere la procrastinazione , cioè individuarne le cause e combinare le migliori strategie atte a superarla.
- Identificare le tue attività prioritarie , ovvero trovare le attività più importanti e più urgenti nella tua pianificazione e lavorarci prima.
Spiegheremo come puoi migliorare queste capacità di gestione del tempo, quindi continua a leggere.
Ma, prima di entrare nei dettagli, capiamo prima cosa è la gestione del tempo e perché possedere le giuste capacità di gestione del tempo è così importante.
Cos'è la gestione del tempo?
La definizione più comune di gestione del tempo dice che è la capacità di utilizzare il proprio tempo in modo efficace e produttivo , in relazione al carico di lavoro che si attraversa e al tempo che ci dedichi.
Analizzi e organizzi le tue attività, selezioni le tue priorità e poi lavori sull'allocazione del tempo: decidi il tempo da dedicare a ciascuna attività, annotalo nel tuo programma e attieniti a quel programma.
Preferibilmente, mirerai a dedicare la maggior parte del tempo alle tue attività prioritarie.
Ma questa distribuzione e ottimizzazione del tempo non riguardano solo la ricerca del tempo per il lavoro, ma vorrai anche trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata e trovare il tempo per i tuoi hobby, i tuoi amici e la tua famiglia.
Inoltre, dovrai trovare il tempo per le pause regolari tra le attività lavorative, al fine di rilassarti, mangiare, dormire, rimanere idratato, fare esercizio e, per estensione, rimanere in salute.
Naturalmente, tutto questo è molto più facile a dirsi che a farsi, ma è importante ottimizzare la gestione del tempo al fine di condurre una vita più di qualità.
Si tratta di progresso e imparare ad apprezzare il fare un passo alla volta .
Quali sono le 2 categorie principali di abilità di gestione del tempo?
Le abilità di gestione del tempo sono le abilità che ti aiutano a ottenere di più in meno tempo e sono più varie di quanto potresti pensare.
Detto questo, ogni abilità di gestione del tempo può rientrare in una delle seguenti categorie, a seconda del suo obiettivo principale.
- Hai le principali capacità di gestione del tempo , come la pianificazione, la pianificazione, l'organizzazione e la definizione delle priorità: ti aiutano direttamente a svolgere il tuo lavoro in modo efficiente.
- Hai anche le abilità secondarie di gestione del tempo , come mangiare sano, fare esercizio e dormire a sufficienza: aiutano a mantenere la mente sveglia e i livelli di energia elevati, per aiutarti a ottenere prestazioni migliori con le tue capacità primarie di gestione del tempo.
Perché le capacità di gestione del tempo sono importanti?
Le capacità di gestione del tempo contano perché sono un riflesso diretto delle tue abitudini e del tipo di personalità.
Queste abilità migliorano la qualità della tua vita in molti modi, sia per quanto riguarda la tua vita professionale che personale.
Alcuni degli obiettivi per padroneggiare le giuste capacità di gestione del tempo sono:
- Raggiungere un perfetto equilibrio tra lavoro e vita privata
- Ridurre i livelli di stress
- Migliorare lo stato di salute mentale
- Raggiungere risultati accademici e di carriera
Una corretta organizzazione delle tue priorità implica uno sviluppo organico di sane abitudini e ti porta ulteriormente ad essere più felice.
È principalmente perché essere responsabile del tuo programma e dell'ordine delle tue attività porta struttura alla tua vita: è così semplice.
Dopotutto, l'obiettivo dell'apprendimento è poi agire, giusto?
Vuoi saperne di più sull'importanza della gestione del tempo? Dai un'occhiata al nostro post sul blog a riguardo: L'importanza della gestione del tempo
Come si migliora nella gestione del tempo attraverso le giuste capacità di gestione del tempo?
Per migliorare la gestione del tempo, devi prima tenere traccia del tempo che dedichi alle attività, per ottenere una lettura accurata di come stai trascorrendo il tempo ora.
Forse scoprirai che stai dedicando troppo tempo ad attività frivole (come 2 ore a rispondere a e-mail non importanti), invece di concentrarti su attività importanti e urgenti.
Avrai anche bisogno di imparare, acquisire ed espandere alcune abilità di gestione del tempo.
