10 pași definitivi pentru a îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului

Într-un mediu de lucru tradițional, distragerile sunt multe - cea mai comună fiind colegii vorbăreț din biroul tău. Chiar și telefonul tău mobil poate fi o distragere a atenției, stând pe biroul tău de lucru, atrăgându-te să-ți parcurgi feedul Instagram la fiecare 2 minute.

Pe lângă asta, lucrurile s-au schimbat într-un ritm rapid în ultima vreme. Deci, în știrile mai recente, focarul de coronavirus a afectat semnificativ condițiile obișnuite și mediul de lucru.

Pe măsură ce ratele de adoptare a muncii de la distanță au crescut vertiginos, mulți oameni s-au luptat să se concentreze în timp ce lucrau de acasă.

Asta a adus un nou set de provocări și a extins lista de distrageri. De la membrii gospodăriei tale, diverse treburi, muzică tare venind din apartamentul de lângă al tău, până la sunetul vecinului tăind gazonul. Am înțeles, schimbarea a fost bruscă și totul îngreunează concentrarea. Acest lucru este valabil mai ales pentru freelanceri, dat fiind faptul că aceștia nu sunt supravegheați într-o manieră convențională. Mai mult, pentru marea majoritate a acestora, casa lor este mediul lor permanent de lucru.

Cu toate acestea, există câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a face față unor astfel de distrageri.

Vom oferi mai jos câteva exemple, pentru a vă ajuta să faceți un brainstorming și să vă faceți sucul creativ să curgă.

• Stabiliți limite clare cu membrii gospodăriei și cu vecinii - cereți-le cooperare
• Cultivați un spațiu de lucru productiv și construiți-vă propriul birou de acasă (de preferință în spatele unei uși închise)
• Evitați să lucrați în dormitorul dvs. sau într-un spațiu comun

În esență, distragerile pot fi diverse, dar toate au un lucru în comun - vă împiedică performanța la muncă și vă încetinesc îndeplinirea sarcinilor.

Cum să vă concentrați limitând distracția

Dacă te întrebi cum să îmbunătățești performanța la locul de muncă, răspunsul este: urmărește-te să te concentrezi mai bine.

Dacă vă întrebați cum să vă concentrați mintea și cum să rămâneți concentrat la locul de muncă, răspunsul este: evitați distracția.

Având în vedere că „evitarea distragerilor” pare a fi cheia, ar trebui să vă concentrați asupra ei - așa că poate fi cel mai bine să faceți o foaie pentru a evita distracția :

• Notează-ți distragerile
• Lângă fiecare distragere a atenției, scrieți o modalitate sigură de dovadă care vă va ajuta să învingeți distracția menționată
• Scrieți o listă „De ce nu faceți” - acestea sunt acțiunile pe care vă gândiți să le întreprindeți, dar nu ar trebui să le întreprindeți, deoarece acestea servesc în prezent drept distragere a atenției care vă vor îndepărta de prioritățile dvs.

Puteți adăuga mai multe distrageri, soluții și elemente pe foaia dvs. pentru a evita distragerea atenției după cum credeți de cuviință - este important doar să urmați totul.

Odată ce ați eliminat distragerile, vă va fi mult mai ușor să vă concentrați - dacă doriți să vă perfecționați concentrarea, puteți încerca și o aplicație pentru a rămâne concentrat.

Evitați multitasking cu orice preț

Deși mitul multitasking-ului este răspândit și sugerează o perspectivă atractivă - că puteți îndeplini mai multe sarcini în timpul în care v-ar lua de obicei să îndepliniți o sarcină - știința își explică cazul în ceea ce privește multitasking-ul - pur și simplu nu o faceți.

Conform cercetărilor privind multitasking-ul, există o mulțime de efecte negative ale multitasking-ului care arată că această practică nu funcționează așa cum v-ați aștepta:

• Îți scade IQ - un studiu de la Universitatea din Londra susține că multitasking-ul poate face ca IQ-ul tău să scadă cu 15 puncte, reducându-te la capacitățile cognitive ale unui copil de 8 ani.
• Îți scade EQ - se pare că multitasking dăunează unei regiuni cheie a creierului EQ, scăzând conștientizarea socială și auto-conștientizarea în acest proces.
• Îți dăunează creierului – un studiu de la Universitatea din Sussex arată că multitasking-ul îți poate diminua densitatea creierului și îți poate afecta creierul.
• Te face să pierzi timp - cu o singură sarcină, câștigi avânt pe măsură ce timpul trece și te cufunda în sarcină, ajungând în cele din urmă la o stare de muncă profundă.

