10 ultimative Schritte zur Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten

Veröffentlicht: 2022-05-07

Die Verbesserung der Art und Weise, wie Sie Ihren Tag organisieren und Ihre Zeit einteilen, ist für den Erfolg bei der Arbeit von entscheidender Bedeutung. Und wie Sie wahrscheinlich erwarten würden, besteht die Antwort auf die Verbesserung Ihres Zeitmanagements und Ihrer organisatorischen Fähigkeiten darin, die richtigen Zeitmanagementfähigkeiten zu üben.

Zu diesen richtigen Zeitmanagementfähigkeiten gehören:

  • SMARTe Ziele setzen , dh Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind.
  • Effektive Planung , dh Entwicklung klarer Ziele, Aufgaben und Ressourcen.
  • Stressbewältigung, dh das Ausprobieren verschiedener Strategien und Techniken zum Stressabbau, um die für Sie passende zu finden.
  • Delegieren und Outsourcen von Aufgaben , dh das Finden der Best Practices, die Ihnen helfen, richtig zu delegieren, während Sie gleichzeitig lernen, wann und wie Sie bei der Arbeit höflich „ Vermeiden Sie alle Ablenkungen, dh identifizieren Sie die Strategien, die Sie anwenden werden, um Ablenkungen auszusortieren.
  • Singletasking , dh Konzentration der gesamten Aufmerksamkeit auf jeweils eine Aufgabe.
  • Nutzen Sie die Kraft von Zeitmanagement-Tools, um eine Routine zu entwickeln und sich daran zu halten.
  • Arbeiten Sie nach dem 20 % Aufwand / 80 % Ergebnis-Prinzip , um mit minimalem Aufwand maximale Ergebnisse zu erzielen.
  • Prokrastination besiegen , dh ihre Ursachen identifizieren und die besten Strategien kombinieren, um sie zu überwinden.
  • Identifizieren Sie Ihre vorrangigen Aufgaben , dh finden Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben in Ihrem Zeitplan und bearbeiten Sie sie zuerst.

Wir erklären Ihnen, wie Sie diese Zeitmanagementfähigkeiten verbessern können, also lesen Sie weiter.

Aber bevor wir ins Detail gehen, wollen wir zuerst verstehen, was Zeitmanagement ist und warum es so wichtig ist, die richtigen Zeitmanagementfähigkeiten zu besitzen.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist Zeitmanagement?

Die gebräuchlichste Definition von Zeitmanagement besagt, dass es die Fähigkeit ist, Ihre Zeit effektiv und produktiv zu nutzen , in Bezug auf die Arbeitsbelastung, die Sie durchlaufen, und die Zeit, die Sie dafür aufwenden.

Sie analysieren und organisieren Ihre Aktivitäten, wählen Ihre Prioritäten aus und arbeiten dann an Ihrer Zeiteinteilung – Sie entscheiden über die Zeit, die Sie für jede Aktivität aufwenden, notieren Sie dies in Ihrem Zeitplan und halten Sie sich an diesen Zeitplan.

Vorzugsweise werden Sie darauf abzielen, Ihren vorrangigen Aufgaben die meiste Zeit zu widmen.

Aber bei dieser Zeitverteilung und -optimierung geht es nicht nur darum, Zeit für die Arbeit zu finden – Sie möchten auch eine Balance zwischen Arbeit und Privatleben finden und sich Zeit für Ihre Hobbys, Freunde und Familie nehmen.

Darüber hinaus müssen Sie Zeit für regelmäßige Pausen zwischen den Arbeitsaufgaben finden, um sich zu entspannen, zu essen, zu schlafen, hydriert zu bleiben, sich zu bewegen und im weiteren Sinne gesund zu bleiben.

Natürlich ist das alles viel leichter gesagt als getan, aber es ist wichtig, dass Sie Ihr Zeitmanagement straffen, um ein qualitativ hochwertigeres Leben zu führen.

Es dreht sich alles um Fortschritt und darum, zu lernen, wie man einen Schritt nach dem anderen macht.

Was sind die 2 Hauptkategorien von Zeitmanagementfähigkeiten?

Zeitmanagementfähigkeiten sind die Fähigkeiten, die Ihnen helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen – und sie sind vielfältiger, als Sie denken.

Abgesehen davon kann jede Zeitmanagement-Fähigkeit je nach ihrem Hauptziel in eine der folgenden Kategorien passen.

  1. Sie verfügen über die wichtigsten Zeitmanagementfähigkeiten wie Terminplanung, Planung, Organisation und Priorisierung – sie helfen Ihnen direkt, Ihre Arbeit effizient auszuführen.
  2. Sie haben auch die sekundären Zeitmanagementfähigkeiten , wie z. B. gesunde Ernährung, Bewegung und ausreichend Schlaf – sie helfen, Ihren Geist scharf und Ihr Energieniveau hoch zu halten, damit Sie mit Ihren primären Zeitmanagementfähigkeiten besser abschneiden.

Warum sind Zeitmanagementfähigkeiten wichtig?

Zeitmanagementfähigkeiten sind wichtig, weil sie Ihre Gewohnheiten und die Art Ihrer Persönlichkeit direkt widerspiegeln.

Diese Fähigkeiten verbessern Ihre Lebensqualität in vielerlei Hinsicht, sowohl in Bezug auf Ihr Berufs- als auch auf Ihr Privatleben.