Ci sono diverse abilità di gestione del tempo primarie e secondarie che tutti dovrebbero possedere - e qui ci sono le 10 migliori, che ti aiuteranno sicuramente a gestire il tuo tempo in un modo migliore:
Stabilisci obiettivi chiari
Stabilire obiettivi efficaci può essere l'abilità di gestione del tempo più importante: gli obiettivi sono la tua spinta, ti spingono ad affrontare il lavoro in primo luogo.
Assicurati di fissare sempre obiettivi importanti, quelli che potrebbero motivarti, intrinsecamente o estrinsecamente.
Altrimenti, perderai la guida e probabilmente ti arrenderai non appena incontri un dosso sulla strada. Probabilmente non finirai il tuo lavoro e perderai anche tempo prezioso che hai speso per perseguire il suddetto obiettivo.
Come fissare obiettivi
Per fissare obiettivi efficaci, devi prima assicurarti che siano obiettivi SMART , specifici , misurabili , realizzabili, rilevanti e vincolati al tempo.
- Gli obiettivi specifici sono chiari e definiti con precisione, quindi sai cosa devi fare per raggiungerli.
- Gli obiettivi misurabili ti consentono di misurare il tuo successo e decidere se l'hai raggiunto.
- È possibile raggiungere obiettivi raggiungibili, quindi ti motivano ad andare avanti, ma sono anche almeno un po' impegnativi, per motivarti a fare del tuo meglio.
- Gli obiettivi rilevanti hanno un impatto sulla tua vita e sulla tua carriera, quindi fanno davvero la differenza quando li raggiungi.
- Gli obiettivi temporali hanno una scadenza che ti dice come organizzare il tuo lavoro e ti danno un senso di urgenza che ti aiuta a concentrarti sul tuo lavoro.
Oltre a definire obiettivi SMART puoi anche creare un foglio di lavoro per la definizione degli obiettivi, per avere sempre in mente i tuoi obiettivi:
- Annota ciò che vuoi ottenere — esprimilo con " Pianifica le azioni che ti porteranno agli obiettivi : compila un elenco di cose da fare settimanali, definisci le tue attività prioritarie e scrivi i tuoi obiettivi.
- Identifica perché vuoi raggiungere determinati obiettivi e come : scrivi i tuoi obiettivi, il tuo piano per quell'obiettivo e perché li stai perseguendo in primo luogo.
Interessato alla definizione degli obiettivi per gli studenti? Dai un'occhiata al nostro articolo all-inclusive sulla produttività degli studenti: Guida degli studenti alla produttività
Pianificare in anticipo
Una volta stabiliti i tuoi obiettivi, la prossima abilità di gestione del tempo su cui dovrai lavorare è una pianificazione efficace: dovrai imparare come creare un piano d'azione che ti porti direttamente ai tuoi obiettivi e ti aiuti a evitare lo stress e tempo perso.
Pianificare in anticipo ti aiuterà a stabilire una routine e a portare a termine le cose.
Come pianificare in anticipo
Quando si pianifica, è facile essere sviati: ci sono diversi ostacoli per una pianificazione efficace che è necessario superare:
- Non sai cosa vuoi : quando non conosci la tua destinazione, non è possibile che tu sappia come arrivarci. Lavora prima sulla definizione dei tuoi obiettivi e i passaggi che devi aggiungere al tuo piano diventeranno più chiari.
- Non hai analizzato bene la situazione : se non sai dove ti trovi in questo momento in relazione al tuo obiettivo, difficilmente saprai cosa devi fare per procedere. Analizza prima la tua situazione, quindi decidi quali passaggi ti porteranno ai tuoi obiettivi e devono essere inclusi nel tuo piano.
- Troppe distrazioni : provi a fare troppe cose contemporaneamente e ottieni risultati scadenti nella maggior parte di esse. Concediti lo spazio per concentrarti sulle tue priorità e scarta tutto ciò che non è importante o urgente.
- Mancanza di pensiero creativo : ogni problema ha una soluzione e ogni programma impossibile ha un'interpretazione creativa. Pensa ai modi migliori e più veloci per raggiungere i tuoi obiettivi e scrivili come priorità.
