Ejemplos de una buena carta de invitación para una importante reunión de negocios

Escribir una buena carta de invitación puede llevar más tiempo si no sabes por dónde empezar. Reunimos algunos consejos y ejemplos de cartas de invitación para ayudarte.

1. Estructura de la carta de invitación
2. Consejos valiosos
3. Ejemplos de carta de invitación para una reunión de negocios
4. Plantillas de carta de invitación para una reunión de negocios

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Remitente: plataforma de marketing por correo electrónico (características: automatización, creación de diseño de boletines y envío a suscriptores)
3. Reply.io: divulgación de correo electrónico personal, llamadas y tareas
4. Postales de DesignModo: generador de plantillas de correo electrónico de arrastrar y soltar
5. GlockApps: para mejorar la ubicación de su bandeja de entrada de correo electrónico
6. InVideo: para hacer invitaciones en video

Detalles clave

Para empezar, determina lo siguiente:

¿Quién? ¿Quién asistirá a la reunión o evento? ¿Pueden los participantes invitar a otros?

¿Qué? Por qué? ¿Cuál es el propósito o motivo de su reunión? Hay diferentes motivos para enviar correos electrónicos de invitación a una reunión: una reunión semanal del personal, una entrevista de desempeño entre un jefe y un empleado, o un argumento de venta con un prospecto.
¿Dónde? ¿Cuál es una ubicación apropiada? ¿Necesitas reservar un lugar específico?
¿Cuándo? Esto puede ser un tiempo establecido o algo que se discutirá más adelante.

Después de decidir sobre estos detalles, puede comenzar con el formato de la carta de invitación.

Cómo escribir tu carta de invitación: una estructura perfecta

Una buena línea de asunto

Este es un factor muy importante a considerar al escribir un correo electrónico de invitación comercial para una reunión . Decidirá si el destinatario realmente abre su correo electrónico. Incluir el nombre de pila de la persona en el asunto es una forma muy sencilla de aumentar la probabilidad de que abran sus cartas de invitación de negocios .

Apertura

Tus primeras líneas son lo primero que esa persona verá en el correo electrónico. Por eso estas líneas deben llamar la atención y llevar al lector al siguiente párrafo.

La apertura del correo electrónico establece el tono de voz y el estilo de toda la carta de invitación. Debe considerar sus relaciones anteriores con la persona. Esto te ayudará a comprender si debes mantenerlo estricto y formal o si puedes ser un poco más informal.

Motivo de su reunión de negocios

Quiere que su compañero de reunión de negocios esté preparado. Menciona el motivo o tema de tu reunión. Si tiene una agenda, inclúyala o envíela como archivo adjunto, pero no los abrume con una descripción detallada. En su lugar, mencione sus temas de discusión o programa en viñetas.

Especifique la hora, la fecha, la ubicación y la duración.

Para asegurarse de que su compañero de reunión estará en el lugar correcto en el momento correcto, incluidos los detalles de la configuración de la reunión. Si no tiene un plan establecido, brinde a sus invitados opciones para elegir en lugar de preguntarles "qué funciona mejor". Esto hace que sea más fácil para ellos decidir y obtendrá una respuesta más rápida. Si se va a reunir con su jefe o con otra persona con una agenda apretada, puede agregar una opción de calendario para permitirles elegir una fecha. En este caso, dado que desea respetar el tiempo de la persona, considere también incluir un tiempo de finalización.

Solicitar un RSVP

¿Alguna vez envió un mensaje de invitación a una reunión en la carta, esperando que su compañero de reunión apareciera, solo para descubrir que esa persona no planeaba asistir? Puede evitar esta situación agregando una opción de RSVP a su correo electrónico. Para que sea aún más fácil para el destinatario responder, agregue botones de confirmación en la parte inferior de su correo electrónico y recopile sus respuestas como en esta plantilla de invitación a reunión.

Clausura

Intente reemplazar el cierre de tipo "Que tenga un buen día" con una solicitud amistosa para alentar a su lector a responder a sus cartas de invitación comercial. Intente agregar una línea como "esperando su respuesta" para que las personas respondan a su carta de invitación a la reunión con mayor probabilidad.

Si tiene una firma de correo electrónico , probablemente ya haya hecho la mayor parte del trabajo para su cierre. Pero considere usar una firma de correo electrónico de una manera un poco más profunda.

Sí, puede ser un poco más que un simple texto. O un elegante botón CTA con un mensaje de invitación a una reunión en línea.

Haga clic aquí para diseñar una firma de correo electrónico para que su correo electrónico de invitación a la reunión sea más eficiente.

