ตัวอย่างจดหมายเชิญที่ดีสำหรับการประชุมทางธุรกิจที่สำคัญ

การเขียน จดหมายเชิญที่ดี อาจใช้เวลามากขึ้นหากคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน เราได้รวบรวมคำแนะนำและ ตัวอย่างจดหมายเชิญ เพื่อช่วยเหลือคุณ

1. โครงสร้างหนังสือเชิญ
2. เคล็ดลับอันทรงคุณค่า
3. ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมทางธุรกิจ
4. แม่แบบหนังสือเชิญประชุมทางธุรกิจ

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. ผู้ส่ง - แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล (คุณสมบัติ: ระบบอัตโนมัติ ตัวสร้างการออกแบบจดหมายข่าว และส่งไปยังสมาชิก)
3. Reply.io - การเข้าถึงอีเมล การโทร และงานส่วนตัว
4. โปสการ์ดโดย DesignModo - เครื่องมือสร้างเทมเพลตอีเมลลากและวาง
5. GlockApps - เพื่อปรับปรุงตำแหน่งกล่องจดหมายของคุณ
6. InVideo - สำหรับการเชิญวิดีโอ

รายละเอียดที่สำคัญ

ในการเริ่มต้น ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

ใคร? ใครจะเข้าร่วมการประชุมหรือเหตุการณ์? ผู้เข้าร่วมสามารถเชิญผู้อื่นได้หรือไม่

อะไรทำไม? วัตถุประสงค์หรือเหตุผลในการประชุมของคุณคืออะไร? มีเหตุผลหลายประการในการส่งอีเมลเชิญเข้าร่วมการประชุม: การประชุมพนักงานรายสัปดาห์ การสัมภาษณ์ผลการปฏิบัติงานระหว่างหัวหน้าและพนักงาน หรือการขายกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า
ที่ไหน? สถานที่ที่เหมาะสมคืออะไร? คุณจำเป็นต้องจองสถานที่เฉพาะหรือไม่?
เมื่อไร? นี่อาจเป็นช่วงเวลาที่กำหนดหรือเรื่องที่จะกล่าวถึงต่อไป

หลังจากตัดสินใจเกี่ยวกับรายละเอียดเหล่านี้แล้ว คุณสามารถเริ่มต้นด้วยรูปแบบของจดหมายเชิญ

วิธีเขียนจดหมายเชิญ: โครงสร้างที่สมบูรณ์แบบ

หัวเรื่องที่ดี

นี่เป็นปัจจัยที่สำคัญมากที่จะต้องพิจารณาเมื่อเขียน อีเมลเชิญธุรกิจเพื่อเข้าร่วมการ ประชุม จะตัดสินว่าผู้รับเปิดอีเมลของคุณจริงหรือไม่ การรวมชื่อของบุคคลในเรื่องเป็นวิธีที่ง่ายมากในการทำให้ จดหมายเชิญธุรกิจ ของคุณ มีแนวโน้มที่จะเปิดขึ้น

เปิด

บรรทัดแรกของคุณ คือสิ่งแรกที่บุคคลนั้นจะเห็นในอีเมล นั่นเป็นเหตุผลที่บรรทัดเหล่านี้ควรดึงดูดความสนใจและนำผู้อ่านไปยังย่อหน้าถัดไป

การเปิดอีเมลกำหนดน้ำเสียงและรูปแบบของจดหมายเชิญทั้งหมด คุณควรพิจารณาถึงความสัมพันธ์ก่อนหน้านี้กับบุคคลนั้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณควรรักษาความเป็นทางการและเป็นทางการไว้ หรือคุณควรทำตัวสบายๆ กว่านี้อีกหน่อย

เหตุผลในการประชุมทางธุรกิจของคุณ

คุณต้องการให้คู่ค้าทางธุรกิจของคุณเตรียมพร้อม ระบุเหตุผลหรือหัวข้อสำหรับการประชุมของคุณ หากคุณมีวาระการประชุม ให้รวมหรือส่งเป็นไฟล์แนบ แต่อย่าใช้คำอธิบายโดยละเอียด ให้พูดถึงหัวข้อสนทนาหรือโปรแกรมของคุณในหัวข้อย่อยแทน