Einige der Ziele beim Erlernen der richtigen Zeitmanagementfähigkeiten sind:

  • Für eine perfekte Work-Life-Balance
  • Reduzierung Ihres Stresslevels
  • Verbesserung des Zustands der psychischen Gesundheit
  • Erzielen von schulischen und berufsbezogenen Leistungen

Die richtige Organisation Ihrer Prioritäten impliziert eine organische Entwicklung gesunder Gewohnheiten und führt darüber hinaus dazu, dass Sie glücklicher sind.

Das liegt vor allem daran, dass die Kontrolle über Ihren Zeitplan und die Reihenfolge Ihrer Aktivitäten Struktur in Ihr Leben bringt – so einfach ist das.

Das Ziel des Lernens ist schließlich das spätere Handeln, oder?

Möchten Sie mehr über die Bedeutung des Zeitmanagements erfahren? Lesen Sie dazu unseren Blogbeitrag: Die Bedeutung des Zeitmanagements

Wie werden Sie mit den richtigen Zeitmanagementfähigkeiten besser im Zeitmanagement?

Um besser im Zeitmanagement zu werden, müssen Sie zuerst die Zeit verfolgen, die Sie für Aufgaben aufwenden – um eine genaue Aussage darüber zu erhalten, wie Sie Ihre Zeit jetzt verbringen.

Vielleicht werden Sie feststellen, dass Sie zu viel Zeit mit frivolen Aktivitäten verbringen (z. B. zwei Stunden lang unwichtige E-Mails beantworten), anstatt sich auf wichtige und dringende Aufgaben zu konzentrieren.

Sie müssen auch bestimmte Zeitmanagementfähigkeiten lernen, erwerben und erweitern.

Es gibt mehrere primäre und sekundäre Zeitmanagementfähigkeiten, die jeder besitzen sollte – und hier sind die 10 besten, die Ihnen sicherlich helfen werden, Ihre Zeit besser zu verwalten:

Setzen Sie sich klare Ziele

Das Setzen effektiver Ziele kann die wichtigste Zeitmanagementfähigkeit sein – Ziele sind Ihr Antrieb, sie treiben Sie dazu an, die Arbeit überhaupt in Angriff zu nehmen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich immer wichtige Ziele setzen, die Sie wahrscheinlich motivieren, entweder intrinsisch oder extrinsisch.

Andernfalls verlieren Sie Ihren Antrieb und geben wahrscheinlich auf, sobald Sie auf eine Unebenheit auf der Straße stoßen. Sie werden Ihre Arbeit wahrscheinlich nicht beenden, und Sie werden auch wertvolle Zeit verschwenden, die Sie damit verbracht haben, das genannte Ziel zu verfolgen.

Wie man Ziele setzt

Um effektive Ziele zu setzen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass es sich um SMARTe Ziele handelt – solche, die spezifisch, messbar , erreichbar , relevant und zeitgebunden sind.

  • Spezifische Ziele sind klar und genau definiert, sodass Sie wissen, was Sie tun müssen, um sie zu erreichen.
  • Mit messbaren Zielen können Sie Ihren Erfolg messen und entscheiden, ob Sie ihn erreicht haben.
  • Erreichbare Ziele sind erreichbar, also motivieren sie dich, voranzukommen, aber sie sind auch zumindest ein bisschen herausfordernd, um dich zu motivieren, dein Bestes zu geben.
  • Relevante Ziele wirken sich auf Ihr Leben und Ihre Karriere aus, daher machen sie tatsächlich einen Unterschied, wenn Sie sie erreichen.
  • Zeitgebundene Ziele haben eine Frist, die Ihnen sagt, wie Sie Ihre Arbeit organisieren sollen, und sie geben Ihnen ein Gefühl der Dringlichkeit, das Ihnen hilft, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.

Zusätzlich zum Setzen von SMARTen Zielen können Sie auch ein Arbeitsblatt zum Setzen von Zielen erstellen, um Ihre Ziele immer im Auge zu behalten:

  • Schreiben Sie auf, was Sie erreichen möchten – formulieren Sie es mit „ Planen Sie die Aktionen, die Sie zu Ihren Zielen führen – erstellen Sie eine wöchentliche To-do-Liste, definieren Sie Ihre vorrangigen Aufgaben und schreiben Sie Ihre Ziele auf.
  • Identifizieren Sie, warum Sie bestimmte Ziele erreichen möchten und wie – schreiben Sie Ihre Ziele, Ihren Plan für dieses Ziel und warum Sie sie überhaupt verfolgen, auf.

Interessiert an der Zielsetzung für Studenten? Lesen Sie unseren All-Inclusive-Artikel zur Produktivität von Schülern: Leitfaden zur Produktivität von Schülern

Vorausplanen

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie als nächstes an effektiver Planung arbeiten – Sie müssen lernen, wie Sie einen Aktionsplan erstellen, der Sie direkt zu Ihren Zielen führt und Ihnen hilft, Stress zu vermeiden und verschwendete Zeit.

Eine vorausschauende Planung wird Ihnen helfen, eine Routine zu etablieren und Dinge zu erledigen.

