Полное руководство: как создать профессиональное электронное письмо с напоминанием о мероприятии для увеличения посещаемости

1. Зачем вам электронное письмо с напоминанием о событии?
2. Как структурировать электронное письмо с напоминанием о событии?
3. Лучшее время для отправки напоминания о событии
4. Оптимизация электронной почты с напоминанием о мероприятии
5. Ситуации, когда вам нужно отправить письмо с напоминанием о мероприятии
6. Лучшие шаблоны писем с напоминанием о мероприятии
7. Итоги мероприятия

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. Mailtrack — ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Планирование мероприятий — утомительное и напряженное занятие. После того, как вы прорекламировали свое мероприятие, пришло время позаботиться о людях, которые на него зарегистрировались.

Регистрация на ваше мероприятие обычно не гарантирует полного присутствия подписанных участников, особенно если вы устраиваете бесплатное мероприятие. Высоки шансы, что люди будут отвлекаться на свои обычные дела, если мероприятие состоится, например, через месяц. Тем не менее, серия писем-напоминаний о мероприятии поможет привлечь к вашему мероприятию максимальное внимание и привлечь потенциальных участников.

Кроме того, вы можете использовать различные инструменты и методы, чтобы облегчить себе жизнь. Вы можете включить блок подписи электронной почты, чтобы ваши посетители знали, как связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы. Может показаться, что много работы напрасно. Однако, когда все организовано правильно, вы будете рады, что приложили усилия. Кроме того, ваши получатели заметят ваше внимание к деталям.

Зачем нужно письмо с напоминанием о мероприятии?

Электронное письмо с напоминанием о вашем мероприятии — отличный способ повысить вовлеченность и осведомленность ваших посетителей. Отправив несколько писем перед мероприятием, вы повысите интерес посетителей и предоставите им дополнительную информацию. Например, электронное письмо с напоминанием о мероприятии может содержать ответы на важные вопросы, касающиеся дресс-кода, информации о спикерах или бонусах.

Ваши электронные письма покажут вашей целевой аудитории, что они желанные гости на вашем мероприятии. Вы также создадите эмоциональный контакт с вашими посетителями, который побудит людей посетить ваши следующие мероприятия. Кроме того, вы можете попросить зарегистрированных участников порекомендовать ваше мероприятие своим друзьям в обмен на преимущества.

Таким образом, электронные письма с напоминаниями о событиях важны для вашего бизнеса, поскольку они делают ваших посетителей счастливее, помогают привлечь потенциальных клиентов и превратить их в лояльных сторонников и клиентов.

Как структурировать письмо с напоминанием о событии?

Основная цель электронного письма с напоминанием о мероприятии — просто напомнить зарегистрированным посетителям о вашем мероприятии. Таким образом, нет необходимости повторять все детали, которые вы отправили в пригласительном письме, но ключевые данные о вашем мероприятии должны быть включены. Вот подробная структура электронного письма с напоминанием о событии.

Сюжетная линия

В частности, строка темы электронного сообщения о событии — это то, что участники увидят, когда откроют свой почтовый ящик. Обратите на это особое внимание, так как тема письма определяет, откроет ли ваша целевая аудитория ваше письмо или нет.

Хорошая тема должна дать читателю понять, о чем письмо, и заинтересовать ваших зарегистрированных пользователей. Вы можете апеллировать к потенциальным участникам срочностью или важностью вашей сессии и вызвать читателя, нажав на вашу электронную почту без каких-либо колебаний.

Имейте в виду, что в строке темы должно быть не более 50 символов, поэтому она будет видна на любом устройстве.

Персональное Приветствие

Сделайте напоминание более личным. Мы склонны устанавливать эмоциональные контакты с реальными людьми, а не с компаниями. Итак, обращайтесь к своим участникам по имени в начале и заканчивайте свое электронное письмо контактным лицом, с которым ваши участники могут проконсультироваться в случае необходимости.

Кроме того, вы можете заставить участников почувствовать себя инсайдерами благодаря закулисным возможностям. Выясните, как вы можете использовать социальные сети, викторины или опросы, чтобы лучше общаться с возможными посетителями.

Детали события

Ваши посетители могут со временем потерять интерес к вашему мероприятию или забыть некоторые важные детали. Итак, напомните им в дружеском тоне, когда ваше мероприятие начинается и где оно проходит. Если это физическое мероприятие, укажите полный адрес и добавьте информацию о дресс-коде и парковке.

Вы можете сделать это с помощью генератора электронной подписи Newoldstamp. Если вы хотите напомнить людям об онлайн-мероприятии, вы можете просто добавить ссылку и детали авторизации в блок подписи.

Дополнительные детали и бонусы

Электронное письмо с напоминанием о событии также может предоставить посетителям дополнительную информацию, чтобы держать их в курсе событий. Кроме того, просто напомнив им о вашем мероприятии, вы также можете добавить некоторые полезные сведения, советы и даже бонусы. Вы можете использовать блок подписи электронной почты, чтобы включить следующее:

• Баннеры для продвижения вашего мероприятия
• Информация о мероприятии в социальных сетях
• Информация о спикерах
• Скидки для прошедших участников
• Бонусы для ранних пташек и не только

Эта дополнительная информация вдохновит читателей на действия. Таким образом, вы можете проверить работоспособность вашего письма, если действие было завершено.

