أمثلة على خطاب دعوة جيد لاجتماع عمل مهم

يمكن أن تستغرق كتابة خطاب دعوة جيد وقتًا أطول إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ. قمنا بتجميع بعض النصائح والأمثلة على رسائل الدعوة لمساعدتك على طول الطريق.

1. هيكل خطاب دعوة
2. نصائح قيمة
3. أمثلة على خطاب دعوة لاجتماع عمل
4. نماذج خطاب الدعوة لاجتماع عمل

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. المرسل - منصة التسويق عبر البريد الإلكتروني (الميزات: التشغيل الآلي ، ومنشئ تصميم الرسائل الإخبارية ، والإرسال إلى المشتركين)
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. بطاقات بريدية من DesignModo - سحب وإسقاط منشئ قالب البريد الإلكتروني
5. GlockApps - لتحسين وضع صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك
6. مصاحب للفيديو - لعمل دعوات فيديو

التفاصيل الرئيسية

للبدء ، حدد الأشياء التالية:

من؟ من سيحضر الاجتماع أو الحدث؟ هل يمكن للمشاركين دعوة آخرين؟

ماذا ولماذا؟ ما هو الغرض أو السبب من اجتماعك؟ هناك أسباب مختلفة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني لدعوات الاجتماع: اجتماع أسبوعي للموظفين ، أو مقابلة أداء بين رئيس وموظف ، أو عرض مبيعات مع عميل محتمل.
أين؟ ما هو الموقع المناسب؟ هل تريد حجز مكان معين؟
متى؟ يمكن أن يكون هذا وقتًا محددًا أو شيئًا يمكن مناقشته بشكل أكبر.

بعد اتخاذ قرار بشأن هذه التفاصيل ، يمكنك البدء بتنسيق خطاب الدعوة.

كيف تكتب خطاب الدعوة: بنية مثالية

سطر موضوع جيد

هذا عامل مهم للغاية يجب مراعاته عند كتابة بريد إلكتروني لدعوة العمل للاجتماع . سيقرر ما إذا كان المستلم يفتح بريدك الإلكتروني بالفعل. يعد تضمين الاسم الأول للشخص في الموضوع طريقة بسيطة للغاية لزيادة احتمالية فتح خطابات دعوة عملك .

افتتاح

سطورك الافتتاحية هي أول ما يراه الشخص في البريد الإلكتروني. لهذا السبب يجب أن تجذب هذه السطور الانتباه وتوجه القارئ إلى الفقرة التالية.

يحدد فتح البريد الإلكتروني نغمة الصوت وأسلوب خطاب الدعوة بالكامل. يجب أن تفكر في علاقاتك السابقة مع هذا الشخص. سيساعدك هذا على فهم ما إذا كان يجب أن تبقيها صارمة ورسمية أم يمكنك أن تكون أكثر عفوية.

سبب اجتماع عملك

تريد أن يكون شريكك في اجتماع العمل جاهزًا. اذكر سبب أو موضوع اجتماعك. إذا كان لديك جدول أعمال ، فقم بتضمينه أو إرساله كمرفق ، لكن لا ترهقه بوصف تفصيلي. بدلاً من ذلك ، اذكر مواضيع المناقشة أو البرنامج الخاص بك في نقاط.

حدد الوقت والتاريخ والموقع والمدة

للتأكد من أن شريكك في الاجتماع سيكون في المكان المناسب في الوقت المناسب ، بما في ذلك تفاصيل إعداد الاجتماع. إذا لم يكن لديك خطة محددة ، فامنح المدعو خيارات للاختيار من بينها بدلاً من السؤال "أيهما يعمل بشكل أفضل" بالنسبة له. هذا يسهل عليهم اتخاذ القرار وسيحصل على استجابة أسرع. إذا كنت تقابل رئيسك في العمل أو شخصًا آخر لديه جدول أعمال مزدحم ، يمكنك إضافة خيار تقويم للسماح له باختيار التاريخ. في هذه الحالة ، بما أنك تريد احترام وقت الشخص ، ففكر أيضًا في تضمين وقت الانتهاء.

طلب RSVP

هل سبق لك أن أرسلت رسالة دعوة للاجتماع في الرسالة ، متوقعة أن يظهر شريكك في الاجتماع ، فقط لتكتشف أن هذا الشخص لم يخطط للحضور؟ يمكنك تجنب هذا الموقف عن طريق إضافة خيار RSVP إلى بريدك الإلكتروني. لتسهيل الرد على المستلم ، أضف أزرار تأكيد أسفل بريدك الإلكتروني واجمع ردودك كما في قالب دعوة الاجتماع هذا.

إغلاق

حاول استبدال عبارة "أتمنى لك يومًا سعيدًا" - اكتب "ختامًا" بطلب ودود لتشجيع القارئ على الرد على خطابات دعوة عملك. حاول إضافة سطر مثل "أتطلع إلى ردك" سيجعل الأشخاص يجيبون على خطاب دعوة الاجتماع على الأرجح.

إذا كان لديك توقيع بريد إلكتروني ، فمن المحتمل أن تكون قد أنجزت معظم العمل بالفعل لإغلاقك. لكن ، ضع في اعتبارك استخدام توقيع البريد الإلكتروني بطريقة أكثر عمقًا.

نعم ، يمكن أن يكون أكثر قليلاً من مجرد نص بسيط. أو زر CTA أنيق مع رسالة دعوة للاجتماع عبر الإنترنت.

انقر هنا لتصميم توقيع بريد إلكتروني لجعل البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع أكثر كفاءة.