Wie man vorausplanen kann

Bei der Planung kann man leicht abgelenkt werden – es gibt mehrere Hindernisse für eine effektive Planung , die Sie überwinden müssen:

  • Sie wissen nicht, was Sie wollen – wenn Sie Ihr Ziel nicht kennen, gibt es keine Möglichkeit, wie Sie dorthin gelangen. Arbeiten Sie zuerst daran, Ihre Ziele zu definieren, und die Schritte, die Sie Ihrem Plan hinzufügen müssen, werden klarer.
  • Sie haben die Situation nicht richtig analysiert – wenn Sie nicht wissen, wo Sie im Moment in Bezug auf Ihr Ziel stehen, werden Sie kaum wissen, was Sie tun müssen, um fortzufahren. Analysieren Sie zuerst Ihre Situation und entscheiden Sie dann, welche Schritte Sie zu Ihren Zielen führen und in Ihren Plan aufgenommen werden müssen.
  • Zu viele Ablenkungen – Sie versuchen, zu viele Dinge gleichzeitig zu tun, und bei den meisten davon sind Sie unterdurchschnittlich. Gönnen Sie sich Raum, um sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren, und verwerfen Sie alles, was nicht wichtig oder dringend ist.
  • Mangel an kreativem Denken – jedes Problem hat eine Lösung und jeder unmögliche Zeitplan hat eine kreative Interpretation. Denken Sie über die besten und schnellsten Wege nach, um Ihre Ziele zu erreichen, und schreiben Sie sie als Ihre Prioritäten auf.

Abgesehen von den aufgeführten Hindernissen, die Sie überwinden müssen, gibt es mehrere Richtlinien für eine effektive Entscheidungsfindung sowie 5 Schritte im Planungsprozess, denen Sie folgen können:

  • Entwickeln Sie Ziele – das sind Ihre ultimativen Ziele
  • Definieren Sie die Aufgaben, die Ihnen helfen, diese Ziele zu erreichen – dies sind die Schritte, die Sie in Ihren Plan aufnehmen müssen, um dieses Ziel zu erreichen
  • Bestimmen Sie die Ressourcen, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen – dies sind die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fachkenntnisse, die Sie benötigen, um diese Schritte erfolgreich zu bewältigen
  • Erstellen Sie einen Zeitplan – auf diese Weise können Sie entscheiden, wann Sie bestimmte Schritte in Ihrem Plan in Angriff nehmen
  • Bestimmen Sie eine Tracking-Methode – das bestimmt, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben

Lernen Sie, mit Ihrem Stress umzugehen

Etwa 77 % der Menschen in den USA leiden unter körperlichen Symptomen, die durch Stress verursacht werden, und etwa 73 % leiden unter psychischen Symptomen.

Es ist nur so, dass Sie, wenn Sie körperlich und psychisch unwohl sind, wahrscheinlich Glück haben, wenn Sie es schaffen, mitzuhalten, geschweige denn mehr in kürzerer Zeit zu tun.

Stressbewältigung am Arbeitsplatz ist also eine dieser sekundären Zeitmanagementfähigkeiten, die Ihnen helfen, Ihre primären Zeitmanagementfähigkeiten und damit auch Ihre Arbeit zu verbessern.

Zu den Vorteilen der Stressbewältigung gehört die Reduzierung vieler Risiken, wie z. B. die Möglichkeit von:

  • Schlafstörung
  • körperliche Probleme, einschließlich Herzerkrankungen, Bluthochdruck und Magenprobleme
  • häufige Migräne und Kopfschmerzen
  • psychische Gesundheitsprobleme, wie Angst und Depression

Sobald Sie die Wahrscheinlichkeit dieser Probleme durch Stressmanagement verringern, ebnen Sie den Weg zu einem besseren Produktivitäts- und Zeitmanagement.

Wie man Stress bewältigt

Um zu lernen, wie man mit Stress bei der Arbeit umgeht, müssen Sie lernen, wie Sie mit Stress und Angst insgesamt umgehen und sie lindern können.

Glücklicherweise gibt es viele lustige Aktivitäten zum Stressabbau, die Sie von Zeit zu Zeit ausprobieren können:

  • Lachen , auch wenn es ein gezwungenes Lachen ist. Studien zeigen, dass Lachen den Spiegel von Stresshormonen wie Epinephrin und Cortisol im Körper senkt.
  • Meditieren , für mindestens 10 Minuten. Bereits 1968 zeigte eine Harvard-Studie, dass Meditation Ihnen hilft, sich zu entspannen und Stress abzubauen.
  • Etwas dunkle Schokolade essen . Diese gesunde Süßigkeit ist ein Superfood, das den Glukokortikoidspiegel, ein stressbedingtes Hormon, in Ihrem Körper senkt.
  • Musik hören . Ihre Lieblingsmusik kann Ihnen helfen, sich weniger gestresst zu fühlen, aber auch Ihre Produktivität steigern. Darüber hinaus zeigen die neuesten Produktivitätsstatistiken, dass 71 % der Menschen sich produktiver fühlen, wenn sie während der Arbeit Musik hören.
  • Tanzen zu Musik . Studien zeigen, dass Tanzen Angstzustände noch mehr reduziert als klassisches Training und dass es auch Endorphine erhöht – Gehirnchemikalien, die Ihre Schmerztoleranz, Zufriedenheit und Euphorie erhöhen.

Sobald Sie Ihren Stresspegel gesenkt haben, werden Sie Ihre Arbeit mit größerer Wahrscheinlichkeit schneller und mit hoher Qualität erledigen.

