Советы по созданию письма с напоминанием о приглашении + образцы

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Hubspot Email Marketing — платформа автоматизации маркетинга
4. MailerLite — конструктор целевых страниц
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

1. Используйте целевые списки
2. Тестовая строка темы письма о событии
3. Добавьте ценностное предложение
4. Напомните о времени, месте и контактной информации
5. Дайте посетителям советы и подсказки
6. Не забывайте о продвижении событий

Наличие правильной аудитории на вашем мероприятии является ключом к успешной маркетинговой кампании. Понимание вашей аудитории, безусловно, поможет принять решения о маркетинге и опыте компании. Кроме того, это гарантирует лучшие результаты для следующих событий, которые вы продвигаете.

через GIPHY

Даже если у вашего мероприятия лучшая тема и влиятельные люди приходят, чтобы выступить с речью, привлечение правильной аудитории, которая интересуется обсуждаемой темой, очень важно для событийного маркетинга. И при всех современных достижениях в области технологий электронная почта по-прежнему остается одним из самых официальных и эффективных способов маркетинга и рекламы мероприятия. Важность электронной почты выше, чем другие виды рекламы.

Поэтому давайте проведем вас через этап рекламы и рассмотрим 6 важных советов по созданию идеального электронного письма-напоминания о событии.

Причины для отправки сообщения с напоминанием о приглашении

Люди постоянно задают один вопрос: «Почему мы все еще отправляем электронные письма, когда у нас есть Facebook, Twitter и другие платформы социальных сетей?». Что ж, ответ прост: электронная почта — самый профессиональный и официальный способ рекламы.

Несмотря на то, что вы можете создать учетные записи в социальных сетях и иметь тысячи подписчиков, отправка идеальных и не раздражающих электронных писем является гарантией в сознании аудитории, что это событие действительно происходит. Кроме того, ваши посетители будут чувствовать себя ценными.

Кроме того, есть еще несколько причин для создания такого образца напоминания-приглашения:

• Забывчивый ум — человеческий мозг устроен так, чтобы забывать старые вещи и узнавать новые. Так что не забудьте отправить напоминание по электронной почте, чтобы напомнить им об этом событии.
• Непрочитанные электронные письма. Обычно зарегистрированное вами электронное письмо с напоминанием о событии было пропущено. Вероятно, получатель получает много похожих писем или сообщения электронной почты просто попадают в спам. Отправка нескольких электронных писем (не слишком много сразу) и просьба подтвердить, что они прочитали письмо, с кратким ответом — хорошая стратегия.
• Изменения в расписании — в настоящее время все бегут в гораздо более быстром темпе, чтобы достичь своих целей, и их календарь соответственно меняется. Отправка краткого электронного письма о мероприятии напомнит им, что в день мероприятия нельзя вносить какие-либо изменения.
• Изменения в программе мероприятия — важно уведомить вашу аудиторию о любом изменении расписания, которое было сделано, например, об изменении места или времени начала программы и других.
• Захватывающие новости, связанные с мероприятием. Лучший способ донести интересные новости до участников — по электронной почте. Это делает вашу аудиторию более заинтересованной в мероприятии. Можно дать представление о программе и упомянуть некоторых известных людей, которые приедут, стоит назвать имена спонсоров и партнеров.

Эти советы могут быть необходимы для конференций, на которые приезжает какой-нибудь лауреат Нобелевской премии, или на тренингах, которые проводят высококвалифицированные и известные специалисты.

Кроме того, формулировка электронного письма с напоминанием о событии, используемая при написании такой информации, должна быть дружелюбной и мягкой. Это поможет вдохновить коллег или ваших посетителей избавиться от планов и посетить ваше мероприятие. Благодаря сильным формулировкам вы увидите, как вы влияете на своих получателей. Напоминание о приглашении на мероприятие должно быстро привлечь внимание будущих участников и написать интересные вопросы, сделав сильный акцент, добавление фотографий прошлых мероприятий поможет обеспечить вовлеченность и повысить узнаваемость бренда.

Советы по созданию напоминания о приглашении

Теперь вы знаете, почему напоминания по электронной почте важны для событийного маркетинга. Что ж, пора начинать составлять электронные письма. Но вот еще вопрос: «как сделать так, чтобы наши письма читали и воспринимали всерьез?».