Контактная информация

Чтобы поделиться контактами мероприятия, вы можете добавить подпись электронной почты. Подписи электронной почты в формате HTML могут включать контактную информацию о вашей компании и кнопки социальных сетей. Компания NEWOLDSTAMP также дает возможность добавлять баннеры событий для электронных подписей. Тем самым вы покажете читателю, что ваша конференция или вебинар организованы на профессиональном уровне. Разместите рекламный баннер внизу письма, чтобы ваши участники могли видеть контакты предстоящего мероприятия.

Лучшее время для отправки электронного письма с напоминанием о событии

Прежде чем снова беспокоить зарегистрированных пользователей, примите во внимание тип публичного мероприятия. Лучшее время для отправки электронного письма с напоминанием зависит от типа вашего мероприятия. Если это онлайн-мероприятие, вы можете повысить ожидание участников за три дня, два дня и день до мероприятия. Вы также можете отправить электронное письмо прямо перед началом вашего мероприятия для тех, кто может быть отвлечен своей рабочей рутиной.

Для других мероприятий, таких как конференции или семинары, отправьте напоминания за несколько недель, чтобы убедиться, что люди прибудут вовремя. Например, отправьте напоминание за две недели, неделю и 3 дня до публичного мероприятия.

Оптимизация электронной почты с напоминанием о мероприятии

После того, как вы создали весь этот великолепный текст, добавили контактные данные в свою подпись, очень важно начать привлекать трафик по вашей ссылке для регистрации. Хорошо, если вы сможете применить передовые методы конверсии и получить как можно больше регистраций. Вот несколько советов, которые следует принять во внимание:

Сделайте свое напоминание по электронной почте заметным — хорошо, если вы сделаете свой баннер события выделяющимся, прикрепив потрясающие фотографии или выбрав превосходный дизайн. Тем не менее, обязательно сделайте напоминание по электронной почте простым и добавьте ссылки на страницу поддержки вашего мероприятия.

Призыв к действию должен выскакивать из баннера — вам нужно, чтобы ваши участники четко определяли, где они могут зарегистрироваться для участия в мероприятии, и знали, как это сделать.

Предоставьте полную информацию - хорошо, если вы правильно общаетесь со своими посетителями и даете информацию о мероприятии, которая не вызовет затруднений, отвечая на определенный FAQ.

Представьте контактные данные — вы можете добавить подпись электронной почты с полной контактной информацией, чтобы ваши посетители могли легко узнать вашу электронную почту, учетные записи в социальных сетях и т. д. Таким образом, они могут покупать билеты у вас. Посмотрите этот пример:

9 ситуаций, когда вам нужно отправить письмо с напоминанием о мероприятии

Для следующих событий почти обязательно отправлять точные и краткие электронные письма с напоминаниями.

Вебинары

В последнее время количество вебинаров резко возросло. Вебинаром считается любой вид семинара или семинара в Интернете. Следующие элементы являются обязательными для напоминаний о событиях:

• Дата и название вебинара
• Привлекательная и профессиональная тема электронного письма о мероприятии
• Краткое пояснение о цепочке событий во время вебинара
• Подробная информация об организации, которая будет проводить вебинар
• Уникальность вебинара нужно объяснить интригующе
• Ссылка для участия в вебинаре обязательна

Прямая трансляция события

Некоторые веб-сайты, такие как YouTube, Facebook и Stream, позволяют пользователям делиться своими мыслями и мнениями в режиме реального времени со своей целевой аудиторией. Вот «обязательные» пункты в электронном письме с напоминанием о событии.

• Должен быть указан часовой пояс, чтобы облегчить международную аудиторию.
• Должно быть включено краткое описание события.
• Рекламное видео перед мероприятием было бы здорово

Виртуальные мероприятия

Онлайн-встреча для обсуждения различных вопросов, таких как торговля, переводческие конференции и другие вещи, называется виртуальным мероприятием. Семинары, тренинги, ведомственные заседания также могут проводиться виртуально. Для таких событий электронное письмо должно включать:

• Подробная информация о сеансах, например имя и заголовок
• Информация о том, что зрители получат от мероприятия
• Дата и время вместе с часовым поясом
• Цифровой адрес должен быть прикреплен к электронному письму.

