Tipps zum Erstellen einer Einladungserinnerungs-E-Mail + Beispiele

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Hubspot E-Mail-Marketing – Marketing-Automatisierungsplattform
4. MailerLite – Zielseitenersteller
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

1. Verwenden Sie gezielte Listen
2. Betreffzeile der Testereignis-E-Mail
3. Wertversprechen hinzufügen
4. Erinnern Sie sich an Zeit, Ort und Kontaktinformationen
5. Geben Sie den Teilnehmern Ratschläge und Tipps
6. Vergessen Sie nicht die Event-Promotion

Das richtige Publikum für Ihre Veranstaltung zu haben, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Marketingkampagne. Das Verständnis Ihres Publikums wird definitiv dazu beitragen, Entscheidungen über Marketing und die Erfahrungen des Unternehmens zu treffen. Außerdem garantiert es bessere Ergebnisse für die nächsten Veranstaltungen, die Sie bewerben.

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Selbst wenn Ihr Event das beste Thema hat und einflussreiche Leute kommen, um eine Rede zu halten, ist es für das Event-Marketing sehr wichtig, das richtige Publikum anzuziehen, das an dem diskutierten Thema interessiert ist. Und mit all den modernen Fortschritten auf dem Gebiet der Technologie bleibt E-Mail immer noch eine der offiziellsten und effektivsten Möglichkeiten, eine Veranstaltung zu vermarkten und zu bewerben. Die Bedeutung von E-Mails ist höher als bei anderen Arten von Werbung.

Lassen Sie sich daher durch die Werbephase führen und 6 wichtige Tipps für die Erstellung einer perfekten Erinnerungs-E-Mail für Veranstaltungen überprüfen.

Gründe für das Senden einer Einladungserinnerungsnachricht

Eine Frage, die die Leute ständig stellen, lautet: „Warum versenden wir immer noch E-Mails, wenn wir doch Facebook, Twitter und andere Social-Media-Plattformen haben?“. Nun, die Antwort ist einfach, E-Mail ist die professionellste und offiziellste Art zu werben.

Auch wenn Sie Social-Media-Konten einrichten und Tausende von Followern haben, ist das Versenden der perfekten und nicht lästigen E-Mails eine Gewissheit für das Publikum, dass dieses Ereignis tatsächlich stattfindet. Darüber hinaus fühlen sich Ihre Teilnehmer wertgeschätzt.

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere Gründe, ein solches Beispiel für eine Einladungserinnerungsnachricht zu erstellen:

• Vergesslichkeit – das menschliche Gehirn ist darauf ausgelegt, alte Dinge zu vergessen und neue Dinge zu lernen. Sie sollten also nicht vergessen, eine E-Mail-Erinnerung zu senden, um sie an dieses Ereignis zu erinnern.
• Ungelesene E-Mails – Es kommt häufig vor, dass die von Ihnen gesendete E-Mail zur Erinnerung an die Veranstaltung von Ihrem Registranten übersehen wurde. Wahrscheinlich erhält der Empfänger viele ähnliche E-Mails oder die E-Mail-Nachrichten landen einfach in Spam-E-Mails. Es ist eine gute Strategie, mehrere E-Mails zu senden (nicht zu viele auf einmal) und sie zu bitten, mit einer kurzen Antwort zu bestätigen, dass sie sie gelesen haben.
• Zeitplanänderungen – jeder läuft heutzutage viel schneller, um seine Ziele zu erreichen, und sein Kalender ändert sich entsprechend. Durch das Versenden einer kurzen Veranstaltungs-E-Mail werden sie daran erinnert, keine Änderungen für den Veranstaltungstag vorzunehmen.
• Änderungen im Veranstaltungsprogramm – es ist wichtig, Ihr Publikum über jede Art von Terminverschiebung zu informieren, die vorgenommen wurde, wie z. B. eine Änderung des Veranstaltungsortes oder der Uhrzeit des Programmbeginns und andere.
• Spannende Neuigkeiten im Zusammenhang mit der Veranstaltung – der beste Weg, den Teilnehmern spannende Neuigkeiten zu übermitteln, ist per E-Mail. Es macht Ihr Publikum noch mehr von der Veranstaltung begeistert. Ein Einblick in das Programm kann gegeben werden und einige berühmte Persönlichkeiten, die eintreffen werden, sind erwähnenswert, die Namen der Sponsoren und Partner sind lohnenswert.