Puede crear una firma de correo electrónico interactiva con un botón de llamada a la acción o un banner con una solicitud para aceptar su invitación. Además, el uso de firmas de correo electrónico bien diseñadas puede hacer que su carta de invitación sea más profesional y personal.

Las mejores firmas de correo electrónico tendrán la siguiente estructura:

• nombre completo;
• posición;
• empresa;
• Detalles de contacto;
• íconos sociales;
• banner o llamada a la acción.

Consejos valiosos para escribir una carta de invitación comercial

hazlo personal

Los mensajes personalizados tienen una mayor tasa de apertura y de clics. Una forma muy sencilla de hacer que sus correos electrónicos masivos sean un poco más personales es usar el nombre del destinatario en la línea de asunto y en la apertura. Mantenga el tono del mensaje amigable, pero profesional.

Que sea breve

Cíñete a lo esencial de la introducción anterior y no incluyas demasiada información. Los mensajes más cortos son más fáciles de responder y le darán una respuesta más rápida. Todo lo demás se puede discutir durante la reunión.

Establecer recordatorios

Su compañero de reunión probablemente reciba toneladas de invitaciones para eventos de negocios. Establezca un seguimiento amistoso para recordarles la reunión. Si está escribiendo una carta de invitación para un evento, puede configurar un banner en su firma de correo electrónico para vincular a los detalles.

Corregir

Finalmente, asegúrese de haber incluido los detalles correctos, verifique las direcciones de correo electrónico y (por el amor de Dios) revise la ortografía de su mensaje.

Ahora, cuando sepa cómo escribir una carta de invitación, consulte el ejemplo de correo electrónico de invitación a una reunión simple.

Tres ejemplos de una carta de invitación para una importante reunión de negocios

Estos son un par de ejemplos reales de cartas de invitación. Dependiendo de la reunión o evento, puede ajustar el tono y los detalles.

1. Un ejemplo de una carta de invitación para un evento de inicio. Dado que este correo electrónico se envía a las nuevas empresas, el tono es más informal. Como puede ver en el ejemplo de correo electrónico de invitación a una reunión oficial a continuación.

2. Una invitación para una entrevista de trabajo. Eche un vistazo a este ejemplo de correo electrónico de invitación a una reunión.

3. Un ejemplo de correo electrónico de invitación a una reunión de personal no rutinaria. Aquí hay un ejemplo de una invitación de reunión de muestra con agenda.

Plantillas de carta de invitación para una importante reunión de negocios

¿Cómo escribir una carta de invitación en la práctica? Puede verificar y elegir una de estas muestras de carta de invitación de Template.net

1. Esta es una plantilla de carta de invitación para una reunión mensual del personal. Un correo electrónico como este suele ser informal, pero profesional si trabajas en una gran empresa.

Estimado [nombre del empleado],

Por la presente, me gustaría informarle que nuestra reunión mensual de personal se llevará a cabo el [fecha] en [lugar].

He adjuntado la agenda, pero no dude en agregar cualquier elemento respondiendo a este correo electrónico al menos un día antes de nuestra reunión.

Asegúrese de estar preparado y actualizado en los temas de sus departamentos. Si no puede unirse a esta reunión, háganoslo saber y asegúrese de delegar actualizaciones importantes sobre su departamento a su colega.

Saludos,

2. Un ejemplo de carta de invitación para conocer a un cliente potencial o argumento de venta.

Estimado [nombre del cliente potencial]

Mi nombre es […] y soy el [puesto] en [nombre de la empresa], que es [describa las actividades de la empresa].

Creo que podemos ayudarlo con [problema específico] y apreciaría la oportunidad de reunirnos en su oficina para hablar sobre [lo que está vendiendo]. Para su comodidad, agregué algunas sugerencias de fecha y hora.

Estamos ansiosos por discutir lo que podemos hacer el uno por el otro con más detalle.

Atentamente,

[Su nombre]

3. Ejemplo de carta de invitación para solicitar una entrevista de desempeño.

Estimado [nombre de su jefe],

Durante el pasado [tiempo], he encontrado un gran placer trabajando en [nombre de la empresa].

Para poder desempeñarme mejor y alcanzar mejor mis metas profesionales personales, me gustaría solicitar una entrevista de desempeño [anual/bianual].
Además, le agradecería si pudiera calificar e informar sobre mi desempeño en el último [tiempo] y discutir esto conmigo en una reunión personal. Me gustaría sugerir [opciones de tiempo y lugar].

Hágame saber si esto funciona para usted y reservaré [sala/lugar de reunión].