Dicas para criar um e-mail de lembrete de convite + exemplos

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Hubspot Email Marketing - plataforma de automação de marketing
4. MailerLite - Construtor de páginas de destino
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

1. Use listas segmentadas
2. Linha de assunto do e-mail do evento de teste
3. Agregar proposta de valor
4. Lembre-se do horário, local e informações de contato
5. Forneça conselhos e dicas aos participantes
6. Não se esqueça da promoção do evento

Ter o tipo certo de público em seu evento é a chave para uma campanha de marketing bem-sucedida. Entender seu público definitivamente ajudará a orientar as decisões sobre marketing e as experiências da empresa. Além disso, garantirá melhores resultados para os próximos eventos que você promover.

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Mesmo que seu evento tenha o melhor tema e pessoas poderosas venham para fazer um discurso, atrair o público adequado que está interessado no tópico que está sendo discutido é muito crucial para o marketing de eventos. E com todos os avanços modernos no campo da tecnologia, o e-mail continua sendo uma das formas mais oficiais e eficazes de marketing e publicidade de um evento. A importância do e-mail é maior do que outros tipos de propaganda.

Portanto, vamos levá-lo pela fase de anúncio e conferir 6 dicas importantes para fazer um email de lembrete de evento perfeito.

Motivos para enviar uma mensagem de lembrete de convite

Uma pergunta que as pessoas fazem o tempo todo é “por que ainda estamos enviando e-mails quando temos Facebook, Twitter e outras plataformas de mídia social?”. Bem, a resposta é simples, o e-mail é a forma mais profissional e oficial de anunciar.

Mesmo que você possa configurar contas de mídia social e ter milhares de seguidores, enviar os e-mails perfeitos e não irritantes é uma garantia na mente do público de que esse evento está realmente acontecendo. Além disso, seus participantes se sentirão valorizados.

Além disso, a seguir estão mais alguns motivos para criar uma amostra de mensagem de lembrete de convite:

• Mente esquecida – o cérebro humano foi projetado para esquecer coisas antigas e aprender coisas novas. Portanto, você não deve esquecer de enviar um lembrete por e-mail para lembrá-los sobre este evento.
• E-mails não lidos – é comum que o e-mail de lembrete do evento que você enviou tenha sido perdido pelo seu inscrito. Provavelmente, o destinatário está recebendo muitos e-mails semelhantes ou as mensagens de e-mail estão simplesmente entrando em e-mails de spam. Enviar vários e-mails (não muitos de uma só vez) e pedir que eles confirmem que leram com uma resposta curta é uma boa estratégia.
• Mudanças de cronograma – todo mundo está correndo em um ritmo muito mais rápido hoje em dia para atingir seus objetivos e seu calendário muda de acordo. O envio de um breve e-mail do evento irá lembrá-los de não fazer nenhuma alteração no dia do evento.
• Mudanças na programação do evento – é importante avisar seu público sobre qualquer tipo de reagendamento que tenha sido feito como mudança de local ou horário de início do programa e outros.
• Notícias interessantes relacionadas ao evento – a melhor maneira de entregar notícias interessantes aos participantes é por e-mail. Isso torna o seu público mais entusiasmado com o evento. Uma visão do programa pode ser dada e mencionando algumas pessoas famosas que estarão entrando, vale a pena o nome dos patrocinadores e parceiros.

Essas dicas podem ser essenciais para conferências em que algum ganhador do Prêmio Nobel está vindo para um workshop ou em sessões de treinamento que são ministradas por profissionais altamente experientes e conhecidos.

Além disso, o texto do e-mail de lembrete de evento usado ao escrever essas informações deve ser amigável e suave. Isso ajudará a inspirar colegas de trabalho ou seus participantes a se livrarem dos planos e visitarem seu evento. Graças ao texto forte, você verá como influencia seus destinatários. O lembrete do convite do evento deve atrair a atenção dos futuros participantes rapidamente e escrever perguntas interessantes, com forte ênfase, adicionar fotos de eventos anteriores ajudará a garantir o engajamento e aumentar o reconhecimento da marca.

Dicas para criar uma mensagem de lembrete para um convite

Agora você sabe por que os lembretes por e-mail são importantes para o marketing de eventos. Bem, é hora de começar a compor e-mails. Mas aqui está outra pergunta: “como garantir que nossos e-mails sejam lidos e levados a sério?”.

