Suggerimenti per la creazione di un'e-mail di promemoria dell'invito + esempi

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Hubspot Email Marketing - Piattaforma di automazione del marketing
4. MailerLite - Generatore di pagine di destinazione
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

1. Usa elenchi mirati
2. Testare la riga dell'oggetto dell'email dell'evento
3. Aggiungere una proposta di valore
4. Ricordare l'ora, la posizione e le informazioni di contatto
5. Fornire ai partecipanti consigli e suggerimenti
6. Non dimenticare la promozione dell'evento

Avere il giusto tipo di pubblico al tuo evento è la chiave per una campagna di marketing di successo. Comprendere il tuo pubblico aiuterà sicuramente a guidare le decisioni sul marketing e sulle esperienze dell'azienda. Inoltre, garantirà risultati migliori per i prossimi eventi che promuovi.

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Anche se il tuo evento ha il tema migliore e persone influenti che entrano per tenere un discorso, attirare il pubblico appropriato che è interessato all'argomento discusso è molto cruciale per il marketing dell'evento. E con tutti i progressi moderni nel campo della tecnologia, l'e-mail rimane ancora uno dei modi più ufficiali ed efficaci per il marketing e la pubblicità di un evento. L'importanza dell'e-mail è maggiore rispetto ad altri tipi di pubblicità.

Pertanto, ti guidiamo attraverso la fase della pubblicità e controlliamo 6 suggerimenti importanti per creare un'e-mail di promemoria per eventi perfetta.

Motivi per inviare un messaggio di promemoria di invito

Una domanda che le persone si pongono continuamente è "perché continuiamo a inviare e-mail quando abbiamo Facebook, Twitter e altre piattaforme di social media?". Bene, la risposta è semplice, l'e-mail è il modo più professionale e ufficiale per fare pubblicità.

Anche se puoi creare account sui social media e avere migliaia di follower, l'invio di e-mail perfette e non fastidiose è una garanzia nella mente del pubblico che questo evento sta effettivamente accadendo. Inoltre, i tuoi partecipanti si sentiranno apprezzati.

Inoltre, i seguenti sono altri motivi per creare un esempio di messaggio di promemoria di invito:

• Mente smemorata: il cervello umano è stato progettato per dimenticare le cose vecchie e imparare cose nuove. Quindi, non dovresti dimenticare di inviare un promemoria e-mail per ricordare loro questo evento.
• Email non lette: è normale che l'e-mail di promemoria dell'evento che hai inviato sia stata persa dal tuo registrante. Probabilmente, il destinatario sta ricevendo molte e-mail simili o i messaggi di posta elettronica stanno semplicemente andando in e-mail di spam. Inviare più email (non troppe contemporaneamente) e chiedere loro di confermare di averla letta con una breve risposta è una buona strategia.
• Modifiche alla pianificazione: al giorno d'oggi tutti corrono a un ritmo molto più veloce per raggiungere i propri obiettivi e il calendario cambia di conseguenza. L'invio di una breve e-mail di evento ricorderà loro di non apportare modifiche per il giorno dell'evento.
• Modifiche al programma dell'evento: è importante informare il pubblico di qualsiasi tipo di riprogrammazione che è stata eseguita come un cambio di sede o ora di inizio del programma e altri.
• Notizie interessanti relative all'evento: il modo migliore per fornire notizie entusiasmanti ai partecipanti è tramite e-mail. Rende il tuo pubblico più entusiasta dell'evento. Si può fare un'idea del programma e citare alcuni personaggi famosi che verranno, vale la pena il nome degli sponsor e dei partner.

Questi suggerimenti possono essere essenziali per le conferenze in cui una persona vincitrice del premio Nobel viene per un seminario o per sessioni di formazione fornite da professionisti di grande esperienza e noti.

Inoltre, la formulazione dell'e-mail di promemoria dell'evento utilizzata durante la scrittura di tali informazioni deve essere amichevole e morbida. Ciò contribuirà a ispirare i colleghi o i partecipanti a sbarazzarsi dei piani e visitare il tuo evento. Grazie a una formulazione forte, vedrai come influenzi i tuoi destinatari. Il promemoria dell'invito all'evento dovrebbe attirare rapidamente l'attenzione dei futuri partecipanti e scrivere domande interessanti, ponendo una forte enfasi, l'aggiunta di foto di eventi passati aiuterà a garantire il coinvolgimento e aumentare il riconoscimento del marchio.

Suggerimenti per la creazione di un messaggio di promemoria per un invito

Ora sai perché i promemoria via e-mail sono importanti per il marketing degli eventi. Bene, è ora di iniziare a comporre e-mail. Ma ecco un'altra domanda: "come fare in modo che le nostre email vengano lette e prese sul serio?".