Онлайн-вопросы и ответы в сообществах и чатах

Онлайн-вопросы и ответы — один из основных веб-инструментов, который можно использовать для вовлечения аудитории в сообщества и чаты. Онлайн-вопросы и ответы дают свободу спрашивать все, что аудитория хочет знать о сообществе. Советы по составлению лучшего электронного письма с приглашением для онлайн-вопросов и ответов:

• Аспекты вопросов и ответов, а также дата и время
• Актуальность рекламного мероприятия
• Ссылка для участия в Q&A должна быть предоставлена

Оффлайн выставки

Компании и отрасли используют эту платформу для демонстрации своей продукции, понимания последних тенденций рынка и использования других возможностей. Вот некоторые из важных моментов, которые следует учитывать при написании электронного приглашения на выставку:

• Начните рассылать электронные письма за 2-3 месяца до начала
• Расскажите о возможностях, которые могут получить участники
• Прогресс в планировании выставки
• Список компаний и промышленников, которые собираются принять участие

Оффлайн конференции

Это места, где выставляются идеи, демонстрируются достижения и инновации. Конференции могут сильно различаться в зависимости от отрасли. Но они являются лучшим способом привлечь молодежь. Следующие пункты гарантируют полное посещение конференции:

• Описание, включающее название, дату, время и место проведения
• Подробная разбивка расходов на конференцию
• Скидки и предложения, если таковые предоставляются принимающей стороной
• Важные лица, посещающие конференцию, должны быть выделены
• Последующее электронное письмо о событии в случае последующих программ

Встречи

Митапы — это мероприятия, направленные на знакомство с новыми людьми и обмен идеями в определенной области или профессии. Для успешного проведения встречи важно помнить о следующих моментах:

• Следует упомянуть назначенных людей
• Обрисовать особенности встречи
• Сделать краткую характеристику отличия

Семинар

Мероприятие, проводимое для проведения обучения или просто обсуждения каких-либо вопросов, связанных с профессией. Семинары также сосредоточены на конкретной области, в которой у участников возникают некоторые проблемы. В основном они проводятся для обеспечения глубокого обучения и поиска решений. В письме должно быть указано следующее:

• Краткое описание тренеров с указанием их достижений
• Включите информацию об аналогичных успешных семинарах, проведенных в прошлом
• Будет здорово, если вы добавите количество человек, которые будут присутствовать на семинаре.

Обедать и учиться

Lunch-n-learn — это короткое учебное занятие в обеденный перерыв, на котором сотрудники организации мотивируются и обучаются в течение от 30 минут до 1 часа. Сотрудники конкретной организации должны ознакомиться со следующей информацией в электронном приглашении-напоминании:

• Тема тренинга, а также дата и место проведения
• Важные данные о тренере, такие как прошлые занятия или опыт
• Другие учебные инициативы, предоставляемые принимающей компанией

Лучшие шаблоны электронных писем с напоминанием о мероприятии

Составление напоминания о событии похоже на разработку веб-сайта, где каждое слово должно быть на своем месте, чтобы привлечь внимание читателя. Следующие советы помогут вам создать лучший образец электронного письма с напоминанием о мероприятии:

• Текст электронного письма с напоминанием о событии должен быть ярким, точным и креативным.
• Напишите короткое письмо, которое люди смогут прочитать на любом устройстве без прокрутки
• Используйте разные шрифты и принты, но не более трех
• Добавьте маркированные списки, если вы предоставляете расписание мероприятия или представляете докладчиков.
• Разделите текст на абзацы не более чем по три строки в каждом.
• Нанесите текст на изображения, чтобы читатель увидел его, если изображение заблокировано.

Напоминание по электронной почте Burning Man:

Шаблон от Unbounce:

Шаблон от Эмми Джонассен:

Подведение итогов после мероприятия

Несколько дней после вашего мероприятия — лучшее время, чтобы собрать отзывы от ваших посетителей и превратить их в ваших клиентов. Таким образом, вы можете отправить благодарственное письмо после мероприятия через один или два дня после вашего мероприятия.

Вы можете использовать электронное письмо, чтобы выразить признательность за посещение вашего публичного мероприятия и напомнить о положительном опыте, который люди получили на вашем сеансе. Вы можете прикрепить фото или видео, а также аудио материалы с вашего мероприятия. Попросите вашу целевую аудиторию поделиться своими впечатлениями или связаться с вами для дальнейшего сотрудничества. Вы можете отправлять футболки и обмениваться кружками с VIP-участниками и любителями мероприятий. Не забывайте ретвитить посты фанатов и ваших участников — это бесплатный маркетинговый вариант для продвижения ваших услуг, продуктов или будущих мероприятий.

Вот пример копии и электронного письма о событии:

Вывод

Надеемся, что это исчерпывающее руководство предоставит вам всю важную информацию для разработки успешной стратегии коммуникаций по электронной почте. Конечно, ваши первые попытки могут не оправдать всех ваших ожиданий, но вы сможете проанализировать достигнутые результаты и улучшить свои электронные письма и подписи для предстоящих событий.

Не бойтесь реализовывать новые идеи и экспериментировать со своими получателями. Ваши посетители оценят ваш дружелюбный и профессиональный тон и станут более открытыми для дальнейшего общения и сотрудничества.

Большое спасибо за просмотр руководства по электронной почте с напоминанием о мероприятии. Если у вас есть какие-либо вопросы, мы будем рады услышать от вас!