Oltre alle barriere elencate che devi superare, ci sono diverse linee guida per un processo decisionale efficace, nonché 5 passaggi nel processo di pianificazione che puoi seguire:
- Sviluppa obiettivi : questi sono i tuoi obiettivi finali
- Definisci le attività che ti aiuteranno a raggiungere tali obiettivi : questi sono i passaggi che devi includere nel tuo piano per raggiungere tale obiettivo
- Determina le risorse di cui hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi : queste sono le abilità, le conoscenze e le competenze necessarie per gestire con successo questi passaggi
- Crea una sequenza temporale : questo è il tuo modo per decidere quando affronterai determinati passaggi del tuo piano
- Determina un metodo di monitoraggio : questo è ciò che determina se hai raggiunto il tuo obiettivo
Impara a gestire lo stress
Circa il 77% delle persone negli Stati Uniti sperimenta sintomi fisici causati dallo stress e circa il 73% manifesta sintomi psicologici.
È solo che, quando non stai bene fisicamente e psicologicamente, sei probabilmente fortunato se riesci a tenere il passo, per non parlare di fare di più in meno tempo.
Quindi, la gestione dello stress sul posto di lavoro è una di quelle abilità secondarie di gestione del tempo che ti aiutano a migliorare le tue capacità di gestione del tempo primarie e, per estensione, sul lavoro.
I vantaggi della gestione dello stress includono la riduzione di molti rischi, come la possibilità di:
- problemi di sonno
- problemi fisici, tra cui malattie cardiache, ipertensione e problemi di stomaco
- frequenti emicranie e mal di testa
- problemi di salute mentale, come ansia e depressione
Una volta ridotta la possibilità di questi problemi attraverso la gestione dello stress, aprirai la strada a una migliore produttività e gestione del tempo.
Come gestire lo stress
Per imparare a gestire lo stress sul lavoro, dovrai imparare come affrontare e alleviare lo stress e l'ansia nel loro insieme.
Fortunatamente, ci sono molte attività divertenti per alleviare lo stress che puoi provare di tanto in tanto:
- Ridere , anche se è una risata forzata. Gli studi dimostrano che la risata riduce i livelli di ormoni dello stress nel tuo corpo, come l'adrenalina e il cortisolo.
- Meditando , per almeno 10 minuti. Nel 1968, uno studio di Harvard ha dimostrato che la meditazione aiuta a rilassarsi e a ridurre lo stress.
- Mangiare del cioccolato fondente . Questo dolce salutare è un superalimento che riduce il livello di glucocorticoidi, un ormone correlato allo stress nel tuo corpo.
- Ascolto di musica . La tua musica preferita può aiutarti a sentirti meno stressato, ma anche ad aumentare la produttività. Inoltre, le ultime statistiche sulla produttività mostrano che il 71% delle persone si sente più produttivo quando ascolta la musica mentre lavora.
- Ballando a ritmo di musica . Gli studi dimostrano che ballare riduce l'ansia anche più dell'esercizio classico e che aumenta anche le endorfine, sostanze chimiche del cervello che aumentano la tolleranza al dolore, la soddisfazione e l'euforia.
Una volta che avrai abbassato i livelli di stress, avrai maggiori probabilità di svolgere il tuo lavoro più velocemente e in modo di qualità.
Delegare e esternalizzare compiti
Come disse una volta il magnate degli affari Andrew Carnegie, "Il segreto del successo non sta nel fare il proprio lavoro, ma nel riconoscere la persona giusta per farlo".
Diversi motivi mostrano i vantaggi della delega e dell'outsourcing, in relazione ai tuoi sforzi di gestione del tempo:
- Non puoi realizzare tutto da solo
- Forse qualcuno conosce un modo migliore per risolvere un problema con cui hai lottato
- La condivisione delle responsabilità aumenta la fiducia tra i colleghi
- La delega e l'outsourcing ti aiuteranno a crescere come professionista leader e assertivo
Quindi, l'importanza della delega nella gestione è semplice: una volta che condividi il carico e deleghi compiti meno importanti e urgenti ad altre persone, avrai più tempo per concentrarti su compiti davvero urgenti e importanti per i tuoi obiettivi.
Per questo motivo, per evitare di sentirti in colpa o in colpa per la delega di compiti, dovresti esercitarti a dire "No", in modo educato ma efficace.
Come delegare e esternalizzare compiti
Per ottenere una delega efficace e imparare a delegare il lavoro a dipendenti, colleghi o persino amici e familiari, dovrai seguire determinati principi di delega.