Aufgaben delegieren und auslagern

Wie der Wirtschaftsmagnat Andrew Carnegie einmal sagte: „Das Geheimnis des Erfolgs liegt nicht darin, die eigene Arbeit zu erledigen, sondern darin, die richtige Person dafür zu erkennen.“

Mehrere Gründe zeigen die Vorteile von Delegation und Outsourcing in Bezug auf Ihre Zeitmanagementbemühungen:

  • Du kannst nicht alles alleine schaffen
  • Vielleicht kennt jemand einen besseren Weg, um ein Problem zu lösen, mit dem Sie zu kämpfen haben
  • Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten erhöht das Vertrauen unter den Kollegen
  • Delegation und Outsourcing werden Ihnen helfen, als Führungskraft und durchsetzungsfähige Fachkraft zu wachsen

Die Bedeutung der Delegation im Management ist also einfach – sobald Sie die Last teilen und weniger wichtige und dringende Aufgaben an andere Personen delegieren, haben Sie mehr Zeit, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die wirklich dringend und wichtig für Ihre Ziele sind.

Damit Sie sich nicht schlecht oder schuldig fühlen, wenn Sie Aufgaben delegieren, sollten Sie deshalb üben, „nein“ zu sagen, höflich und dennoch effektiv.

Wie man Aufgaben delegiert und auslagert

Um effektiv zu delegieren und zu lernen, wie man Arbeit an Mitarbeiter, Kollegen oder sogar Freunde und Familie delegiert, müssen Sie bestimmte Delegierungsprinzipien befolgen.

Im Wesentlichen heißt die Zeitmanagementtechnik, die sich auf das Delegieren von Aufgaben auf diese Weise konzentriert, „Wer hat den Affen“ und folgt diesen kurzen Regeln, wobei „Affen“ für delegierte Aufgaben stehen .

Sie müssen also die folgenden Schritte ausführen.

Schritt Nr. 1: Entscheiden Sie, was Sie delegieren

Schreiben Sie zuerst Ihre Aufgaben auf eine To-do-Liste.

Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass einige der Aufgaben, die Sie aufgelistet haben, dringend sind, aber in Bezug auf Ihre Ziele nicht so wichtig.

Dies sind die Aufgaben, die so schnell wie möglich angegangen werden müssen, aber da sie nicht von entscheidender Bedeutung sind, müssen Sie nicht derjenige sein, der sie erledigt – also delegieren Sie sie.

Schritt Nr. 2: Wählen Sie die richtige Person aus, an die Sie die Aufgabe delegieren

Entscheiden Sie, welche Fähigkeiten erforderlich sind, um die Aufgabe bestmöglich zu erledigen, und delegieren Sie die Aufgabe an die Person, die über die stärksten Fähigkeiten verfügt.

Delegieren Sie die Frontend-Entwicklung nach Möglichkeit immer an Frontend-Entwickler, das Design der Benutzeroberfläche an UI-Designer usw.

Dies gilt nicht nur für Hard Skills – wenn Sie jemanden brauchen, der eine Unternehmenspräsentation auf einer Branchenveranstaltung hält (aber keinen offiziellen Sprecher hat), wählen Sie jemanden, der kommunikativ, kreativ und einfallsreich ist.

Wenn Sie die richtige Person für eine Aufgabe auswählen, können Sie sich auf optimale Ergebnisse verlassen.

Schritt Nr. 3: Stellen Sie sicher, dass der Delegierte die erwarteten Ergebnisse kennt

Wenn Sie mit einer delegierten Aufgabe die bestmöglichen Ergebnisse erzielen möchten, müssen Sie dem Delegierten genau erklären, was Sie erreichen möchten.

Geben Sie klare Anweisungen, empfehlen Sie, wie die Aufgabe am besten gehandhabt werden sollte, oder geben Sie Ratschläge zu der Angelegenheit.

Wenn Sie dies nicht tun, sind Sie möglicherweise nicht vollständig mit dem Ergebnis zufrieden.

Schritt Nr. 4: Überprüfen Sie regelmäßig den Aufgabenfortschritt

Die Frage, wie delegierte Aufgaben überwacht werden können, ist die letzte, die Sie beantworten müssen. Die beste Vorgehensweise besteht darin, die Aufgabe gelegentlich nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft.

Aber stellen Sie sicher, dass Sie nicht dem Mikromanagement erliegen – schließlich haben Sie die Aufgabe delegiert, und Sie sollten den Delegierten für die Aufgabenausführung verantwortlich und verantwortlich machen.

Da wir dieses Segment mit einem Zitat begonnen haben, ist hier ein weiterer Blogbeitrag, der sowohl relevanten als auch interessanten Zeitmanagement-Zitaten gewidmet ist: Beste Zitate über Zeit.

Konzentrieren Sie sich, indem Sie Ihre Ablenkungen einschränken

Das Vermeiden von Ablenkungen und das Fokussieren werden oft als zwei separate Zeitmanagementfähigkeiten definiert – aber wenn Sie Ablenkungen vermeiden, bedeutet dies automatisch, dass Sie sich auf eine anstehende Aufgabe konzentrieren.

In einer traditionellen Arbeitsumgebung gibt es viele Ablenkungen – die häufigste Ablenkung sind gesprächige Kollegen in Ihrem Büro. Sogar Ihr Handy kann eine Ablenkung sein, wenn es auf Ihrem Schreibtisch sitzt und Sie dazu verleitet, alle 2 Minuten Ihren Instagram-Feed durchzugehen.

Darüber hinaus haben sich die Dinge in letzter Zeit sehr schnell geändert. In neueren Nachrichten hat sich der Ausbruch des Coronavirus also erheblich auf die regulären Bedingungen und das Arbeitsumfeld ausgewirkt.

Da die Akzeptanzraten von Remote-Arbeit in die Höhe geschossen sind, haben viele Menschen Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren, während sie von zu Hause aus arbeiten.

