Tips Membuat Email Pengingat Undangan + Contoh

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Pemasaran Email Hubspot - Platform otomatisasi pemasaran
4. MailerLite - Pembuat halaman arahan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

1. Gunakan daftar yang ditargetkan
2. Uji baris subjek email acara
3. Tambahkan proposisi nilai
4. Ingatkan tentang waktu, lokasi, dan informasi kontak
5. Berikan saran dan tip kepada peserta
6. Jangan lupa tentang promosi acara

Memiliki audiens yang tepat di acara Anda adalah kunci kampanye pemasaran yang sukses. Memahami audiens Anda pasti akan membantu memandu keputusan tentang pemasaran dan pengalaman perusahaan. Juga, itu akan menjamin hasil yang lebih baik untuk acara berikutnya yang Anda promosikan.

melalui GIPHY

Bahkan jika acara Anda memiliki tema terbaik dan orang-orang kuat datang untuk menyampaikan pidato, menarik audiens yang tepat yang tertarik dengan topik yang sedang dibahas sangat penting untuk pemasaran acara. Dan dengan semua kemajuan modern di bidang teknologi, email masih tetap menjadi salah satu cara paling resmi dan efektif untuk memasarkan dan mengiklankan suatu acara. Pentingnya email lebih tinggi daripada jenis iklan lainnya.

Oleh karena itu, mari kita bawa Anda melalui fase iklan dan periksa 6 tips penting untuk membuat email pengingat acara yang sempurna.

Alasan untuk mengirim pesan pengingat undangan

Satu pertanyaan yang selalu ditanyakan orang adalah “mengapa kita masih mengirim email ketika kita memiliki Facebook, Twitter, dan platform media sosial lainnya?”. Jawabannya sederhana, email adalah cara paling profesional dan resmi untuk beriklan.

Meskipun Anda mungkin membuat akun media sosial dan memiliki ribuan pengikut, mengirimkan email yang sempurna dan tidak mengganggu adalah jaminan di benak audiens bahwa peristiwa ini benar-benar terjadi. Selain itu, peserta Anda akan merasa dihargai.

Selanjutnya, berikut ini adalah beberapa alasan lagi untuk membuat contoh pesan pengingat undangan tersebut:

• Pikiran pelupa – otak manusia telah dirancang untuk melupakan hal-hal lama dan mempelajari hal-hal baru. Jadi, jangan lupa untuk mengirimkan email reminder untuk mengingatkan mereka tentang acara ini.
• Email yang belum dibaca – biasanya email pengingat acara yang Anda kirim tidak terjawab oleh pendaftar Anda. Mungkin, penerima mendapatkan banyak email serupa atau pesan email hanya masuk ke email spam. Mengirim beberapa email (tidak terlalu banyak sekaligus) dan meminta mereka untuk mengonfirmasi bahwa mereka membacanya dengan balasan singkat adalah strategi yang baik.
• Perubahan jadwal – setiap orang berlari dengan kecepatan yang jauh lebih cepat saat ini untuk mencapai tujuan mereka dan kalender mereka berubah sesuai dengan itu. Mengirim email acara singkat akan mengingatkan mereka untuk tidak membuat perubahan apa pun untuk hari acara.
• Perubahan dalam program acara – penting untuk memberi tahu audiens Anda tentang segala jenis penjadwalan ulang yang telah dilakukan seperti perubahan tempat atau waktu program dimulai dan lainnya.
• Berita menarik terkait acara – cara terbaik untuk menyampaikan berita menarik kepada peserta adalah melalui email. Itu membuat audiens Anda lebih antusias tentang acara tersebut. Wawasan program dapat dinyatakan dan menyebutkan beberapa orang terkenal yang akan datang, nama sponsor dan mitra berharga.

Kiat-kiat ini dapat menjadi penting untuk konferensi di mana beberapa orang pemenang hadiah Nobel akan datang untuk lokakarya atau sesi pelatihan yang disediakan oleh para profesional yang sangat berpengalaman dan terkenal.

Selain itu, kata-kata email pengingat acara yang digunakan saat menulis informasi tersebut harus ramah dan lembut. Ini akan membantu untuk menginspirasi rekan kerja atau peserta Anda untuk menyingkirkan rencana dan mengunjungi acara Anda. Berkat kata-kata yang kuat, Anda akan melihat bagaimana Anda memengaruhi penerima Anda. Pengingat undangan acara harus menarik perhatian peserta di masa mendatang dengan cepat dan menulis pertanyaan menarik, memberikan penekanan yang kuat, menambahkan foto acara sebelumnya akan membantu memastikan keterlibatan dan meningkatkan pengenalan merek.

Kiat untuk membuat pesan pengingat untuk undangan

Sekarang Anda tahu mengapa pengingat email penting untuk pemasaran acara. Nah, saatnya untuk mulai menulis email. Tapi di sini ada pertanyaan lain: “bagaimana memastikan email kita dibaca dan ditanggapi dengan serius?”.