Cu multitasking, pierdeți timp atunci când vă mutați concentrarea asupra unei sarcini la alta - un studiu de la Universitatea din California arată că acest timp „cost schimbarea sarcinii” poate crește până la 25 de minute.

În cele din urmă, ți-ar lua mai mult timp să termini 3 sarcini „în același timp”, decât ți-ar lua să termini 3 sarcini la care lucrezi în ordine consecutivă.

În general, te face mai puțin productiv – un studiu de la Universitatea Stanford arată că ești pur și simplu mai puțin productiv atunci când faci mai multe sarcini decât atunci când lucrezi la o singură sarcină la un moment dat.

În cele din urmă, statisticile multitasking arată că doar 2% dintre oameni sunt capabili să facă multitasking de succes.

Având în vedere că răspunsul la întrebarea „Poate creierul tău să facă mai multe sarcini?” este un „Nu” ferm , singura ta opțiune este să exersezi eficient o singură sarcină.

Cum să evitați multitasking-ul

Întrucât operarea unică este noul multitasking, iată cum o puteți realiza cel mai bine:

• Scăpați de distracția — puneți-vă căștile pentru a bloca zgomotul exterior și colegii vorbăreți. Setează-ți telefonul la silențios sau pur și simplu lasă-l într-o altă cameră unde nu vei putea ajunge la el la fiecare 5 minute. Setați dispozitivele în modul „Nu deranjați” (există Focus Assist pentru Windows, un comutator de comutare Nu deranjați pe dispozitivele Apple etc.)
• Desemnați un timp de concentrare fără distracție și păstrați-l - este mult mai ușor să rămâneți concentrat pe o sarcină, când știți cât timp trebuie să rămâneți concentrat, așa că timpul vă blochează programul. Știința arată că ar trebui să blocați cel mult 90 de minute pentru o sarcină într-o singură ședință, dar o tehnică populară de gestionare a timpului vă propune să lucrați în cicluri de 25 de minute pe care le veți analiza cu pauze de 5 minute.
• Luați pauze regulate și analizați-vă sarcina în întregi semnificative - o singură sarcină nu trebuie să fie o cursă plictisitoare și monotonă pentru a termina o sarcină uriașă într-o singură ședință, indiferent de cât timp durează. Vă puteți analiza sarcina în sub-sarcini mai mici și ar trebui să lăsați întotdeauna timp în program pentru pauze. Atâta timp cât lucrați la o subsarcină până când ați terminat cu ea, veți fi în continuare cu o singură sarcină, iar pauzele vă vor ajuta să vă reîncărcați.

Utilizați instrumente de gestionare a timpului pentru a stabili rutine

A lucra mai inteligent, nu mai greu în era informațională înseamnă a valorifica puterea instrumentelor de gestionare a timpului disponibile .

Modul în care ne alocăm timpul creează anumite obiceiuri. O colecție de o mulțime de obiceiuri evoluează într-o rutină în timp.

La urma urmei, o rutină este cea care definește fiecare persoană, în funcție de tipul de personalitate. Este firesc ca diferitele tipuri să opereze într-o manieră distinctă, ceea ce înseamnă că ar trebui să îmbrățișăm ceea ce suntem în prezent, pentru a ne îmbunătăți.

Deci, cum vă pot ajuta diverse aplicații de gestionare a timpului și alte instrumente în dezvoltarea abilităților de gestionare a timpului?

Răspunsul este: subliniind tehnicile de gestionare a timpului care vor funcționa pentru tine.

În primul rând, instrumente precum software-ul de urmărire a timpului și calculatoarele de gestionare a timpului servesc unui scop general - vă ajută să înțelegeți distribuția curentă a timpului, în raport cu activitățile dvs.

Îmbunătățirea și progresul pot începe numai după ce obțineți această perspectivă.

Acum, poate vă întrebați de ce ar fi adevărat. Dacă acesta este cazul, ne gândim că nu ați încercat niciodată să utilizați instrumente de gestionare a timpului. Cel puțin nu în mod regulat, sau suficient de lung pentru a dezvolta un obicei.

Deci, cum se pot folosi aceste instrumente, ce categorii există și de ce sunt benefice?

Cum să utilizați instrumentele de gestionare a timpului pentru a stabili rutine

Pentru început, instrumentele de gestionare a timpului vă sporesc performanța pur și simplu prin creșterea gradului de conștientizare a modului în care alocați resursa foarte limitată de timp. În consecință, veți putea identifica cu precizie cei care pierd timp. Poate că veți găsi loc de îmbunătățire în ceea ce privește o succesiune mai bună de sarcini - prin gruparea sarcinilor similare împreună pentru a economisi timp, de exemplu.

