Zaman yönetimi becerilerini geliştirmek için 10 nihai adım
Yayınlanan: 2022-05-07Gününüzü düzenleme ve zamanınızı yönetme şeklinizi geliştirmek, işte başarı için hayati önem taşır. Ve muhtemelen beklediğiniz gibi, zaman yönetimi ve organizasyon becerilerinizi geliştirmenin cevabı, doğru zaman yönetimi becerilerini uygulamaktır.
Bu doğru zaman yönetimi becerileri şunları içerir:
- AKILLI hedefler belirleme, yani belirli, Ölçülebilir , Ulaşılabilir , Uygun ve Zamana bağlı hedefler .
- Etkili planlama , yani net hedefler, görevler ve kaynaklar geliştirmek.
- Stres yönetimi, yani size en uygun olanı bulmak için çeşitli stres giderici strateji ve teknikleri denemek.
- Görevleri devretme ve dış kaynak sağlama , yani düzgün bir şekilde devretmenize yardımcı olacak en iyi uygulamaları bulma, tüm bunları yaparken de işte ne zaman ve nasıl kibarca “ Tüm dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak, yani dikkat dağıtıcıları ayıklamak için uygulayacağınız stratejileri belirlemek.
- Tek görev , yani tüm dikkatinizi aynı anda tek bir göreve odaklamak.
- Bir rutin geliştirmek ve ona bağlı kalmak için zaman yönetimi araçlarının gücünden yararlanmak .
- %20 efor / %80 sonuç prensibi ile çalışmak , minimum eforla maksimum sonuca ulaşmak.
- Ertelemeyi yenmek , yani nedenlerini belirlemek ve üstesinden gelmek için en iyi stratejileri birleştirmek.
- Öncelikli görevlerinizi belirlemek , yani programınızdaki en önemli ve en acil görevleri bulmak ve önce bunlar üzerinde çalışmak.
Bu zaman yönetimi becerilerini nasıl geliştirebileceğinizi açıklayacağız, o yüzden okumaya devam edin.
Ancak ayrıntılara girmeden önce, zaman yönetiminin ne olduğunu ve doğru zaman yönetimi becerilerine sahip olmanın neden bu kadar önemli olduğunu anlayalım.
Zaman yönetimi nedir?
En yaygın zaman yönetimi tanımı, içinden geçtiğiniz iş yükü ve buna ayırdığınız zaman ile ilgili olarak zamanınızı etkin ve verimli kullanma yeteneği olduğunu söyler.
Aktivitelerinizi ayrıştırır ve düzenlersiniz, önceliklerinizi seçersiniz ve ardından zaman ayırmanız üzerinde çalışırsınız; her bir aktivite için harcayacağınız zamana siz karar verirsiniz, bunu programınıza not eder ve bu programa bağlı kalırsınız.
Tercihen en çok zamanı öncelikli işlerinize ayırmayı hedefleyeceksiniz.
Ancak bu sefer dağıtım ve optimizasyon sadece iş için zaman bulmakla ilgili değil - ayrıca iş ve özel hayatınız arasında bir denge kurmak ve hobilerinize, arkadaşlarınıza ve ailenize zaman ayırmak isteyeceksiniz.
Ek olarak, dinlenmek, yemek yemek, uyumak, susuz kalmak, egzersiz yapmak ve buna bağlı olarak sağlıklı kalmak için iş görevleri arasında düzenli molalar için zaman bulmanız gerekecektir.
Tabii ki, tüm bunları söylemek yapmaktan çok daha kolay, ancak daha kaliteli bir yaşam sürmek için zaman yönetiminizi düzene koymanız önemlidir.
Her şey ilerleme ve her seferinde bir adım atmayı takdir etmeyi öğrenmekle ilgilidir.
Zaman yönetimi becerilerinin 2 ana kategorisi nelerdir?
Zaman yönetimi becerileri, daha kısa sürede daha fazlasını elde etmenize yardımcı olan becerilerdir ve düşündüğünüzden daha çeşitlidir.
Bununla birlikte, her zaman yönetimi becerisi, ana hedefine bağlı olarak aşağıdaki kategorilerden birine sığabilir.
- Zamanlama, planlama, organize etme ve önceliklendirme gibi birincil zaman yönetimi becerilerine sahipsiniz - bunlar doğrudan işinizi verimli bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olur.
- Ayrıca sağlıklı beslenme, egzersiz yapma ve yeterince uyuma gibi ikincil zaman yönetimi becerilerine de sahipsiniz - bunlar, birincil zaman yönetimi becerilerinizle daha iyi performans göstermenize yardımcı olmak için zihninizi keskin ve enerji seviyenizi yüksek tutmanıza yardımcı olur.
Zaman yönetimi becerileri neden önemlidir?
Zaman yönetimi becerileri önemlidir, çünkü bunlar alışkanlıklarınızın ve kişiliğinizin türünün doğrudan bir yansımasıdır.
Bu beceriler, hem mesleki hem de kişisel yaşamınız açısından birçok yönden yaşam kalitenizi artırır.