يمكنك إنشاء توقيع بريد إلكتروني تفاعلي باستخدام زر الحث على اتخاذ إجراء أو لافتة مع طلب قبول دعوتك. علاوة على ذلك ، فإن استخدام توقيعات البريد الإلكتروني المصممة جيدًا يمكن أن تجعل خطاب الدعوة أكثر احترافية وشخصية.

سيكون لأفضل توقيعات البريد الإلكتروني الهيكل التالي:

• الاسم الكامل؛
• موقع؛
• شركة؛
• بيانات المتصل؛
• الرموز الاجتماعية؛
• لافتة أو عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

نصائح قيمة لكتابة خطاب دعوة عمل

اجعلها شخصية

الرسائل المخصصة لها معدل فتح ونقر أعلى. إحدى الطرق البسيطة جدًا لجعل رسائل البريد الإلكتروني الجماعية أكثر خصوصية هي استخدام اسم المرسل إليه في سطر الموضوع والفتح. حافظ على نغمة الرسالة ودية ومهنية في نفس الوقت.

اختصر

التزم بالأساسيات الواردة في المقدمة أعلاه ولا تقم بتضمين الكثير من المعلومات. يسهل الرد على الرسائل القصيرة وستحصل على إجابة أسرع. يمكن مناقشة كل شيء آخر خلال الاجتماع.

ضبط التذكيرات

من المحتمل أن يتلقى شريكك في الاجتماع الكثير من الدعوات لأحداث العمل. حدد متابعة ودية لتذكيرهم بالاجتماع. إذا كنت تكتب خطاب دعوة لحدث ما ، فيمكنك تعيين لافتة في توقيع بريدك الإلكتروني للربط بالتفاصيل.

تصحيح

أخيرًا ، تأكد من تضمين التفاصيل الصحيحة ، وتحقق من عناوين البريد الإلكتروني ، و (من أجل Pete) تحقق من رسالتك.

الآن ، عندما تعرف كيفية كتابة خطاب دعوة ، تحقق من عينة بريد إلكتروني بسيطة لدعوة الاجتماع.

ثلاثة أمثلة على خطاب دعوة لحضور اجتماع عمل مهم

هذه بعض الأمثلة الحقيقية لخطابات الدعوة. اعتمادًا على الاجتماع أو الحدث ، يمكنك ضبط النغمة والتفاصيل.

1. مثال على خطاب دعوة لحدث بدء التشغيل. نظرًا لأن هذا البريد الإلكتروني يتم إرساله إلى الشركات الناشئة ، فإن النغمة تكون أكثر رسمية. كما ترون في نموذج البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الرسمي أدناه.

2. دعوة لمقابلة عمل. ألق نظرة على نموذج البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع.

3. مثال على دعوة الاجتماع بالبريد الإلكتروني الخاص باجتماع غير روتيني للموظفين. فيما يلي مثال على نموذج دعوة اجتماع مع جدول أعمال.

خطاب دعوة لقوالب اجتماع عمل مهمة

كيف تكتب خطاب الدعوة في الممارسة؟ يمكنك التحقق من نموذج خطاب الدعوة واختياره من Template.net

1. هذا نموذج خطاب دعوة للاجتماع الشهري للموظفين. عادةً ما يكون بريد إلكتروني مثل هذا غير رسمي ، ولكنه احترافي إذا كنت تعمل في شركة كبيرة.

عزيزي [اسم الموظف] ،

بموجب هذا ، أود إبلاغكم أن اجتماع الموظفين الشهري لدينا سيعقد في [التاريخ] في [المكان].

لقد أرفقت جدول الأعمال ، ولكن لا تتردد في إضافة أي عناصر من خلال الرد على هذه الرسالة الإلكترونية قبل يوم واحد على الأقل من اجتماعنا.

تأكد من أن تكون مستعدًا ومُحدثًا عن مواضيع أقسامك. إذا لم تتمكن من الانضمام إلى هذا الاجتماع ، فيرجى إخبارنا والتأكد من تفويض التحديثات المهمة حول إدارتك إلى زميلك.

مع أطيب التحيات،

2. مثال على خطاب دعوة للقاء عميل محتمل أو عرض مبيعات.

عزيزي [اسم العميل المحتمل]

اسمي […] وأنا [المنصب] في [اسم الشركة] ، وهو [وصف أنشطة الشركة].

أعتقد أنه يمكننا مساعدتك في [مشكلة معينة] وسأكون ممتنًا لفرصة الاجتماع في مكتبك للحديث عن [ما تبيعه]. من أجل راحتك ، أضفت بعض الاقتراحات للتاريخ والوقت.

نتطلع إلى مناقشة ما يمكننا القيام به لبعضنا البعض بمزيد من التفصيل.

أطيب التحيات،

[اسمك]

3. عينة من خطاب دعوة لطلب مقابلة أداء.

عزيزي [اسم رئيسك] ،

في [الوقت] الماضي ، وجدت متعة كبيرة في العمل في [اسم الشركة].

لكي أتمكن من تقديم أداء أفضل وتحقيق أهدافي المهنية الشخصية بشكل أفضل ، أود أن أطلب مقابلة أداء [سنوية / نصف سنوية].
أيضًا ، سأكون ممتنًا لو تفضلتم بتصنيف وتقديم تقرير عن أدائي في [الوقت] الماضي ومناقشة هذا معي في اجتماع شخصي. أود أن أقترح [خيارات للزمان والمكان].

يرجى إعلامي إذا كان هذا يناسبك وسأحجز [غرفة الاجتماعات / المكان].