Conseils pour créer un e-mail de rappel d'invitation + exemples

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Hubspot Email Marketing - Plateforme d'automatisation du marketing
4. MailerLite - Générateur de pages de destination
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

1. Utilisez des listes ciblées
2. Testez la ligne d'objet de l'e-mail de l'événement
3. Ajouter une proposition de valeur
4. Rappeler l'heure, le lieu et les coordonnées
5. Fournir aux participants des conseils et astuces
6. N'oubliez pas la promotion de l'événement

Avoir le bon type de public lors de votre événement est la clé d'une campagne de marketing réussie. Comprendre votre public aidera certainement à guider les décisions concernant le marketing et les expériences de l'entreprise. De plus, cela garantira de meilleurs résultats pour les prochains événements dont vous ferez la promotion.

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Même si votre événement a le meilleur thème et que des personnes puissantes viennent prononcer un discours, attirer le bon public intéressé par le sujet abordé est très important pour le marketing événementiel. Et avec toutes les avancées modernes dans le domaine de la technologie, le courrier électronique reste l'un des moyens les plus officiels et les plus efficaces de commercialiser et de faire la publicité d'un événement. L'importance du courrier électronique est plus élevée que les autres types de publicité.

Par conséquent, nous allons vous guider à travers la phase de publicité et vérifier 6 conseils importants pour créer un e-mail de rappel d'événement parfait.

Raisons d'envoyer un message de rappel d'invitation

Une question que les gens posent tout le temps est "pourquoi envoyons-nous encore des e-mails alors que nous avons Facebook, Twitter et d'autres plateformes de médias sociaux?". Eh bien, la réponse est simple, le courrier électronique est le moyen le plus professionnel et le plus officiel de faire de la publicité.

Même si vous pouvez créer des comptes de médias sociaux et avoir des milliers d'abonnés, l'envoi d'e-mails parfaits et non ennuyeux est une assurance dans l'esprit du public que cet événement se produit réellement. En plus de cela, vos participants se sentiront valorisés.

En outre, voici d'autres raisons de créer un tel exemple de message de rappel d'invitation :

• Esprit oublieux - le cerveau humain a été conçu pour oublier les vieilles choses et apprendre de nouvelles choses. Donc, vous ne devez pas oublier d'envoyer un rappel par e-mail pour leur rappeler cet événement.
• E-mails non lus - il est courant que l'e-mail de rappel d'événement que vous avez envoyé ait été manqué par votre inscrit. Probablement, le destinataire reçoit de nombreux e-mails similaires ou les e-mails sont simplement envoyés dans des spams. Envoyer plusieurs e-mails (pas trop à la fois) et leur demander de confirmer qu'ils l'ont lu avec une courte réponse est une bonne stratégie.
• Changements d'horaire - tout le monde court à un rythme beaucoup plus rapide de nos jours pour atteindre ses objectifs et son calendrier change en conséquence. L'envoi d'un bref e-mail d'événement leur rappellera de ne faire aucun changement pour le jour de l'événement.
• Changements dans le programme de l'événement - il est important d'informer votre public de tout type de report qui a été effectué, comme un changement de lieu ou d'heure de début du programme et autres.
• Des nouvelles passionnantes liées à l'événement - la meilleure façon de fournir des nouvelles passionnantes aux participants est par e-mail. Cela rend votre public plus enthousiaste à propos de l'événement. Un aperçu du programme peut être indiqué et mentionner certaines personnes célèbres qui viendront, le nom des sponsors et partenaires vaut la peine.

Ces conseils peuvent être essentiels pour les conférences où une personne lauréate du prix Nobel vient pour un atelier ou lors de sessions de formation dispensées par des professionnels très expérimentés et bien connus.

De plus, le libellé des e-mails de rappel d'événement utilisé lors de la rédaction de ces informations doit être convivial et doux. Cela aidera à inspirer vos collègues ou vos participants à se débarrasser des plans et à visiter votre événement. Grâce à une formulation forte, vous verrez comment vous influencez vos destinataires. Le rappel d'invitation à l'événement devrait attirer rapidement l'attention des futurs participants et écrire des questions intéressantes, en mettant fortement l'accent, l'ajout de photos d'événements passés aidera à assurer l'engagement et à accroître la reconnaissance de la marque.

Conseils pour créer un message de rappel pour une invitation

Vous savez maintenant pourquoi les rappels par e-mail sont importants pour le marketing événementiel. Eh bien, il est temps de commencer à composer des e-mails. Mais voici une autre question : « comment s'assurer que nos e-mails sont lus et pris au sérieux ? ».