Doğru zaman yönetimi becerilerinde ustalaşmanın hedeflerinden bazıları şunlardır:
- Mükemmel bir iş-yaşam dengesine ulaşmak
- Stres seviyenizi azaltmak
- Ruh sağlığı durumunu iyileştirmek
- Akademik ve kariyerle ilgili başarılar elde etmek
Önceliklerinizin uygun şekilde düzenlenmesi, sağlıklı alışkanlıkların organik bir şekilde gelişmesini ve daha da mutlu olmanızı sağlar.
Bunun nedeni, çoğunlukla programınızdan sorumlu olmanız ve faaliyetlerinizin sırasının hayatınıza bir yapı getirmesidir - bu kadar basit.
Sonuçta, öğrenmenin amacı daha sonra harekete geçmek, değil mi?
Zaman yönetiminin önemi hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Bununla ilgili blog yazımıza göz atın: Zaman yönetiminin önemi
Doğru zaman yönetimi becerileri ile zaman yönetiminde nasıl daha iyi olursunuz?
Zaman yönetiminde daha iyi olmak için, şimdi nasıl zaman harcadığınıza dair doğru bir okuma elde etmek için öncelikle görevlere harcadığınız zamanı izlemeniz gerekir.
Belki de önemli ve acil görevlere odaklanmak yerine anlamsız etkinliklere (önemsiz e-postaları yanıtlamak gibi 2 saat) çok fazla zaman harcadığınızı fark edeceksiniz.
Ayrıca belirli zaman yönetimi becerilerini öğrenmeniz, edinmeniz ve genişletmeniz gerekecek.
Herkesin sahip olması gereken birkaç birincil ve ikincil zaman yönetimi becerisi vardır ve işte zamanınızı daha iyi yönetmenize kesinlikle yardımcı olacak en iyi 10 beceri:
Net hedefler belirleyin
Etkili hedefler belirlemek en önemli zaman yönetimi becerisi olabilir - hedefler sizin güdünüzdür, sizi ilk etapta işin üstesinden gelmeye zorlar.
Her zaman, sizi içsel veya dışsal olarak motive etmesi muhtemel olan önemli hedefler belirlediğinizden emin olun.
Aksi takdirde, sürüşünüzü kaybedersiniz ve muhtemelen yolda bir tümseğe çarptığınız anda pes edersiniz. Muhtemelen işinizi bitirmeyeceksiniz ve aynı zamanda söz konusu hedefe ulaşmak için harcadığınız değerli zamanınızı boşa harcamış olacaksınız.
Hedefler nasıl belirlenir
Etkili hedefler belirlemek için öncelikle bunların AKILLI hedefler olduğundan emin olmanız gerekir – Spesifik, Ölçülebilir , Ulaşılabilir , Nitelikli ve Zamana bağlı olanlar .
- Spesifik hedefler açık ve kesin olarak tanımlanmıştır, böylece onlara ulaşmak için ne yapmanız gerektiğini bilirsiniz.
- Ölçülebilir hedefler , başarınızı ölçmenize ve ona ulaşıp ulaşmadığınıza karar vermenize olanak tanır.
- Ulaşılabilir hedeflere ulaşmak mümkündür, bu nedenle sizi ilerlemeye motive ederler, ancak aynı zamanda elinizden gelenin en iyisini yapmaya motive etmek için en azından biraz zorlayıcıdırlar.
- İlgili hedeflerin yaşamınız ve kariyeriniz üzerinde etkisi vardır, bu nedenle onlara ulaştığınızda aslında bir fark yaratırlar.
- Zamana bağlı hedeflerin , işinizi nasıl organize edeceğinizi söyleyen bir son teslim tarihi vardır ve işinize odaklanmanıza yardımcı olacak bir aciliyet duygusu verirler.
SMART hedefleri belirlemeye ek olarak, hedeflerinizi daima göz önünde bulundurmak için bir hedef belirleme çalışma sayfası da oluşturabilirsiniz:
- Neyi başarmak istediğinizi yazın – bunu “ Sizi hedeflere götürecek eylemleri planlayın - haftalık yapılacaklar listesi hazırlayın, öncelikli görevlerinizi tanımlayın ve hedeflerinizi yazın.
- Belirli hedeflere neden ve nasıl ulaşmak istediğinizi belirleyin - hedeflerinizi, bu hedef için planınızı ve ilk etapta neden onları takip ettiğinizi yazın.
Öğrenciler için hedef belirleme ile ilgileniyor musunuz? Öğrenci üretkenliğiyle ilgili her şey dahil makalemize göz atın: Verimlilik için öğrenci kılavuzu
Önceden planlamak
Hedeflerinizi belirledikten sonra, üzerinde çalışmanız gereken bir sonraki yönetim becerisi etkili planlamadır - sizi doğrudan hedeflerinize götürecek ve stresten ve stresten kaçınmanıza yardımcı olacak bir eylem planı yapmayı öğrenmeniz gerekecek. boşa zaman.
Önceden planlamak, bir rutin oluşturmanıza ve işleri halletmenize yardımcı olacaktır.
Önceden nasıl plan yapılır
Planlama yaparken yoldan çıkmak kolaydır - üstesinden gelmeniz gereken birkaç Etkili Planlama Engeli vardır:
- Ne istediğinizi bilmiyorsunuz - hedefinizi bilmiyorsanız, oraya nasıl gideceğinizi bilmenin hiçbir yolu yok. Önce hedeflerinizi belirlemeye çalışın, planınıza eklemeniz gereken adımlar daha net hale gelecektir.
