Consejos para crear un correo electrónico de recordatorio de invitación + muestras

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. Hubspot Email Marketing - Plataforma de automatización de marketing
4. MailerLite - Creador de páginas de destino
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

1. Usa listas dirigidas
2. Línea de asunto del correo electrónico del evento de prueba
3. Agregar propuesta de valor
4. Recuerda la hora, la ubicación y la información de contacto
5. Proporcionar a los asistentes consejos y sugerencias
6. No te olvides de la promoción de eventos

Tener el tipo adecuado de audiencia en su evento es la clave para una campaña de marketing exitosa. Comprender a su audiencia definitivamente ayudará a guiar las decisiones sobre marketing y las experiencias de la empresa. Además, garantizará mejores resultados para los próximos eventos que promuevas.

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Incluso si su evento tiene el mejor tema y personas poderosas que vienen a dar un discurso, atraer a la audiencia adecuada que esté interesada en el tema que se está discutiendo es muy importante para el marketing de eventos. Y con todos los avances modernos en el campo de la tecnología, el correo electrónico sigue siendo una de las formas más oficiales y efectivas de comercializar y publicitar un evento. La importancia del correo electrónico es mayor que otros tipos de publicidad.

Por lo tanto, lo guiaremos a través de la fase de publicidad y verifiquemos 6 consejos importantes para hacer un correo electrónico de recordatorio de evento perfecto.

Razones para enviar un mensaje de recordatorio de invitación

Una pregunta que la gente hace todo el tiempo es "¿por qué seguimos enviando correos electrónicos cuando tenemos Facebook, Twitter y otras plataformas de redes sociales?". Bueno, la respuesta es simple, el correo electrónico es la forma más profesional y oficial de hacer publicidad.

A pesar de que puede configurar cuentas de redes sociales y tener miles de seguidores, enviar correos electrónicos perfectos y no molestos es una garantía en la mente de la audiencia de que este evento realmente está sucediendo. Además de eso, sus asistentes se sentirán valorados.

Además, las siguientes son algunas razones más para crear una muestra de mensaje de recordatorio de invitación:

• Mente olvidadiza: el cerebro humano ha sido diseñado para olvidar cosas viejas y aprender cosas nuevas. Por lo tanto, no debe olvidar enviar un recordatorio por correo electrónico para recordarles sobre este evento.
• Correos electrónicos no leídos: es común que el solicitante de registro no haya recibido el correo electrónico de recordatorio del evento que envió. Probablemente, el destinatario está recibiendo muchos correos electrónicos similares o los mensajes de correo electrónico simplemente se están convirtiendo en correos electrónicos no deseados. Enviar varios correos electrónicos (no demasiados a la vez) y pedirles que confirmen que lo leyeron con una respuesta breve es una buena estrategia.
• Cambios de horario: todos corren a un ritmo mucho más rápido hoy en día para lograr sus objetivos y su calendario cambia en consecuencia. Enviar un breve correo electrónico del evento les recordará que no hagan ningún cambio para el día del evento.
• Cambios en el programa del evento: es importante notificar a su audiencia sobre cualquier tipo de reprogramación que se haya realizado, como un cambio de lugar o de hora de inicio del programa y otros.
• Noticias emocionantes relacionadas con el evento: la mejor manera de enviar noticias emocionantes a los asistentes es por correo electrónico. Hace que su audiencia se entusiasme más con el evento. Se puede dar una idea del programa y mencionar algunas personas famosas que vendrán, vale la pena mencionar el nombre de los patrocinadores y socios.

Estos consejos pueden ser fundamentales para congresos en los que algún premio Nobel asista a un taller o en sesiones de formación impartidas por profesionales de gran experiencia y reconocimiento.

Además, la redacción del correo electrónico de recordatorio de eventos utilizada al escribir dicha información debe ser amigable y suave. Esto ayudará a inspirar a los compañeros de trabajo o a sus asistentes a deshacerse de los planes y visitar su evento. Gracias a una redacción fuerte, verás cómo influyes en tus destinatarios. El recordatorio de invitación al evento debe captar la atención de los futuros asistentes rápidamente y escribir preguntas interesantes, haciendo un fuerte énfasis, agregar fotos de eventos pasados ​​​​ayudará a garantizar el compromiso y aumentar el reconocimiento de la marca.