C'est exactement ce que nous allons vous aider. Suivez les conseils ci-dessous et soyez assuré que votre e-mail suscitera l'enthousiasme de votre public :

1. Utilisez des listes ciblées à partir de l'e-mail d'invitation à l'événement

Votre public cible peut être réparti dans le monde entier. À moins qu'il ne s'agisse d'un très grand événement ou d'un événement unique dans une vie, ciblez d'abord votre public local. De cette manière, vous confirmerez la présence de votre public que vous contacterez.

Si des personnes d'autres pays souhaitent vous rejoindre, accueillez-les chaleureusement, mais vous devez d'abord vous concentrer sur les personnes vivant autour de cet endroit. Cela augmentera le nombre de personnes présentes et les gens répondront plus rapidement. Trouvez plus d'informations sur la segmentation des listes de diffusion ici .

2. Testez la ligne d'objet de l'e-mail de l'événement dans votre rappel

La ligne d'objet de l'e-mail dans l'invitation par e-mail est l'une des choses les plus importantes à prendre en compte lors de la rédaction de l'e-mail, car c'est l'une des premières choses que les destinataires voient.

La ligne d'objet doit être courte et accrocheuse. En même temps, il devrait y avoir des informations pertinentes requises par le destinataire. La ligne d'objet doit être suffisamment convaincante pour les obliger à ouvrir l'e-mail et à le lire.

3. Ajoutez une proposition de valeur au rappel d'invitation par e-mail

La proposition de valeur est une déclaration qui explique les raisons d'assister à l'événement et ce que les participants retireront de l'événement. N'écrivez pas tout ce qui concerne l'événement, seulement les choses les plus intéressantes qui doivent être mises en évidence.

Il doit s'agir d'une déclaration précise contenant environ 100 mots et doit transmettre les avantages de la participation au lieu de simplement les informer. Ainsi, une proposition de valeur permet à votre public cible de percevoir la valeur de l'événement en quelques mots et de le motiver à passer à l'action.

4. Rappeler l'heure, le lieu et les coordonnées d'une personne responsable, d'un hôte ou d'une équipe d'assistance

Bien que lors de l'inscription, les individus doivent connaître toutes les informations cruciales pour assister à l'événement. Évidemment, les principales données à inclure sont une date, une heure à laquelle l'événement commence, un lieu en cas d'événements hors ligne et un lien vers des événements en ligne. Si cette information n'est pas fournie ou rappelée de temps à autre, notamment la date de l'événement, le participant peut finir par l'oublier.

Dans votre rappel amical, ajoutez des visuels décrivant, l'heure, la date et le lieu de l'événement. En outre, il est important de mentionner la personne responsable ou l'équipe de personnes que le participant doit contacter en cas de problème ou de question. Il suffirait d'indiquer soit leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone ou d'autres options de contact.

Dans les cas où vous avez reçu des participants internationaux, assurez-vous de leur demander leur heure d'arrivée et leur hébergement pour organiser les nécessités pour eux. N'oubliez pas de leur fournir les coordonnées d'une personne qui sera responsable d'une audience internationale.

Vous pouvez inclure toutes les informations nécessaires dans les bannières d'événements pour les signatures d'e-mails avec une image et le nom de votre événement dans votre signature d'e-mail doit être bien représenté. La signature d'e-mail est un bloc utile qui affiche les données de l'hôte principal dans le pied de page de l'e-mail. De plus, en utilisant le créateur de signature de courrier électronique Newoldstamp , vous pouvez ajouter des bannières, des icônes de médias sociaux et des liens vers l'événement dans la signature. Cela aidera à décrire les principaux détails des événements de promotion et à attirer l'attention des gens.

5. Fournir aux participants des conseils et astuces

Quelques jours seulement avant l'événement, c'est un moment important pour le marketing événementiel. Cet e-mail doit contenir des informations pertinentes concernant des conseils sur ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire lors de l'événement. Il convient de mentionner certaines offres spéciales telles que "déjeuner et dîner disponibles" ou "tout le matériel nécessaire sera fourni" et d'autres informations similaires. Certaines des informations suivantes seront utiles aux personnes :

• Itinéraire et informations de stationnement

Ces informations seront importantes pour les inscrits internationaux ou les personnes venant d'une autre ville ou d'un autre État. Dans de tels cas, des données claires sur la direction ou fournir des indications sur Google Map sont très utiles.

En ce qui concerne le stationnement, il convient de mentionner s'ils peuvent se garer à proximité du site, s'il y a une aire de stationnement spéciale ou si la place de stationnement est éloignée. Mentionner certains hôtels ou auberges qui peuvent fournir un hébergement bon marché à proximité de l'événement sera remarquable pour les inscrits internationaux.