- Durumu doğru bir şekilde analiz etmediniz - şu anda hedefinize göre nerede durduğunuzu bilmiyorsanız, ilerlemek için ne yapmanız gerektiğini neredeyse hiç bilemezsiniz. Önce durumunuzu analiz edin ve ardından hangi adımların sizi hedeflerinize ulaştıracağına ve planınıza dahil edilmesi gerektiğine karar verin.
- Çok fazla dikkat dağıtıcı - aynı anda çok fazla şey yapmaya çalışıyorsunuz ve çoğunda ortalamanın altında performans gösteriyorsunuz. Önceliklerinize odaklanmak için kendinize alan verin ve önemli veya acil olmayan her şeyi atın.
- Yaratıcı düşünce eksikliği - her sorunun bir çözümü vardır ve her imkansız programın yaratıcı bir yorumu vardır. Hedeflerinize ulaşmanın en iyi ve en hızlı yollarını düşünün ve bunları öncelikleriniz olarak yazın.
Üstesinden gelmeniz gereken listelenen engellerin yanı sıra, etkili karar verme için birkaç yönergenin yanı sıra takip edebileceğiniz planlama sürecinde 5 adım vardır:
- Hedefler geliştirin — bunlar sizin nihai hedeflerinizdir
- Bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak görevleri tanımlayın - bunlar, söz konusu hedefe ulaşmak için planınıza dahil etmeniz gereken adımlardır.
- Hedeflerinize ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz kaynakları belirleyin — bunlar, bu adımları başarıyla yürütmek için ihtiyaç duyduğunuz beceriler, bilgiler ve uzmanlıktır.
- Bir zaman çizelgesi oluşturun — bu, planınızdaki belirli adımları ne zaman atacağınıza karar verme yönteminizdir.
- Bir izleme yöntemi belirleyin - hedefinize ulaşıp ulaşmadığınızı belirleyen şey budur
Stresinizi yönetmeyi öğrenin
ABD'deki insanların yaklaşık %77'si stresin neden olduğu fiziksel semptomlar yaşar ve yaklaşık %73'ü psikolojik semptomlar yaşar.
Sadece, fiziksel ve psikolojik olarak iyi olmadığınızda, bırakın daha az zamanda daha fazlasını yapmayı, ayak uydurmayı başarırsanız muhtemelen şanslısınızdır.
Bu nedenle, işyerinde stres yönetimi, birincil zaman yönetimi becerilerinizde ve buna bağlı olarak işte daha iyi performans göstermenize yardımcı olan ikincil zaman yönetimi becerilerinden biridir.
Stres yönetiminin faydaları, aşağıdakiler gibi birçok riskin azaltılmasını içerir:
- uyku sorunları
- kalp hastalığı, yüksek tansiyon ve mide problemleri dahil olmak üzere fiziksel problemler
- sık migren ve baş ağrısı
- anksiyete ve depresyon gibi zihinsel sağlık sorunları
Stres yönetimi yoluyla bu sorunların olasılığını azalttığınızda, daha iyi üretkenlik ve zaman yönetimine giden yolu açacaksınız.
Stres nasıl yönetilir
İşyerinde stresi nasıl yöneteceğinizi öğrenmek için, bir bütün olarak stres ve kaygıyla nasıl başa çıkacağınızı ve bunlardan nasıl kurtulacağınızı öğrenmeniz gerekir.
Neyse ki, zaman zaman deneyebileceğiniz çok sayıda eğlenceli stres giderici aktivite var:
- Gülmek , zorla da olsa gülmek. Araştırmalar gülmenin vücudunuzdaki epinefrin ve kortizol gibi stres hormonlarının seviyelerini azalttığını gösteriyor.
- En az 10 dakika meditasyon yapın . 1968'de bir Harvard çalışması, meditasyonun rahatlamanıza ve stresi azaltmanıza yardımcı olduğunu gösterdi.
- Bitter çikolata yemek . Bu sağlıklı tatlı, vücudunuzdaki stresle ilgili bir hormon olan glukokortikoid seviyesini azaltan bir süper besindir.
- Müzik dinlemek . En sevdiğiniz müzik daha az stresli hissetmenize yardımcı olabilir, aynı zamanda üretkenliği artırmanıza da yardımcı olabilir. Ayrıca, en son verimlilik istatistikleri, insanların %71'inin çalışırken müzik dinlediğinde kendilerini daha üretken hissettiklerini gösteriyor.
- Müzikle dans etmek . Araştırmalar, dansın kaygıyı klasik egzersizden bile daha fazla azalttığını ve aynı zamanda endorfinleri, yani ağrı toleransınızı, memnuniyetinizi ve öforiyi artıran beyin kimyasallarını artırdığını gösteriyor.
Stres seviyenizi düşürdüğünüzde, işinizi daha hızlı ve kaliteli bir şekilde gerçekleştirme olasılığınız artacaktır.
Görevleri devretme ve dış kaynak kullanma
İş adamı Andrew Carnegie'nin bir keresinde dediği gibi, "Başarının sırrı kendi işinizi yapmakta değil, onu yapacak doğru kişiyi tanımakta yatar."