Das brachte ganz neue Herausforderungen mit sich und erweiterte die Liste der Ablenkungen. Von Ihren Haushaltsmitgliedern, verschiedenen Hausarbeiten, lauter Musik aus der Wohnung nebenan, bis hin zum Geräusch Ihres Nachbarn, der den Rasen mäht. Wir haben es verstanden, die Veränderung war abrupt und das alles macht es schwieriger, sich zu konzentrieren. Dies gilt insbesondere für Freiberufler, da diese nicht in herkömmlicher Weise betreut werden. Zudem ist für die allermeisten von ihnen das Zuhause das ständige Arbeitsumfeld.

Es gibt jedoch einige Schritte, die Sie unternehmen können, um mit solchen Ablenkungen umzugehen.

Wir stellen unten einige Beispiele zur Verfügung, um Ihnen beim Brainstorming zu helfen und Ihre kreativen Säfte zum Fließen zu bringen.

  • Setzen Sie klare Grenzen zu den Haushaltsmitgliedern und Nachbarn – bitten Sie sie um Kooperation
  • Schaffen Sie sich einen produktiven Arbeitsplatz und bauen Sie Ihr eigenes Heimbüro auf (am besten hinter einer geschlossenen Tür)
  • Vermeide es, in deinem Schlafzimmer oder einem Gemeinschaftsraum zu arbeiten

Im Wesentlichen können Ablenkungen unterschiedlich sein, aber sie alle haben eines gemeinsam – sie behindern Ihre Arbeitsleistung und verlangsamen Sie bei Aufgaben.

Wie Sie sich konzentrieren können, indem Sie Ihre Ablenkungen einschränken

Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Arbeitsleistung verbessern können, lautet die Antwort: Versuchen Sie, sich besser zu konzentrieren.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihren Geist fokussieren und bei der Arbeit konzentriert bleiben können, lautet die Antwort: Vermeiden Sie Ablenkungen.

Wenn man bedenkt, dass „Ablenkungen vermeiden“ der Schlüssel zu sein scheint, sollten Sie sich darauf konzentrieren – daher ist es vielleicht am besten, wenn Sie ein Blatt zur Vermeidung von Ablenkungen erstellen :

  • Schreibe deine Ablenkungen auf
  • Schreiben Sie neben jeder Ablenkung einen sicheren Beweis auf, der Ihnen helfen wird, diese Ablenkung zu überwinden
  • Schreiben Sie eine „To Don’t“-Liste – das sind Maßnahmen, die Sie in Betracht ziehen, aber nicht tun sollten, da sie derzeit als Ablenkung dienen, die Sie von Ihren Prioritäten ablenken

Sie können Ihrem Blatt weitere Ablenkungen, Lösungen und Elemente hinzufügen, um Ablenkungen zu vermeiden, wie Sie es für richtig halten – es ist nur wichtig, dass Sie sich daran halten.

Sobald Sie Ablenkungen eliminiert haben, wird es Ihnen viel leichter fallen, sich zu konzentrieren – wenn Sie Ihre Konzentration perfektionieren möchten, können Sie auch eine Konzentrations-App ausprobieren.

Möchten Sie Ihren Fokus verbessern und Ablenkungen vermeiden, wenn Sie ein Mac-Benutzer sind? Hier ist eine Liste einiger großartiger Mac-Produktivitäts-Apps, die es wert sind, überprüft zu werden: Top 20 der besten Produktivitäts-Apps für Mac

Vermeiden Sie Multitasking um jeden Preis

Obwohl der Multitasking-Mythos weit verbreitet ist und eine attraktive Aussicht suggeriert – dass Sie mehr Aufgaben in der Zeit erledigen können, die Sie normalerweise für eine Aufgabe benötigen –, macht die Wissenschaft klare Argumente für Multitasking – tun Sie es einfach nicht.

Laut Multitasking-Forschung gibt es viele negative Auswirkungen von Multitasking, die zeigen, dass diese Praxis nicht so funktioniert, wie Sie es erwarten würden:

  • Es senkt Ihren IQ – eine Studie der University of London behauptet, dass Multitasking Ihren IQ um 15 Punkte senken kann, wodurch Sie auf die kognitiven Fähigkeiten eines 8-jährigen Kindes reduziert werden.
  • Es senkt Ihren EQ – Multitasking schädigt Berichten zufolge eine wichtige EQ-Gehirnregion und senkt dabei Ihr soziales Bewusstsein und Ihr Selbstbewusstsein.
  • Es schädigt Ihr Gehirn – eine Studie an der University of Sussex zeigt, dass Multitasking Ihre Gehirndichte verringern und Ihr Gehirn schädigen kann.
  • Dadurch verlieren Sie Zeit – mit Single-Tasking gewinnen Sie im Laufe der Zeit an Dynamik und vertiefen sich in die Aufgabe, um schließlich einen Zustand tiefer Arbeit zu erreichen.

Beim Multitasking verlieren Sie Zeit, wenn Sie Ihren Fokus von einer Aufgabe auf die andere verlagern – eine Studie der University of California zeigt, dass diese „Aufgabenwechselkosten“ bis zu 25 Minuten betragen können.

Am Ende würden Sie mehr Zeit brauchen, um 3 Aufgaben „gleichzeitig“ zu erledigen, als Sie brauchen würden, um 3 Aufgaben zu erledigen, an denen Sie nacheinander arbeiten.