In sostanza, la tecnica di gestione del tempo che si concentra sulla delega di compiti in questo modo è chiamata "Chi ha la scimmia", e segue queste brevi regole, dove le "scimmie" rappresentano compiti delegati .
Quindi, dovrai eseguire i seguenti passaggi.
Passaggio 1: decidi cosa stai delegando
Per prima cosa, annota le tue attività su una lista di cose da fare.
Probabilmente noterai che alcuni dei compiti che hai elencato sono urgenti, ma non così importanti in relazione ai tuoi obiettivi.
Questi sono i compiti che devono essere affrontati il prima possibile, ma visto che non sono di importanza cruciale, non è necessario che tu sia quello che li fa, quindi delegali.
Passaggio 2: scegli la persona giusta a cui delegare l'attività
Decidi quali abilità sono necessarie per portare a termine il compito nel miglior modo possibile e delega il compito alla persona che possiede le abilità più forti.
Se possibile, delega sempre lo sviluppo front-end agli sviluppatori front-end, la progettazione dell'interfaccia utente ai progettisti dell'interfaccia utente, ecc.
Questo non si applica solo alle competenze difficili: se hai bisogno di qualcuno che tenga una presentazione aziendale a un evento del settore (ma non hai un portavoce ufficiale), scegli qualcuno comunicativo, creativo e pieno di risorse.
Quando scegli la persona giusta per gestire un'attività, puoi contare su risultati ottimali.
Passaggio 3: assicurati che il delegato conosca i risultati attesi
Se vuoi ottenere i migliori risultati possibili con un compito delegato, dovrai spiegare al delegato esattamente cosa vuoi ottenere.
Fornire istruzioni chiare, raccomandare il modo migliore per gestire l'attività o fornire consigli in merito.
Se non lo fai, potresti non essere completamente soddisfatto del risultato.
Passaggio 4: controlla regolarmente lo stato di avanzamento delle attività
La domanda su come monitorare le attività delegate è l'ultima a cui devi rispondere. La migliore pratica è fornire un follow-up occasionale sull'attività, per assicurarsi che tutto vada come previsto.
Ma assicurati di non soccombere alla microgestione: dopo tutto, hai delegato l'attività e dovresti lasciare che il delegato sia responsabile e incaricato dell'esecuzione dell'attività.
Dato che abbiamo iniziato questo segmento con una citazione, ecco un altro post sul blog dedicato a citazioni di gestione del tempo rilevanti e interessanti: Le migliori citazioni sul tempo.
Concentrati limitando le distrazioni
Evitare le distrazioni e concentrarsi sono spesso definite come due abilità separate di gestione del tempo, ma, se eviti le distrazioni, questo significa automaticamente che ti stai concentrando su un compito a portata di mano.
In un ambiente di lavoro tradizionale, le distrazioni sono molte: la più comune sono i colleghi loquaci nel tuo ufficio. Anche il tuo cellulare può essere una distrazione, seduto sulla tua scrivania, stuzzicandoti a passare attraverso il tuo feed di Instagram ogni 2 minuti.
Inoltre, ultimamente le cose sono cambiate a un ritmo veloce. Quindi, nelle notizie più recenti, l'epidemia di coronavirus ha avuto un impatto significativo sulle condizioni regolari e sull'ambiente di lavoro.
Poiché i tassi di adozione del lavoro a distanza sono saliti alle stelle, molte persone hanno faticato a concentrarsi mentre lavoravano da casa.
Ciò ha portato una serie completamente nuova di sfide e ampliato l'elenco delle distrazioni. Dai membri della tua famiglia, faccende varie, musica ad alto volume proveniente dall'appartamento accanto al tuo, al suono del tuo vicino che falcia il prato. Abbiamo capito, il cambiamento è stato brusco e tutto ciò rende più difficile concentrarsi. Questo vale soprattutto per i liberi professionisti, dato che non sono supervisionati in modo convenzionale. Inoltre, per la stragrande maggioranza di loro, la loro casa è il loro ambiente di lavoro permanente.
Tuttavia, ci sono alcuni passaggi che puoi intraprendere per affrontare tali distrazioni.
Forniremo diversi esempi di seguito, per aiutarti a fare brainstorming e far fluire i tuoi succhi creativi.