Odată ce înțelegeți profund acest lucru, instrumentele vor deveni benefice într-un mod mai avansat.

Deci, următorul nivel este atunci când începeți să utilizați instrumentele pentru a planifica mai eficient și a crea un program. Când puteți planifica din timp, cu puțin ajutor din partea instrumentelor, gestionarea timpului va deveni ușor.

Există mai multe tipuri de instrumente de gestionare a timpului, în funcție de abilitățile de gestionare a timpului vizate.

Accentul menționat este de obicei pe una dintre cele patru categorii, după cum sunt enumerate mai jos:

• Urmărirea timpului
• Stimulatori de productivitate
• Managementul proiectelor și sarcinilor (în raport cu timpul)
• Urmărirea obiceiurilor

Iată un exemplu real de utilizare - calculatoare de gestionare a timpului, care s-ar încadra în ultima categorie pe care am enumerat-o. Sunt o soluție excelentă pentru a vă ajuta să creați intervale de timp pentru activitățile dvs. obișnuite.

Utilizarea calculatoarelor de gestionare a timpului poate fi proactivă și retroactivă .

Acesta din urmă necesită să faceți o înregistrare de timp a fiecărei activități individuale, pentru a putea face estimări de timp pe viitor.

După câteva săptămâni de utilizare a acestora, puteți exersa programarea activităților și sarcinilor în avans.

Să aruncăm o privire la un exemplu de activități săptămânale care sunt programate înainte.

După cum puteți vedea, totalul timpului petrecut într-o activitate este tradus convenabil într-un procent, pentru a vă ajuta să vedeți imaginea de ansamblu. Puteți intra în toate activitățile necesare (cum ar fi munca, dormitul, treburile, socializarea etc.) și să vedeți cât timp aveți la dispoziție pentru fiecare zi.

Urmați principiul Pareto

Potrivit economistului italian Vilfredo Pareto și principiul său Pareto, 80% din toate problemele rezultă din 20% din toate cauzele.

Mai exact, definiția Pareto afirmă că investirea a 20% din eforturile tale în locul potrivit te va ajuta să obții până la 80% din rezultatele dorite.

Iată câteva exemple ale principiului Pareto, pentru a ilustra cum funcționează totul:

• 80% dintre problemele din programul dvs. provin din 20% din toate erorile raportate în prezent
• 80% din toate vânzările tale provin din 20% din produsele tale
• 80% dintre clienții tăi folosesc doar 20% din funcțiile aplicației tale

În esență, faci mai puțin, dar obții mai mult , ceea ce te economisește timp.

În plus, vă sporește încrederea — nu vă străduiți prea mult, dar aveți totuși succes.

Cum să urmați principiul Pareto

Utilizarea principiului Pareto în managementul timpului este simplă - puteți lucra mai întâi la anumite sarcini pentru a face mai puțin, dar pentru a obține un efect mai mare, mai vizibil.

Dacă luăm în considerare exemplele menționate mai sus și le facem mai concrete, iată cum funcționează principiul Pareto:

• 80% dintre problemele din programul dvs. provin din 20% din toate erorile raportate în prezent. Dacă aveți 10 erori și le rezolvați pe cele 2 potrivite, veți crește performanța programului cu 80%.
• 80% din toate vânzările tale provin din 20% din produsele tale. Cel mai bine este să nu extindeți producția la 20 de produse diferite, ci să vă concentrați pe perfecționarea celor 4 care se vând cel mai bine.
• 80% dintre clienții tăi folosesc doar 20% din funcțiile aplicației tale. Similar cu exemplul de mai sus, ar trebui să vă concentrați mai întâi pe eficientizarea celor mai populare funcții, apoi să vă gândiți să vă extindeți funcționalitățile.

Prioritizează cu înțelepciune

Când ai mai multe sarcini de făcut, dar nu știi de unde să începi, există un singur lucru pe care îl poți face pentru a-ți face timpul să plătească cel mai mult: evidențiază-ți prioritățile și fă-ți planuri.

Planificarea și prioritizarea implică a decide dacă o sarcină este importantă sau nu și urgentă sau nu. Desigur, veți lucra mai întâi la sarcini importante și urgente și veți continua de acolo.

Cum să prioritizezi cu înțelepciune

Există două moduri principale prin care vă puteți gestiona prioritizarea — Matricea Eisenhower și tehnica de gestionare a timpului „Mâncați acea broască”:

Prioritizează prin Matricea Eisenhower

Matricea Eisenhower este o tehnică de prioritizare care funcționează pe următorul principiu.