Diese Tipps können für Konferenzen, zu denen einige Nobelpreisträger zu einem Workshop oder zu Schulungen kommen, die von sehr erfahrenen und bekannten Fachleuten angeboten werden, unerlässlich sein.

Darüber hinaus muss der Wortlaut der Ereigniserinnerungs-E-Mail, der beim Schreiben solcher Informationen verwendet wird, freundlich und sanft sein. Dies wird dazu beitragen, Kollegen oder Ihre Teilnehmer zu inspirieren, die Pläne loszuwerden und Ihre Veranstaltung zu besuchen. Dank starker Formulierungen sehen Sie, wie Sie auf Ihre Empfänger wirken. Die Einladungserinnerung für die Veranstaltung sollte schnell die Aufmerksamkeit der zukünftigen Teilnehmer auf sich ziehen und interessante Fragen schreiben, wobei eine starke Betonung gesetzt wird. Das Hinzufügen von Fotos vergangener Veranstaltungen trägt dazu bei, das Engagement sicherzustellen und die Markenbekanntheit zu erhöhen.

Tipps zum Erstellen einer Erinnerungsnachricht für eine Einladung

Jetzt wissen Sie, warum E-Mail-Erinnerungen für das Event-Marketing wichtig sind. Nun, es ist Zeit, mit dem Verfassen von E-Mails zu beginnen. Aber hier ist eine andere Frage: „Wie können wir sicherstellen, dass unsere E-Mails gelesen und ernst genommen werden?“.

Genau dabei helfen wir Ihnen. Befolgen Sie die nachstehenden Tipps und seien Sie versichert, dass Ihre E-Mail Begeisterung bei Ihrem Publikum hervorrufen wird:

1. Verwenden Sie zielgerichtete Listen aus der Event-Einladungs-E-Mail

Ihre Zielgruppe kann auf der ganzen Welt verteilt sein. Wenn es sich nicht um ein sehr großes Ereignis oder ein einmaliges Ereignis handelt, richten Sie sich zuerst an Ihr lokales Publikum. Auf diese Weise bestätigen Sie die Anwesenheit Ihres Publikums, mit dem Sie Kontakt aufnehmen.

Wenn Menschen aus anderen Ländern beitreten möchten, heißen Sie sie mit einem warmen Herzen willkommen, aber Ihr Fokus sollte zunächst auf den Menschen liegen, die in der Nähe dieses Ortes leben. Dadurch wird die Anzahl der Teilnehmer erhöht und die Leute werden schneller antworten. Weitere Informationen zur Segmentierung von E-Mail-Listen finden Sie hier .

2. Testen Sie die Betreffzeile der Ereignis-E-Mail in Ihrer Erinnerung

Die E-Mail-Betreffzeile in der E-Mail-Einladung ist eines der wichtigsten Dinge, die beim Schreiben der E-Mail berücksichtigt werden müssen, da sie eines der ersten Dinge ist, die die Empfänger sehen.

Die Betreffzeile sollte kurz und einprägsam sein. Gleichzeitig sollten relevante Informationen vorhanden sein, die der Empfänger benötigt. Die Betreffzeile sollte überzeugend genug sein, um sie dazu zu bringen, die E-Mail zu öffnen und zu lesen.

3. Fügen Sie der E-Mail-Einladungserinnerung ein Wertversprechen hinzu

Das Wertversprechen ist eine Erklärung, die die Gründe für die Teilnahme an der Veranstaltung und den Nutzen der Veranstaltung für die Teilnehmer erläutert. Schreiben Sie nicht alles, was mit dem Ereignis zu tun hat, sondern nur die besonders spannenden Dinge, die hervorgehoben werden sollen.

Es muss eine präzise Aussage sein, die ungefähr 100 Wörter umfasst und die Vorteile der Teilnahme vermitteln, anstatt sie nur zu informieren. Ein Wertversprechen ermöglicht es Ihrer Zielgruppe also, den Wert der Veranstaltung in wenigen Worten zu erkennen und sie zum Handeln zu motivieren.

