重要なビジネスミーティングのための良い招待状の例
公開: 2022-06-03
の作品どこから始めればよいかわからない場合は、良い招待状を書くのに時間がかかることがあります。 招待状のヒントと例をまとめました。
1.招待状の構造
2.貴重なヒント
3.ビジネスミーティングの招待状の例
4.ビジネス会議の招待状のテンプレート
便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.送信者-Eメールマーケティングプラットフォーム（機能：自動化、ニュースレターデザインビルダー、およびサブスクライバーへの送信）
3. Reply.io-個人的な電子メールのアウトリーチ、電話、およびタスク
4.DesignModoによるポストカード-メールテンプレートビルダーをドラッグアンドドロップします
5.GlockApps-メールの受信トレイの配置を改善するため
6.InVideo-ビデオ招待状を作成するため
主な詳細
開始するには、次のことを決定します。
誰？ 誰が会議やイベントに参加しますか？ 参加者は他の人を招待できますか？
何となぜ？ あなたの会議の目的や理由は何ですか？ 会議の招待メールを送信する理由はさまざまです。毎週のスタッフ会議、上司と従業員の間のパフォーマンス面接、見込み客との売り込みなどです。
どこ？ 適切な場所はどこですか？ 特定の場所を予約する必要がありますか？
いつ？ これは、設定された時間またはさらに議論される何かである可能性があります。
これらの詳細を決定した後、招待状の形式から始めることができます。
招待状の書き方：完璧な構造
良い件名
これは、 会議用のビジネス招待メールを作成するときに考慮する非常に重要な要素です。 受信者が実際にメールを開くかどうかを決定します。 件名に人の名を含めることは、ビジネスの招待状が開かれる可能性を高めるための非常に簡単な方法です。
オープニング
あなたのオープニングラインは、人がメールで最初に目にするものです。 そのため、これらの行は注目を集め、読者を次の段落に導く必要があります。
メールのオープニングは、招待状全体の声のトーンとスタイルを設定します。 あなたはその人との以前の関係を考慮する必要があります。 これは、それをストリックでフォーマルに保つべきか、それとももう少しカジュアルにするべきかを理解するのに役立ちます。
ビジネスミーティングの理由
あなたはあなたのビジネスミーティングパートナーが準備されることを望みます。 会議の理由または主題を挙げてください。 議題がある場合は、それを含めるか、添付ファイルとして送信しますが、詳細な説明でそれらを圧倒しないでください。 代わりに、ディスカッションのトピックやプログラムについて箇条書きで説明してください。
時間、日付、場所、および期間を指定します
会議の設定の詳細を含め、会議のパートナーが適切な場所に適切なタイミングでいることを確認します。 計画が決まっていない場合は、招待者に「何が最も効果的か」を尋ねるのではなく、招待者に選択肢を与えてください。 これにより、彼らが決定しやすくなり、より迅速な対応が可能になります。 上司や忙しいスケジュールで他の誰かに会っている場合は、カレンダーオプションを追加して、上司に日付を選択させることができます。 この場合、その人の時間を尊重したいので、終了時間を含めることも検討してください。
出欠確認をリクエストする
会議の相手が現れることを期待して、その人が出席する予定がなかったことを知るためだけに、手紙の中で会議の招待メッセージを送信したことがありますか？ 電子メールにRSVPオプションを追加することで、この状況を回避できます。 受信者がさらに簡単に返信できるようにするには、メールの下部に確認ボタンを追加し、この会議招待状テンプレートのように返信を収集します。
閉鎖
「Haveaniceday」-タイプの締めくくりを親しみやすいリクエストに置き換えて、読者にビジネスの招待状に返信するように促してください。 「返信を楽しみにしています」のような行を追加してみると、会議の招待状に回答する可能性がさらに高くなります。
あなたが電子メールの署名を持っているなら、あなたはおそらくあなたの締めくくりのためにすでにほとんどの仕事をしているでしょう。 ただし、もう少し深遠な方法で電子メールの署名を使用することを検討してください。