Mai întâi, vă împărțiți sarcinile în 4 cadrane

• Primul cadran (sarcini importante și urgente) - aceste sarcini sunt prioritatea ta principală și ar trebui să fie rezolvate imediat.
• Al 2-lea cadran (sarcini importante, dar nu urgente) — aceste sarcini sunt suficient de importante pentru a fi abordate în continuare, dar nu suficient de urgente pentru a le face prioritatea ta principală.
• Al treilea cadran (sarcini urgente, dar nu importante) - ar trebui să fie tratate imediat, dar, deoarece nu sunt importante, ar trebui să le delegați colegilor.
• Al 4-lea cadran (nici sarcini importante, nici urgente) — ar trebui să le eliminați din lista de sarcini.

Prioritizează prin „Mâncând acea broască”

Mănâncă acea broască este o tehnică de prioritizare care funcționează pe următorul principiu.

Vă marcați sarcinile cu litere ale alfabetului care indică importanța și urgența lor:

• „A” — „broasca” dvs. sau cea mai importantă sarcină, cea pe care ar trebui să o abordați mai întâi
• „B” – a doua sarcină ca importanță, mai puțin importantă decât „A” , dar totuși vitală
• „C” – o sarcină pe care o poți face, dar nu este crucială dacă nu ai timp
• „D” – sarcini urgente, dar mai puțin importante, pe care ar trebui să le delegați
• „E” – sarcini pe care le puteți elimina, deoarece nu sunt nici importante, nici urgente

După cum puteți vedea, ambele tehnici de prioritizare enumerate urmează același principiu - prioritizați în funcție de nivelul de urgență și importanță și vă alegeți prioritățile .

Nu mai amâna

Conform definiției amânării, amânarea înseamnă amânarea sau amânarea a ceva - aceasta poate fi orice, de la amânarea lucrării la noul tău proiect sau amânarea unei vizite la bunica ta.

Amânând ceva, în esență pierzi timp din cauza acestei întârzieri, așa că este important să te ocupi de amânare - dacă nu o faci, s-ar putea chiar să suferi de amânare cronică.

Există mai multe răspunsuri la întrebarea de ce amânăm:

• crezând că ai suficient timp — termenul tău limită este la două luni lungi, așa că te uiți la emisiuni Netflix sau ieși în fiecare seară până când realizezi că timpul zboară cu adevărat și acum ai la dispoziție o săptămână pentru a scrie, corecta și edita un 20.000 -eseu cu cuvinte.
• evitarea sarcinilor neplăcute — nu doriți să vă gândiți la sarcini dificile sau probleme provocatoare, cu atât mai puțin să încercați să le rezolvați. Deci, vă rearanjați fișierele și folderele de pe desktop în funcție de culoare și ordine alfabetică.
• te simți copleșit de muncă — ai atât de multe de făcut în atât de puțin timp încât te simți incapabil să începi de la început. Deci, amânați.
• frica de a eșua — dacă nu faci ceva, nu poți eșua.
• frica de necunoscut — dacă nu te aventurezi în necunoscut, nu vei fi niciodată surprins neplăcut.

Cum să evitați amânarea

Depășirea amânării pare descurajantă, dar există mai multe tactici pe care le poți încerca să te ajute să te concentrezi și să te ții de munca ta:

• Pentru a evita să credeți că aveți suficient timp , faceți ca termenul limită îndepărtat să pară mai imediat - analizați sarcina menționată la sub-sarcini mai mici cu termene limită mai apropiate și lucrați în consecință.
• Pentru a vă încuraja să abordați sarcini neplăcute , setați o perioadă scurtă de timp în care vă veți concentra asupra acestor sarcini și pur și simplu să reușiți.
• Pentru a ușura senzația de copleșire , analizați volumul de muncă la mai multe zile - lucrul mai puține ore în timpul mai multor zile vă va face să simți că ai mai puțin de făcut. Deci, urmărește să lucrezi cel puțin 2-4 ore și în weekend.
• Pentru a învinge teama de a eșua , ar trebui să vă redefiniți obiectivele și să vă reduceți așteptările – în loc să setați „reușiți cu orice preț” drept obiectiv, setați „învățați ceva nou” ca noul obiectiv.
• Pentru a atenua teama de necunoscut , vă puteți vizualiza obstacolele și puteți face o listă cu posibilele probleme pe care le puteți întâmpina - în acest fel, vă veți face procesul de lucru mai puțin necunoscut și, prin urmare, mai puțin descurajant.

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.