- Stabilisci confini chiari con i membri della famiglia e i vicini: chiedi loro di collaborare
- Coltiva uno spazio di lavoro produttivo e costruisci il tuo ufficio a casa (preferibilmente dietro una porta chiusa)
- Evita di lavorare nella tua camera da letto o in uno spazio comune
In sostanza, le distrazioni possono essere varie, ma hanno tutte una cosa in comune: ostacolano le tue prestazioni lavorative e ti rallentano nelle attività.
Come concentrarsi limitando le distrazioni
Se ti stai chiedendo come migliorare le prestazioni lavorative, la risposta è: mira a concentrarti meglio.
Se ti stai chiedendo come concentrare la tua mente e come rimanere concentrato sul lavoro, la risposta è: evita le distrazioni.
Considerando che "evitare le distrazioni" sembra essere la chiave, dovresti concentrarti su di esso, quindi potrebbe essere meglio se crei un foglio per evitare le distrazioni :
- Scrivi le tue distrazioni
- Accanto a ogni distrazione, scrivi una prova sicura che ti aiuterà a vincere tale distrazione
- Scrivi un elenco "Da non fare" : queste sono azioni che stai pensando di intraprendere, ma non dovresti, perché attualmente servono come distrazioni che ti distoglieranno dalle tue priorità
Puoi aggiungere più distrazioni, soluzioni ed elementi al tuo foglio per evitare distrazioni come meglio credi: è importante solo seguirlo.
Una volta eliminate le distrazioni, sarà molto più facile per te concentrarti: se stai cercando di perfezionare la tua concentrazione, puoi anche provare un'app per rimanere concentrato.
Vuoi migliorare la tua concentrazione ed evitare distrazioni quando sei un utente Mac? Ecco un elenco di alcune fantastiche app per la produttività per Mac che vale la pena provare: Le 20 migliori app per la produttività per Mac
Evita il multitasking a tutti i costi
Sebbene il mito del multitasking sia prevalente e suggerisca una prospettiva allettante - che puoi svolgere più compiti nel tempo che di solito ci vorrebbe per svolgere un compito - la scienza chiarisce il suo caso sul multitasking - semplicemente non farlo.
Secondo la ricerca sul multitasking, ci sono molti effetti negativi del multitasking che mostrano che questa pratica non funziona come ti aspetteresti:
- Abbassa il tuo QI : uno studio dell'Università di Londra afferma che il multitasking può far scendere il tuo QI di 15 punti, riducendoti alle capacità cognitive di un bambino di 8 anni.
- Abbassa il tuo EQ : secondo quanto riferito, il multitasking danneggia una regione cerebrale chiave dell'EQ, riducendo la tua consapevolezza sociale e consapevolezza di sé nel processo.
- Danneggia il cervello : uno studio dell'Università del Sussex mostra che il multitasking può diminuire la densità del cervello e danneggiare il cervello.
- Ti fa perdere tempo : con il single-tasking, guadagni slancio col passare del tempo e ti immergi nel compito, raggiungendo infine uno stato di lavoro profondo.
Con il multitasking, perdi tempo quando sposti la tua attenzione su un'attività all'altra: uno studio dell'Università della California mostra che questo "costo di cambio attività" può aumentare fino a 25 minuti.
Alla fine, ti ci vorrebbe più tempo per completare 3 attività "contemporaneamente", di quanto non impiegheresti per completare 3 attività su cui stai lavorando in ordine consecutivo.
Ti rende nel complesso meno produttivo : uno studio della Stanford University mostra che sei semplicemente meno produttivo quando fai il multitasking rispetto a quando lavori su un'attività alla volta.
In definitiva, le statistiche sul multitasking mostrano che solo il 2% delle persone è in grado di svolgere con successo il multitasking.
Considerando che la risposta alla domanda "Può il tuo cervello multitasking?" è un deciso "No" , la tua unica opzione è praticare un'efficace attività singola.
Come evitare il multitasking
Poiché il single-tasking è il nuovo multitasking, ecco come puoi ottenerlo al meglio:
- Sbarazzati delle distrazioni : indossa le cuffie per bloccare i rumori esterni e i colleghi chiacchieroni. Imposta il tuo telefono in modalità silenziosa o semplicemente lascialo in un'altra stanza dove non sarai in grado di raggiungerlo ogni 5 minuti. Imposta i tuoi dispositivi sulla modalità "Non disturbare" (c'è Focus Assist per Windows, un interruttore Non disturbare sui dispositivi Apple, ecc.)