Это именно то, с чем мы собираемся вам помочь. Следуйте приведенным ниже советам и будьте уверены, что ваше электронное письмо вызовет интерес у вашей аудитории:

1. Используйте целевые списки из электронного письма с приглашением на мероприятие

Ваша целевая аудитория может быть разбросана по всему миру. Если это не очень большое событие или событие, которое случается раз в жизни, сначала ориентируйтесь на свою местную аудиторию. Таким образом, вы подтвердите присутствие своей аудитории, с которой контактируете.

Если люди из других стран хотят присоединиться, приветствуйте их с горячим сердцем, но сначала вы должны сосредоточиться на людях, живущих поблизости. Это увеличит количество участников, и люди будут реагировать быстрее. Дополнительную информацию о сегментации списка адресов электронной почты можно найти здесь .

2. Проверьте строку темы электронного письма о событии в напоминании.

Строка темы электронной почты в приглашении по электронной почте — одна из самых важных вещей, которые следует учитывать при написании электронного письма, потому что это одна из первых вещей, которые видят получатели.

Тема письма должна быть короткой и цепляющей. В то же время должна быть соответствующая информация, необходимая получателю. Строка темы должна быть достаточно убедительной, чтобы заставить их открыть электронное письмо и прочитать его.

3. Добавьте ценностное предложение в напоминание по электронной почте с приглашением

Ценностное предложение — это заявление, в котором объясняются причины посещения мероприятия и то, что участники получат от мероприятия. Не пишите все, что связано с событием, а только важные вещи, которые следует выделить.

Это должно быть точное заявление, содержащее около 100 слов, и оно должно сообщать о преимуществах посещения, а не просто информировать их. Таким образом, ценностное предложение позволяет вашей целевой аудитории в нескольких словах осознать ценность мероприятия и мотивировать их к действию.

4. Напомните о времени, месте и контактной информации ответственного лица, организатора или службы поддержки.

Хотя при регистрации люди должны знать всю информацию, необходимую для участия в мероприятии. Очевидно, что основные данные, которые необходимо включить, — это дата, время начала мероприятия, место проведения в случае оффлайн-мероприятий и ссылка на онлайн-мероприятия. Если эта информация не предоставляется или время от времени не напоминается, особенно о дате мероприятия, участник может в конечном итоге забыть о ней.

В дружеское напоминание добавьте визуальные эффекты, изображающие время, дату и место проведения мероприятия. Также важно указать ответственное лицо или команду людей, к которым участник должен обратиться в случае возникновения каких-либо проблем или каких-либо вопросов. Достаточно указать адрес электронной почты, номер телефона или другие варианты связи.

В тех случаях, когда вы принимаете иностранных гостей, обязательно спросите их о времени их прибытия и размещении, чтобы организовать для них все необходимое. Не забудьте предоставить им данные человека, который будет отвечать за международную аудиторию.

Вы можете включить всю необходимую информацию в баннеры событий для подписи электронной почты вместе с изображением, и название вашего мероприятия в подписи электронной почты должно быть хорошо изображено. Подпись электронной почты — это полезный блок, который показывает данные основного хоста в нижнем колонтитуле электронной почты. Кроме того, с помощью создателя электронной подписи Newoldstamp вы можете добавлять в подпись баннеры, значки социальных сетей и ссылки на мероприятие. Это поможет обозначить основные детали промо-мероприятий и привлечь внимание людей.

5. Дайте посетителям советы и подсказки

Всего несколько дней до мероприятия — важный момент для событийного маркетинга. Это электронное письмо должно содержать актуальную информацию о некоторых советах о том, что делать и чего не делать на мероприятии. Стоит упомянуть некоторые специальные предложения, такие как «обед и ужин в наличии» или «все необходимые материалы будут предоставлены» и другие подобные вещи и информационные детали. Людям будет полезна следующая информация:

• Маршруты и информация о парковке

Эта информация будет важна для иностранных зарегистрированных лиц или людей, прибывающих из другого города или штата. В таких случаях очень полезны четкие данные о направлении или указание направления на карте Google.

