Цифровой мусор: почему данным нужна дата истечения срока действия

Недавно я получил письмо от крупной страховой компании. Не мой нынешний провайдер, заметьте. Тот, который покрывал мое здоровье много лет назад. На самом деле, я почти сдал конверт, не прочитав его, так как предположил, что они просто пытаются вернуть мой бизнес. Тем не менее, я решил открыть его на случай, если это что-то важное.

Оказывается, это было. Согласно письму, из-за утечки данных, вызванной «изощренной кибератакой», мог быть получен доступ к моей личной информации. Все, от моего имени и даты рождения до моего номера социального страхования и номеров банковских счетов. Ой!

Больше информации не было, кроме того факта, что я имел право на бесплатную кредитную отчетность в течение двух лет. Спасибо! Я не собираюсь беспокоиться, так как я почти уверен, что у меня все еще есть кредитная отчетность из-за последней кибератаки около года назад от крупного ритейлера. Похоже, подобные утечки данных происходят каждый день. Это потому, что они есть.

Даже правительство США находится в осаде. Атака попала в новости в июне, на этот раз с участием хакеров, связанных с Китаем (с именем, я не шучу, «Глубокая панда»), которые получили доступ к формам допуска федеральной службы безопасности, содержащим конфиденциальную информацию о разведке и военном персонале. А федеральное управление по управлению персоналом объявило 9 июля, что личные данные 21,5 миллиона человек были скомпрометированы в результате взлома базы данных агентства. Кажется, никто не в безопасности.

Что тут происходит? И почему эти нарушения безопасности так важны? Для маркетологов проблема состоит из трех частей.

• Во-первых, это личное: наши собственные данные в опасности.
• Во-вторых, данные наших клиентов находятся под угрозой.
• И, наконец, поскольку данные наших клиентов находятся под угрозой, репутация нашего бренда находится под угрозой .

Первая линия защиты — обеспечить максимальную безопасность данных наших клиентов. В некоторых случаях это означает избавление от него задокументированным и оправданным способом.

Дилемма данных

Одна из причин, по которой эта ситуация так быстро обостряется, заключается в том, что данные накапливаются с поразительной скоростью. IDC сообщает, что в 2011 году мы создали 1,8 зеттабайта (или 1,8 триллиона ГБ) информации. В 2012 году он достиг 2,8 зеттабайт, и IDC прогнозирует, что к 2020 году мы будем генерировать 40 зеттабайт (ZB).

Что вызывает эскалацию? Ну, некоторые данные растут из-за быстрого роста социальных сетей. Согласно Домо, каждую минуту дня:

• Пользователи Facebook делятся 2 460 000 единиц контента
• Пользователи Twitter написали 277 000 твитов
• Пользователи YouTube загружают 72 часа нового видео

Но рост также обусловлен огромными объемами данных, которые компании хранят о нас. Кажется, каждый розничный продавец теперь хочет получить ваш номер телефона и адрес электронной почты, даже если вы просто пытаетесь купить пару носков. И каждая компания, от вашего местного продуктового магазина до вашего питомника, имеет информацию о вас, включая ваши привычки, поведение и способы оплаты.

Как маркетологи, мы знаем, что движет этим инстинктом накопления данных. Чем больше информации мы сможем собрать о наших клиентах и ​​потенциальных клиентах, тем больше мы сможем адаптировать предложения и впечатления, которые они получают от нас, и тем больше вероятность того, что они разовьют прочные отношения с нашим брендом.

Итак, как долго вы храните данные от ваших клиентов и потенциальных клиентов? Если ответ «навсегда — может быть, дольше», вы можете пересмотреть свое решение. Речь идет не только о защите личной информации ваших покупателей. Стоимость хранения старых данных, которые больше не представляют ценности для вашего бизнеса, становится довольно высокой.