Es macht Sie insgesamt weniger produktiv – eine Studie der Stanford University zeigt, dass Sie beim Multitasking einfach weniger produktiv sind, als wenn Sie jeweils an einer Aufgabe arbeiten.

Letztendlich zeigen Multitasking-Statistiken, dass nur 2 % der Menschen zu erfolgreichem Multitasking fähig sind.

Wenn man bedenkt, dass die Antwort auf die Frage „Kann dein Gehirn Multitasking?“ ein klares „Nein“ ist, ist Ihre einzige Möglichkeit, effektives Single-Tasking zu üben.

Wie man Multitasking vermeidet

Da Singletasking das neue Multitasking ist, erfahren Sie hier, wie Sie es am besten erreichen:

  • Befreien Sie sich von Ablenkungen – setzen Sie Ihre Kopfhörer auf, um Außengeräusche und gesprächige Kollegen auszublenden. Schalten Sie Ihr Telefon stumm oder lassen Sie es einfach in einem anderen Raum, wo Sie es nicht alle 5 Minuten erreichen können. Stellen Sie Ihre Geräte auf den „Nicht stören“-Modus ein (es gibt Focus Assist für Windows, einen „Nicht stören“-Schalter auf Apple-Geräten usw.)
  • Legen Sie eine ablenkungsfreie Fokuszeit fest und halten Sie sich daran – es ist viel einfacher, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, wenn Sie wissen, wie lange Sie konzentriert bleiben müssen, also blockieren Sie Ihren Zeitplan. Die Wissenschaft zeigt, dass Sie höchstens 90 Minuten für eine Aufgabe in einer Sitzung blockieren sollten, aber eine beliebte Zeitmanagementtechnik schlägt vor, dass Sie in 25-Minuten-Zyklen arbeiten, die Sie mit 5-Minuten-Pausen analysieren.
  • Machen Sie regelmäßig Pausen und zerlegen Sie Ihre Aufgaben in sinnvolle Ganzheiten – Singletasking muss kein langweiliges und monotones Rennen sein, um eine riesige Aufgabe in einer Sitzung zu erledigen, egal wie lange es dauert. Sie können Ihre Aufgabe in kleinere Unteraufgaben zerlegen und Sie sollten in Ihrem Zeitplan immer Zeit für Pausen einplanen. Solange Sie an einer Teilaufgabe arbeiten, bis Sie damit fertig sind, werden Sie immer noch nur eine Aufgabe erledigen, und Pausen werden Ihnen helfen, sich zu erholen.

Verwenden Sie Zeitmanagement-Tools, um Routinen zu etablieren

Um im Informationszeitalter intelligenter und nicht härter zu arbeiten, müssen Sie die Leistungsfähigkeit der verfügbaren Zeitmanagement-Tools nutzen .

Die Art und Weise, wie wir unsere Zeit einteilen, schafft bestimmte Gewohnheiten. Eine Ansammlung einer Fülle von Gewohnheiten entwickelt sich mit der Zeit zu einer Routine.

Schließlich definiert eine Routine jede Person nach ihrem Persönlichkeitstyp. Es ist nur natürlich, dass verschiedene Typen auf unterschiedliche Weise funktionieren, was bedeutet, dass wir das annehmen sollten, was wir gerade sind, um uns zu verbessern.

Wie können Ihnen also verschiedene Zeitmanagement-Apps und andere Tools bei der Entwicklung von Zeitmanagement-Fähigkeiten helfen?

Die Antwort ist – indem Sie auf die Zeitmanagementtechniken hinweisen, die für Sie funktionieren werden.

Zuallererst dienen Tools wie Zeiterfassungssoftware und Zeitmanagementrechner einem allgemeinen Zweck – sie helfen Ihnen, Ihre aktuelle Zeitverteilung in Bezug auf Ihre Aktivitäten zu verstehen.

Verbesserung und Fortschritt können erst beginnen, nachdem Sie diese Einsicht erhalten haben.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, warum das wahr sein sollte. Wenn das der Fall ist, gehen wir davon aus, dass Sie noch nie versucht haben, Zeitmanagement-Tools zu verwenden. Zumindest nicht regelmäßig oder lange genug, um eine Gewohnheit zu entwickeln.

Also, wie kann man diese Tools verwenden, welche Kategorien gibt es und warum sind sie nützlich?

Wie man Zeitmanagement-Tools verwendet, um Routinen zu etablieren

Für den Anfang steigern Zeitmanagement-Tools Ihre Leistung, indem sie einfach das Bewusstsein dafür schärfen, wie Sie die sehr begrenzte Ressource Zeit einteilen. Folglich können Sie die Zeitfresser lokalisieren. Vielleicht finden Sie Verbesserungspotenzial in Bezug auf eine bessere Reihenfolge der Aufgaben – zum Beispiel indem Sie ähnliche Aufgaben zusammenfassen, um Zeit zu sparen.

Sobald Sie ein tiefes Verständnis dafür haben, werden Werkzeuge auf fortgeschrittenere Weise von Nutzen sein.

Auf der nächsten Ebene beginnen Sie also, die Tools zu verwenden, um effizienter zu planen und einen Zeitplan zu erstellen. Wenn Sie in der Lage sind, mit ein wenig Hilfe von Tools vorauszuplanen, wird das Zeitmanagement einfach.

Es gibt verschiedene Arten von Zeitmanagement-Tools, abhängig von der Zeitmanagement-Fähigkeit, auf die Sie sich konzentrieren.

