Esempi di una buona lettera di invito per un importante incontro di lavoro

Scrivere una buona lettera di invito può richiedere più tempo se non sai da dove cominciare. Abbiamo messo insieme alcuni suggerimenti ed esempi di lettere di invito per aiutarti.

1. Struttura della lettera di invito
2. Consigli preziosi
3. Esempi di lettera di invito per un incontro di lavoro
4. Modelli di lettera di invito per un incontro di lavoro

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mittente - Piattaforma di email marketing (caratteristiche: automazione, creazione di newsletter e invio agli abbonati)
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Cartoline di DesignModo - Generatore di modelli di email trascina e rilascia
5. GlockApps - Per migliorare il posizionamento della tua casella di posta elettronica
6. InVideo - Per realizzare inviti video

Dettagli chiave

Per iniziare, determina le seguenti cose:

Chi? Chi parteciperà all'incontro o all'evento? I partecipanti possono invitare altri?

Cosa e perché? Qual è lo scopo o il motivo del tuo incontro? Ci sono diversi motivi per inviare e-mail di invito alla riunione: una riunione settimanale del personale, un colloquio di prestazione tra un capo e un dipendente o una presentazione di vendita con un potenziale cliente.
Dove? Qual è una posizione appropriata? Hai bisogno di prenotare un posto specifico?
Quando? Questo può essere un orario prestabilito o qualcosa di cui discutere più avanti.

Dopo aver deciso questi dettagli, puoi iniziare con il formato della lettera di invito.

Come scrivere la tua lettera di invito: una struttura perfetta

Una buona linea tematica

Questo è un fattore molto importante da considerare quando si scrive un'e-mail di invito aziendale per una riunione . Deciderà se il destinatario apre effettivamente la tua email. Includere il nome della persona nell'oggetto è un modo molto semplice per rendere più probabile l'apertura delle lettere di invito per affari .

Apertura

Le tue righe di apertura sono la prima cosa che quella persona vedrà nell'e-mail. Ecco perché queste righe dovrebbero attirare l'attenzione e condurre il lettore al paragrafo successivo.

L'apertura dell'e-mail imposta il tono di voce e lo stile dell'intera lettera di invito. Dovresti considerare le tue precedenti relazioni con la persona. Questo ti aiuterà a capire se dovresti mantenerlo rigoroso e formale o se puoi essere un po' più disinvolto.

Motivo del tuo incontro di lavoro

Vuoi che il tuo partner per riunioni di lavoro sia preparato. Indica il motivo o l'argomento del tuo incontro. Se hai un'agenda, includila o inviala come allegato, ma non sovraccaricarla con una descrizione dettagliata. Invece, menziona i tuoi argomenti di discussione o il tuo programma nei punti elenco.

Specificare l'ora, la data, il luogo e la durata

Per assicurarti che il tuo partner della riunione sia nel posto giusto al momento giusto, compresi i dettagli dell'impostazione della riunione. Se non hai un piano prestabilito, dai al tuo invitato le opzioni tra cui scegliere invece di chiedere "cosa funziona meglio" per loro. Questo rende più facile per loro decidere e ti darà una risposta più rapida. Se incontri il tuo capo o qualcun altro con un programma fitto di appuntamenti, puoi aggiungere un'opzione di calendario per consentire loro di scegliere una data. In questo caso, poiché vuoi rispettare il tempo della persona, considera anche di includere un'ora di fine.

Richiedi un RSVP

Hai mai inviato un messaggio di invito a una riunione nella lettera, aspettandoti che il tuo partner della riunione si presentasse, solo per scoprire che quella persona non aveva intenzione di partecipare? Puoi evitare questa situazione aggiungendo un'opzione RSVP alla tua email. Per rendere ancora più semplice la risposta del destinatario, aggiungi i pulsanti di conferma nella parte inferiore dell'e-mail e raccogli le risposte come in questo modello di invito alla riunione.

Chiusura

Prova a sostituire "Buona giornata" - digita la chiusura con una richiesta amichevole per incoraggiare il tuo lettore a rispondere alle lettere di invito alla tua attività. Prova ad aggiungere una riga come "Non vedo l'ora di ricevere una tua risposta" in modo che le persone rispondano alla tua lettera di invito alla riunione ancora più probabilmente.

Se hai una firma e-mail probabilmente hai già fatto la maggior parte del lavoro per la tua chiusura. Tuttavia, considera l'utilizzo di una firma e-mail in un modo un po' più profondo.

Sì, può essere un po' più di un semplice testo. O un elegante pulsante CTA con messaggio di invito alla riunione online.

