Wskazówki dotyczące tworzenia wiadomości e-mail z przypomnieniem o zaproszeniu + próbki

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Hubspot Email Marketing - Platforma do automatyzacji marketingu
4. MailerLite — kreator stron docelowych
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

1. Korzystaj z list ukierunkowanych
2. Testowy wiersz tematu wiadomości e-mail o wydarzeniu
3. Dodaj propozycję wartości
4. Przypomnij o czasie, lokalizacji i danych kontaktowych
5. Zapewnij uczestnikom porady i wskazówki
6. Nie zapomnij o promocji wydarzenia

Posiadanie odpowiedniej publiczności na swoim wydarzeniu jest kluczem do udanej kampanii marketingowej. Zrozumienie odbiorców z pewnością pomoże w podejmowaniu decyzji dotyczących marketingu i doświadczeń firmy. Zagwarantuje to również lepsze wyniki przy kolejnych promowanych przez Ciebie wydarzeniach.

przez GIPHY

Nawet jeśli Twoje wydarzenie ma najlepszy motyw i wpływowych ludzi, którzy przychodzą, aby wygłosić przemówienie, przyciągnięcie odpowiedniej publiczności, która jest zainteresowana omawianym tematem, jest bardzo ważne dla marketingu wydarzeń. A przy wszystkich nowoczesnych osiągnięciach w dziedzinie technologii e-mail nadal pozostaje jednym z najbardziej oficjalnych i skutecznych sposobów marketingu i reklamy wydarzenia. Znaczenie wiadomości e-mail jest większe niż innych rodzajów reklam.

Dlatego przejdźmy przez fazę reklamy i zapoznaj się z 6 ważnymi wskazówkami dotyczącymi tworzenia idealnego e-maila z przypomnieniem o wydarzeniu.

Powody, dla których warto wysłać wiadomość z przypomnieniem o zaproszeniu

Jednym z pytań, które ludzie cały czas zadają, jest „dlaczego wciąż wysyłamy e-maile, gdy mamy Facebooka, Twittera i inne platformy mediów społecznościowych?”. Cóż, odpowiedź jest prosta, e-mail to najbardziej profesjonalny i oficjalny sposób reklamy.

Nawet jeśli możesz założyć konta w mediach społecznościowych i mieć tysiące obserwujących, wysyłanie doskonałych i nie denerwujących e-maili jest zapewnieniem w umyśle odbiorców, że to wydarzenie faktycznie się dzieje. Oprócz tego Twoi uczestnicy poczują się docenieni.

Ponadto poniżej przedstawiono kilka innych powodów, dla których warto utworzyć taki przykładowy komunikat z przypomnieniem o zaproszeniu:

• Zapominający umysł – ludzki mózg został zaprojektowany tak, aby zapominać o starych rzeczach i uczyć się nowych. Nie zapomnij więc wysłać e-maila z przypomnieniem o tym wydarzeniu.
• Nieprzeczytane wiadomości e-mail — często zdarza się, że wysłana wiadomość e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu została pominięta przez rejestrującego. Prawdopodobnie odbiorca otrzymuje wiele podobnych wiadomości e-mail lub wiadomości e-mail po prostu trafiają do wiadomości spamowych. Wysyłanie wielu e-maili (nie za dużo na raz) i proszenie ich o potwierdzenie, że je przeczytali, jest dobrą strategią.
• Zmiany w harmonogramie – w dzisiejszych czasach każdy biegnie w znacznie szybszym tempie, aby osiągnąć swoje cele, a ich kalendarz odpowiednio się zmienia. Wysłanie krótkiej wiadomości e-mail dotyczącej wydarzenia przypomni im, aby nie wprowadzać żadnych zmian w dniu wydarzenia.
• Zmiany w programie wydarzenia – ważne jest, aby powiadomić publiczność o wszelkich zmianach harmonogramu, takich jak zmiana miejsca lub godziny rozpoczęcia programu i inne.
• Ekscytujące wiadomości związane z wydarzeniem – najlepszym sposobem na dostarczenie uczestnikom ekscytujących wiadomości jest e-mail. To sprawia, że ​​widzowie są bardziej entuzjastycznie nastawieni do wydarzenia. Można zagłębić się w program i wymienić kilka sławnych osób, które przyjdą, warto wymienić sponsorów i partnerów.

