Exemples d'une bonne lettre d'invitation pour une réunion d'affaires importante

Rédiger une bonne lettre d'invitation peut prendre plus de temps si vous ne savez pas par où commencer. Nous avons rassemblé quelques conseils et exemples de lettres d'invitation pour vous aider.

1. Structure de la lettre d'invitation
2. De précieux conseils
3. Exemples de lettre d'invitation pour un rendez-vous d'affaires
4. Modèles de lettre d'invitation pour un rendez-vous d'affaires

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Expéditeur - Plateforme de marketing par e-mail (fonctionnalités : automatisation, conception-créateur de newsletter et envoi aux abonnés)
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. Cartes postales par DesignModo - Générateur de modèles d'e-mails par glisser-déposer
5. GlockApps - Pour améliorer le placement de votre boîte de réception
6. InVideo - Pour créer des invitations vidéo

Détails clés

Pour commencer, déterminez les éléments suivants :

Qui? Qui assistera à la réunion ou à l'événement ? Les participants peuvent-ils inviter d'autres personnes ?

Quoi & Pourquoi ? Quel est le but ou la raison de votre réunion ? Il existe différentes raisons d'envoyer des e-mails d'invitation à une réunion : une réunion hebdomadaire du personnel, un entretien de performance entre un patron et un employé ou un argumentaire de vente avec un prospect.
Où? Qu'est-ce qu'un emplacement approprié ? Avez-vous besoin de réserver un endroit spécifique?
Lorsque? Cela peut être une heure fixe ou quelque chose à discuter plus loin.

Après avoir décidé de ces détails, vous pouvez commencer par le format de la lettre d'invitation.

Comment rédiger sa lettre d'invitation : une structure parfaite

Un bon sujet

Il s'agit d'un facteur très important à prendre en compte lors de la rédaction d'un e-mail d'invitation à une réunion . Il décidera si le destinataire ouvre réellement votre e-mail. Inclure le prénom de la personne dans le sujet est un moyen très simple de rendre vos lettres d'invitation professionnelles plus susceptibles d'être ouvertes.

Ouverture

Vos lignes d'ouverture sont la première chose que la personne verra dans l'e-mail. C'est pourquoi ces lignes doivent attirer l'attention et conduire le lecteur au paragraphe suivant.

L'ouverture d'un e-mail donne le ton et le style de toute la lettre d'invitation. Vous devriez considérer vos relations antérieures avec la personne. Cela vous aidera à comprendre si vous devez rester strict et formel ou si vous pouvez être un peu plus décontracté.

Raison de votre rendez-vous d'affaires

Vous voulez que votre partenaire de réunion d'affaires soit préparé. Mentionnez la raison ou le sujet de votre rencontre. Si vous avez un ordre du jour, incluez-le ou envoyez-le en pièce jointe, mais ne les submergez pas avec une description détaillée. Au lieu de cela, mentionnez vos sujets de discussion ou votre programme sous forme de puces.

Spécifiez l'heure, la date, le lieu et la durée

Pour vous assurer que votre partenaire de réunion sera au bon endroit au bon moment, y compris les détails du cadre de la réunion. Si vous n'avez pas de plan défini, donnez à votre invité des options parmi lesquelles choisir au lieu de lui demander «ce qui lui convient le mieux». Cela leur permet de décider plus facilement et vous obtiendrez une réponse plus rapide. Si vous rencontrez votre patron ou quelqu'un d'autre avec un emploi du temps chargé, vous pouvez ajouter une option de calendrier pour lui permettre de choisir une date. Dans ce cas, puisque vous souhaitez respecter l'heure de la personne, pensez également à inclure une heure de fin.

Demander un RSVP

Avez-vous déjà envoyé un message d'invitation à une réunion dans la lettre, vous attendant à ce que votre partenaire de réunion se présente, pour découvrir que cette personne n'avait pas prévu d'y assister ? Vous pouvez éviter cette situation en ajoutant une option RSVP à votre e-mail. Pour faciliter la réponse du destinataire, ajoutez des boutons de confirmation au bas de votre e-mail et collectez vos réponses comme dans ce modèle d'invitation à une réunion.

Fermeture

Essayez de remplacer "Bonne journée" - type de clôture par une demande amicale pour encourager votre lecteur à répondre à vos lettres d'invitation professionnelles. Essayez d'ajouter une ligne comme « dans l'attente de votre réponse » incitera encore plus les gens à répondre à votre lettre d'invitation à la réunion.

Si vous avez une signature électronique, vous avez probablement déjà fait la plupart du travail pour votre clôture. Mais envisagez d'utiliser une signature électronique d'une manière un peu plus profonde.

Oui, cela peut être un peu plus qu'un simple texte. Ou un bouton CTA élégant avec un message d'invitation à une réunion en ligne.