4. Erinnern Sie sich an Zeit, Ort und Kontaktinformationen einer verantwortlichen Person, eines Gastgebers oder eines Support-Teams

Bei der Registrierung sollten die Personen jedoch alle wichtigen Informationen für die Teilnahme an der Veranstaltung kennen. Offensichtlich sind die wichtigsten Daten ein Datum, eine Uhrzeit, zu der die Veranstaltung beginnt, ein Veranstaltungsort im Falle von Offline-Veranstaltungen und ein Link zu Online-Veranstaltungen. Wenn diese Informationen nicht bereitgestellt oder von Zeit zu Zeit erinnert werden, insbesondere das Datum der Veranstaltung, kann es passieren, dass der Teilnehmer sie vergisst.

Fügen Sie Ihrer freundlichen Erinnerung visuelle Darstellungen hinzu, die Zeit, Datum und Ort der Veranstaltung darstellen. Außerdem ist es wichtig, die verantwortliche Person oder das Team von Personen zu nennen, an die sich der Teilnehmer bei Problemen oder Fragen wenden sollte. Es reicht aus, wenn Sie entweder Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder andere Kontaktmöglichkeiten angeben.

Wenn Sie internationale Teilnehmer empfangen haben, fragen Sie sie nach ihrer Ankunftszeit und Unterkunft, um das Notwendige für sie zu arrangieren. Vergessen Sie nicht, ihnen die Kontaktdaten einer Person mitzuteilen, die für ein internationales Publikum verantwortlich sein wird.

Sie können alle erforderlichen Informationen zusammen mit einem Bild in Veranstaltungsbanner für E-Mail-Signaturen einfügen, und der Name Ihrer Veranstaltung in Ihrer E-Mail-Signatur muss gut dargestellt werden. Die E- Mail-Signatur ist ein hilfreicher Block, der die Daten des Haupthosts in der E-Mail-Fußzeile anzeigt. Außerdem können Sie mit dem Newoldstamp-E-Mail-Signatur-Ersteller Banner, Symbole für soziale Medien und Links zum Ereignis in die Signatur einfügen. Dies wird dazu beitragen, die wichtigsten Details der Werbeveranstaltungen zu skizzieren und die Aufmerksamkeit der Menschen zu erregen.

5. Geben Sie den Teilnehmern Ratschläge und Tipps

Nur wenige Tage vor der Veranstaltung ist eine wichtige Zeit für das Eventmarketing. Diese E-Mail sollte relevante Informationen zu einigen Tipps enthalten, was bei der Veranstaltung zu tun und was nicht zu tun ist. Erwähnenswert sind einige Sonderangebote wie „Mittag- und Abendessen verfügbar“ oder „Alles notwendige Material wird gestellt“ und andere ähnliche Dinge und Informationsdetails. Einige der folgenden Informationen werden für die Menschen hilfreich sein:

• Anfahrt und Parkinformationen

Diese Informationen sind wichtig für internationale Registranten oder Personen, die aus einer anderen Stadt oder einem anderen Staat kommen. In solchen Fällen sind klare Angaben zur Richtung oder die Bereitstellung von Google Maps-Wegbeschreibungen sehr hilfreich.

Beim Parken ist es erwähnenswert, ob sie in der Nähe des Veranstaltungsortes parken können, ob es einen speziellen Parkplatz gibt oder ob der Parkplatz weit entfernt ist. Die Erwähnung einiger Hotels oder Herbergen, die günstige Unterkünfte in der Nähe der Veranstaltung anbieten können, wird für internationale Teilnehmer bemerkenswert sein.

• Verbotene Dinge

Diese Informationen sind nützlich, um jegliche Art von Streit oder Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden. Es ist verständlich, dass Sie keine Probleme bei der Veranstaltung haben wollen und Dinge erwähnen, die die Teilnehmer nicht können, wie „Zigaretten rauchen“, „Alkohol während der Veranstaltung trinken“ oder ähnliche Aktivitäten.

Es kann auch vorkommen, dass die Teilnehmer Haustiere haben und sehr an ihnen hängen, daher ist es auch von Vorteil zu erwähnen, dass Haustiere nicht erlaubt sind. Sie sollten also alle Dinge auflisten, die nicht zur Veranstaltung mitgebracht werden dürfen. Als verbotene Gegenstände können auch in die Liste aufgenommen werden: Waffen, Drogen, Glasflaschen. Auch schlechte Stimmung kann hier strengstens verboten werden. Denken Sie daran, dass es schwierig sein wird, eine Veranstaltung ohne strenge Richtlinien auszurichten.