- Stabilisci un tempo di messa a fuoco privo di distrazioni e attieniti ad esso : è molto più facile rimanere concentrato su un'attività, quando sai per quanto tempo devi rimanere concentrato, quindi il tempo blocca il tuo programma. La scienza mostra che dovresti bloccare 90 minuti per un'attività in una seduta al massimo, ma una tecnica popolare di gestione del tempo ti propone di lavorare in cicli di 25 minuti che analizzerai con pause di 5 minuti.
- Fai delle pause regolari e analizza il tuo compito in un insieme significativo : il compito singolo non deve essere una corsa noiosa e monotona per finire un compito gigantesco in una sola seduta, non importa quanto tempo ci vuole. Puoi analizzare la tua attività in attività secondarie più piccole e dovresti sempre lasciare del tempo nel tuo programma per le pause. Finché lavorerai su un'attività secondaria finché non avrai finito, continuerai a svolgere un'attività singola e le pause ti aiuteranno a ricaricarti.
Usa gli strumenti di gestione del tempo per stabilire delle routine
Lavorare in modo più intelligente, non più difficile nell'era dell'informazione significa sfruttare la potenza degli strumenti di gestione del tempo disponibili .
Il modo in cui dedichiamo il nostro tempo crea determinate abitudini. Una raccolta di un'abbondanza di abitudini si evolve in una routine nel tempo.
Dopotutto, una routine è ciò che definisce ogni persona, in base al tipo di personalità. È naturale che tipi diversi operino in modo distinto, il che significa che dovremmo abbracciare ciò che siamo attualmente, al fine di migliorare.
Quindi, in che modo varie app di gestione del tempo e altri strumenti possono aiutarti a sviluppare abilità di gestione del tempo?
La risposta è: indicando le tecniche di gestione del tempo che funzioneranno per te.
Innanzitutto, strumenti come il software di monitoraggio del tempo e i calcolatori di gestione del tempo hanno uno scopo generale: ti aiutano a comprendere la tua attuale distribuzione del tempo, in relazione alle tue attività.
Il miglioramento e il progresso possono iniziare solo dopo aver ottenuto quell'intuizione.
Ora, ti starai chiedendo perché sarebbe vero. In tal caso, riteniamo che tu non abbia mai provato a utilizzare gli strumenti di gestione del tempo. Almeno non regolarmente, o abbastanza a lungo per sviluppare un'abitudine.
Quindi, come si possono utilizzare questi strumenti, quali categorie esistono e perché sono utili?
Come utilizzare gli strumenti di gestione del tempo per stabilire delle routine
Per cominciare, gli strumenti di gestione del tempo aumentano le tue prestazioni semplicemente aumentando la consapevolezza di come allocare la risorsa molto limitata del tempo. Di conseguenza, sarai in grado di individuare i perditempo. Forse troverai margini di miglioramento in termini di una migliore sequenza di attività, ad esempio raggruppando in batch attività simili per risparmiare tempo.
Una volta che ne avrai una profonda comprensione, gli strumenti diventeranno utili in un modo più avanzato.
Quindi, il livello successivo è quando inizi a utilizzare gli strumenti per pianificare in modo più efficiente e creare una pianificazione. Quando sarai in grado di pianificare in anticipo, con un piccolo aiuto da parte degli strumenti, la gestione del tempo diventerà facile.
Esistono diversi tipi di strumenti di gestione del tempo, a seconda dell'abilità di gestione del tempo a fuoco.
Tale focus è solitamente su una delle quattro categorie, come elencate di seguito:
- Tracciamento del tempo
- Potenziatori di produttività
- Project e task management (in relazione al tempo)
- Tracciamento delle abitudini
Ecco un esempio reale di utilizzo: i calcolatori di gestione del tempo, che rientrerebbero nell'ultima categoria che abbiamo elencato. Sono un'ottima soluzione per aiutarti a creare intervalli di tempo per le tue attività regolari.
L'uso dei calcolatori di gestione del tempo può essere proattivo e retroattivo .
Quest'ultimo richiede che si inserisca l'ora di ogni singola attività, in modo da poter fare delle stime di tempo in futuro.