Что касается парковки, стоит упомянуть, могут ли они парковаться рядом с местом проведения, есть ли специальная парковка или место для парковки находится далеко. Упоминание некоторых отелей или общежитий, которые могут предоставить дешевое жилье поблизости от места проведения мероприятия, будет заслуживать внимания для иностранных зарегистрированных участников.

• Запрещенные вещи

Эта информация будет полезна для предотвращения разного рода ссор или разногласий. Понятно, что вы не хотите, чтобы на мероприятии возникали какие-либо проблемы и упоминались вещи, которые участники не могли делать, такие как «курение сигарет», «употребление алкоголя на мероприятии» или другие подобные действия.

Также может быть случай, когда у участников есть домашние животные и они очень привязаны к ним, поэтому также полезно упомянуть, что домашние животные не допускаются. Итак, вы должны перечислить все вещи, которые запрещено проносить на мероприятие. Также в список запрещенных предметов могут быть включены: оружие, наркотики, стеклянные бутылки. Плохие вибрации также могут быть здесь строго запрещены. Помните, что будет сложно провести мероприятие без строгой политики.

• Что принести

Если участникам необходимо взять с собой на мероприятие какие-то вещи, то эти вещи должны быть упомянуты в электронном письме в виде маркированного или пронумерованного списка. Это становится важным, когда вы планируете обучающее мероприятие или обеденное мероприятие.

Вы можете попросить участников принести блокноты, чтобы записать некоторые моменты. Или, если обед не предоставляется ответственной организацией или принимающей стороной, попросите участников принести свою коробку с едой или оставить информацию о том, где они могут заказать или купить обед.

Во время офлайн-мероприятий, когда были сделаны предыдущие бронирования, важно попросить ваших зарегистрировавшихся принести специальные регистрационные карты или что-то подобное.

6. Не забывайте о продвижении вашего мероприятия

Помните, что ваша цель — прорекламировать мероприятие — и кто может сделать это лучше, чем ваша собственная аудитория! В настоящее время, когда мир одержим социальными сетями, особенно молодым поколением, стоит попросить их поделиться этой информацией о событиях в Facebook или Instagram.

Ваши ссылки на социальные сети могут быть указаны в нижнем колонтитуле электронной почты. Важно грамотно выбрать формат подписи для мероприятия, который может быть официальным и в то же время визуально привлекательным.

Кроме того, маркетинг событий и электронная подпись напрямую связаны. Подходящая подпись электронной почты приведет к лучшему и позитивному маркетингу. Некоторые из следующих советов могут оказаться полезными:

• Попросите твитнуть или поделиться информацией с хэштегами

Это один из самых эффективных методов привлечения других людей из той же области профессии. Делитесь новостями о событиях, отмечайте свои страницы в Facebook или Instagram в сообщениях и твитьте о них с помощью хэштегов — вот некоторые из многих способов, используемых для создания или привлечения большого количества аудитории.

Это поможет генерировать новых лидов и потенциальных клиентов ваших продуктов или услуг. Не забудьте предоставить им ссылки и правильные имена, чтобы пометить их в баннере электронной почты.

• Делитесь информацией в социальных сетях, чтобы поднять больше шума

Как уже говорилось, социальные сети — лучшая платформа для создания шума о событии. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin и многие другие доступны для обмена актуальной информацией и привлечения заинтересованной аудитории к вашему мероприятию.

Кроме того, вы можете предоставить всю информацию о своих страницах в социальных сетях в подписи электронной почты. Кроме того, вы можете добавить свой рекламный контент и ссылки для перехода к действию на баннер. Вы можете просто использовать инструмент подписи электронной почты Newoldstamp и готовые шаблоны, чтобы включить значки социальных сетей, ссылки и баннеры.

Вывод

Это шесть лучших советов по созданию лучших напоминаний по электронной почте о событиях. Электронный маркетинг — это идеальный способ рекламировать ваше мероприятие самым профессиональным способом. Не забудьте добавить приведенные выше советы и информацию в свой контрольный список электронной почты для продвижения мероприятия.

Только не забывайте быть лаконичным и кратким, потому что никто не любит читать большие и длинные тексты, одновременно выискивая основную информацию по содержанию. Кроме того, вы должны иметь в виду, что вы должны поместить несколько изображений, чтобы сделать его визуально привлекательным. Но не переусердствуйте.

Вперед, создайте шаблон напоминания о приглашении уже сегодня!