Fare clic qui per progettare una firma e-mail per rendere più efficiente l'e-mail di invito alla riunione.

Puoi creare una firma e-mail interattiva con un pulsante di invito all'azione o un banner con una richiesta di accettazione dell'invito. Inoltre, l'utilizzo di firme e-mail ben progettate può rendere la tua lettera di invito più professionale e personale.

Le migliori firme di posta elettronica avranno la seguente struttura:

• nome e cognome;
• posizione;
• azienda;
• dettagli del contatto;
• icone sociali;
• banner o invito all'azione.

Suggerimenti preziosi per scrivere una lettera di invito aziendale

Rendilo personale

I messaggi personalizzati hanno un tasso di apertura e di clic più elevato. Un modo molto semplice per rendere le tue e-mail di massa un po' più personali consiste nell'usare il nome del destinatario nella riga dell'oggetto e nell'apertura. Mantieni il tono del messaggio amichevole, ma professionale.

Tienilo breve

Attenersi all'essenziale nell'introduzione sopra e non includere troppe informazioni. I messaggi più brevi sono più facili a cui rispondere e ti daranno una risposta più velocemente. Tutto il resto può essere discusso durante l'incontro.

Imposta promemoria

Il tuo partner della riunione probabilmente riceve un sacco di inviti per eventi aziendali. Imposta un seguito amichevole per ricordare loro la riunione. Se stai scrivendo una lettera di invito per un evento, puoi impostare un banner nella tua firma e-mail per collegarti ai dettagli.

Correggi le bozze

Infine, assicurati di aver incluso i dettagli corretti, controlla gli indirizzi e-mail e (per amor di Pete) controlla l'ortografia del tuo messaggio.

Ora, quando sai come scrivere una lettera di invito, controlla il semplice esempio di email di invito a una riunione.

Tre esempi di una lettera di invito per un importante incontro di lavoro

Questi sono un paio di esempi reali di lettere di invito. A seconda della riunione o dell'evento, è possibile regolare il tono e i dettagli.

1. Un esempio di lettera di invito per un evento di avvio. Poiché questa email viene inviata alle startup, il tono è più informale. Come puoi vedere nell'esempio di e-mail di invito alla riunione ufficiale di seguito.

2. Un invito per un colloquio di lavoro. Dai un'occhiata a questo esempio di email di invito alla riunione.

3. Un esempio di e-mail di invito alla riunione di una riunione del personale non di routine. Ecco un esempio di invito a una riunione di esempio con agenda.

Lettera di invito per un importante modello di riunione di lavoro

Come scrivere una lettera di invito in pratica? Puoi controllare e scegliere uno di questi esempi di lettere di invito da Template.net

1. Ecco un modello di lettera di invito per una riunione mensile del personale. Un'e-mail come questa è solitamente informale, ma professionale se lavori in una grande azienda.

Gentile [nome del dipendente],

Con la presente, desidero informarvi che la nostra riunione mensile del personale si terrà il [data] in [luogo].

Ho allegato l'ordine del giorno, ma sentiti libero di aggiungere qualsiasi punto rispondendo a questa email almeno un giorno prima del nostro incontro.

Assicurati di essere preparato e aggiornato sugli argomenti dei tuoi dipartimenti. Se non puoi partecipare a questa riunione, faccelo sapere e assicurati di delegare aggiornamenti importanti sul tuo dipartimento al tuo collega.

Distinti saluti,

2. Un esempio di lettera di invito per incontrare un potenziale cliente o un passo di vendita.

Gentile [nome del potenziale cliente]

Mi chiamo […] e sono la [posizione] presso [nome azienda], che è [descrivi le attività dell'azienda].

Credo che possiamo aiutarti con [problema specifico] e apprezzeremmo l'opportunità di incontrarci nel tuo ufficio per parlare di [cosa stai vendendo]. Per comodità, ho aggiunto alcuni suggerimenti per una data e un'ora.

Non vedo l'ora di discutere più in dettaglio cosa possiamo fare l'uno per l'altro.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

3. Un campione di una lettera di invito per una richiesta di colloquio di prestazione.

Caro [nome del tuo capo],

In passato [tempo], ho trovato grande piacere lavorare in [nome azienda].

Per essere in grado di ottenere risultati migliori e raggiungere al meglio i miei obiettivi di carriera personali, vorrei richiedere un colloquio di performance [annuale/biennale].
Inoltre, ti sarei grato se potessi valutare e riferire sulla mia performance nel passato [tempo] e discuterne con me in un incontro personale. Vorrei suggerire [opzioni per tempo e luogo].

Per favore, fammi sapere se questo funziona per te e prenoterò [sala riunioni/luogo].