É exatamente nisso que vamos ajudá-lo. Siga as dicas abaixo e tenha certeza de que seu e-mail vai gerar entusiasmo no seu público:

1. Use listas direcionadas do e-mail de convite do evento

Seu público-alvo pode estar espalhado por todo o mundo. A menos que seja um evento muito grande ou um evento único na vida, segmente seu público local primeiro. Dessa forma, você confirmará a presença do seu público com quem você contata.

Se pessoas de outros países quiserem se juntar, receba-as com um coração caloroso, mas seu foco primeiro deve ser as pessoas que vivem em torno desse lugar. Isso aumentará o número de pessoas presentes e as pessoas responderão mais rapidamente. Encontre mais informações sobre segmentação de listas de e-mail aqui .

2. Teste a linha de assunto do e-mail do evento em seu lembrete

A linha de assunto do email no convite por email é uma das coisas mais importantes a serem consideradas ao escrever o email, porque é uma das primeiras coisas que os destinatários veem.

A linha de assunto deve ser curta e cativante. Ao mesmo tempo, deve haver informações relevantes exigidas pelo destinatário. A linha de assunto deve ser convincente o suficiente para obrigá-los a abrir o e-mail e lê-lo.

3. Adicione proposta de valor ao lembrete de convite por e-mail

A proposta de valor é uma declaração que explica as razões para participar do evento e o que os participantes irão ganhar com o evento. Não escreva tudo relacionado ao evento, apenas as coisas significativamente emocionantes que devem ser destacadas.

Deve ser uma declaração precisa contendo cerca de 100 palavras e deve transmitir os benefícios de participar em vez de apenas informá-los. Assim, uma proposta de valor permite que seu público-alvo perceba em poucas palavras o valor do evento e os motive a agir.

4. Lembre-se do horário, local e informações de contato de uma pessoa responsável, host ou equipe de suporte

Embora ao se inscrever, os indivíduos devem saber todas as informações cruciais para participar do evento. Obviamente, os principais dados a serem incluídos são uma data, hora em que o evento começa, um local no caso de eventos offline e link para eventos online. Se essas informações não forem fornecidas ou lembradas de tempos em tempos, principalmente a data do evento, o participante pode acabar esquecendo-as.

Em seu lembrete amigável, adicione imagens que descrevam, hora, data e local do evento. Além disso, é importante mencionar o responsável ou equipe de pessoas a quem o participante deve entrar em contato em caso de qualquer problema ou dúvida. Bastaria indicar o endereço de e-mail, número de telefone ou outras opções de contato.

Nos casos em que você recebeu participantes internacionais, certifique-se de perguntar a eles sobre o horário de chegada e acomodação para providenciar as necessidades deles. Não se esqueça de fornecer os dados de uma pessoa que será responsável por uma audiência internacional.

Você pode incluir todas as informações necessárias em banners de eventos para assinaturas de e-mail junto com uma foto e o nome do seu evento em sua assinatura de e-mail deve ser bem representado. A assinatura de email é um bloco útil que mostra os dados do host principal no rodapé do email. Além disso, usando o criador de assinatura de e-mail Newoldstamp , você pode adicionar banners, ícones de mídia social e links para o evento na assinatura. Isso ajudará a delinear os principais detalhes dos eventos de promoção e atrair a atenção das pessoas.

5. Forneça conselhos e dicas aos participantes

Apenas alguns dias antes do evento é um momento importante para o marketing do evento. Este e-mail deve conter informações relevantes sobre algumas dicas sobre o que fazer e o que não fazer no evento. Vale a pena mencionar algumas ofertas especiais como “almoço e jantar disponíveis” ou “todo o material necessário será fornecido” e outras coisas semelhantes e detalhes informativos. Algumas das informações a seguir serão úteis para as pessoas:

• Direções e informações de estacionamento

Essas informações serão importantes para registrantes internacionais ou pessoas vindas de outra cidade ou estado. Nesses casos, dados claros sobre a direção ou fornecer direções no mapa do Google são muito úteis.