ระบุเวลา วันที่ สถานที่ และระยะเวลา

เพื่อให้แน่ใจว่าคู่สนทนาของคุณจะอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม รวมถึงรายละเอียดของการตั้งค่าการประชุม หากคุณไม่มีแผนที่วางไว้ ให้ตัวเลือกผู้รับเชิญของคุณให้เลือกแทนที่จะถามว่า "อะไรดีที่สุด" สำหรับพวกเขา ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นและจะได้รับคำตอบที่รวดเร็วยิ่งขึ้น หากคุณกำลังพบกับเจ้านายหรือคนอื่นที่มีตารางงานยุ่ง คุณสามารถเพิ่มตัวเลือกปฏิทินเพื่อให้พวกเขาเลือกวันที่ได้ ในกรณีนี้ เนื่องจากคุณต้องการเคารพเวลาของบุคคลนั้น ให้พิจารณารวมเวลาสิ้นสุดด้วย

ขอ RSVP

คุณเคยส่ง ข้อความเชิญประชุมในจดหมายโดยคาดหวังว่าคู่สนทนาของคุณจะปรากฏตัวเพียงเพื่อจะพบว่าบุคคลนั้นไม่ได้วางแผนที่จะเข้าร่วมหรือไม่? คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้โดยเพิ่มตัวเลือก RSVP ในอีเมลของคุณ เพื่อให้ผู้รับตอบกลับง่ายยิ่งขึ้น ให้เพิ่มปุ่มยืนยันที่ด้านล่างสุดของอีเมลและรวบรวมคำตอบของคุณเหมือนในเทมเพลตคำเชิญเข้าร่วมการประชุมนี้

ปิด

ลองแทนที่ "ขอให้มีความสุข" - พิมพ์การปิดด้วยคำขอที่เป็นมิตร เพื่อสนับสนุนให้ผู้อ่านตอบกลับ จดหมายเชิญธุรกิจ ของคุณ ลองเพิ่มบรรทัดเช่น "รอคอยการตอบกลับของคุณ" จะทำให้ผู้คนตอบรับจดหมายเชิญประชุมของคุณมากขึ้น

หากคุณมี ลายเซ็นอีเมล คุณอาจมีงานส่วนใหญ่ที่ทำเสร็จแล้วสำหรับการปิดบัญชี แต่ให้ พิจารณาใช้ลายเซ็นอีเมลอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นอีกเล็กน้อย

ใช่ อาจเป็นมากกว่าข้อความธรรมดาเล็กน้อย หรือปุ่ม CTA ที่มีสไตล์พร้อม ข้อความเชิญประชุมออนไลน์

คลิกที่นี่เพื่อออกแบบลายเซ็นอีเมลเพื่อให้อีเมลคำเชิญเข้าร่วมประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณสามารถสร้างลายเซ็นอีเมลแบบโต้ตอบด้วยปุ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือแบนเนอร์พร้อมคำขอตอบรับคำเชิญของคุณ นอกจากนี้ การใช้ลายเซ็นอีเมลที่ออกแบบมาอย่างดีจะทำให้จดหมายเชิญของคุณมีความเป็นมืออาชีพและเป็นส่วนตัวมากขึ้น

ลายเซ็นอีเมลที่ดีที่สุดจะมีโครงสร้างดังต่อไปนี้:

• ชื่อเต็ม;
• ตำแหน่ง;
• บริษัท;
• รายละเอียดการติดต่อ;
• ไอคอนโซเชียล
• แบนเนอร์หรือคำกระตุ้นการตัดสินใจ

เคล็ดลับที่มีคุณค่าสำหรับการเขียนจดหมายเชิญธุรกิจ

ทำให้เป็นเรื่องส่วนตัว

ข้อความส่วนบุคคลมีอัตราการเปิดและอัตราการคลิกสูงกว่า วิธีหนึ่งที่ง่ายมากในการทำให้อีเมลของคุณมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นอีกนิดคือการใช้ชื่อผู้รับในหัวเรื่องและการเปิด รักษาน้ำเสียงของข้อความที่เป็นมิตรแต่มีความเป็นมืออาชีพ

สั้นๆนะ

ยึดถือสิ่งสำคัญในบทนำด้านบนและอย่าใส่ข้อมูลมากเกินไป ข้อความที่สั้นกว่าจะตอบกลับได้ง่ายขึ้นและจะช่วยให้คุณได้รับคำตอบเร็วขึ้น ทุกสิ่งทุกอย่างสามารถพูดคุยกันได้ในระหว่างการประชุม

ตั้งการเตือนความจำ

คู่สนทนาของคุณอาจได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมทางธุรกิจมากมาย ตั้งค่าการติดตามที่เป็นมิตรเพื่อเตือนพวกเขาถึงการประชุม หากคุณกำลังเขียน จดหมายเชิญสำหรับ กิจกรรม คุณสามารถตั้งค่า แบนเนอร์ ในลายเซ็นอีเมลของคุณเพื่อเชื่อมโยงไปยังรายละเอียด