Sugerencias para crear un mensaje de recordatorio para una invitación

Ahora sabe por qué los recordatorios por correo electrónico son importantes para el marketing de eventos. Bueno, es hora de comenzar a redactar correos electrónicos. Pero aquí hay otra pregunta: "¿cómo asegurarnos de que nuestros correos electrónicos se lean y se tomen en serio?".

Esto es exactamente con lo que te vamos a ayudar. Siga los consejos que se dan a continuación y tenga la seguridad de que su correo electrónico generará entusiasmo en su audiencia:

1. Use listas específicas del correo electrónico de invitación al evento

Su público objetivo puede estar repartido por todo el mundo. A menos que sea un evento muy grande o un evento único en la vida, diríjase primero a su audiencia local. De esta manera, confirmará la presencia de su audiencia con la que contacta.

Si las personas de otros países quieren unirse, dales la bienvenida con un corazón cálido, pero al principio debes enfocarte en las personas que viven en ese lugar. Esto aumentará la cantidad de personas que asistirán y la gente responderá más rápido. Encuentre más información sobre la segmentación de listas de correo electrónico aquí .

2. Pruebe la línea de asunto del correo electrónico del evento en su recordatorio

La línea de asunto del correo electrónico en la invitación por correo electrónico es una de las cosas más importantes a tener en cuenta al escribir el correo electrónico porque es una de las primeras cosas que ven los destinatarios.

La línea de asunto debe ser corta y pegadiza. Al mismo tiempo, debe haber información relevante requerida por el destinatario. La línea de asunto debe ser lo suficientemente convincente como para obligarlos a abrir el correo electrónico y leerlo.

3. Agregue una propuesta de valor al recordatorio de invitación por correo electrónico

La propuesta de valor es una declaración que explica las razones para asistir al evento y lo que los asistentes obtendrán del evento. No escriba todo lo relacionado con el evento, solo las cosas significativamente emocionantes que deben resaltarse.

Debe ser una declaración precisa que contenga alrededor de 100 palabras y debe transmitir los beneficios de asistir en lugar de simplemente informarles. Así, una propuesta de valor permite que tu público objetivo perciba el valor del evento en pocas palabras y lo motive a tomar acción.

4. Recordar la hora, la ubicación y la información de contacto de una persona responsable, anfitrión o equipo de soporte

Aunque al registrarse, las personas deben conocer toda la información crucial para asistir al evento. Evidentemente, los principales datos a incluir son fecha, hora de inicio del evento, sede en caso de eventos offline y enlace a eventos online. Si esta información no se proporciona o se recuerda de vez en cuando, especialmente la fecha del evento, el asistente podría terminar olvidándola.

En su recordatorio amistoso, agregue elementos visuales que representen la hora, la fecha y el lugar del evento. Además, es importante mencionar la persona responsable o equipo de personas a las que el asistente debe contactar en caso de cualquier problema o consulta. Bastaría con indicar, ya sea su dirección de correo electrónico, número de teléfono u otras opciones de contacto.

En los casos en que haya recibido asistentes internacionales, asegúrese de preguntarles sobre su hora de llegada y alojamiento para organizar las necesidades de ellos. No olvide proporcionarles los datos de una persona que se encargará de una audiencia internacional.

Puede incluir toda la información necesaria en los banners de eventos para firmas de correo electrónico junto con una imagen y el nombre de su evento en su firma de correo electrónico debe estar bien representado. La firma de correo electrónico es un bloque útil que muestra los datos del host principal en el pie de página del correo electrónico. Además, al usar el creador de firmas de correo electrónico Newoldstamp , puede agregar pancartas, íconos de redes sociales y enlaces al evento en la firma. Esto ayudará a delinear los detalles principales de los eventos de promoción y atraerá la atención de la gente.

5. Proporcionar a los asistentes consejos y sugerencias

Solo unos días antes del evento es un momento importante para el marketing de eventos. Este correo electrónico debe contener información relevante sobre algunos consejos sobre qué hacer y qué no hacer en el evento. Cabe mencionar algunas ofertas especiales como “almuerzo y cena disponibles” o “se proporcionará todo el material necesario” y otras cosas similares y detalles de información. Parte de la siguiente información será útil para las personas:

• Direcciones e información de estacionamiento

Esta información será importante para los solicitantes de registro internacionales o personas que vienen de otra ciudad o estado. En tales casos, es muy útil obtener datos claros sobre la dirección o proporcionar direcciones de mapas de Google.