Inilah tepatnya yang akan kami bantu. Ikuti kiat-kiat yang diberikan di bawah ini dan yakinlah bahwa email Anda akan membangkitkan semangat audiens Anda:

1. Gunakan daftar yang ditargetkan dari email undangan acara

Audiens target Anda mungkin tersebar di seluruh dunia. Kecuali jika itu adalah acara yang sangat besar atau acara sekali seumur hidup, targetkan audiens lokal Anda terlebih dahulu. Sedemikian rupa, Anda akan mengkonfirmasi keberadaan audiens Anda yang Anda hubungi.

Jika orang-orang dari negara lain ingin bergabung, sambut mereka dengan hati yang hangat tetapi fokus Anda pada awalnya adalah orang-orang yang tinggal di sekitar tempat itu. Ini akan meningkatkan jumlah orang yang hadir dan orang-orang akan merespons lebih cepat. Temukan informasi lebih lanjut tentang segmentasi daftar email di sini .

2. Uji baris subjek email acara di pengingat Anda

Baris subjek email dalam undangan email adalah salah satu hal terpenting yang harus diperhatikan saat menulis email karena merupakan salah satu hal pertama yang dilihat penerima.

Baris subjek harus pendek dan menarik. Pada saat yang sama, harus ada informasi yang relevan yang dibutuhkan oleh penerima. Baris subjek harus cukup meyakinkan untuk memaksa mereka membuka email dan membacanya.

3. Tambahkan proposisi nilai ke pengingat undangan email

Proposisi nilai adalah pernyataan yang menjelaskan alasan menghadiri acara tersebut dan apa yang akan diperoleh peserta dari acara tersebut. Jangan menulis segala sesuatu yang berhubungan dengan acara tersebut, hanya hal-hal yang secara signifikan menarik yang harus disorot.

Itu harus menjadi pernyataan yang tepat yang mengandung sekitar 100 kata dan harus menyampaikan manfaat dari menghadiri daripada hanya memberi tahu mereka. Dengan demikian, proposisi nilai memungkinkan audiens target Anda untuk memahami nilai acara dalam beberapa kata dan memotivasi mereka untuk mengambil tindakan.

4. Ingatkan tentang waktu, lokasi, dan informasi kontak dari orang yang bertanggung jawab, tuan rumah, atau tim pendukung

Meskipun saat mendaftar, individu harus mengetahui semua informasi penting untuk menghadiri acara tersebut. Jelas, data utama yang harus disertakan adalah tanggal, waktu acara dimulai, tempat untuk acara offline, dan tautan ke acara online. Jika informasi ini tidak diberikan atau diingatkan dari waktu ke waktu, terutama tanggal acara, peserta mungkin akan lupa.

Dalam pengingat ramah Anda, tambahkan visual yang menggambarkan, waktu, tanggal, dan tempat acara. Juga, penting untuk menyebutkan orang atau tim yang bertanggung jawab yang harus dihubungi oleh peserta jika ada masalah atau pertanyaan apa pun. Itu akan cukup untuk menyatakan, baik alamat email, nomor telepon, atau opsi kontak lainnya.

Jika Anda telah menerima peserta internasional, pastikan untuk menanyakan waktu kedatangan dan akomodasi mereka untuk mengatur kebutuhan mereka. Jangan lupa untuk memberi mereka perincian tentang orang yang akan bertanggung jawab untuk audiensi internasional.

Anda dapat memasukkan semua informasi yang diperlukan ke dalam spanduk acara untuk tanda tangan email bersama dengan gambar dan nama acara Anda di tanda tangan email Anda harus digambarkan dengan baik. Tanda tangan email adalah blok bermanfaat yang menunjukkan data host utama di footer email. Selain itu, dengan menggunakan pembuat tanda tangan email Newoldstamp , Anda dapat menambahkan spanduk, ikon media sosial, dan tautan ke acara ke dalam tanda tangan. Ini akan membantu menguraikan detail utama acara promosi dan menarik perhatian orang.

5. Berikan saran dan tip kepada peserta

Hanya beberapa hari sebelum acara adalah waktu yang penting untuk pemasaran acara. Email ini harus berisi informasi yang relevan mengenai beberapa tips tentang apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam acara tersebut. Perlu disebutkan beberapa penawaran khusus seperti "makan siang dan makan malam tersedia" atau "semua bahan yang diperlukan akan disediakan" dan hal-hal serupa serta detail informasi lainnya. Beberapa info berikut akan bermanfaat bagi orang-orang:

• Petunjuk arah dan informasi parkir

Informasi ini akan penting bagi pendaftar internasional atau orang yang datang dari kota atau negara bagian lain. Dalam kasus seperti itu, data yang jelas tentang arah atau memberikan petunjuk peta google sangat membantu.

Tentang parkir, perlu disebutkan apakah mereka bisa parkir di dekat venue, jika ada area parkir khusus atau jika tempat parkirnya jauh. Menyebutkan beberapa hotel atau hostel yang dapat menyediakan akomodasi murah di sekitar acara akan menjadi catatan penting bagi pendaftar internasional.