Te wskazówki mogą być niezbędne w przypadku konferencji, na które noblista przyjeżdża na warsztaty lub szkolenia prowadzone przez bardzo doświadczonych i znanych profesjonalistów.

Co więcej, sformułowanie e-maila przypominającego o wydarzeniu użyte podczas pisania takich informacji musi być przyjazne i miękkie. Pomoże to zainspirować współpracowników lub uczestników do pozbycia się planów i odwiedzenia Twojego wydarzenia. Dzięki mocnym sformułowaniom zobaczysz, jak wpływasz na swoich odbiorców. Przypomnienie o zaproszeniu na wydarzenie powinno szybko przyciągnąć uwagę przyszłych uczestników i napisać ciekawe pytania, kładąc silny nacisk, dodanie zdjęć z poprzednich wydarzeń pomoże zapewnić zaangażowanie i zwiększyć rozpoznawalność marki.

Wskazówki dotyczące tworzenia wiadomości przypominającej o zaproszeniu

Teraz już wiesz, dlaczego przypomnienia e-mailowe są ważne w marketingu wydarzeń. Cóż, czas zacząć pisać e-maile. Ale tu pojawia się kolejne pytanie: „jak upewnić się, że nasze e-maile są czytane i traktowane poważnie?”.

W tym właśnie zamierzamy Ci pomóc. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami i miej pewność, że Twój e-mail wzbudzi emocje wśród odbiorców:

1. Użyj list docelowych z wiadomości e-mail z zaproszeniem na wydarzenie

Twoja grupa docelowa może być rozrzucona po całym świecie. O ile nie jest to bardzo duże wydarzenie lub wydarzenie jedyne w swoim rodzaju, najpierw skieruj uwagę na lokalną publiczność. W ten sposób potwierdzisz obecność swoich odbiorców, z którymi się kontaktujesz.

Jeśli ludzie z innych krajów chcą się przyłączyć, przywitaj ich z ciepłym sercem, ale najpierw powinieneś skupić się na ludziach mieszkających w pobliżu tego miejsca. Zwiększy to liczbę osób uczestniczących i ludzie będą szybciej reagować. Więcej informacji na temat segmentacji list e-mailowych znajdziesz tutaj .

2. Przetestuj wiersz tematu wiadomości e-mail o wydarzeniu w swoim przypomnieniu

Wiersz tematu wiadomości e-mail w zaproszeniu e-mail jest jedną z najważniejszych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania wiadomości e-mail, ponieważ jest to jedna z pierwszych rzeczy, które widzą odbiorcy.

Temat powinien być krótki i chwytliwy. Jednocześnie powinny istnieć odpowiednie informacje wymagane przez odbiorcę. Wiersz tematu powinien być wystarczająco przekonujący, aby skłonić ich do otwarcia wiadomości e-mail i przeczytania jej.

3. Dodaj propozycję wartości do przypomnienia o zaproszeniu e-mail

Propozycja wartości to stwierdzenie, które wyjaśnia powody, dla których warto wziąć udział w wydarzeniu i co uczestnicy zyskają dzięki wydarzeniu. Nie pisz wszystkiego, co ma związek z wydarzeniem, tylko te bardzo ekscytujące rzeczy, które powinny być podkreślone.

Musi to być precyzyjne stwierdzenie zawierające około 100 słów i powinno przekazywać korzyści płynące z uczestnictwa, a nie tylko je informować. W ten sposób propozycja wartości pozwala Twojej grupie docelowej dostrzec w kilku słowach wartość wydarzenia i zmotywować ich do działania.