En cuanto al aparcamiento, cabe mencionar si pueden aparcar cerca del recinto, si hay una zona de aparcamiento especial o si el aparcamiento está lejos. Mencionar algunos hoteles u hostales que pueden proporcionar alojamiento económico cerca del evento será digno de mención para los inscritos internacionales.

• cosas prohibidas

Esta información será útil para evitar cualquier tipo de riña o desacuerdo. Es comprensible que no quieras ningún tipo de problema en el evento y menciones cosas que los asistentes no pueden hacer como “fumar cigarrillos”, “beber alcohol durante el evento” u otras actividades similares.

Además, puede darse el caso de que los asistentes tengan mascotas y estén muy apegados a ellas, por lo tanto, también es bueno mencionar que no se permiten mascotas. Por lo tanto, debe enumerar todas las cosas que está prohibido traer al evento. Los siguientes también pueden incluirse en la lista como artículos prohibidos: armas, drogas, botellas de vidrio. Las malas vibraciones también pueden estar estrictamente prohibidas aquí. Recuerde, será difícil organizar un evento sin una política estricta.

• Que traer

Si se requiere que los asistentes traigan algunas cosas al evento, entonces esas cosas deben mencionarse en el correo electrónico como una lista numerada o con viñetas. Esto se vuelve importante cuando está planeando un evento de capacitación o un evento para almorzar y aprender.

Es posible que desee pedirles a los asistentes que traigan un cuaderno para anotar algunos puntos. O en caso de que la organización responsable o el anfitrión no proporcionen el almuerzo, solicite a sus asistentes que traigan su propia caja con las comidas o deje información sobre dónde pueden pedir o comprar el almuerzo.

Durante los eventos fuera de línea, cuando se realizaron reservas previas, es importante pedirles a los inscritos que traigan tarjetas de registro específicas o algo similar.

6. No te olvides de la promoción de tu evento

Recuerde que su objetivo es publicitar el evento, ¡y quién puede hacerlo mejor que su propia audiencia! Hoy en día, cuando el mundo está obsesionado con las redes sociales, especialmente la generación joven, vale la pena pedirles que compartan esta información sobre eventos en Facebook o Instagram.

Sus enlaces de redes sociales se pueden proporcionar en el pie de página del correo electrónico. Es importante elegir sabiamente el formato de la firma de su evento, que puede ser oficial y visualmente atractivo al mismo tiempo.

Además, el marketing de eventos y la firma de correo electrónico están directamente relacionados. Una firma de correo electrónico adecuada conducirá a un marketing mejor y positivo. Algunos de los siguientes consejos pueden resultar útiles:

• Pida twittear o compartir información con hashtags

Este es uno de los métodos más efectivos para atraer a otras personas del mismo campo de profesión. Compartir las noticias de su evento, etiquetar sus páginas de Facebook o Instagram en las publicaciones y twittear sobre ellas con hashtags son algunas de las muchas formas que se utilizan para crear o atraer a muchas audiencias.

Le ayudará a generar más clientes potenciales y clientes potenciales de sus productos o servicios. Asegúrese de proporcionarles enlaces y nombres correctos para etiquetar en el banner del correo electrónico.

• Comparta información de las redes sociales para generar más rumores

Como ya se ha dicho, las redes sociales son la mejor plataforma para generar expectación sobre el evento. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin y muchos otros están disponibles para compartir información relevante y atraer audiencias interesadas hacia su evento.

Además, puede proporcionar toda la información sobre sus páginas de redes sociales en la firma del correo electrónico. Además, puede agregar su contenido promocional y enlaces de clic a la acción al banner. Simplemente puede usar la herramienta de firma de correo electrónico Newoldstamp y las plantillas listas para incluir íconos, enlaces y pancartas de redes sociales.

Conclusión

Esos son los seis mejores consejos para crear los mejores recordatorios por correo electrónico para los eventos. El marketing por correo electrónico es la manera perfecta de anunciar su evento de la manera más profesional. No olvide agregar los consejos e información anteriores a su lista de verificación de correo electrónico para la promoción del evento.

Solo recuerda ser conciso y breve, porque a nadie le gusta leer textos grandes y largos y buscar la información principal a través del contenido. Además, debe tener en cuenta que debe colocar algunas imágenes para que sea visualmente atractivo. Pero no te excedas.

¡Adelante, cree una plantilla de recordatorio de invitación hoy mismo!