• Hal-hal yang dilarang

Informasi ini akan berguna untuk mencegah segala bentuk pertengkaran atau perselisihan. Bisa dimaklumi jika Anda tidak ingin ada masalah dalam acara tersebut dan menyebutkan hal-hal yang tidak boleh dilakukan oleh para peserta seperti “merokok”, “minum alkohol saat acara” atau kegiatan serupa lainnya.

Juga, mungkin ada kasus ketika peserta memiliki hewan peliharaan dan sangat dekat dengan mereka, oleh karena itu, juga bermanfaat untuk menyebutkan bahwa hewan peliharaan tidak diperbolehkan. Jadi, Anda harus mencantumkan semua hal yang dilarang untuk dibawa dalam acara tersebut. Berikut ini juga dapat dimasukkan dalam daftar sebagai barang terlarang: senjata api, obat-obatan, botol kaca. Getaran buruk juga sangat dilarang di sini. Ingat, akan sulit menyelenggarakan acara tanpa kebijakan yang ketat.

• Apa yang dibawa

Jika peserta diharuskan untuk membawa beberapa hal bersama mereka ke acara tersebut, maka hal-hal tersebut harus disebutkan dalam email sebagai daftar berpoin atau bernomor. Ini menjadi penting ketika Anda merencanakan acara pelatihan atau acara makan siang dan belajar.

Anda mungkin ingin meminta peserta untuk membawa buku catatan untuk mencatat beberapa poin. Atau jika makan siang tidak disediakan oleh organisasi atau tuan rumah yang bertanggung jawab, mintalah peserta Anda untuk membawa kotak makanan mereka sendiri atau tinggalkan informasi di mana mereka dapat memesan atau membeli makan siang.

Selama acara offline, ketika reservasi sebelumnya dilakukan, penting untuk meminta pendaftar Anda untuk membawa kartu pendaftaran tertentu atau yang serupa.

6. Jangan lupa tentang promosi acara Anda

Ingatlah bahwa tujuan Anda adalah untuk mengiklankan acara – dan siapa yang dapat melakukannya lebih baik daripada audiens Anda sendiri! Saat ini ketika dunia terobsesi dengan media sosial terutama generasi muda, ada baiknya meminta mereka untuk membagikan informasi tentang acara ini di Facebook atau Instagram.

Tautan media sosial Anda dapat disediakan di footer email. Penting untuk memilih format tanda tangan acara Anda dengan bijak yang bisa resmi dan menarik secara visual pada saat yang bersamaan.

Selain itu, pemasaran acara dan tanda tangan email berkorelasi langsung. Tanda tangan email yang sesuai akan menghasilkan pemasaran yang lebih baik dan positif. Beberapa tips berikut mungkin terbukti bermanfaat:

• Mintalah untuk men-tweet atau berbagi informasi dengan tagar

Ini adalah salah satu metode paling efektif untuk menarik orang lain dari bidang profesi yang sama. Berbagi berita acara Anda, menandai halaman Facebook atau Instagram Anda di postingan, dan men-tweet tentang mereka dengan tagar adalah beberapa dari banyak cara yang digunakan untuk membuat atau menarik banyak audiens.

Ini akan membantu untuk menghasilkan prospek lebih lanjut dan pelanggan potensial dari produk atau layanan Anda. Pastikan untuk memberi mereka tautan dan nama yang benar untuk diberi tag di spanduk email.

• Bagikan informasi media sosial untuk meningkatkan lebih banyak buzz

Seperti yang telah disebutkan, media sosial adalah platform terbaik untuk membuat buzz tentang acara tersebut. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin, dan banyak lainnya tersedia untuk berbagi informasi yang relevan dan mengarahkan audiens yang tertarik ke acara Anda.

Selain itu, Anda dapat memberikan semua informasi tentang halaman media sosial Anda di tanda tangan email. Selain itu, Anda dapat menambahkan konten promosi dan tautan klik untuk bertindak ke spanduk. Anda cukup menggunakan alat tanda tangan email Newoldstamp dan template siap pakai untuk menyertakan ikon, tautan, dan spanduk jejaring sosial.

Kesimpulan

Itulah enam tips terbaik untuk membuat email reminder terbaik untuk acara tersebut. Pemasaran email adalah cara sempurna untuk mengiklankan acara Anda dengan cara yang paling profesional. Jangan lupa untuk menambahkan tips dan informasi yang diberikan di atas ke daftar email Anda untuk promosi acara.

Ingatlah untuk ringkas dan singkat, karena tidak ada yang suka membaca teks besar dan panjang bersama dengan mencari informasi utama melalui konten. Juga, Anda perlu diingat bahwa Anda harus meletakkan beberapa gambar untuk membuatnya menarik secara visual. Tapi jangan berlebihan.

Silakan, buat templat pengingat undangan hari ini!