4. Przypomnij o czasie, lokalizacji i danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej, gospodarza lub zespołu wsparcia

Chociaż podczas rejestracji osoby powinny znać wszystkie informacje niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniu. Oczywiście głównymi danymi, które należy uwzględnić, jest data, godzina rozpoczęcia wydarzenia, miejsce w przypadku wydarzeń offline oraz link do wydarzeń online. Jeśli te informacje nie są podawane lub przypominane od czasu do czasu, zwłaszcza data wydarzenia, uczestnik może o nich zapomnieć.

W swoim przyjaznym przypomnieniu dodaj wizualizacje przedstawiające, czas, datę i miejsce wydarzenia. Należy również wspomnieć o odpowiedzialnej osobie lub zespole osób, z którymi uczestnik powinien się skontaktować w przypadku jakichkolwiek problemów lub pytań. Wystarczy podać adres e-mail, numer telefonu lub inne możliwości kontaktu.

W przypadku przyjęcia uczestników z zagranicy, zapytaj ich o czas przyjazdu i zakwaterowanie, aby załatwić dla nich potrzeby. Nie zapomnij podać im danych osoby, która będzie odpowiedzialna za międzynarodową publiczność.

Możesz umieścić wszystkie niezbędne informacje na banerach wydarzeń do podpisów e-mail wraz ze zdjęciem, a nazwa wydarzenia w podpisie e-mail musi być dobrze przedstawiona. Podpis wiadomości e-mail jest pomocnym blokiem, który pokazuje dane głównego hosta w stopce wiadomości e-mail. Ponadto, korzystając z kreatora podpisów e-mail Newoldstamp , możesz dodawać do podpisu banery, ikony mediów społecznościowych i linki do wydarzenia. Pomoże to nakreślić główne szczegóły wydarzeń promocyjnych i przyciągnąć uwagę ludzi.

5. Zapewnij uczestnikom porady i wskazówki

Zaledwie kilka dni przed wydarzeniem to ważny czas dla event marketingu. Ten e-mail powinien zawierać istotne informacje dotyczące kilku wskazówek dotyczących tego, co robić, a czego nie robić w przypadku wydarzenia. Warto wspomnieć o ofertach specjalnych, takich jak „dostępny obiad i kolacja” lub „dostarczone zostaną wszystkie niezbędne materiały” i inne podobne rzeczy i szczegóły informacyjne. Niektóre z poniższych informacji będą pomocne dla ludzi:

• Wskazówki dojazdu i informacje o parkowaniu

Informacje te będą ważne dla międzynarodowych rejestrujących lub osób pochodzących z innego miasta lub stanu. W takich przypadkach bardzo pomocne są jasne dane o kierunku lub podanie wskazówek na mapie google.

Jeśli chodzi o parkowanie, warto wspomnieć, czy mogą parkować w pobliżu obiektu, czy jest specjalny parking, czy miejsce parkingowe jest daleko. Wymienienie niektórych hoteli lub hosteli, które mogą zapewnić tanie noclegi w pobliżu wydarzenia, będzie godne uwagi dla międzynarodowych rejestrujących się.

• Zabronione rzeczy

Informacje te będą przydatne, aby zapobiec wszelkim kłótniom lub nieporozumieniom. Zrozumiałe jest, że nie chcesz żadnych problemów podczas imprezy i wspominasz o rzeczach, których uczestnicy nie mogą zrobić, takich jak „palenie papierosów”, „picie alkoholu podczas imprezy” lub inne podobne czynności.

Może się również zdarzyć, że uczestnicy mają zwierzęta i są do nich bardzo przywiązani, dlatego warto również wspomnieć, że zwierzęta nie są dozwolone. Powinieneś więc wymienić wszystkie rzeczy, których nie wolno wnosić na imprezę. Na liście zakazane mogą być również: broń, narkotyki, szklane butelki. Złe wibracje mogą być tutaj również surowo zabronione. Pamiętaj, że bez ścisłej polityki trudno będzie zorganizować wydarzenie.