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Vous pouvez créer une signature électronique interactive avec un bouton d'appel à l'action ou une bannière avec une demande d'acceptation de votre invitation. De plus, l'utilisation de signatures électroniques bien conçues peut rendre votre lettre d'invitation plus professionnelle et personnelle.

Les meilleures signatures email auront la structure suivante :

• nom et prénom;
• position;
• compagnie;
• détails du contact;
• icônes sociales;
• bannière ou appel à l'action.

Conseils précieux pour rédiger une lettre d'invitation commerciale

Rendez-le personnel

Les messages personnalisés ont un taux d'ouverture et de clic plus élevé. Un moyen très simple de rendre vos e-mails de masse un peu plus personnels consiste à utiliser le nom du destinataire dans la ligne d'objet et l'ouverture. Gardez le ton du message amical, mais professionnel.

Soyez bref

Tenez-vous en à l'essentiel dans l'introduction ci-dessus et n'incluez pas trop d'informations. Il est plus facile de répondre aux messages plus courts et vous obtiendrez une réponse plus rapidement. Tout le reste peut être discuté lors de la réunion.

Définir des rappels

Votre partenaire de réunion reçoit probablement des tonnes d'invitations pour des événements professionnels. Fixez un suivi amical pour leur rappeler la réunion. Si vous rédigez une lettre d'invitation pour un événement, vous pouvez définir une bannière dans votre signature d'e-mail pour créer un lien vers les détails.

Relire

Enfin, assurez-vous d'avoir inclus les bons détails, vérifiez les adresses e-mail et (pour l'amour de Pete) vérifiez l'orthographe de votre message.

Maintenant que vous savez comment rédiger une lettre d'invitation, consultez un exemple d'e-mail d'invitation à une réunion simple.

Trois exemples de lettre d'invitation pour une réunion d'affaires importante

Voici quelques exemples réels de lettres d'invitation. En fonction de la réunion ou de l'événement, vous pouvez ajuster le ton et les détails.

1. Un exemple de lettre d'invitation pour un événement de démarrage. Étant donné que cet e-mail est envoyé aux startups, le ton est plus informel. Comme vous pouvez le voir dans l'exemple d'e-mail d'invitation à une réunion officielle ci-dessous.

2. Une invitation à un entretien d'embauche. Jetez un œil à cet exemple d'e-mail d'invitation à une réunion.

3. Un exemple d'e- mail d' invitation à une réunion du personnel non routinière. Voici un exemple d' invitation à une réunion avec ordre du jour.

Modèles de lettre d'invitation pour une réunion d'affaires importante

Comment rédiger une lettre d'invitation en pratique ? Vous pouvez vérifier et choisir l'un de ces exemples de lettre d'invitation sur Template.net

1. Voici un modèle de lettre d'invitation pour une réunion mensuelle du personnel. Un e-mail comme celui-ci est généralement informel, mais professionnel si vous travaillez dans une grande entreprise.

Cher [nom de l'employé],

Par la présente, je tiens à vous informer que notre réunion mensuelle du personnel se tiendra le [date] à [lieu].

J'ai joint l'ordre du jour, mais n'hésitez pas à ajouter des éléments en répondant à cet e-mail au moins un jour avant notre réunion.

Assurez-vous d'être préparé et mis à jour sur les sujets de vos départements. Si vous ne pouvez pas participer à cette réunion, veuillez nous en informer et assurez-vous de déléguer les mises à jour importantes sur votre département à votre collègue.

Meilleures salutations,

2. Un exemple de lettre d'invitation pour rencontrer un client potentiel ou argumentaire de vente.

Cher [nom du client potentiel]

Je m'appelle […] et j'occupe le [poste] chez [nom de l'entreprise], qui est [décrire les activités de l'entreprise].

Je crois que nous pouvons vous aider avec [problème spécifique] et apprécierions l'opportunité de nous rencontrer à votre bureau pour parler de [ce que vous vendez]. Pour votre commodité, j'ai ajouté quelques suggestions de date et d'heure.

Au plaisir de discuter plus en détail de ce que nous pouvons faire l'un pour l'autre.

Sincères amitiés,

[Votre nom]

3. Un exemple de lettre d'invitation pour une demande d'entretien de performance.

Cher [nom de votre patron],

Au cours des [temps] passés, j'ai eu beaucoup de plaisir à travailler chez [nom de l'entreprise].

Pour être en mesure d'être plus performant et de mieux atteindre mes objectifs personnels de carrière, je souhaite solliciter un entretien de performance [annuel/semestriel].
De plus, j'apprécierais si vous pouviez évaluer et rendre compte de ma performance pour le passé [temps] et en discuter avec moi lors d'une réunion personnelle. Je voudrais suggérer [des options pour le temps et le lieu].

Veuillez me faire savoir si cela fonctionne pour vous et je réserverai [salle de réunion/lieu].