Dopo un paio di settimane di utilizzo, puoi esercitarti a programmare le tue attività e attività in anticipo.
Diamo un'occhiata a un esempio di attività settimanali programmate in anticipo.
Come puoi vedere, il totale del tuo tempo dedicato a un'attività viene convenientemente tradotto in una percentuale, per aiutarti a vedere il quadro generale. Puoi inserire tutte le attività necessarie (come lavoro, dormire, faccende domestiche, socializzazione, ecc.) e vedere quanto tempo ti rimane per ogni giorno.
Segui il principio di Pareto
Secondo l'economista italiano Vilfredo Pareto e il suo principio di Pareto, l'80% di tutti i problemi deriva dal 20% di tutte le cause.
Più precisamente, la definizione di Pareto afferma che investire il 20% dei tuoi sforzi nel posto giusto ti aiuterà a raggiungere fino all'80% dei risultati desiderati.
Ecco alcuni esempi del Principio di Pareto, per aiutare a illustrare come funziona:
- L'80% dei problemi nel tuo programma deriva dal 20% di tutti i bug attualmente segnalati
- L'80% di tutte le tue vendite proviene dal 20% dei tuoi prodotti
- L'80% di tutti i tuoi clienti utilizza solo il 20% delle funzionalità della tua app
In sostanza, fai di meno, ma ottieni di più , il che ti fa risparmiare tempo.
Inoltre, aumenta la tua sicurezza: non ti stai impegnando troppo, ma hai comunque successo.
Come seguire il principio di Pareto
L'uso del principio di Pareto nella gestione del tempo è semplice: puoi prima lavorare su compiti selezionati per fare di meno ma ottenere un effetto maggiore e più evidente.
Se prendiamo in considerazione gli esempi sopra menzionati e li rendiamo più concreti, ecco come funziona il principio di Pareto:
- L'80% dei problemi nel tuo programma deriva dal 20% di tutti i bug attualmente segnalati. Se hai 10 bug e risolvi i 2 giusti, aumenterai le prestazioni del tuo programma dell'80%.
- L'80% di tutte le tue vendite proviene dal 20% dei tuoi prodotti. È meglio non espandere la tua produzione a 20 prodotti diversi, ma concentrarti invece sul perfezionamento dei 4 che vendono di più.
- L'80% di tutti i tuoi clienti utilizza solo il 20% delle funzionalità della tua app. Simile all'esempio sopra, dovresti concentrarti prima sull'ottimizzazione delle tue funzionalità più popolari, quindi considerare l'espansione delle tue funzionalità.
Ti interessa imparare alcuni suggerimenti meno comuni sulla gestione del tempo come questo? Dai un'occhiata al nostro ampio elenco di vari suggerimenti utili per la gestione del tempo: 58 suggerimenti per la gestione del tempo
Dai la priorità con saggezza
Quando hai diverse attività da svolgere, ma non sai da dove iniziare, c'è solo una cosa che puoi fare per sfruttare al meglio il tuo tempo: individuare le priorità e fare progetti.
La pianificazione e la definizione delle priorità implicano la decisione se un'attività è importante o meno, se è urgente o meno. Naturalmente, prima lavorerai su compiti importanti e urgenti e da lì proseguirai.
Come stabilire le priorità con saggezza
Esistono 2 modi principali per gestire la definizione delle priorità: la matrice di Eisenhower e la tecnica di gestione del tempo "Eat that Frog":
Dai la priorità tramite Eisenhower Matrix
La matrice di Eisenhower è una tecnica di definizione delle priorità che funziona secondo il seguente principio.
Innanzitutto, dividi i tuoi compiti in 4 quadranti
- Il 1° quadrante (compiti importanti e urgenti): questi compiti sono la tua priorità assoluta e dovrebbero essere gestiti immediatamente.
- Il 2° quadrante (compiti importanti, ma non urgenti): questi compiti sono abbastanza importanti da essere affrontati in seguito, ma non abbastanza urgenti da renderli la priorità assoluta.
- Il 3° quadrante (compiti urgenti, ma non importanti): dovrebbero essere gestiti immediatamente, ma poiché non sono importanti, dovresti delegarli ai colleghi.
- Il 4° quadrante (compiti né importanti né urgenti): dovresti eliminarli dalla tua lista di cose da fare.