• Choses interdites

Ces informations seront utiles pour éviter tout type de querelle ou de désaccord. Il est compréhensible que vous ne vouliez aucun problème lors de l'événement et que vous mentionniez des choses que les participants ne peuvent pas faire comme "fumer des cigarettes", "boire de l'alcool pendant l'événement" ou d'autres activités similaires.

De plus, il peut arriver que les participants aient des animaux de compagnie et y soient très attachés. Par conséquent, il est également utile de mentionner que les animaux de compagnie ne sont pas autorisés. Donc, vous devriez lister toutes les choses qu'il est interdit d'apporter lors de l'événement. Les éléments suivants peuvent également être inclus dans la liste en tant qu'articles interdits : armes à feu, drogues, bouteilles en verre. Les mauvaises vibrations peuvent également être strictement interdites ici. N'oubliez pas qu'il sera difficile d'organiser un événement sans une politique stricte.

• Ce qu'il faut apporter

Si les participants doivent apporter certaines choses avec eux à l'événement, ces choses doivent être mentionnées dans l'e-mail sous forme de liste à puces ou numérotée. Cela devient important lorsque vous planifiez un événement de formation ou un déjeuner-conférence.

Vous voudrez peut-être demander aux participants d'apporter un cahier pour noter certains points. Ou si le déjeuner n'est pas fourni par l'organisation responsable ou l'hôte, demandez à vos participants d'apporter leur propre boîte avec des repas ou de laisser des informations sur l'endroit où ils peuvent commander ou acheter un déjeuner.

Lors d'événements hors ligne, lorsque des réservations précédentes ont été effectuées, il est important de demander à vos inscrits d'apporter des cartes d'inscription spécifiques ou quelque chose de similaire.

6. N'oubliez pas la promotion de votre événement

N'oubliez pas que votre objectif est de faire de la publicité pour l'événement - et qui peut le faire mieux que votre propre public ! De nos jours, alors que le monde est obsédé par les médias sociaux, en particulier la jeune génération, cela vaut la peine de leur demander de partager ces informations sur les événements sur Facebook ou Instagram.

Vos liens de médias sociaux peuvent être fournis dans le pied de page de l'e-mail. Il est important de choisir judicieusement le format de signature de votre événement qui peut être à la fois officiel et visuellement attrayant.

De plus, le marketing événementiel et la signature électronique sont directement corrélés. Une signature électronique appropriée conduira à un marketing meilleur et positif. Certains des conseils suivants pourraient s'avérer utiles :

• Demandez à tweeter ou à partager des informations avec des hashtags

C'est l'une des méthodes les plus efficaces pour attirer d'autres personnes du même domaine professionnel. Partager les actualités de votre événement, marquer vos pages Facebook ou Instagram dans les publications et tweeter à leur sujet avec des hashtags sont quelques-unes des nombreuses façons utilisées pour créer ou attirer de nombreuses audiences.

Cela aidera à générer d'autres prospects et clients potentiels de vos produits ou services. Assurez-vous de leur fournir des liens et des noms corrects à taguer dans la bannière d'e-mail.

• Partagez des informations sur les réseaux sociaux pour augmenter le buzz

Comme déjà indiqué, les médias sociaux sont la meilleure plateforme pour créer un buzz autour de l'événement. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin et bien d'autres sont disponibles pour partager des informations pertinentes et attirer les publics intéressés vers votre événement.

De plus, vous pouvez fournir toutes les informations sur vos pages de médias sociaux dans la signature de l'e-mail. De plus, vous pouvez ajouter votre contenu promotionnel et vos liens click-to-action à la bannière. Vous pouvez simplement utiliser l' outil de signature d'e-mail Newoldstamp et des modèles prêts à inclure des icônes, des liens et des bannières de réseaux sociaux.

Conclusion

Ce sont les six meilleurs conseils pour créer les meilleurs rappels par e-mail pour les événements. Le marketing par e-mail est le moyen idéal pour annoncer votre événement de la manière la plus professionnelle. N'oubliez pas d'ajouter les conseils et informations ci-dessus à votre liste de contrôle par e-mail pour la promotion de l'événement.

N'oubliez pas d'être concis et bref, car personne n'aime lire des textes volumineux et longs tout en recherchant des informations principales dans le contenu. De plus, vous devez garder à l'esprit que vous devez mettre des images pour le rendre visuellement attrayant. Mais n'en faites pas trop.

Allez-y, créez un modèle de rappel d'invitation dès aujourd'hui !