重要商務會議的良好邀請函示例

如果您不知道從哪裡開始，寫一封好的邀請信可能會花費更多時間。 我們匯總了一些提示和邀請函示例，以幫助您。

一、邀請函結構
2. 寶貴的提示
3. 商務會議邀請函示例
4. 商務會議邀請函模板

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. 發件人 - 電子郵件營銷平台（功能：自動化、時事通訊設計生成器和發送給訂閱者）
3.Reply.io - 個人電子郵件外展、電話和任務
4. DesignModo 的明信片 - 拖放電子郵件模板生成器
5. GlockApps - 改善您的電子郵件收件箱位置
6. InVideo - 用於製作視頻邀請

關鍵細節

要開始，請確定以下事項：

誰？ 誰將參加會議或活動？ 參與者可以邀請其他人嗎？

什麼為什麼？ 你開會的目的或原因是什麼？ 發送會議邀請電子郵件有不同的原因：每週一次的員工會議、老闆和員工之間的績效面試，或與潛在客戶的推銷。
在哪裡？ 什麼是合適的位置？ 您需要預訂特定地點嗎？
什麼時候？ 這可以是一個固定的時間，也可以是進一步討論的事情。

在確定了這些細節之後，您可以從邀請函的格式開始。

如何寫你的邀請信：一個完美的結構

一個好的主題行

這是為會議編寫商務邀請電子郵件時要考慮的一個非常重要的因素。 它將決定收件人是否真的打開了您的電子郵件。 在主題中包含此人的名字是一種非常簡單的方法，可以使您的商務邀請函更有可能被打開。

開幕式

您的開場白是人們在電子郵件中看到的第一件事。 這就是為什麼這些行應該引起注意並引導讀者進入下一段。

電子郵件的開頭設置了整個邀請函的語氣和風格。 您應該考慮您與此人的早期關係。 這將幫助您了解是否應該保持嚴謹和正式，或者您可以更隨意一些。

商務會議的原因

您希望您的商務會議夥伴做好準備。 提及會議的原因或主題。 如果您有議程，請將其包括在內或作為附件發送，但不要用詳細的描述來壓倒他們。 相反，請在要點中提及您的討論主題或程序。

指定時間、日期、地點和持續時間

確保您的會議夥伴將在正確的時間出現在正確的地點，包括會議設置的詳細信息。 如果您沒有固定的計劃，請讓您的受邀者選擇，而不是詢問“什麼最適合他們”。 這使他們更容易做出決定，並使您獲得更快的響應。 如果您正在與您的老闆或其他日程繁忙的人會面，您可以添加一個日曆選項讓他們選擇一個日期。 在這種情況下，由於您要尊重此人的時間，還可以考慮包含結束時間。

請求回复

您是否曾經在信中發出會議邀請信息，期待您的會議夥伴出現，卻發現對方不打算參加？ 您可以通過在電子郵件中添加 RSVP 選項來避免這種情況。 為了讓收件人更容易回复，請在您的電子郵件底部添加確認按鈕並收集您的回复，就像在此會議邀請模板中一樣。

結束

嘗試用友好的請求替換“祝你有美好的一天”類型的結束語，以鼓勵您的讀者回复您的商務邀請函。 嘗試添加諸如“期待您的回复”之類的行將使人們更有可能回复您的會議邀請信。

如果您有電子郵件簽名，則您可能已經完成了大部分工作以完成結賬。 但是，考慮以更深刻的方式使用電子郵件簽名。

是的，它可能不僅僅是簡單的文本。 或帶有在線會議邀請消息的時尚 CTA 按鈕。

單擊此處設計電子郵件簽名，使您的會議邀請電子郵件更加高效。

您可以創建帶有號召性用語按鈕或橫幅的交互式電子郵件簽名，請求接受您的邀請。 此外，使用精心設計的電子郵件簽名可以使您的邀請函更加專業和個性化。

最好的電子郵件簽名將具有以下結構：

• 全名;
• 位置;
• 公司;
• 聯繫方式;
• 社交圖標；
• 橫幅或號召性用語。

撰寫商務邀請函的重要提示

使其個性化

個性化消息具有更高的打開率和點擊率。 使您的群發電子郵件更加個人化的一種非常簡單的方法是在主題行和開頭使用收件人的姓名。 保持信息的語氣友好而專業。

保持簡短

堅持上面介紹中的要點，不要包含太多信息。 較短的消息更容易回复，並且會讓您更快地得到答复。 其他一切都可以在會議期間討論。

設置提醒

您的會議夥伴可能會收到大量商務活動的邀請。 設置一個友好的跟進來提醒他們會議。 如果您正在為活動撰寫邀請函，您可以在電子郵件簽名中設置橫幅以鏈接到詳細信息。

校對

最後，確保您提供了正確的詳細信息，檢查電子郵件地址，並（為了皮特的緣故）對您的郵件進行拼寫檢查。

現在，當您知道如何寫邀請函時，請查看簡單的會議邀請電子郵件示例。

重要商務會議邀請函的三個示例

這些是邀請函的幾個真實例子。 根據會議或活動，您可以調整語氣和細節。

1.創業活動邀請函示例。 由於這封電子郵件是發送給初創公司的，因此語氣更加非正式。 正如您在下面的正式會議邀請電子郵件示例中看到的那樣。

2. 面試邀請。 查看此會議邀請電子郵件示例。

3. 非常規員工會議的邀請會議電子郵件示例。 這是一個帶有議程的示例會議邀請示例。

重要商務會議邀請函模板

實踐中如何寫邀請函？ 您可以從 Template.net 中查看並選擇這些邀請函樣本之一

1. 這是每月員工會議的邀請函模板。 如果你在一家大公司工作，這樣的電子郵件通常是非正式的，但很專業。

親愛的[員工姓名]，

在此，我想通知您，我們的每月員工會議將於[日期]在[地點]舉行。

我已附上議程，但請至少在會議前一天回复此電子郵件，隨時添加任何項目。

確保准備好並更新您部門的主題。 如果您無法參加本次會議，請告知我們，並確保將您所在部門的重要更新委託給您的同事。

此致，

2. 會見潛在客戶或推銷的邀請函示例。

親愛的[潛在客戶姓名]

我的名字是 […]，我是 [公司名稱] 的 [職位]，即 [描述公司活動]。

我相信我們可以幫助您解決 [具體問題]，並希望有機會在您的辦公室見面討論 [您在賣什麼]。 為了您的方便，我添加了一些關於日期和時間的建議。

期待更詳細地討論我們可以為彼此做些什麼。

親切的問候，

[你的名字]

3. 績效面試邀請函樣本。

親愛的[你老闆的名字]，

過去[時間]，我在[公司名稱]工作感到非常高興。

為了能夠更好地表現並更好地實現我的個人職業目標，我想申請一次[年度/兩年一次的]績效面試。
另外，如果您能評價和報告我過去 [時間] 的表現並在個人會議上與我討論，我將不勝感激。 我想建議[時間和地點的選擇]。

請讓我知道這是否適合您，我會預訂 [會議室/地點]。