พิสูจน์อักษร

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่รายละเอียดที่ถูกต้อง ตรวจสอบที่อยู่อีเมล และ (เพื่อประโยชน์ของพีท)ตรวจการสะกดคำในข้อความของคุณ

ตอนนี้ เมื่อคุณรู้วิธีเขียนจดหมายเชิญแล้ว ให้ตรวจสอบตัวอย่างอีเมลคำเชิญเข้าร่วมประชุมอย่างง่าย

ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมทางธุรกิจที่สำคัญสามตัวอย่าง

นี่เป็นตัวอย่างจดหมายเชิญที่แท้จริงสองสามตัวอย่าง คุณสามารถปรับโทนเสียงและรายละเอียดได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการประชุมหรือกิจกรรม

1. ตัวอย่างจดหมายเชิญงานเริ่มต้น เนื่องจากอีเมลนี้ถูกส่งไปยังบริษัทสตาร์ทอัพ น้ำเสียงจึงมีความเป็นทางการมากกว่า ดังที่คุณเห็นใน ตัวอย่างอีเมลเชิญประชุมอย่างเป็นทางการด้านล่าง

2. การเชิญสัมภาษณ์งาน ดู ตัวอย่างอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุม นี้

3. ตัวอย่าง อีเมล เชิญ ประชุมของการประชุมพนักงานที่ไม่ประจำ นี่คือตัวอย่างการ เชิญประชุมพร้อมวาระการประชุม

จดหมายเชิญสำหรับเทมเพลตการประชุมทางธุรกิจที่สำคัญ

วิธีการเขียนจดหมายเชิญในทางปฏิบัติ? คุณสามารถตรวจสอบและเลือกหนึ่งใน ตัวอย่างจดหมายเชิญ เหล่านี้ได้จาก Template.net

1. นี่คือ เทมเพลต จดหมาย เชิญ สำหรับการประชุมพนักงานรายเดือน อีเมลแบบนี้มักจะไม่เป็นทางการ แต่ก็เป็นมืออาชีพ หากคุณทำงานในบริษัทขนาดใหญ่

เรียน [ชื่อพนักงาน]

ข้าพเจ้าขอแจ้งให้ทราบว่าการประชุมพนักงานรายเดือนจะจัดขึ้นในวันที่ [date] ใน [place]

ฉันได้แนบวาระการประชุมแล้ว แต่โปรดอย่าลังเลที่จะเพิ่มรายการใดๆ โดยการตอบกลับอีเมลนี้อย่างน้อยหนึ่งวันก่อนการประชุมของเรา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เตรียมและอัปเดตหัวข้อของแผนกของคุณแล้ว หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมนี้ได้ โปรดแจ้งให้เราทราบและอย่าลืมมอบการอัปเดตที่สำคัญเกี่ยวกับแผนกของคุณให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

2. ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือเสนอขาย

เรียน [ชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า]

ฉันชื่อ […] และฉันเป็น [ตำแหน่ง] ที่ [ชื่อบริษัท] ซึ่งก็คือ [อธิบายกิจกรรมของบริษัท]

ฉันเชื่อว่าเราสามารถช่วยคุณได้ [ปัญหาเฉพาะ] และขอขอบคุณที่มีโอกาสพบกันที่สำนักงานของคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับ [สิ่งที่คุณกำลังขาย] เพื่อความสะดวกของคุณ เราได้เพิ่มคำแนะนำสำหรับวันที่และเวลา

รอคอยที่จะหารือเกี่ยวกับสิ่งที่เราสามารถทำเพื่อกันและกันในรายละเอียดเพิ่มเติม

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

3. ตัวอย่างหนังสือเชิญสัมภาษณ์งาน

เรียน [ชื่อเจ้านายของคุณ]

สำหรับ [เวลา] ที่ผ่านมา ฉันพบว่าการทำงานที่ [ชื่อบริษัท] มีความยินดีเป็นอย่างยิ่ง

เพื่อให้สามารถทำงานได้ดีขึ้นและบรรลุเป้าหมายในอาชีพส่วนตัวของฉันได้ดีขึ้น ฉันต้องการขอสัมภาษณ์ผลงาน [รายปี/รายปักษ์]
นอกจากนี้ ฉันจะขอบคุณมากหากคุณสามารถให้คะแนนและรายงานผลงานของฉันใน [เวลา] ที่ผ่านมา และเพื่อหารือเรื่องนี้กับฉันในการประชุมส่วนตัว ฉันอยากจะแนะนำ [ตัวเลือกสำหรับเวลาและสถานที่]

โปรดแจ้งให้เราทราบว่าสิ่งนี้เหมาะกับคุณหรือไม่ และฉันจะจอง [ห้องประชุม/สถานที่]