Цена цифрового мусора

По данным Совета по соблюдению, управлению и надзору (CGOC), примерно 69% всех данных, собираемых сегодня организациями, утратили большую часть, если не всю, свою деловую, юридическую или нормативную ценность. Это означает, что крупная компания с 10 петабайтами данных, которые могут стоить до 50 миллионов долларов в год, может тратить до 34,5 миллионов долларов на данные, которые могут быть удалены.

Для небольших компаний стоимость может быть намного меньше, но со временем она увеличивается. А если принять во внимание высокую цену штрафов за несоблюдение требований и ущерб для вашего бренда, если информация об утечке данных, связанная с вашей компанией, попадет в новости, становится ясно, что удаление ненужных данных является ключевой частью политики эффективного управления информацией.

Потому что на самом деле вы должны хранить данные только тогда, когда это необходимо или полезно для вашего бизнеса, или потому что есть закон, нормативный акт или договорное соглашение, которое требует их сохранения. В некоторых случаях данные также могут иметь отношение к активному юридическому делу, что означает, что их необходимо будет сохранить до разрешения судебного запрета. Но большую часть времени вы можете хранить данные, которые вам просто не нужны.

Что делать с хранением данных

Во-первых, разработайте политику хранения данных. Пересматривайте его каждый год, как минимум. Вам нужно будет принять решение о том, как долго вы храните данные, какие данные вы храните и что вы будете делать с ними, если и когда вы решите от них избавиться. У вас могут быть веские причины сохранить данные, а не избавиться от них. Вы можете сохранить часть этой информации (скажем, имя и адрес электронной почты), удалив при этом другую личную информацию (PII), такую ​​как номер кредитной карты. Кроме того, вам также необходимо убедиться, что вы не нарушаете какие-либо государственные, местные или национальные правила. Правила хранения и хранения данных различаются в зависимости от штата или страны, в которой вы находитесь. Поэтому вам нужно помнить о правилах, которые относятся к вашей географии, а также о правилах для ваших потенциальных клиентов и клиентов.

Конечно, размер вашей организации и объем хранилища данных являются факторами, определяющими, как и когда вы с ними справляетесь. Небольшим компаниям может сойти с рук использование уничтожителей цифровых файлов для уничтожения данных. Любая компания, использующая облачное хранилище, должна принять меры для обеспечения безопасности данных, хранящихся в облаке, и безвозвратного удаления, когда придет время удалить. Компании в строго регулируемых отраслях должны следовать своим собственным правилам, которые иногда включают необходимость доказать, что определенные данные были уничтожены.

У маркетинговых агентств часто самая сложная работа, поскольку они работают для самых разных клиентов, а сохранение (или удаление) данных — это работа, которая иногда ложится на них. Помимо защиты личной информации клиентов своих клиентов, агентства также занимаются защитой интеллектуальной собственности компаний, на которые они работают, а для этого требуется еще один набор протоколов. Кроме того, некоторые клиенты могут работать в строго регулируемых отраслях, что требует применения стандартов практики, отличных от других клиентов.

Для всех нас — и особенно для тех из нас, кто занимается цифровым маркетингом, — соответствие требованиям имеет решающее значение для нашего успеха. Чтобы создать лояльность клиентов, нам нужно построить доверие. А это значит, что нам нужно доказать нашим клиентам, что мы будем использовать их данные разумно, осознанно и обдуманно, а также ответственно распоряжаться ими.

Готовы избавиться от мусора данных? Вот несколько рекомендаций, которые могут помочь в удалении ваших данных.

Не забывайте также периодически очищать свои списки адресов электронной почты. Если вам нужна помощь или вы не знаете, с чего начать, наши услуги по гигиене данных помогут вам определить и удалить любые данные, которые могут негативно повлиять на ваши показатели доставляемости. Или вы можете загрузить нашу бесплатную электронную книгу Best Practices in Email Delivery , чтобы узнать больше о критических факторах, которые могут повлиять на успех ваших кампаний по электронной почте.