Zaman yönetimi çabalarınızla ilgili olarak, yetkilendirme ve dış kaynak kullanımının avantajlarını gösteren birkaç neden vardır:
- Her şeyi kendi başına başaramazsın
- Belki birileri, uğraştığınız bir sorunu çözmenin daha iyi bir yolunu biliyordur.
- Sorumlulukları paylaşmak iş arkadaşları arasında güveni artırır
- Yetkilendirme ve dış kaynak kullanımı, lider ve iddialı bir profesyonel olarak büyümenize yardımcı olacaktır.
Dolayısıyla, yönetimde yetki devrinin önemi basittir - yükü paylaştıktan ve daha az önemli ve acil görevleri diğer insanlara devrettikten sonra, gerçekten acil ve hedefleriniz için önemli olan görevlere odaklanmak için daha fazla zamanınız olacak.
Bu nedenle, görevleri devretme konusunda kendinizi kötü veya suçlu hissetmekten kaçınmak için kibar ama etkili bir şekilde “Hayır” deme pratiği yapmalısınız.
Görevler nasıl devredilir ve dış kaynak kullanılır
Etkili yetki devri elde etmek ve işi çalışanlara, iş arkadaşlarına ve hatta arkadaşlara ve aileye nasıl devredeceğinizi öğrenmek için belirli yetkilendirme ilkelerini izlemeniz gerekir.
Özetle, görevleri bu şekilde devretmeye odaklanan zaman yönetimi tekniğine "Maymun kimde" denir ve "maymunların" devredilen görevleri temsil ettiği bu kısa kuralları izler.
Yani, aşağıdaki adımları yapmanız gerekecek.
Adım 1: Neye yetki vereceğinize karar verin
İlk olarak, yapılacaklar listesine görevlerinizi yazın.
Muhtemelen, listelediğiniz bazı görevlerin acil olduğunu, ancak hedeflerinizle ilgili o kadar da önemli olmadığını fark edeceksiniz.
Bunlar, mümkün olan en kısa sürede ele alınması gereken görevlerdir, ancak çok önemli olmadıklarından, bunları yapacak kişi olmanıza gerek yoktur - bu nedenle, onları devredin.
Adım #2: Görevi devredeceğiniz doğru kişiyi seçin
Görevi mümkün olan en iyi şekilde bitirmek için hangi becerilere ihtiyaç duyulduğuna karar verin ve görevi, bu tür becerilere en güçlü sahip olan kişiye devredin.
Mümkünse, ön uç geliştirmeyi her zaman ön uç geliştiricilere, kullanıcı arabirimi tasarımını UI tasarımcılarına vb. devredin.
Bu sadece zor beceriler için geçerli değildir - bir endüstri etkinliğinde şirket sunumu yapacak birine ihtiyacınız varsa (ancak resmi bir sözcünüz yoksa), iletişim kurabilen, yaratıcı ve becerikli birini seçin.
Bir görevi yerine getirmek için doğru kişiyi seçtiğinizde, en iyi sonuçlara güvenebilirsiniz.
Adım 3: Temsilcinin beklenen sonuçları bildiğinden emin olun
Temsil edilen bir görevle mümkün olan en iyi sonuçları elde etmek istiyorsanız, temsilciye tam olarak neyi başarmak istediğinizi açıklamanız gerekir.
Açık yönergeler sağlayın, görevin en iyi şekilde ele alınması için öneride bulunun veya konuyla ilgili tavsiyelerde bulunun.
Bunu yapmazsanız, sonuçtan tamamen memnun kalmayabilirsiniz.
4. Adım: Görev ilerlemesini düzenli olarak kontrol edin
Temsil edilen görevlerin nasıl izleneceği sorusu, yanıtlamanız gereken son sorudur. En iyi uygulama, her şeyin planlandığı gibi gittiğinden emin olmak için görevin ara sıra takibini sağlamaktır.
Ancak, mikro yönetime yenik düşmediğinizden emin olun - sonuçta, görevi devrettiniz ve temsilcinin sorumlu ve görev yürütmeden sorumlu olmasına izin vermelisiniz.
Bu bölüme bir alıntıyla başladığımızdan, işte hem alakalı hem de ilginç zaman yönetimi alıntılarına ayrılmış başka bir blog yazısı: Zaman hakkında en iyi alıntılar.
Dikkatinizi dağıtan şeyleri sınırlayarak odaklanın
Dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak ve odaklanmak genellikle iki ayrı zaman yönetimi becerisi olarak tanımlanır - ancak dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınırsanız, bu otomatik olarak elinizdeki bir göreve odaklandığınız anlamına gelir.
Geleneksel bir çalışma ortamında dikkat dağıtıcı çoktur - en yaygın olanı ofisinizdeki konuşkan iş arkadaşlarıdır. Cep telefonunuz bile, çalışma masanızda otururken, her 2 dakikada bir Instagram beslemenizi gözden geçirmeniz için sizi özendiren bir dikkat dağıtıcı olabilir.
Üstelik son zamanlarda her şey çok hızlı değişiyor. Dolayısıyla, daha yakın tarihli haberlerde, koronavirüs salgını düzenli koşulları ve çalışma ortamını önemli ölçüde etkiledi.
Uzaktan çalışmanın benimsenme oranları hızla arttığından, birçok insan evden çalışırken odaklanmak için mücadele etti.