Dieser Fokus liegt normalerweise auf einer der vier Kategorien, wie unten aufgeführt:

  • Zeiterfassung
  • Produktivitäts-Booster
  • Projekt- und Aufgabenmanagement (zeitlich)
  • Verfolgung von Gewohnheiten

Hier ist ein konkretes Anwendungsbeispiel – Zeitmanagement-Rechner, die in die letzte Kategorie passen würden, die wir aufgelistet haben. Sie sind eine großartige Lösung, um Ihnen dabei zu helfen, Zeitrahmen für Ihre regelmäßigen Aktivitäten zu erstellen.

Die Nutzung von Zeitwirtschaftsrechnern kann proaktiv und rückwirkend erfolgen.

Letzteres setzt voraus, dass Sie für jede einzelne Aktivität einen Zeiteintrag vornehmen, um in Zukunft Zeitschätzungen vornehmen zu können.

Nachdem Sie sie ein paar Wochen lang verwendet haben, können Sie üben, Ihre Aktivitäten und Aufgaben im Voraus zu planen.

Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel für wöchentliche Aktivitäten, die im Voraus geplant sind.

Wochenplan

Wie Sie sehen können, wird die Gesamtzeit, die Sie für eine Aktivität aufwenden, bequem in einen Prozentsatz umgerechnet, damit Sie das Gesamtbild sehen können. Sie können alle notwendigen Aktivitäten (wie Arbeit, Schlafen, Hausarbeit, Sozialisation usw.) eingeben und sehen, wie viel Zeit Sie für jeden Tag übrig haben.

Folgen Sie dem Pareto-Prinzip

Laut dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto und seinem Pareto-Prinzip resultieren 80 % aller Probleme aus 20 % aller Ursachen.

Genauer gesagt besagt die Pareto-Definition, dass Sie 20 % Ihrer Bemühungen an der richtigen Stelle investieren, um bis zu 80 % der gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Hier sind einige Beispiele des Pareto-Prinzips, um zu veranschaulichen, wie alles funktioniert:

  • 80 % der Probleme in Ihrem Programm stammen von 20 % aller aktuell gemeldeten Fehler
  • 80 % Ihres gesamten Umsatzes kommen von 20 % Ihrer Produkte
  • 80 % aller Ihrer Kunden nutzen nur 20 % der Funktionen Ihrer App

Im Wesentlichen tun Sie weniger, erreichen aber mehr , was Ihnen Zeit spart.

Darüber hinaus stärkt es Ihr Selbstvertrauen – Sie bemühen sich nicht zu sehr, sind aber dennoch erfolgreich.

Wie man dem Pareto-Prinzip folgt

Die Anwendung des Pareto-Prinzips im Zeitmanagement ist einfach – Sie können zunächst an ausgewählten Aufgaben arbeiten, um weniger zu tun, aber einen größeren, spürbareren Effekt zu erzielen.

Wenn wir die oben genannten Beispiele berücksichtigen und konkretisieren, funktioniert das Pareto-Prinzip so:

  • 80 % der Probleme in Ihrem Programm stammen von 20 % aller aktuell gemeldeten Fehler. Wenn Sie 10 Fehler haben und die richtigen 2 lösen, steigern Sie die Leistung Ihres Programms um 80 %.
  • 80 % Ihres gesamten Umsatzes kommen von 20 % Ihrer Produkte. Am besten erweiterst du deine Manufaktur nicht auf 20 verschiedene Produkte, sondern konzentrierst dich stattdessen darauf, die 4 zu perfektionieren, die sich am besten verkaufen.
  • 80 % aller Ihrer Kunden nutzen nur 20 % der Funktionen Ihrer App. Ähnlich wie im obigen Beispiel sollten Sie sich zunächst darauf konzentrieren, Ihre beliebtesten Funktionen zu rationalisieren, und dann Ihre Funktionalitäten erweitern.

Sind Sie daran interessiert, einige weniger verbreitete Zeitmanagement-Tipps wie diesen zu lernen? Schauen Sie sich unsere umfangreiche Liste mit verschiedenen umsetzbaren Zeitmanagement-Tipps an: 58 Zeitmanagement-Tipps

Setzen Sie klug Prioritäten

Wenn Sie mehrere Aufgaben zu erledigen haben, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können Sie nur eines tun, damit sich Ihre Zeit am besten auszahlt – setzen Sie Ihre Prioritäten und machen Sie Pläne.

Planung und Priorisierung beinhalten die Entscheidung, ob eine Aufgabe wichtig ist oder nicht, und ob sie dringend ist oder nicht. Natürlich arbeiten Sie zuerst an wichtigen und dringenden Aufgaben und arbeiten sich von dort aus nach unten.

Wie man sinnvoll priorisiert

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrer Priorisierung umgehen können – die Eisenhower-Matrix und die „Eat that Frog“-Zeitmanagementtechnik:

Priorisieren Sie über die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine Priorisierungstechnik, die nach dem folgenden Prinzip funktioniert.

Zunächst teilen Sie Ihre Aufgaben in 4 Quadranten ein

  • Der 1. Quadrant (wichtige und dringende Aufgaben) – diese Aufgaben haben höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden.
  • Der 2. Quadrant (wichtige, aber nicht dringende Aufgaben) – diese Aufgaben sind wichtig genug, um als nächstes angegangen zu werden, aber nicht dringend genug, um sie zu Ihrer obersten Priorität zu machen.
  • Der 3. Quadrant (dringende, aber nicht wichtige Aufgaben) – Sie sollten sofort erledigt werden, aber da sie nicht wichtig sind, sollten Sie sie an Kollegen delegieren.
  • Der 4. Quadrant (weder wichtige noch dringende Aufgaben) – Sie sollten sie von Ihrer To-do-Liste streichen.
Eisenhower-Matrix

Priorisieren Sie mit „Den Frosch essen“

Eat that frog ist eine Priorisierungstechnik, die nach folgendem Prinzip funktioniert.