• Was zu bringen

Wenn die Teilnehmer einige Dinge zur Veranstaltung mitbringen müssen, müssen diese Dinge in der E-Mail als Aufzählungszeichen oder nummerierte Liste erwähnt werden. Dies wird wichtig, wenn Sie eine Schulungsveranstaltung oder eine Lunch-and-Learn-Veranstaltung planen.

Sie können die Teilnehmer bitten, ein Notizbuch mitzubringen, um einige Punkte zu notieren. Falls das Mittagessen nicht von der verantwortlichen Organisation oder dem Gastgeber bereitgestellt wird, bitten Sie Ihre Teilnehmer, ihre eigene Box mit Mahlzeiten mitzubringen, oder hinterlassen Sie Informationen, wo sie das Mittagessen bestellen oder kaufen können.

Bei Offline-Veranstaltungen, wenn vorherige Reservierungen vorgenommen wurden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Registranten bitten, bestimmte Registrierungskarten oder ähnliches mitzubringen.

6. Vergessen Sie nicht Ihre Event-Promotion

Denken Sie daran, dass Ihr Ziel darin besteht, für die Veranstaltung zu werben – und wer kann das besser als Ihr eigenes Publikum! Heutzutage, wo die Welt von Social Media besessen ist, insbesondere die junge Generation, lohnt es sich, sie zu bitten, diese Informationen über Veranstaltungen auf Facebook oder Instagram zu teilen.

Ihre Social-Media-Links können in der E-Mail-Fußzeile bereitgestellt werden. Es ist wichtig, das Signaturformat Ihrer Veranstaltung mit Bedacht auszuwählen, das gleichzeitig offiziell und optisch ansprechend sein kann.

Außerdem sind Event-Marketing und E-Mail-Signatur direkt miteinander verbunden. Eine angemessene E-Mail-Signatur führt zu einem besseren und positiven Marketing. Einige der folgenden Tipps könnten sich als hilfreich erweisen:

• Bitten Sie darum, Informationen mit Hashtags zu twittern oder zu teilen

Dies ist eine der effektivsten Methoden, um andere Personen aus dem gleichen Berufsfeld zu gewinnen. Teilen Sie Ihre Veranstaltungsnachrichten, markieren Sie Ihre Facebook- oder Instagram-Seiten in den Beiträgen und twittern Sie mit Hashtags darüber.

Es hilft, weitere Leads und potenzielle Kunden für Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu generieren. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen Links und korrekte Namen zum Markieren im E-Mail-Banner zur Verfügung stellen.

• Teilen Sie Social-Media-Informationen, um mehr Buzz zu erzeugen

Wie bereits erwähnt, sind soziale Medien die beste Plattform, um Aufmerksamkeit für die Veranstaltung zu erregen. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin und viele andere stehen zur Verfügung, um relevante Informationen zu teilen und interessierte Zielgruppen zu Ihrer Veranstaltung zu führen.

Außerdem können Sie alle Informationen zu Ihren Social-Media-Seiten in der E-Mail-Signatur angeben. Darüber hinaus können Sie dem Banner Ihre Werbeinhalte und Click-to-Action-Links hinzufügen. Sie können einfach das Newoldstamp-E-Mail-Signatur-Tool und fertige Vorlagen verwenden, um Symbole, Links und Banner für soziale Netzwerke einzufügen.

Fazit

Das sind die sechs besten Tipps, um die besten E-Mail-Erinnerungen für die Ereignisse zu erstellen. E-Mail-Marketing ist der perfekte Weg, um Ihre Veranstaltung auf die professionellste Art und Weise zu bewerben. Vergessen Sie nicht, die oben genannten Tipps und Informationen zu Ihrer E-Mail-Checkliste für die Veranstaltungswerbung hinzuzufügen.

Denken Sie nur daran, sich kurz und prägnant zu fassen, denn niemand liest gerne große und lange Texte und sucht gleichzeitig nach den wichtigsten Informationen im Inhalt. Außerdem müssen Sie bedenken, dass Sie einige Bilder einfügen müssen, um es optisch ansprechend zu gestalten. Aber übertreiben Sie es nicht.

Erstellen Sie noch heute eine Einladungserinnerungsvorlage!