Bu, yepyeni bir dizi zorluk getirdi ve dikkat dağıtıcı şeylerin listesini genişletti. Ev halkınızdan, çeşitli ev işlerinden, yanınızdaki daireden gelen yüksek sesli müzikten, komşunuzun çimleri biçme sesine kadar. Anlıyoruz, değişiklik ani oldu ve tüm bunlar odaklanmayı daha da zorlaştırıyor. Bu, geleneksel bir şekilde denetlenmedikleri gerçeği göz önüne alındığında, özellikle serbest çalışanlar için geçerlidir. Ayrıca, büyük çoğunluğu için evleri, kalıcı çalışma ortamlarıdır.
Ancak, bu tür dikkat dağıtıcılarla başa çıkmak için atabileceğiniz bazı adımlar vardır.
Beyin fırtınası yapmanıza ve yaratıcılığınızı ortaya koymanıza yardımcı olmak için aşağıda birkaç örnek sunacağız.
- Hanehalkı üyeleri ve komşularla net sınırlar belirleyin - onlardan işbirliği isteyin
- Üretken bir çalışma alanı geliştirin ve kendi ev ofisinizi kurun (tercihen kapalı bir kapının arkasında)
- Yatak odanızda veya ortak bir alanda çalışmaktan kaçının
Özünde, dikkat dağıtıcı şeyler çeşitli olabilir, ancak hepsinin ortak bir noktası vardır - iş performansınızı engeller ve sizi görevlerde yavaşlatır.
Dikkatinizi dağıtan şeyleri sınırlayarak nasıl odaklanılır?
İş performansını nasıl iyileştireceğinizi merak ediyorsanız, cevap - daha iyi odaklanmayı hedefleyin.
Zihninizi nasıl odaklayacağınızı ve işinize nasıl odaklanacağınızı merak ediyorsanız, cevap şudur: dikkat dağıtıcı şeylerden kaçının.
"Dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmanın" anahtar gibi göründüğünü göz önünde bulundurarak, buna odaklanmalısınız - bu nedenle, dikkatinizi dağıtmaktan kaçınmak için bir sayfa yaparsanız en iyisi olabilir:
- Dikkatinizi dağıtan şeyleri yazın
- Her dikkat dağıtıcı şeyin yanına, söz konusu dikkat dağınıklığını yenmenize yardımcı olacak kesin bir kanıt yolu yazın.
- Bir “Yapılmaması Gerekenler” listesi yazın - bunlar üstlenmeyi düşündüğünüz, ancak yapmamanız gereken eylemlerdir, çünkü şu anda sizi önceliklerinizden uzaklaştıracak dikkat dağıtıcı unsurlar olarak hizmet etmektedirler.
Uygun gördüğünüz şekilde dikkatin dağılmasını önlemek için sayfanıza daha fazla dikkat dağıtıcı, çözüm ve öğe ekleyebilirsiniz - yalnızca onu takip etmeniz önemlidir.
Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırdıktan sonra, odaklanmanız çok daha kolay olacaktır - odak noktanızı mükemmelleştirmek istiyorsanız, odaklanmaya odaklanan bir uygulamayı da deneyebilirsiniz.
Mac kullanıcısı olduğunuzda odağınızı geliştirmek ve dikkatinizin dağılmasını önlemek mi istiyorsunuz? İşte göz atmaya değer harika Mac üretkenlik uygulamalarının bir listesi: Mac için en iyi 20 üretkenlik uygulaması
Her ne pahasına olursa olsun çoklu görevden kaçının
Çoklu görev efsanesi yaygın olmasına ve çekici bir olasılık önermesine rağmen - genellikle bir görevi yerine getirmeniz için gereken süre içinde daha fazla görev gerçekleştirebilirsiniz - bilim, çoklu görev konusundaki durumunu açıklığa kavuşturuyor - sadece yapmayın.
Çoklu görev araştırmasına göre, çoklu görevin bu uygulamanın beklediğiniz gibi çalışmadığını gösteren birçok olumsuz etkisi vardır:
- IQ'nuzu düşürür - Londra Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, çoklu görevlerin IQ'nuzu 15 puan düşürebileceğini ve sizi 8 yaşındaki bir çocuğun bilişsel kapasitelerine indirgeyebileceğini iddia ediyor.
- EQ'nuzu düşürür - çoklu görev, bildirildiğine göre önemli bir EQ beyin bölgesine zarar verir ve bu süreçte Sosyal Farkındalığınızı ve Kişisel Farkındalığınızı düşürür.
- Beyninize zarar verir - Sussex Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, çoklu görevlerin beyin yoğunluğunuzu azaltabileceğini ve beyninize zarar verebileceğini gösteriyor.
- Zaman kaybetmenize neden olur - tek görevle, zaman geçtikçe ivme kazanır ve kendinizi göreve kaptırır, sonunda derin bir çalışma durumuna ulaşırsınız.
Çoklu görevle, odağınızı bir göreve diğerine kaydırırken zaman kaybedersiniz - California Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, bu "görev değiştirme maliyetinin" 25 dakikaya kadar çıkabileceğini gösteriyor.
Sonuçta, 3 görevi "aynı anda" bitirmek, üzerinde çalıştığınız 3 görevi ardışık sırayla bitirmekten daha fazla zamanınızı alacaktır.