Questo è esattamente ciò con cui ti aiuteremo. Segui i suggerimenti forniti di seguito e stai certo che la tua email genererà entusiasmo nel tuo pubblico:

1. Utilizzare elenchi mirati dall'e-mail di invito all'evento

Il tuo pubblico di destinazione potrebbe essere diffuso in tutto il mondo. A meno che non si tratti di un evento molto grande o di un evento irripetibile, rivolgetevi prima al pubblico locale. In questo modo confermerai la presenza del tuo pubblico che contatterai.

Se le persone di altri paesi vogliono unirsi, accoglile con un caloroso cuore, ma all'inizio il tuo obiettivo dovrebbe essere le persone che vivono in quel posto. Ciò aumenterà il numero di persone presenti e le persone risponderanno più velocemente. Trova ulteriori informazioni sulla segmentazione delle liste di posta elettronica qui .

2. Testare la riga dell'oggetto dell'e-mail dell'evento nel promemoria

La riga dell'oggetto dell'e-mail nell'invito dell'e-mail è una delle cose più importanti da considerare quando si scrive l'e-mail perché è una delle prime cose che i destinatari vedono.

La riga dell'oggetto dovrebbe essere breve e accattivante. Allo stesso tempo, dovrebbero esserci informazioni rilevanti richieste dal destinatario. La riga dell'oggetto dovrebbe essere abbastanza convincente da costringerli ad aprire l'e-mail e leggerla.

3. Aggiungi una proposta di valore al promemoria di invito via e-mail

La proposta di valore è una dichiarazione che spiega i motivi per partecipare all'evento e ciò che i partecipanti guadagneranno dall'evento. Non scrivere tutto ciò che riguarda l'evento, solo le cose significativamente eccitanti che dovrebbero essere evidenziate.

Deve essere una dichiarazione precisa contenente circa 100 parole e dovrebbe trasmettere i vantaggi di partecipare invece di informarle. Pertanto, una proposta di valore consente al tuo pubblico di destinazione di percepire il valore dell'evento in poche parole e motivarlo ad agire.

4. Ricordare l'ora, la posizione e le informazioni di contatto di una persona responsabile, host o team di supporto

Sebbene durante la registrazione, le persone dovrebbero conoscere tutte le informazioni cruciali per partecipare all'evento. Ovviamente, i dati principali da inserire sono la data, l'ora di inizio dell'evento, la sede in caso di eventi offline e il collegamento agli eventi online. Se queste informazioni non vengono fornite o ricordate di tanto in tanto, in particolare la data dell'evento, il partecipante potrebbe finire per dimenticarle.

Nel tuo amichevole promemoria, aggiungi elementi visivi che ritraggono, ora, data e luogo dell'evento. Inoltre, è importante menzionare la persona responsabile o il team di persone che il partecipante dovrebbe contattare in caso di problemi o domande. Basterebbe indicare, o il loro indirizzo e-mail, numero di telefono o altre opzioni di contatto.

Nei casi in cui hai ricevuto partecipanti internazionali, assicurati di chiedere loro l'orario di arrivo e l'alloggio per organizzare le loro necessità. Non dimenticare di fornire loro i dettagli di una persona che sarà responsabile di un pubblico internazionale.

Puoi includere tutte le informazioni necessarie nei banner degli eventi per le firme e-mail insieme a un'immagine e il nome del tuo evento nella firma e-mail deve essere ben rappresentato. La firma dell'e-mail è un utile blocco che mostra i dati dell'host principale nel piè di pagina dell'e-mail. Inoltre, utilizzando il creatore di firma e-mail Newoldstamp , puoi aggiungere banner, icone di social media e collegamenti all'evento nella firma. Ciò contribuirà a delineare i dettagli principali degli eventi di promozione e ad attirare l'attenzione della gente.

5. Fornire ai partecipanti consigli e suggerimenti

Solo pochi giorni prima dell'evento è un momento importante per il marketing dell'evento. Questa e-mail dovrebbe contenere informazioni pertinenti su alcuni suggerimenti su cosa fare e cosa non fare durante l'evento. Vale la pena menzionare alcune offerte speciali come "pranzo e cena disponibili" o "verrà fornito tutto il materiale necessario" e altre cose simili e dettagli informativi. Alcune delle seguenti informazioni saranno utili alle persone:

• Indicazioni e informazioni sui parcheggi

Queste informazioni saranno importanti per i registranti internazionali o per le persone provenienti da un'altra città o stato. In questi casi, è molto utile fornire dati chiari sulla direzione o fornire indicazioni su Google Map.