• Co przynieść

Jeśli uczestnicy są zobowiązani do zabrania ze sobą na wydarzenie pewnych rzeczy, muszą one być wymienione w wiadomości e-mail jako lista punktowana lub numerowana. Staje się to ważne, gdy planujesz szkolenie lub wydarzenie typu lunch i nauka.

Możesz poprosić uczestników o przyniesienie zeszytu, aby zanotować kilka punktów. Lub w przypadku, gdy obiad nie jest dostarczany przez odpowiedzialną organizację lub gospodarza, poproś uczestników o przyniesienie własnego pudełka z posiłkami lub pozostawienie informacji, gdzie mogą zamówić lub kupić lunch.

Podczas wydarzeń offline, kiedy dokonano wcześniejszych rezerwacji, ważne jest, aby poprosić rejestrujących się o przyniesienie określonych kart rejestracyjnych lub czegoś podobnego.

6. Nie zapomnij o promocji swojego wydarzenia

Pamiętaj, że Twoim celem jest reklama wydarzenia – a kto może to zrobić lepiej niż Twoja własna publiczność! W dzisiejszych czasach, gdy świat ma obsesję na punkcie mediów społecznościowych, zwłaszcza młodego pokolenia, warto poprosić ich o udostępnianie informacji o wydarzeniach na Facebooku czy Instagramie.

Twoje linki do mediów społecznościowych można podać w stopce e-maila. Ważne jest, aby mądrze wybrać format podpisu wydarzenia, który może być jednocześnie oficjalny i atrakcyjny wizualnie.

Ponadto marketing wydarzeń i podpis e-mail są bezpośrednio skorelowane. Odpowiedni podpis e-maila będzie prowadzić do lepszego i pozytywnego marketingu. Niektóre z poniższych wskazówek mogą okazać się pomocne:

• Poproś o tweetowanie lub udostępnianie informacji za pomocą hashtagów

To jedna z najskuteczniejszych metod przyciągania innych osób z tej samej dziedziny zawodu. Udostępnianie wiadomości o wydarzeniach, oznaczanie stron na Facebooku lub Instagramie w postach oraz tweetowanie o nich za pomocą hashtagów to tylko niektóre z wielu sposobów tworzenia lub przyciągania dużej liczby odbiorców.

Pomoże generować kolejne leady i potencjalnych klientów Twoich produktów lub usług. Upewnij się, że podałeś im linki i prawidłowe nazwy do otagowania w banerze e-mail.

• Udostępniaj informacje z mediów społecznościowych, aby zwiększyć zainteresowanie

Jak już wspomniano, media społecznościowe to najlepsza platforma do tworzenia szumu wokół wydarzenia. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin i wiele innych umożliwia udostępnianie istotnych informacji i przyciąganie zainteresowanych odbiorców do Twojego wydarzenia.

Możesz również podać wszystkie informacje o swoich stronach w mediach społecznościowych w podpisie e-mail. Co więcej, możesz dodać do banera treści promocyjne i linki typu „kliknij do działania”. Możesz po prostu użyć narzędzia do podpisywania wiadomości e-mail Newoldstamp i gotowych szablonów, aby dołączyć ikony sieci społecznościowych, linki i banery.

Wniosek

Oto sześć najlepszych wskazówek, jak stworzyć najlepsze przypomnienia e-mail o wydarzeniach. Email marketing to doskonały sposób na zareklamowanie wydarzenia w najbardziej profesjonalny sposób. Nie zapomnij dodać powyższych wskazówek i informacji do swojej listy kontrolnej e-mail w celu promocji wydarzenia.

Pamiętaj tylko, aby być zwięzłym i zwięzłym, ponieważ nikt nie lubi czytać dużych i długich tekstów wraz z wyszukiwaniem głównych informacji po treści. Musisz też pamiętać, że musisz umieścić kilka zdjęć, aby było to atrakcyjne wizualnie. Ale nie przesadzaj.

Śmiało, utwórz szablon przypomnienia o zaproszeniu już dziś!