Genel olarak daha az üretken olmanızı sağlar - Stanford Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, aynı anda tek bir görev üzerinde çalışmaya kıyasla çoklu görev yaparken daha az üretken olduğunuzu gösteriyor.
Sonuç olarak, çoklu görev istatistikleri, insanların yalnızca %2'sinin başarılı çoklu görev yeteneğine sahip olduğunu göstermektedir.
“Beyniniz çoklu görev yapabilir mi?” sorusunun cevabını göz önünde bulundurarak. Kesin bir “Hayır” ise tek seçeneğiniz, etkili tek görev uygulamaktır.
Çoklu görevden nasıl kaçınılır
Tekli görev yeni çoklu görev olduğundan, bunu en iyi nasıl başarabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Dikkat dağıtıcı şeylerden kurtulun — dışarıdaki gürültüyü ve konuşkan iş arkadaşlarınızı engellemek için kulaklıklarınızı takın. Telefonunuzu sessize alın veya her 5 dakikada bir ulaşamayacağınız başka bir odaya bırakın. Cihazlarınızı “Rahatsız Etmeyin” moduna ayarlayın (Windows için Odak Yardımı, Apple cihazlarında Rahatsız Etmeyin geçiş anahtarı vb.)
- Dikkatinizin dağılmadığı bir odaklanma süresi belirleyin ve buna bağlı kalın - ne kadar süre odaklanmanız gerektiğini bildiğinizde, tek bir göreve odaklanmak çok daha kolaydır, bu nedenle zaman programınızı bloke eder. Bilim, bir görev için en fazla 90 dakika beklemeniz gerektiğini gösteriyor, ancak popüler bir zaman yönetimi tekniği, 25 dakikalık döngülerde çalışmanızı, 5 dakikalık aralarla ayrıştırmanızı öneriyor.
- Düzenli aralar verin ve görevinizi anlamlı bütünlere ayırın - tek görev, ne kadar uzun sürerse sürsün dev bir görevi bir oturuşta bitirmek için sıkıcı ve monoton bir yarış olmak zorunda değildir. Görevinizi daha küçük alt görevlere ayırabilirsiniz ve zamanlamanızda her zaman molalar için zaman bırakmalısınız. Bitirinceye kadar bir alt görev üzerinde çalıştığınız sürece, yine tek görevli olacaksınız ve molalar yeniden şarj olmanıza yardımcı olacaktır.
Rutinler oluşturmak için zaman yönetimi araçlarını kullanın
Bilgi çağında daha fazla değil, daha akıllı çalışmak , mevcut zaman yönetimi araçlarının gücünden yararlanmak anlamına gelir.
Zamanımızı ayırma şeklimiz belirli alışkanlıklar yaratır. Alışkanlıkların bolluğu zamanla bir rutine dönüşür.
Ne de olsa, her bir kişiyi kişilik tipine göre tanımlayan şey bir rutindir. Farklı türlerin farklı bir şekilde işlemesi doğaldır, bu da gelişmek için şu anda olduğumuz şeyi benimsememiz gerektiği anlamına gelir.
Peki, çeşitli zaman yönetimi uygulamaları ve diğer araçlar, zaman yönetimi becerilerini geliştirmenize nasıl yardımcı olabilir?
Cevap, işinize yarayacak zaman yönetimi tekniklerine dikkat çekmektir.
Her şeyden önce, zaman izleme yazılımı ve zaman yönetimi hesaplayıcıları gibi araçlar tek bir genel amaca hizmet eder - faaliyetlerinizle ilgili olarak mevcut zaman dağılımınızı anlamanıza yardımcı olurlar.
İyileştirme ve ilerleme ancak bu içgörüyü aldıktan sonra başlayabilir.
Şimdi, bunun neden doğru olacağını merak ediyor olabilirsiniz. Durum buysa, zaman yönetimi araçlarını kullanmayı hiç denemediğinizi düşünüyoruz. En azından düzenli değil ya da bir alışkanlık geliştirecek kadar uzun.
Peki, bu araçlar nasıl kullanılabilir, hangi kategoriler vardır ve neden faydalıdır?
Rutinler oluşturmak için zaman yönetimi araçları nasıl kullanılır?
Yeni başlayanlar için, zaman yönetimi araçları, yalnızca çok sınırlı zaman kaynağını nasıl ayırdığınız konusunda farkındalığı artırarak performansınızı artırır. Sonuç olarak, zaman harcayanları tam olarak tespit edebileceksiniz. Belki de daha iyi bir görev dizisi açısından iyileştirme için yer bulacaksınız - örneğin zaman kazanmak için benzer görevleri bir araya getirerek.
Bunu derinlemesine anladığınızda, araçlar daha gelişmiş bir şekilde faydalı hale gelecektir.
Dolayısıyla bir sonraki seviye, araçları daha verimli bir şekilde planlamak ve bir program oluşturmak için kullanmaya başladığınız zamandır. Araçlardan biraz yardım alarak önceden plan yapabildiğinizde, zaman yönetimi kolaylaşacaktır.
Odaklanılan zaman yönetimi becerisine bağlı olarak çeşitli zaman yönetimi araçları vardır.