Per quanto riguarda il parcheggio, vale la pena ricordare se possono parcheggiare vicino alla sede, se c'è un parcheggio speciale o se il parcheggio è lontano. Menzionare alcuni hotel o ostelli che possono fornire alloggi economici nelle vicinanze dell'evento sarà degno di nota per i registranti internazionali.

• Cose proibite

Queste informazioni saranno utili per prevenire qualsiasi tipo di litigio o disaccordo. È comprensibile che tu non voglia alcun tipo di problema nell'evento e menziona cose che i partecipanti non possono fare come "fumare sigarette", "bere alcolici durante l'evento" o altre attività simili.

Inoltre, potrebbe esserci un caso in cui i partecipanti hanno animali domestici e sono molto attaccati a loro, quindi è anche utile menzionare che gli animali non sono ammessi. Quindi, dovresti elencare tutte le cose che è vietato portare nell'evento. Possono essere inclusi nell'elenco come articoli vietati anche: pistole, droghe, bottiglie di vetro. Anche le vibrazioni negative possono essere severamente vietate qui. Ricorda, sarà difficile ospitare un evento senza una politica rigorosa.

• Cosa portare

Se ai partecipanti viene richiesto di portare con sé alcune cose all'evento, tali cose devono essere menzionate nell'e-mail come un elenco puntato o numerato. Questo diventa importante quando si pianifica un evento di formazione o un evento pranzo e apprendimento.

Potresti chiedere ai partecipanti di portare un taccuino per annotare alcuni punti. Oppure, nel caso in cui il pranzo non sia fornito dall'organizzazione responsabile o dall'host, chiedi ai partecipanti di portare la propria scatola con i pasti o di lasciare informazioni dove possono ordinare o acquistare il pranzo.

Durante gli eventi offline, quando sono state effettuate le prenotazioni precedenti, è importante chiedere ai tuoi iscritti di portare con te schede di registrazione specifiche o qualcosa di simile.

6. Non dimenticare la promozione del tuo evento

Ricorda che il tuo obiettivo è pubblicizzare l'evento e chi può farlo meglio del tuo pubblico! Al giorno d'oggi, quando il mondo è ossessionato dai social media, in particolare dalle giovani generazioni, vale la pena chiedere loro di condividere queste informazioni sugli eventi su Facebook o Instagram.

I tuoi collegamenti ai social media possono essere forniti nel piè di pagina dell'e-mail. È importante scegliere saggiamente il formato della firma dell'evento che può essere ufficiale e visivamente attraente allo stesso tempo.

Inoltre, il marketing dell'evento e la firma e-mail sono direttamente correlati. Una firma e-mail appropriata porterà a un marketing migliore e positivo. Alcuni dei seguenti suggerimenti potrebbero rivelarsi utili:

• Chiedi di twittare o condividere informazioni con hashtag

Questo è uno dei metodi più efficaci per attirare altre persone dello stesso settore professionale. Condividere le notizie del tuo evento, taggare le tue pagine Facebook o Instagram nei post e twittare su di loro con hashtag sono alcuni dei tanti modi utilizzati per creare o attirare un sacco di pubblico.

Aiuterà a generare ulteriori contatti e potenziali clienti dei tuoi prodotti o servizi. Assicurati di fornire loro collegamenti e nomi corretti da taggare nel banner dell'e-mail.

• Condividi le informazioni sui social media per aumentare il buzz

Come già affermato, i social media sono la piattaforma migliore per creare buzz sull'evento. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin e molti altri sono disponibili per condividere informazioni rilevanti e indirizzare il pubblico interessato al tuo evento.

Inoltre, puoi fornire tutte le informazioni sulle tue pagine di social media nella firma dell'e-mail. Inoltre, puoi aggiungere al banner i tuoi contenuti promozionali e i link click-to-action. Puoi semplicemente utilizzare lo strumento di firma e-mail Newoldstamp e i modelli pronti per includere icone, collegamenti e banner di social network.

Conclusione

Questi sono i sei migliori suggerimenti per creare i migliori promemoria e-mail per gli eventi. L'email marketing è il modo perfetto per pubblicizzare il tuo evento nel modo più professionale. Non dimenticare di aggiungere i suggerimenti e le informazioni sopra indicati alla tua lista di controllo e-mail per la promozione dell'evento.

Ricorda solo di essere conciso e conciso, perché a nessuno piace leggere testi lunghi e lunghi insieme alla ricerca delle informazioni principali attraverso il contenuto. Inoltre, devi tenere a mente che devi inserire alcune immagini per renderlo visivamente accattivante. Ma non esagerare.

Vai avanti, crea un modello di promemoria di invito oggi!