Sie kennzeichnen Ihre Aufgaben mit Buchstaben des Alphabets, die auf ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit hinweisen:

  • „A“ – Ihr „Frosch“ oder Ihre wichtigste Aufgabe, die Sie zuerst angehen sollten
  • „B“ – zweitwichtigste Aufgabe, weniger wichtig als „A“ , aber dennoch lebenswichtig
  • „C“ – eine Aufgabe, die Sie erledigen können, aber sie ist nicht entscheidend, wenn Sie keine Zeit haben
  • „D“ – dringende, aber weniger wichtige Aufgaben, die Sie delegieren sollten
  • „E“ – Aufgaben, die Sie streichen können, da sie weder wichtig noch dringend sind

Wie Sie sehen können, folgen beide aufgeführten Priorisierungstechniken demselben Prinzip – Sie priorisieren basierend auf der Dringlichkeit und Wichtigkeit und legen Ihre Prioritäten fest .

Hör auf zu zögern

Gemäß der Prokrastination-Definition bedeutet Prokrastination, etwas zu verzögern oder aufzuschieben – dies kann alles sein, von der Verschiebung der Arbeit an Ihrem neuen Projekt bis hin zur Verschiebung eines Besuchs bei Ihrer Großmutter.

Indem Sie etwas verschieben, verlieren Sie durch diese Verzögerung im Wesentlichen Zeit, daher ist es wichtig, mit dem Aufschieben umzugehen – wenn Sie dies nicht tun, können Sie sogar unter chronischem Aufschieben leiden.

Auf die Frage, warum wir zögern, gibt es mehrere Antworten:

  • denken, dass Sie genug Zeit haben – Ihre Deadline ist 2 lange Monate entfernt, also schauen Sie sich Netflix-Shows an oder gehen jeden Abend aus, bis Sie feststellen, dass die Zeit wirklich vergeht, und Sie haben jetzt 1 Woche Zeit, um 20.000 zu schreiben, Korrektur zu lesen und zu bearbeiten - Wortaufsatz.
  • Vermeiden Sie unangenehme Aufgaben – Sie möchten nicht über schwierige Aufgaben oder herausfordernde Probleme nachdenken, geschweige denn versuchen, sie anzugehen. Sie ordnen also Ihre Desktop-Dateien und -Ordner stattdessen nach Farbe und alphabetischer Reihenfolge neu an.
  • sich mit der Arbeit überfordert fühlen – Sie haben in so kurzer Zeit so viel zu tun, dass Sie das Gefühl haben, überhaupt nicht anfangen zu können. Also zögerst du.
  • Angst zu versagen – wenn du etwas nicht tust, kannst du dabei nicht versagen.
  • Angst vor dem Unbekannten – wer sich nicht ins Unbekannte wagt, wird nie unangenehm überrascht.

Wie man Aufschub vermeidet

Die Überwindung des Aufschiebens scheint entmutigend, aber es gibt mehrere Taktiken, die Sie ausprobieren können, um sich zu konzentrieren und an Ihrer Arbeit festzuhalten:

  • Um zu vermeiden, dass Sie denken, Sie hätten genug Zeit , lassen Sie Ihre entfernte Frist unmittelbarer erscheinen – zerlegen Sie die besagte Aufgabe in kleinere Unteraufgaben mit kürzeren Fristen und arbeiten Sie entsprechend.
  • Um sich zu ermutigen, unangenehme Aufgaben anzugehen , legen Sie eine kurze Zeitspanne fest, in der Sie sich auf diese Aufgaben konzentrieren und einfach durchpowern.
  • Um das Gefühl der Überforderung zu lindern , teilen Sie Ihr Arbeitspensum auf mehrere Tage auf – wenn Sie weniger Stunden an mehr Tagen arbeiten, haben Sie das Gefühl, weniger zu tun zu haben. Streben Sie also an, auch am Wochenende mindestens 2-4 Stunden zu arbeiten.
  • Um die Angst vor dem Scheitern zu überwinden , sollten Sie Ihre Ziele neu definieren und Ihre Erwartungen senken – anstatt sich „Erfolg um jeden Preis“ als Ziel zu setzen, setzen Sie sich „etwas Neues lernen“ als neues Ziel.
  • Um die Angst vor dem Unbekannten zu lindern , können Sie Ihre Hindernisse visualisieren und eine Liste möglicher Probleme erstellen, auf die Sie stoßen könnten – auf diese Weise gestalten Sie Ihren Arbeitsprozess weniger unbekannt und damit weniger einschüchternd.

Möchten Sie mehr über das Aufschieben erfahren, einschließlich weiterer Gründe, warum wir aufschieben, und wie Sie es beheben können?

Check out our all-inclusive post on the subject, complete with a list of famous procrastinators and how they deal with procrastination (George RR Martin and his Winds of Winter conundrum included: Procrastination: why we love it and how to fix it

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.

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️ And what's your take on improving time management skills? Do you agree it's all about the “practice 'till perfection” attitude? Feel free to give us your two cents on the topic — share a piece of advice or a strategy we didn't include that you found helpful. Just write to us at [email protected] and you may end up featured in one of our future articles.