Dai la priorità "Mangiando quella rana"
Mangia quella rana è una tecnica di definizione delle priorità che funziona secondo il seguente principio.
Contrassegni i tuoi compiti con lettere dell'alfabeto che ne indicano l'importanza e l'urgenza:
- "A" — la tua "rana", o il tuo compito più importante, quello che dovresti affrontare per primo
- "B" — il secondo compito più importante, meno importante di "A" , ma comunque vitale
- "C" — un compito che puoi svolgere, ma non è cruciale se non hai tempo
- "D" — compiti urgenti, ma meno importanti, che dovresti delegare
- “E” — compiti che puoi eliminare, poiché non sono né importanti né urgenti
Come puoi vedere, entrambe le tecniche di definizione delle priorità elencate seguono lo stesso principio: stabilisci le priorità in base al livello di urgenza e importanza e individua le tue priorità .
Smettere di procrastinare
Secondo la definizione di procrastinazione, procrastinare è ritardare o posticipare qualcosa: può essere qualsiasi cosa, dal posticipare il lavoro sul tuo nuovo progetto o dal posticipare una visita a tua nonna.
Rimandando qualcosa, stai essenzialmente perdendo tempo a causa di questo ritardo, quindi è importante affrontare la procrastinazione - a meno che tu non lo faccia, potresti persino soffrire di procrastinazione cronica.
Ci sono diverse risposte alla domanda sul perché procrastiniamo:
- pensando di avere abbastanza tempo : la tua scadenza è tra 2 lunghi mesi, quindi guardi gli spettacoli di Netflix o esci tutte le sere finché non ti rendi conto che il tempo vola davvero e ora hai 1 settimana per scrivere, correggere e modificare 20.000 -saggio di parole.
- evitare compiti spiacevoli : non vuoi pensare a compiti difficili o problemi impegnativi, per non parlare di cercare di affrontarli. Quindi riorganizzi invece i file e le cartelle del desktop in base al colore e all'ordine alfabetico.
- sentirsi sopraffatto dal lavoro : hai così tanto da fare in così poco tempo che ti senti incapace di iniziare in primo luogo. Quindi, procrastinare.
- paura di fallire : se non fai qualcosa, non puoi fallire.
- paura dell'ignoto : se non ti avventuri nell'ignoto, non sarai mai spiacevolmente sorpreso.
Come evitare la procrastinazione
Superare la procrastinazione sembra scoraggiante, ma ci sono diverse tattiche che puoi provare per aiutarti a concentrarti e attenerti al tuo lavoro:
- Per evitare di pensare di avere abbastanza tempo , fai in modo che la tua scadenza lontana sembri più immediata - analizza il suddetto compito in sotto-attività più piccole con scadenze più vicine e lavora di conseguenza.
- Per incoraggiarti ad affrontare compiti spiacevoli , imposta un breve periodo di tempo durante il quale ti concentrerai su questi compiti e semplicemente risolvi.
- Per alleviare la sensazione di sopraffazione , analizza il tuo carico di lavoro su più giorni: lavorare meno ore per più giorni ti farà sentire come se avessi meno da fare. Quindi, punta a lavorare almeno 2-4 ore anche nei fine settimana.
- Per sconfiggere la paura di fallire , dovresti ridefinire i tuoi obiettivi e abbassare le tue aspettative, invece di impostare "il successo a tutti i costi" come obiettivo, impostare "imparare qualcosa di nuovo" come nuovo obiettivo.
- Per alleviare la paura dell'ignoto , puoi visualizzare i tuoi ostacoli e fare un elenco di possibili problemi che potresti incontrare: in questo modo, renderai il tuo processo di lavoro meno sconosciuto e quindi meno scoraggiante.
Vuoi saperne di più sulla procrastinazione, inclusi altri motivi per cui procrastiniamo e come risolverlo?
Check out our all-inclusive post on the subject, complete with a list of famous procrastinators and how they deal with procrastination (George RR Martin and his Winds of Winter conundrum included: Procrastination: why we love it and how to fix it
Let's wrap it up
In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.
Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.
️ And what's your take on improving time management skills? Do you agree it's all about the “practice 'till perfection” attitude? Feel free to give us your two cents on the topic — share a piece of advice or a strategy we didn't include that you found helpful. Just write to us at [email protected] and you may end up featured in one of our future articles.