Sobre o estacionamento, vale a pena mencionar se eles podem estacionar próximo ao local, se há uma área especial de estacionamento ou se o estacionamento é distante. A menção de alguns hotéis ou albergues que podem oferecer acomodações baratas nas proximidades do evento será um destaque para os inscritos internacionais.

• Coisas proibidas

Esta informação será útil para evitar qualquer tipo de briga ou desacordo. É compreensível que você não queira nenhum tipo de problema no evento e mencione coisas que os participantes não podem fazer como “fumar cigarros”, “beber álcool durante o evento” ou outras atividades semelhantes.

Além disso, pode haver um caso em que os participantes tenham animais de estimação e sejam muito apegados a eles, portanto, também é benéfico mencionar que animais de estimação não são permitidos. Então, você deve listar todas as coisas que são proibidas de trazer no evento. Os seguintes itens também podem ser incluídos na lista como itens proibidos: armas, drogas, garrafas de vidro. As más vibrações também podem ser estritamente proibidas por aqui. Lembre-se, será difícil sediar um evento sem uma política rígida.

• O que trazer

Se os participantes forem obrigados a trazer algumas coisas junto com eles para o evento, essas coisas devem ser mencionadas no e-mail como uma lista com marcadores ou numerada. Isso se torna importante quando você está planejando um evento de treinamento ou um evento de almoço e aprendizado.

Você pode pedir aos participantes que tragam um caderno para anotar alguns pontos. Ou caso o almoço não seja fornecido pela organização responsável ou anfitrião, peça aos participantes que tragam sua própria caixa com as refeições ou deixem informações onde podem pedir ou comprar o almoço.

Durante os eventos offline, quando as reservas anteriores foram feitas, é importante pedir aos seus inscritos que tragam cartões de inscrição específicos ou algo similar.

6. Não se esqueça da promoção do seu evento

Lembre-se de que seu objetivo é divulgar o evento – e quem pode fazer isso melhor do que seu próprio público! Hoje em dia, quando o mundo está obcecado pelas mídias sociais, especialmente a geração jovem, vale a pena pedir que compartilhem essas informações sobre eventos no Facebook ou Instagram.

Seus links de mídia social podem ser fornecidos no rodapé do e-mail. É importante escolher sabiamente o formato da assinatura do seu evento, que pode ser oficial e visualmente atraente ao mesmo tempo.

Além disso, o marketing de eventos e a assinatura de e-mail estão diretamente correlacionados. Uma assinatura de e-mail apropriada levará a um marketing melhor e positivo. Algumas das dicas a seguir podem ser úteis:

• Peça para twittar ou compartilhar informações com hashtags

Este é um dos métodos mais eficazes para atrair outras pessoas do mesmo campo de profissão. Compartilhar as notícias do seu evento, marcar suas páginas do Facebook ou Instagram nas postagens e twittar sobre elas com hashtags são algumas das muitas maneiras usadas para criar ou atrair muitos públicos.

Isso ajudará a gerar mais leads e clientes em potencial de seus produtos ou serviços. Certifique-se de fornecer a eles links e nomes corretos para marcar no banner de e-mail.

• Compartilhe informações de mídia social para aumentar o buzz

Como já foi dito, a mídia social é a melhor plataforma para criar um buzz sobre o evento. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin e muitos outros estão disponíveis para compartilhar informações relevantes e direcionar o público interessado ao seu evento.

Além disso, você pode fornecer todas as informações sobre suas páginas de mídia social na assinatura do e-mail. Além disso, você pode adicionar seu conteúdo promocional e links de clique para ação ao banner. Você pode simplesmente usar a ferramenta de assinatura de e-mail Newoldstamp e modelos prontos para incluir ícones de redes sociais, links e banners.

Conclusão

Essas são as seis melhores dicas para criar os melhores lembretes por e-mail para os eventos. O marketing por e-mail é a maneira perfeita de anunciar seu evento da maneira mais profissional. Não se esqueça de adicionar as dicas e informações acima à sua lista de verificação de e-mail para a promoção do evento.

Apenas lembre-se de ser conciso e breve, pois ninguém gosta de ler textos grandes e longos junto com a busca de informações principais através do conteúdo. Além disso, você precisa ter em mente que você tem que colocar algumas fotos para torná-lo visualmente atraente. Mas não exagere.

Vá em frente, crie um modelo de lembrete de convite hoje mesmo!