Bahsedilen odak, genellikle aşağıda listelendiği gibi dört kategoriden biri üzerindedir:
- Zaman takibi
- Verimlilik artırıcılar
- Proje ve görev yönetimi (zamana göre)
- alışkanlıkların takibi
İşte gerçek bir kullanım örneği - listelediğimiz son kategoriye uyan zaman yönetimi hesaplayıcıları. Düzenli aktiviteleriniz için zaman çerçeveleri oluşturmanıza yardımcı olacak harika bir çözümdür.
Zaman yönetimi hesaplayıcılarının kullanımı proaktif ve geçmişe dönük olabilir.
İkincisi, gelecekte zaman tahminleri yapabilmek için her bir bireysel aktivite için bir zaman girişi yapmanızı gerektirir.
Bunları birkaç hafta kullandıktan sonra, aktivitelerinizi ve görevlerinizi önceden planlama alıştırması yapabilirsiniz.
Şimdi önceden planlanmış haftalık etkinliklere bir örnek verelim.
Gördüğünüz gibi, büyük resmi görmenize yardımcı olmak için bir aktiviteye harcadığınız zamanın toplamı uygun bir şekilde yüzdeye çevrilir. Gerekli tüm aktiviteleri (iş, uyku, ev işleri, sosyalleşme vb.) girebilir ve her gün için ne kadar zamanınız kaldığını görebilirsiniz.
Pareto ilkesini takip edin
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'ya ve onun Pareto ilkesine göre, tüm sorunların %80'i, tüm nedenlerin %20'sinden kaynaklanır.
Daha doğrusu, Pareto tanımı, çabalarınızın %20'sini doğru yere yatırmanın, istediğiniz sonuçların %80'ine ulaşmanıza yardımcı olacağını belirtir.
Her şeyin nasıl çalıştığını göstermeye yardımcı olacak bazı Pareto İlkesi örnekleri:
- Programınızdaki sorunların %80'i, şu anda bildirilen tüm hataların %20'sinden kaynaklanmaktadır.
- Tüm satışlarınızın %80'i ürünlerinizin %20'sinden gelir
- Tüm müşterilerinizin %80'i uygulamanızın özelliklerinin yalnızca %20'sini kullanıyor
Özünde, daha az şey yaparsınız, ancak daha fazlasını başarırsınız, bu da size zaman kazandırır.
Ayrıca, kendinize olan güveninizi artırır - çok fazla çaba göstermiyorsunuz ama yine de başarılısınız.
Pareto ilkesi nasıl takip edilir
Pareto ilkesinin zaman yönetiminde kullanımı basittir - önce daha az yapmak, ancak daha büyük, daha belirgin bir etki elde etmek için belirli görevler üzerinde çalışabilirsiniz.
Yukarıda bahsedilen örnekleri dikkate alır ve daha somut hale getirirsek, Pareto ilkesi şu şekilde çalışır:
- Programınızdaki sorunların %80'i, şu anda bildirilen tüm hataların %20'sinden kaynaklanmaktadır. 10 hatanız varsa ve doğru 2'yi çözerseniz, programınızın performansını %80 oranında artırırsınız.
- Tüm satışlarınızın %80'i ürünlerinizin %20'sinden gelir. Üretiminizi 20 farklı ürüne genişletmemeniz, bunun yerine en çok satan 4 ürünü mükemmelleştirmeye odaklanmanız en iyisidir.
- Tüm müşterilerinizin %80'i uygulamanızın özelliklerinin yalnızca %20'sini kullanıyor. Yukarıdaki örneğe benzer şekilde, önce en popüler özelliklerinizi düzene koymaya odaklanmalı, ardından işlevlerinizi genişletmeyi düşünmelisiniz.
Bunun gibi daha az yaygın olan zaman yönetimi ipuçlarını öğrenmek ister misiniz? Eyleme geçirilebilir çeşitli zaman yönetimi ipuçlarından oluşan kapsamlı listemize göz atın: 58 zaman yönetimi ipucu
Akıllıca öncelik verin
Yapacak birkaç göreviniz olduğunda, ancak nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, zamanınızın karşılığını en iyi şekilde almak için yapabileceğiniz tek bir şey vardır - önceliklerinizi belirleyin ve planlar yapın.
Planlama ve önceliklendirme, bir görevin önemli olup olmadığına ve acil olup olmadığına karar vermeyi içerir. Doğal olarak, önce önemli ve acil görevler üzerinde çalışacak ve oradan aşağıya ineceksiniz.
Akıllıca öncelik nasıl belirlenir
Önceliklendirmenizi gerçekleştirmenin 2 ana yolu vardır - Eisenhower Matrisi ve “O Kurbağayı Yiyin” zaman yönetimi tekniği:
Eisenhower Matrisi ile önceliklendirme
Eisenhower Matrisi, aşağıdaki prensibe göre çalışan bir önceliklendirme tekniğidir.
İlk önce, görevlerinizi 4 çeyreğe bölersiniz
- 1. çeyrek (önemli ve acil görevler) — bu görevler sizin önceliğinizdir ve hemen halledilmelidir.
- 2. kadran (önemli, ancak acil olmayan görevler) — bu görevler bir sonraki aşamada ele alınacak kadar önemlidir, ancak onları birinci önceliğiniz haline getirecek kadar acil değildir.