はい、それは単なるテキスト以上のものである可能性があります。 または、 オンライン会議の招待メッセージが表示されたスタイリッシュなCTAボタン。
ここをクリックして、会議の招待メールをより効率的にするためのメール署名をデザインしてください。
召喚状のボタンまたは招待を受け入れるように要求するバナーを使用して、インタラクティブな電子メール署名を作成できます。 さらに、適切に設計された電子メール署名を使用すると、招待状をより専門的で個人的なものにすることができます。
最高の電子メール署名は、次の構造になります。
- フルネーム;
- 位置;
- 会社;
- 連絡先の詳細;
- ソーシャルアイコン;
- バナーまたは召喚状。
ビジネス招待状を書くための貴重なヒント
個人的にする
パーソナライズされたメッセージは、開封率とクリック率が高くなります。 大量の電子メールをもう少し個人的なものにする非常に簡単な方法の1つは、件名と冒頭に宛先の名前を使用することです。 メッセージのトーンを親しみやすく、しかもプロフェッショナルに保ちます。
短くしてください
上記の紹介の要点に固執し、あまり多くの情報を含めないでください。 メッセージが短いほど返信が簡単になり、回答が早くなります。 他のすべては会議中に話し合うことができます。
リマインダーを設定する
あなたの会議のパートナーは、おそらくビジネスイベントへの招待状をたくさん受け取ります。 友好的なフォローアップを設定して、会議を思い出させます。 イベントの招待状を書いている場合は、メールの署名にバナーを設定して、詳細にリンクすることができます。
校正
最後に、正しい詳細が含まれていることを確認し、電子メールアドレスを確認し、（ピートのために）メッセージのスペルを確認します。
さて、招待状の書き方を知ったら、簡単な会議招待メールのサンプルを確認してください。
重要なビジネスミーティングの招待状の3つの例
これらは招待状の実際の例です。 会議やイベントに応じて、トーンや詳細を調整できます。
1.スタートアップイベントの招待状の例。 このメールはスタートアップに送信されるため、口調はより非公式です。 以下の公式会議の招待メールのサンプルでわかるように。
2.就職の面接への招待。 この会議招待メールのサンプルをご覧ください。
3.非定型スタッフ会議の招待会議メールの例。 これは、 議題を含む会議の招待状の例です。
重要なビジネスミーティングテンプレートの招待状
実際に招待状を書く方法は？ Template.netからこれらの招待状のサンプルの1つを確認して選択できます
1.これは毎月のスタッフ会議の招待状のテンプレートです。 このような電子メールは通常、非公式ですが、大企業で働いている場合は専門的です。
親愛なる[従業員の名前]、
ちなみに、毎月のスタッフミーティングは[日付]に[場所]で開催されます。
議事録を添付しましたが、会議の前日までにこのメールに返信して、お気軽にアイテムを追加してください。
あなたの部門の主題について準備し、更新することを忘れないでください。 この会議に参加できない場合は、お知らせください。また、部門の重要な最新情報を同僚に委任してください。
よろしくお願いします、
2.潜在的な顧客または売り込みに会うための招待状の例。
親愛なる[潜在的なクライアントの名前]
私の名前は[…]で、[会社名]の[役職]であり、[会社の活動を説明する]です。
私たちは[特定の問題]についてあなたを助けることができると信じています、そしてあなたのオフィスで[あなたが売っているもの]について話す機会をいただければ幸いです。 あなたの便宜のために、私は日付と時刻についていくつかの提案を追加しました。
お互いに何ができるかをもっと詳しく話し合うのを楽しみにしています。
敬具、
[あなたの名前]
3.パフォーマンスインタビューのリクエストの招待状のサンプル。
親愛なる[あなたの上司の名前]、
過去[時間]、私は[会社名]で働くことに大きな喜びを感じました。
パフォーマンスを向上させ、個人的なキャリア目標を達成するために、[年次/半年ごと]のパフォーマンスインタビューをリクエストしたいと思います。
また、過去[時間]の私の業績を評価して報告し、個人的な会議でこれについて話し合っていただければ幸いです。 【時間と場所の選択肢】を提案したいと思います。
これでうまくいくかどうか教えてください。[会議室/場所]を予約します。