- 3. çeyrek (acil, ancak önemli olmayan görevler)—bunlar hemen ele alınmalıdır, ancak önemli olmadıkları için bunları iş arkadaşlarınıza devretmelisiniz.
- 4. çeyrek (ne önemli ne de acil görevler) - bunları yapılacaklar listenizden çıkarmalısınız.
“O kurbağayı yiyerek” öncelik verin
O kurbağayı ye, aşağıdaki prensibe göre çalışan bir önceliklendirme tekniğidir.
Görevlerinizi, önemlerini ve aciliyetlerini belirten alfabedeki harflerle işaretlersiniz:
- “A” — “kurbağanız” veya en önemli göreviniz, ilk önce halletmeniz gereken görev
- "B" - ikinci en önemli görev, "A" dan daha az önemli, ancak yine de hayati
- “C” - yapabileceğiniz bir görev, ancak zamanınız yoksa çok önemli değil
- "D" - acil, ancak daha az önemli görevler, devretmeniz gerekenler
- “E” — ne önemli ne de acil oldukları için ortadan kaldırabileceğiniz görevler
Gördüğünüz gibi, listelenen her iki önceliklendirme tekniği de aynı prensibi takip ediyor - aciliyet ve önem düzeyine göre öncelik veriyorsunuz ve önceliklerinizi belirliyorsunuz .
ertelemeyi bırak
Erteleme tanımına göre, erteleme, bir şeyi geciktirmek veya ertelemektir - bu, yeni projenizdeki çalışmayı ertelemekten veya büyükannenize bir ziyareti ertelemekten herhangi bir şey olabilir.
Bir şeyi erteleyerek, aslında bu gecikmeyle zaman kaybedersiniz, bu nedenle erteleme ile başa çıkmak önemlidir - yapmazsanız, kronik ertelemeye bile maruz kalabilirsiniz.
Neden erteliyoruz sorusunun birkaç cevabı var:
- Yeterli zamanınız olduğunu düşünerek – son teslim tarihinize 2 uzun ay kaldı, bu yüzden zamanın gerçekten uçtuğunu fark edene kadar her gece Netflix şovlarını izliyor veya dışarı çıkıyorsunuz ve şimdi 20.000'i yazmak, düzeltmek ve düzenlemek için 1 haftanız var. -kelime yazısı.
- nahoş görevlerden kaçınmak - zor görevler veya zorlu sorunlar hakkında düşünmek istemezsiniz, bunlarla uğraşmayı denemeyin. Böylece masaüstü dosyalarınızı ve klasörlerinizi bunun yerine renge ve alfabetik sıraya göre yeniden düzenlersiniz.
- işten bunalmış hissetmek - o kadar az zamanda yapacak çok şeyiniz var ki, ilk etapta başlayamadığınızı hissediyorsunuz. Yani erteliyorsun.
- başarısız olma korkusu - bir şey yapmazsan, o işte başarısız olamazsın.
- bilinmeyenden korkma - bilinmeyene girmezseniz, asla tatsız bir şekilde şaşırmazsınız.
erteleme nasıl önlenir
Ertelemenin üstesinden gelmek göz korkutucu görünüyor, ancak odaklanmanıza ve işinize bağlı kalmanıza yardımcı olmak için deneyebileceğiniz birkaç taktik var:
- Yeterli zamanınız olduğunu düşünmekten kaçınmak için, uzaktaki son teslim tarihinizin daha yakın görünmesini sağlayın - söz konusu görevi, daha yakın teslim tarihlerine sahip daha küçük alt görevlere ayırın ve buna göre çalışın.
- Kendinizi hoş olmayan görevlerin üstesinden gelmeye teşvik etmek için , bu görevlere odaklanacağınız kısa bir zaman aralığı belirleyin ve basitçe tamamlayın.
- Bunalmışlık hissini hafifletmek için iş yükünüzü daha fazla güne ayırın - daha fazla gün boyunca daha az saat çalışmak, yapacak daha az şeyiniz varmış gibi hissetmenizi sağlar. Bu nedenle hafta sonları da en az 2-4 saat çalışmayı hedefleyin.
- Başarısız olma korkusunu yenmek için hedeflerinizi yeniden tanımlamalı ve beklentilerinizi azaltmalısınız – hedefiniz olarak “ne pahasına olursa olsun başarılı olmayı” belirlemek yerine, yeni hedefiniz olarak “yeni bir şeyler öğrenin”i belirleyin.
- Bilinmeyen korkusunu hafifletmek için engellerinizi görselleştirebilir ve karşılaşabileceğiniz olası sorunların bir listesini yapabilirsiniz - bu şekilde iş sürecinizi daha az bilinmez ve böylece daha az yıldırıcı hale getirebilirsiniz.
Neden ertelediğimize dair daha fazla neden ve nasıl düzeltileceği de dahil olmak üzere erteleme hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?
Check out our all-inclusive post on the subject, complete with a list of famous procrastinators and how they deal with procrastination (George RR Martin and his Winds of Winter conundrum included: Procrastination: why we love it and how to fix it
Let's wrap it up
In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.
Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.
️ And what's your take on improving time management skills? Do you agree it's all about the “practice 'till perfection” attitude? Feel free to give us your two cents on the topic — share a piece of advice or a strategy we didn't include that you found helpful. Just write to us at [email protected] and you may end up featured in one of our future articles.